Een solide onkostenregistratie-applicatie biedt de mogelijkheid om meerdere taken uit te voeren.
Vooral als het rendement op de investering (ROI) afhankelijk is van teamprojecten en klanten; in dat geval moet het de financiële afdeling en managers van een bedrijf helpen om uitgaven op verschillende manieren met elkaar in overeenstemming te brengen.
Abacus (dat begint bij $ 9 per gebruiker per maand) doet uitstekend werk door al deze bases te dekken voor bedrijven die zaken doen in de Verenigde Staten met zijn trendy, gebruiksvriendelijke interface.
De mobiele interface van Abacus komt bijna op de tweede plaats van die van Editors 'Choices Certify en Rydoo.
Hoewel het niet helemaal past bij hun internationale reikwijdte of beleids- en regelsbepalende mogelijkheden, is de Abacus-vergoedingstool eersteklas als onderdeel van een uitgebreid platform voor het volgen van onkosten voor binnenlandse bedrijven.
Prijzen en plannen
Abacus-prijzen beginnen bij $ 9 per gebruiker per maand voor het starterspakket, dat geautomatiseerde beleidscontroles en integraties met Intuit QuickBooks , en onbeperkte gegevensopslag, onder anderen.
Voor $ 12 per actieve gebruiker per maand (jaarlijks gefactureerd) voegt Abacus programmeerbare goedkeuringsrouting, commerciële kaartintegratie en extra ondersteuning toe.
Het biedt ook een aangepast plan voor ondernemingen.
"Actieve" gebruiker betekent dat u alleen voor gebruikers betaalt wanneer er in de maand een onkostenvergoeding is goedgekeurd.
Abacus rekent geen extra kosten aan voor een werknemer die ook veel geld uitgeeft.
Abacus brengt ook geen kosten in rekening voor uw accountant, implementatie of doorlopende ondersteuning (e-mail voor het startersplan; telefoon en livechat voor Professional en Enterprise).
Het bedrijf omvat ook geautomatiseerd verrekenkantoor (ACH) betalingskosten zonder extra kosten.
U kunt zich aanmelden voor een gratis proefperiode van 30 dagen van het startersplan door contact op te nemen met het bedrijf.
Onderdeel van de service en waardepropositie van Abacus is de overtuiging van het bedrijf dat wat het oplevert, een directe ACH-vergoeding van goedgekeurde kosten is.
Op dit moment werkt Abacus alleen met Amerikaanse banken, dus internationale transacties zijn uit.
In tegenstelling tot ExpensePath voert de klant al zijn eigen gegevensinvoer voor het instellen van het account in.
Om veiligheidsredenen werd het Abacus-demo-account gevuld met behulp van zijn eigen financiële gegevens.
Nadat het eerste account was ingesteld, heb ik mezelf als gebruiker uitgenodigd om via andere e-mailadressen deel te nemen.
Een frisse look en feel
Het bedrijf is jong.
Als gevolg hiervan zijn zowel de web- als de mobiele interface ontworpen met de nieuwste moderne look, feel en mobiele ervaring in gedachten, iets dat het onderscheidt van concurrenten met moeilijkere gebruikersinterfaces, zoals Expensify (Bezoek site op Expensify) ? De webinterface past qua vorm, lettergrootte, bruikbaarheid en detailweergave van de mobiele interface in grote mate weer bij elkaar.
Door de gelijkenis van de interface voelt het gemakkelijk om van de ene naar de andere te gaan.
Abacus 'Web Admin-dashboardkoptekst bevat vervolgkeuzemenu's met onkostenlijst, diagramweergave en bonweergave, samen met een zoekvak.
Helemaal rechts bevindt zich een knop voor het invoeren van een nieuwe uitgave en opties voor filteren, sorteren en exporteren.
Aan de linkerkant schakel je eenvoudig van Admin naar je eigen Persoonlijke functies.
Hieronder staan ??links naar de hoofdschermen: Inbox, In behandeling, Goedgekeurd, Inbox met waarschuwingen, Inbox zonder waarschuwingen en Goedgekeurd - Afgelopen 6 maanden.
U kunt ook de onkostendeclaraties voor verschillende reizen bekijken, de creditcards bekijken die aan uw team zijn toegewezen, alle mensen in uw team zien, het onkostenbeleid van uw bedrijf beheren en uw account- en algemene instellingen aanpassen.
Er zijn mobiele apps beschikbaar voor Android en ioS.
De mobiele interface is eenvoudig en gemakkelijk te begrijpen.
Nadat u heeft gereageerd op de uitnodiging van de manager om u bij Abacus te registreren, wordt u uitgenodigd om de app te downloaden; Ik heb de Android-app gedownload.
U krijgt twee keuzes: Ten eerste kunt u, als u dat wilt, een foto maken van een bon om later te gebruiken.
In tegenstelling tot de iOS-app biedt de Android-app geen transcriptie van de bon op de app.
U kunt de bon echter opvragen in de webinterface, waar de leverancier en het bedrag voor u worden ingevoerd.
Uw andere keuze is om de informatie voor elke uitgave handmatig in de mobiele app in te voeren.
Wanneer u de naam van de leverancier invoert, zoekt de app naar gelijknamige etablissementen in uw regio en geeft deze een lijst (wat lastig kan zijn als het betreffende etablissement nieuw is en niet in uw buurt).
U kunt de uitgave koppelen aan een reis die is gemaakt met de webinterface.
Elke uitgave wordt, zodra deze is voltooid, onmiddellijk ingediend zonder dat u hoeft te wachten met het maken van een rapport.
Toen ik drie uitgaven indiende met een fictief werknemersaccount, verschenen ze vrijwel onmiddellijk in de inbox van mijn manageraccount; een, die zonder ontvangstbewijs was ingediend, werd op de juiste wijze gemarkeerd als 'Met waarschuwingen'.
Ik kon dan een bericht terugsturen waarin ik informeerde naar de ontbrekende bon, die de medewerker in haar e-mail ontving.
Van daaruit kon de medewerker inloggen op het webaccount en een antwoord sturen.
Hoewel de Android-app mooi is ontworpen, doet deze niet veel meer dan het maken en verzenden van onkosten.
Dit in tegenstelling tot diensten zoals Concur Expense ($ 82,00 bij Software Advice) , die volledige functionaliteit bieden op hun mobiele apps.
Gemakkelijke onkostenvergoeding
Werknemers die regelmatig onkosten indienen, zullen Abacus leuk vinden.
Ik stelde het op prijs dat ik onkosten een voor een kon indienen voor vergoeding zonder het gedoe van het invullen van een volledig rapport met talloze soorten onkosten.
Dit proces verschilt van apps zoals ExpensePath, waarmee u alleen uitgaven kunt indienen via rapporten.
Nog belangrijker is dat de meeste werknemers niet in de plaats willen zijn van het dragen van bedrijfsuitgaven gedurende weken.
Met Abacus is de terugbetalingstermijn ongeveer twee dagen.
De tijd nemen om één rapport te maken is misschien minder tijdrovend dan het indienen van één uitgave per keer, maar als het goedkeuringsproces een volledige goedkeuring van een rapport voor vergoeding voor slechts één item terugdraait, zullen werknemers het dan leuk vinden? Niet zo veel.
Aan de Admin-kant van de vergelijking vond ik het instellen van regels eenvoudiger dan ExpensePath.
Het gedeelte Instellingen bevatte alle waarschuwings- en blokkeringsregels, kilometerstand en automatische uitgaven die ik zou kunnen gebruiken en nog wat.
Het is uiterst eenvoudig om uitgaven, afzonderlijk of in groep, goed te keuren en met een opmerking naar de medewerker terug te sturen.
De medewerker wordt onmiddellijk per e-mail op de hoogte gesteld van de opmerking en kan op zijn beurt reageren.
Het is ook gemakkelijk om een ??goedkeuring opnieuw toe te wijzen aan een andere manager.
Vanuit boekhoudkundig oogpunt waardeerde ik dat Abacus me meer opties gaf dan Certificeren.
Het synchroniseert automatisch met Xero, QuickBooks en Oracle NetSuite-boekhoudsoftware.
Ik vond het ook leuk dat Abacus gegevens opslaat en toegang verleent voor de vereiste IRS-periode van 7 jaar, wat een volledig controlespoor oplevert.
Zodra de manager en de beheerder de onkosten voor terugbetaling hebben goedgekeurd, wordt de ACH-betaling binnen een periode van 24 uur uitgevoerd.
Abacus neemt ook extra beveiligingsstappen om de Admin-accounts van de klant te garanderen.
Een paar dagen nadat ik begon met het testen van Abacus, stuurde het bedrijf me een e-mail waarin stond dat de terugbetalingen waren opgeschort in afwachting van identiteitsverificatie, en vroeg om de laatste vier cijfers van het sofinummer van onze tester.
Deze extra stappen zijn vervelend op het ene niveau, maar geruststellend op het andere.
De kosten van zakendoen (met andere woorden, uitgaven) zijn voor de meeste bedrijven het op een na grootste regelitem onder de salarissen.
Ervoor zorgen dat dit nauwkeurig gebeurt, is van cruciaal belang, en het begint met het minder belastend maken van het indieningsproces.
De zelfinstallatie, het gebruiksgemak en de snelle directe terugbetaling van Abacus zijn een pluspunt, op voorwaarde dat de klant het goed vindt om gevoelige bankinformatie vrij te geven om dit mogelijk te maken.
Het is een solide keuze voor MKB-bedrijven zonder internationale aanwezigheid die op zoek zijn naar snelle, probleemloze onkostenregistratie en terugbetaling van werknemers.
Het komt neer op
Abacus is software voor het bijhouden van onkosten die een gebruiksvriendelijke interface biedt met een robuuste reeks functies, zodat u onkosten onmiddellijk kunt indienen in plaats van te wachten op dat maandelijkse rapport.
