Dans un monde qui évolue rapidement vers la numérisation de chaque document, les applications de numérisation mobiles restent des outils nécessaires, car certaines organisations s'accrochent à l'utilisation de documents papier imprimés.
Des éléments tels que les formulaires gouvernementaux et hospitaliers ont encore tendance à être imprimés sur papier, et nous ne pouvons pas oublier les cartes de visite.
Comme tout n'est pas passé aux médias numériques, la solution la plus productive consiste simplement à transformer rapidement tout papier que vous avez remis en copies et données numériques, que vous pouvez ensuite stocker et éditer sur vos ordinateurs et appareils mobiles.
Nous créons une quantité remarquable d'informations numériquement - feuilles de calcul, documentation logicielle, reçus, dossiers financiers, même la première image Photoshop de bébé - et ce n'est que le début de ce qui pour la plupart des gens est une montagne de données gargantuesque.
Mais une grande quantité de ces informations est toujours sur papier éphémère: cartes de visite, boîtes sur une étagère d'épicerie, reçus de restaurant en lambeaux, photos, idées de brainstorming griffonnées sur un tableau blanc, ou autrement piégées dans le durable et parfois difficile d'accès.
univers physique.
Si vous avez besoin de capturer ces données ou cette image pour la postérité, ou du moins pour vos dossiers fiscaux, vous avez probablement besoin d'un scanner.
Votre première pensée pourrait être d'acheter un scanner autonome ou de choisir une imprimante tout-en-un ou multifonction qui inclut des fonctions de numérisation et de télécopie.
Cela a du sens lorsque la charge de travail est lourde, fréquente et concerne du matériel qui peut facilement passer par les mécanismes d'alimentation d'une imprimante (donc principalement des pages séparées au format lettre).
Un scanner haut de gamme vous offre un contrôle précis sur la résolution d'image, la correction d'image et la reconnaissance optique de caractères (OCR), généralement avec un mécanisme d'alimentation papier rapide.
C'est approprié si vous avez une pile de deux pieds de procédures judiciaires importantes à transformer en texte pour analyse ou si vous avez reçu cinq boîtes de diapositives familiales de banquier à importer dans un album photo en ligne.
Cependant, pour les numérisations occasionnelles, ainsi que pour les numérisations d'éléments qui ne passent pas facilement par un périphérique de type imprimante, vous n'avez plus besoin d'un scanner de bureau complet.
C'est particulièrement important pour des choses comme la capture d'une session de brainstorming sur un tableau blanc.
Vous voulez enregistrer la recette de grand-mère avant qu'elle ne soit perdue? Partagez un long extrait d'un ancien Analogique magazine sans le taper à la main? Capturer les données des reçus de voyage? Il existe, en effet, une application pour cela.
L'appareil photo que vous avez sous la main est le meilleur à utiliser, ce qui signifie celui qui est incroyablement performant intégré à votre smartphone.
La disponibilité d'une application de numérisation mobile qui s'exécute sur votre smartphone et utilise la caméra de votre téléphone pour prendre l'image peut vous encourager non seulement à capturer plus d'informations, mais également à les analyser correctement et à les exploiter plus tard.
Les applications de numérisation de notre choix des éditeurs sont Abbyy FineScanner et Evernote Scannable.
Abbyy FineScanner principalement en raison de la qualité supérieure de sa reconnaissance de texte et de la quantité de contrôle perspicace qu'elle donne pour le processus de numérisation réel.
Il faut un certain temps pour maîtriser son interface utilisateur, mais les résultats justifient l'investissement.
Evernote a obtenu le choix des éditeurs en raison de son interface élégante et de son intégration profonde non seulement avec son application parent Evernote, mais également avec des services de stockage de données concurrents tels que Dropbox et Microsoft OneDrive (5,00 $ par utilisateur et par mois chez Microsoft365 for Business).
Cela dit, cependant, il est difficile de faire un mauvais choix dans cette catégorie, car même les versions gratuites numérisent les images rapidement et avec précision.
Cependant, il est important de faire correspondre vos besoins à la bonne application, car chacune met davantage l'accent sur l'une ou l'autre fonctionnalité.
Aussi loin que l'œil peut scanner
Les principaux problèmes sont le type de documents que vous souhaitez capturer, l'endroit où vous souhaitez les enregistrer ou les partager (par exemple dans le cloud) et le type de post-traitement dont vous avez besoin (par exemple, reconnaître le texte sur la page et le tourner dans un document Microsoft Word (128,00 $ sur Amazon)).
Dans tous les cas, vous pouvez numériser une image, comme un reçu de restaurant, et l'enregistrer sous une forme commune, comme un PDF ou une image JPEG.
Si votre besoin principal est de transformer les images numérisées en texte modifiable, recherchez les fonctionnalités avancées de l'OCR.
Par exemple, lorsqu'Abbyy FineScanner capture les pages d'un livre ouvert, il sépare les deux pages et les redresse avant d'analyser le texte.
Si vous avez l'intention de capturer du texte au format PDF, déterminez s'il doit s'agir de fichiers cryptés (pris en charge par Intsig CamScanner, par exemple).
Pensez également à la destination des documents.
Les applications que vous utilisez déjà influenceront votre choix d'application de numérisation.
La plupart des applications peuvent enregistrer les images dans le cloud, mais Shoeboxed est intégré à une large sélection d'autres services Web, tels que Intuit QuickBooks Online, Xero et Salesforce.
Certaines applications de numérisation mobile supposent que vous voulez tout faire sur votre téléphone.
L'appareil photo du smartphone constitue certainement un moyen rapide de capturer l'image.
Mais l'image numérisée (et le texte) doit être stocké quelque part, et c'est là que les outils divergent.
Par exemple, certaines applications (comme Abbyy FineScanner) supposent que vous souhaitez conserver les résultats dans une application de stockage en nuage telle que Dropbox.
D'autres ont leur propre service d'organisation et de traitement ultérieur, comme Evernote, Intsig CamScanner et Shoeboxed.
Nous avons trouvé ce dernier plus pratique, mais vous pouvez penser autrement.
Vous pouvez numériser un reçu dans l'une de ces applications, mais leur objectif est la numérisation plutôt que ce que vous faites avec le document par la suite.
Si le but de la collecte des reçus est de vous faire rembourser les dépenses, consultez les applications dans notre tour d'horizon du suivi des dépenses; toutes les applications dépendent fortement de la numérisation mobile dans le cadre du processus de collecte de données.
Pour les entrepreneurs en solo qui souhaitent simplement capturer des informations pour leurs propres dossiers, ces applications peuvent être exagérées.
Dans ce cas, pensez à Shoeboxed, qui scanne les reçus sans processus de remboursement et facilite également la numérisation des cartes de visite et le suivi du kilométrage.
Au-delà de la capture d'image
Avec chaque application, nous avons numérisé du texte sous diverses formes, comme une recette imprimée dans Courier, la prose d'un livre ouvert, des cartes de visite, des reçus de restaurant et un menu de restaurant.
Nous avons également évalué la façon dont les applications géraient les pages manuscrites, les photos, un article de journal froissé avec une photo et des signatures.
Nous avons fait des scans en basse lumière.
Nous avons pris en compte la qualité de l'OCR (lorsqu'elle était proposée), les formats de fichiers pris en charge et les options d'enregistrement des documents.
Les interfaces utilisateur varient considérablement et nous vous encourageons à expérimenter les versions gratuites les plus proposées.
Par exemple, vous pouvez décider qu'il est important d'étiqueter les images lorsque vous les numérisez, par exemple par catégorie (reçu de voyage, fournitures de bureau) ou par projet (client A).
La facilité d'utilisation de cette fonctionnalité est partout sur la carte, de "meh" (Abbyy FineScanner) au programme prêt pour la comptabilité (Shoeboxed).
Mais parfois, ils compensent cela dans d'autres domaines.
Ne vous attendez pas non plus à une reconnaissance de texte immédiate.
Les fichiers sont généralement téléchargés vers le fournisseur pour effectuer l'OCR, après quoi ils enregistrent le fichier dans une destination de votre choix.
C'est principalement parce que l'OCR précis est une tâche gourmande en ressources processeur et que le silicium de la plupart des smartphones joue Sling Blade sur le Real Genius du serveur moyen.
Cela permet d'obtenir des résultats OCR beaucoup plus précis, mais cela peut représenter un délai de 24 heures entre le moment où vous avez effectué l'analyse et le moment où vous avez une version OCR complète du document.
Microsoft Office Lens effectue une OCR impressionnante même avec des images imparfaites et à angles irréguliers afin que vous puissiez commencer à éditer dans Word Mobile en quelques secondes.
Avec certaines applications qui effectuent l'opération OCR localement, il existe généralement un compromis notable entre la qualité et la précision, comme avec Intsig CamScanner.
Enfin, déterminez si vous devez ajouter quelque chose à vos analyses.
Vous devez peut-être signer un document, ajouter un filigrane ou une date, ou dessiner un gros X sur un dessin.
N'oubliez pas qu'il s'agit d'une catégorie de produits dans laquelle vos besoins fonctionnels définissent ce qui vous convient le mieux, plutôt que l'excellence globale d'un produit.
