Le logiciel de planification des ressources d'entreprise (ERP) a été développé à l'origine pour les grandes organisations afin de gérer l'ensemble de leurs opérations à partir d'une seule console logicielle.
À leurs débuts, ils avaient besoin de nombreux serveurs sur site et de nombreuses personnalisations logicielles personnalisées.
Cependant, les implémentations d'ERP d'aujourd'hui sont principalement fournies sous forme de services cloud, ce qui les rend non seulement accessibles mais même attractifs pour les petites et moyennes entreprises (PME).
En grande partie pour ce public, nous avons examiné 10 solutions logicielles de comptabilité de grand livre au niveau de l'entreprise proposées par des fournisseurs qui sont également en mesure d'étendre leurs suites de produits à des fonctionnalités ERP complètes.
Ces suites sont conçues pour la plupart de manière modulaire, ce qui signifie que vous ne pouvez acheter que les fonctionnalités dont votre entreprise a besoin.
Les suites s'adressent également directement au marché des petites et moyennes entreprises (PME).
En règle générale, nous examinons les produits destinés aux PME ou aux entreprises.
Le désignateur de PME est moins une indication de la taille que de la complexité de l'entreprise.
Pour que l'investissement dans un logiciel ERP en vaille la peine, une entreprise doit avoir besoin de processus commerciaux personnalisés, de commerce multinational, de fabrication assez complexe ou d'exigences complexes en matière de chaîne d'approvisionnement.
C'est là que les PME deviennent le meilleur indicateur plutôt que les PME.
Une PME peut toujours avoir à peu près la même taille qu'une PME haut de gamme (chiffre que les PME auront généralement entre 100 et 1000 employés), mais c'est une entreprise avec suffisamment de complexité et d'exigences haut de gamme qui feront du passage à l'ERP un bon investissement.
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Qu'est-ce que la planification des ressources d'entreprise (ERP)?
ERP décrit généralement une solution logicielle modulaire qui intègre l'aspect financier de l'entreprise, puis ajoute des modules d'application étroitement intégrés qui abordent d'autres domaines de l'entreprise, notamment l'intelligence d'affaires (BI), la gestion de la relation client (CRM), la gestion des ressources matérielles (MRP).
et la gestion de la chaîne d'approvisionnement (c'est-à-dire la logistique).
MRP comprend des fonctionnalités telles que la gestion des immobilisations, l'inventaire juste à temps (JIT), les systèmes de point de vente (POS) et la gestion de projet.
Essentiellement, l'ERP est une approche systémique de la gestion de l'ensemble de l'entreprise, pas seulement de ses finances.
En intégrant tous ces modules dans un ensemble unique et cohérent, les clients peuvent obtenir de nouvelles informations et créer de nouveaux processus qui n'étaient pas possibles à l'aide d'outils séparés.
Par exemple, la plupart des systèmes ERP améliorent également la comptabilité et la gestion globale en ajoutant des fonctionnalités ou des capacités pour améliorer un outil de paie de base dans un cadre de gestion des ressources humaines (RH) plus complet, ou pour étendre la gestion des stocks pour s'adapter plus étroitement au type d'entreprise spécifique.
le client opère, comme des entreprises qui se concentrent sur l'entreposage ou la distribution.
Parfois, plus c'est mieux
Lorsqu'on examine le portefeuille de systèmes d'information de gestion d'une entreprise, il n'est parfois pas évident qu'une application générique ne soit pas la meilleure approche.
La paie en est un bon exemple.
La paie d'une organisation de services, par exemple, intègre le temps et la facturation et éventuellement la gestion des dépenses; c'est considérablement différent de la masse salariale qui devrait être utilisée pour une organisation de restauration et d'accueil, qui exige que l'entreprise suive les pourboires des employés.
Et c'est très différent de la masse salariale d'une entreprise de construction, qui exige souvent plusieurs taux pour le même employé en fonction du travail qu'il effectue (et doit également rendre compte à plusieurs syndicats).
L'inventaire est un autre domaine dans lequel les fonctionnalités nécessaires diffèrent selon le type d'entreprise.
Par exemple, l'inventaire d'une entreprise de fabrication peut nécessiter un suivi des composants à l'aide de codes à barres pour identifier les bacs de pièces ainsi que le traitement de la nomenclature (BOMP) qui fournit une liste de toutes les pièces et sous-ensembles nécessaires pour construire un produit particulier, ou même un kit , qui consiste à inventorier et à suivre les sous-assemblages plutôt que les pièces discrètes.
Le fait est que, comme les plates-formes ERP sont (a) modulaires et (b) si larges en termes de situations qu'elles abordent et de fonctionnalités qu'elles fournissent, le processus de planification pour choisir la bonne solution ERP commence chez vous, bien avant que vous ne parliez réellement.
Un vendeur.
Vous devez commencer votre processus de sélection en vous asseyant avec les gestionnaires de première ligne de tous vos processus commerciaux clés et en établissant exactement comment votre entreprise mène ses activités.
Comment vos clients Web passent-ils exactement d'une transaction par carte de crédit à une boîte d'expédition arrivant à leur porte d'entrée? Comment les paiements sont-ils traités, les commandes exécutées, les entrepôts gérés, les stocks déplacés et suivis, et les commandes d'expédition ramassées et livrées? Comment toutes ces informations sont-elles utilisées pour fournir une BI continue à l'organisation? Quels types d'informations n'obtenez-vous pas dont vous avez vraiment besoin? La liste des questions appropriées deviendra beaucoup plus profonde dans le monde réel et s'étendra bien au-delà des questions informatiques typiques qui sont posées avant d'installer le logiciel SMB (comme les serveurs requis, les coûts de licence par siège, etc.), bien que ces questions s'appliquent toujours à l'ERP.
ainsi que.
La raison pour laquelle vous devez avoir une compréhension complète de la façon dont votre entreprise mène ses activités est que les systèmes ERP exécutent non seulement la gamme des fonctionnalités de processus d'entreprise (comme indiqué précédemment), mais ils fournissent également des degrés d'intégration variables entre leurs différents modules.
Avec un logiciel standard pour PME, il est rare de trouver des synergies de fonctionnalités directes entre la gestion de l'entrepôt et le cadre RH, par exemple.
Mais avec un système ERP, non seulement cela est possible, mais vous pouvez également modifier cette intégration pour qu'elle fonctionne encore plus efficacement pour votre organisation.
Pour les entrepôts spécialisés qui stockent des stocks spécialisés (comme les produits chimiques dangereux, par exemple), votre système RH peut automatiquement activer ses capacités de gestion des équipes pour s'assurer que, lorsque ces produits chimiques arrivent dans un entrepôt particulier, les bons employés qui ont les compétences nécessaires pour manipuler ces produits chimiques sont là pour les recevoir et les stocker.
Ce n'est qu'un exemple parmi une myriade de possibilités.
Ce qui est possible pour votre organisation dépend entièrement des capacités de la plate-forme ERP et de votre compréhension du fonctionnement réel de votre entreprise.
En perdre, en gagner
Lors de notre examen initial des suites logicielles, nous avons examiné l'aspect financier, en nous concentrant sur le grand livre général et en examinant la convivialité, la navigation et le flux de travail en général.
Dans ce cycle, nous sommes revenus à l'offre de chaque fournisseur et l'avons examinée pour la fonctionnalité ERP globale et la disponibilité de modules qui améliorent les aspects de gestion financière du système (et l'étendent à d'autres domaines des opérations de l'entreprise).
Ce faisant, nous avons apporté quelques modifications aux fournisseurs et aux produits couverts.
Dans la série initiale d'examens de la comptabilité financière, nous avons inclus à la fois Intacct (Visitez le site de Sage Intacct) et Intuit QuickBooks en ligne Plus.
Aucun de ceux-ci n'a une véritable édition ERP, nous les avons donc exclus de cette série d'examens.
Tarification ERP et Cloud
ERP existe en tant que catégorie de logiciels depuis la fin des années 1990.
Au cours de cette période, il a évolué de plusieurs manières importantes, notamment du fait que beaucoup sont devenus compatibles avec le cloud.
L'avantage pour les clients ici se résume principalement au coût et à l'évolutivité.
Les systèmes ERP étant modulaires, les systèmes ERP traditionnels nécessitaient souvent plusieurs serveurs pour fonctionner pleinement.
Il peut y avoir un serveur pour le module financier, un pour la base de données principale, un pour le système de gestion des stocks, etc.
Adoptez maintenant des serveurs redondants pour plus de fiabilité et de performances accrues et vous envisagez bientôt un prix du matériel et de l'infrastructure qui peut dépasser le coût du logiciel.
Pour commercialiser efficacement cette technologie auprès des PME clientes, les fournisseurs utilisent le cloud pour alimenter leurs solutions et le modèle Software-as-a-Service (SaaS) pour la déployer.
Cela signifie que les clients ont des coûts matériels initiaux très faibles (souvent nuls) - tous les serveurs sont dans le cloud.
Cela peut être une réduction considérable du coût total de possession (TCO) global d'une solution ERP.
Mais, en prime, ce modèle de déploiement permet également une évolutivité immédiate et très rentable.
Si votre entreprise gère une opération de vente au détail en ligne, elle peut opter pour un module de commerce électronique dans sa solution ERP.
Mais pendant la période des fêtes, le trafic via le système de commerce électronique pourrait augmenter.
Dans une configuration d'infrastructure traditionnelle, cette société aurait besoin d'acheter des serveurs supplémentaires et de les configurer en tant que clusters redondants pour gérer ce trafic accru.
Ensuite, à la fin des vacances, ces serveurs seraient simplement fermés et l'entreprise devrait assumer le coût d'un investissement matériel inutilisé.
Via le cloud, les clients peuvent simplement créer de nouveaux serveurs dans le cloud pour gérer cette charge accrue, payer pour une utilisation uniquement pendant la période des vacances, puis les dissoudre une fois les vacances terminées (ne payant ainsi que ce dont ils ont besoin quand ils en ont besoin.
).
Un dernier avantage du cloud est le coût des licences.
Dans un modèle sur site, votre entreprise paierait des frais de configuration initiale et les X dollars (généralement entre 1 000 et 5 000 USD) par utilisateur ou siège.
Cette licence s'étendrait et durerait généralement jusqu'à ce que le logiciel soit considérablement mis à jour.
Dans un modèle cloud, les frais de configuration initiaux n'existent pas ou sont généralement beaucoup moins élevés, et les coûts de licence sont évalués à X dollars par utilisateur et par mois (généralement entre 90 USD par utilisateur et par mois jusqu'à 500 USD par utilisateur et par mois).
Pour ceux qui font soigneusement leurs calculs, ce type de licence par abonnement peut être beaucoup moins cher qu'un système traditionnel sur site et par siège.
Le partenaire tiers est un domaine dans lequel vous n'économiserez probablement pas de l'argent par rapport au déploiement ERP sur site standard.
La plupart des fournisseurs que nous avons testés exigent (ou du moins suggèrent fortement) que vous achetiez et implémentiez leur logiciel en utilisant un partenaire tiers à valeur ajoutée.
Cette entité gérera l'achat, le déploiement initial et (surtout) la configuration initiale, qui, pour certaines de ces plates-formes, peut s'étendre de plusieurs mois à une année complète.
C'est parce que c'est le partenaire qui effectue le travail pratique de personnalisation de ces plates-formes afin qu'elles fonctionnent comme il se doit pour votre entreprise particulière.
Ils interrogent ces chefs d'entreprise de première ligne (si vous ne l'avez pas déjà fait), ils font du codage ou des scripts personnalisés pour établir des connexions middleware entre les modules si les bons n'existent pas dès la sortie de la boîte, ils s'assurent que les bonnes fonctionnalités sont commutées.
éteint ou verrouillé; et ils gèrent la maintenance continue, le dépannage et la formation des employés.
Tout cela coûte des dollars supplémentaires importants, qui peuvent certainement égaler ou même dépasser le coût du logiciel, selon la façon dont vous le payez.
Donc, assurez-vous que (a) vous avez vraiment besoin d'un partenaire tiers pour configurer votre logiciel, et (b) que vous obtenez une estimation précise de ce que leurs services vont vous coûter.
La leçon est claire: faites vos devoirs avant d'essayer d'évaluer un système ERP.
Il y a de fortes chances que vous travailliez avec un revendeur pour gérer l'adéquation entre votre entreprise et le logiciel.
Mais le...
