El servicio de nómina basado en la nube OnPay cambió significativamente antes de nuestra última revisión, y ahora ha agregado aún más funcionalidad y flexibilidad.
El sitio es una solución de nómina completa, que permite a los gerentes crear registros completos de empleados y ejecutar nóminas ilimitadas cada mes.
Proporciona varios informes que se pueden modificar y mostrar fácilmente, incluido uno nuevo altamente personalizable.
También maneja el cálculo y pago de todos los impuestos sobre la nómina.
Las nuevas características incluyen un tablero de recursos humanos y para rastrear conversaciones sobre PTO, una bóveda de documentos, documentos de incorporación electrónicos y portales de empleados renovados.
Su experiencia de usuario rivaliza con la de Gusto.
OnPay es una opción de los editores, junto con Gusto, debido a su exitosa combinación de nómina personalizable y herramientas de recursos humanos.
Precios OnPay
OnPay ha mantenido su precio anterior de $ 36 por mes más $ 4 por empleado por mes, lo que lo coloca en el rango medio de los sitios que revisamos.
La nómina de servicio completo de Patriot Software tiene un precio base de $ 25 por mes ($ 10 si está dispuesto a declarar y depositar sus propios impuestos), más $ 4 por empleado por mes.
Nómina Square, por otro lado, es de $ 29 por mes, más $ 5 por empleado por mes.
Gusto comienza $ 39 por mes, más $ 6 por empleado por mes, pero sube a un precio base de $ 149 más $ 12 por persona por mes.
Asistencia de configuración con OnPay
La configuración es la parte más laboriosa y difícil del uso de una aplicación de nómina para pequeñas empresas.
No solo hay cientos de detalles para ingresar, sino que la precisión también es absolutamente crítica.
El trabajo que realiza aquí tiene un impacto tremendo en los medios de vida de sus empleados, obviamente, así como en su acceso a los beneficios de la empresa.
Además, las agencias financieras no ven con buenos ojos los pagos atrasados, incorrectos o faltantes.
La forma en que configura OnPay para el procesamiento de su nómina depende en gran medida de si ha pagado o no a empleados antes en su negocio actual.
Si está comenzando una nueva nómina con OnPay, podrá realizar todo el proceso de configuración por su cuenta (aunque la compañía ciertamente puede ayudarlo según sea necesario).
Si tiene un historial de nómina que debe ingresar, recibirá un mensaje mientras realiza el proceso de configuración en línea que le indica que un especialista en nómina se comunicará con usted para organizar la importación de esos datos.
La empresa ofrece una garantía total de precisión.
Si alguno de estos datos históricos se ingresa incorrectamente, OnPay asume la responsabilidad total.
Si está comenzando desde cero y desea realizar la configuración usted mismo, puede aprovechar el nuevo asistente de configuración de siete pasos de OnPay.
Primero deberá ingresar información básica sobre su empresa, incluidos los datos de contacto y la información del propietario y el funcionario.
Si esto no se completa de manera completa y precisa, no podrá continuar con la configuración.
Los siguientes cinco pasos incluyen la autorización del agente informante, los detalles de la cuenta bancaria, los horarios de pago (semanal, quincenal, mensual, etc.), los lugares de trabajo y la verificación de la cuenta bancaria.
Un comentario sobre los horarios de pago aquí: puede crear horarios múltiples e ilimitados si lo desea, y también puede pagar a los empleados en diferentes horarios.
Esto es más flexible que lo que ofrecen otros productos, incluido Gusto.
Agregar empleados y beneficios
Una vez que haya pasado por la configuración inicial, debe ingresar los registros de los empleados.
Tienes dos opciones aquí.
Puede crear el registro completo usted mismo o invitar a los empleados a que ingresen el suyo, excluyendo los detalles de compensación y otros problemas relacionados con los recursos humanos, por supuesto.
Patriot Software y otros ofrecen opciones similares.
Si los empleados ya han proporcionado su información personal, verá eso en sus registros y puede completar la parte de las pantallas del empleador.
Una vez que los configura, estos registros contienen todos los detalles de nómina y recursos humanos, incluidas las deducciones, la compensación, el tiempo libre y los archivos de personal (más sobre recursos humanos más adelante).
Los registros de empleados de OnPay son aproximadamente comparables a los de Gusto, aunque los de Gusto son más compactos.
Sin embargo, OnPay tiene una nueva característica excelente para los registros de empleados: formularios personalizados.
Son muy fáciles de crear y pueden contener varios tipos de campos de entrada de datos, como cuadros de texto, listas desplegables y campos de fecha.
Puede utilizarlos en los registros de los empleados para, por ejemplo, realizar un seguimiento de los equipos informáticos.
Debe completar otras tareas de configuración antes de poder ejecutar una nómina: puede definir políticas de acumulación, como cuántas horas tienen que trabajar los empleados para ganar PTO, tiempo por enfermedad, etc., así como los tipos de pago que usa (incluidos horas regulares, salario, horas extraordinarias y bonificaciones).
OnPay admite más tipos de pago que otros servicios que he revisado y te permite crear el tuyo propio.
Hace un buen uso de los campos personalizados aquí y en otras partes del sitio.
De hecho, ofrece más de estos que los competidores (entre los que ofrecen alguno).
También pasará mucho tiempo configurando sus deducciones, principalmente el seguro médico y los planes de jubilación que ofrece.
También puede definir otros tipos de deducciones, incluidos los embargos.
OnPay actúa como corredor de seguros para ayudarlo a seleccionar y configurar los beneficios de seguro para empleados: salud, dental, de vida y discapacidad.
El equipo de OnPay incluso investigará por usted y generará cotizaciones.
Otra tarea de configuración implica conexiones con servicios de terceros.
OnPay puede integrar sus datos de nómina con QuickBooks Online, la versión de escritorio de QuickBooks, Xero (OnPay es un socio certificado de aplicaciones de Xero) o cualquiera de una variedad de aplicaciones de productividad.
El sitio ofrece un poderoso mapeo de cuentas, que lo ayuda a configurar su nómina de una manera que sea consistente con la estructura de cuenta de su aplicación de contabilidad.
Todos los sitios que revisé ofrecen conexiones integradas a aplicaciones relacionadas, pero SurePayroll tiene enlaces a la mayoría de las soluciones de contabilidad.
Excelente experiencia de usuario
La nómina puede ser un proceso exasperante y con muchos detalles sin la carga adicional de un sitio web confuso y poco atractivo que lo respalde.
OnPay proporciona una excelente experiencia de usuario que rara vez interfiere o resta valor a las operaciones.
Su uso eficaz del color, las fuentes y los gráficos proporciona un entorno agradable y atractivo para lo que puede ser un proceso desafiante.
Todavía tiende a extenderse y, en ocasiones, requiere un desplazamiento excesivo.
Hay muchos datos para ver y los gerentes quieren ver tanto como sea posible simultáneamente.
Es un desafío.
Además, los enlaces de navegación y sus menús correspondientes dividen el sitio en partes pequeñas, por lo que debe aprender desde el principio si debe ir a los enlaces de Nómina, RR.HH.
o Empresa para obtener lo que está buscando.
Gusto hace un mejor trabajo al consolidar las tareas relacionadas.
Aún así, OnPay es un sitio muy limpio y rápido.
La navegación está impulsada por ocho iconos en la barra de herramientas vertical izquierda.
Al hacer clic en el icono del Panel de control, siempre volverá a la pantalla de inicio.
El segundo enlace de navegación abre enlaces a pantallas de información de empleados y contratistas, con enlaces adicionales para ajustes de fin de año, nuevos empleados y una hoja de trabajo de horas.
La novedad de este año es el enlace Worker Files, que lo lleva a una lista completa de los documentos de los empleados que se han distribuido y firmado o que están por vencer, como el Manual del empleado, los formularios W-4 e I-9, las cartas de oferta y la Política de no competencia.
.
Estos se organizan por empleado y se guardan en grandes cajas de colores.
Los archivos se pueden buscar y también están disponibles en el registro de cada empleado y contratista.
El tercer enlace lo lleva a la sección de nómina.
OnPay divide este proceso en cuatro pasos secuenciales; hace clic en cada una de las pestañas de colores en la parte superior de la pantalla para pasar a la siguiente.
El cuarto enlace abre su lista de informes.
Estos se dividen entre nómina y beneficios.
Puede personalizar cada uno con varios filtros, mostrarlos directamente en la pantalla y abrirlos en Excel o guardarlos como archivos PDF.
El informe Listado de nóminas ahora permite una personalización significativamente mayor.
Puede agregar hasta 40 elementos arrastrándolos y soltándolos en su posición entre las columnas estándar incluidas.
Esta es la herramienta de informes más poderosa que he visto en los sitios de nómina que he revisado.
El quinto enlace lo lleva a sus registros y pagos de nómina, y el sexto a herramientas y datos de recursos humanos.
OnPay realmente ha reforzado sus capacidades de gestión de recursos humanos hasta el punto en que lidera los sitios web de nómina en esa área.
De hecho, sus habilidades lo hacen competitivo con soluciones de nómina y recursos humanos más avanzadas.
RR.HH.
tiene su propio panel de control que puede incluir tareas de personal y de incorporación, ofertas de empleados pendientes e información sobre tiempo libre.
No puede ver algunas de las capacidades de recursos humanos del sitio simplemente navegando por las pantallas, pero hay muchas allí.
Por ejemplo, la biblioteca de documentos ampliada contiene cientos de guías de RR.HH., contratos y plantillas personalizables.
Puede asignar tareas fácilmente y crear flujos de trabajo personalizados.
La pantalla Tiempo libre del empleado muestra información sobre quién está fuera de la oficina ahora y quién estará pronto; también puede ver esto en un calendario gráfico.
Debajo hay una tabla con una entrada para cada empleado que muestra el tiempo libre solicitado (que puede aprobar o rechazar) y las solicitudes en proceso, así como un historial.
OnPay ofrece conversaciones en línea entre los empleados y el administrador para ocuparse de este elemento del personal.
El sitio ha agregado esta capacidad de comunicación en otras áreas del sitio, y es una característica excelente y útil.
El séptimo enlace en la barra de herramientas lo lleva al menú Compañía, que contiene gran parte de lo que solía estar en el menú Configuración.
Aquí, puede acceder a enlaces a tareas como configurar elementos de pago, deducciones, ubicaciones, departamentos, puestos y políticas de acumulación.
Finalmente, hay un enlace a la asistencia de COVID-19.
La mayoría de los sitios web de nóminas se han convertido en recursos críticos para las empresas durante la pandemia, debido a todas las formas en que la nómina se ve afectada.
OnPay proporciona los dos informes necesarios para el Programa de protección de cheques de pago (PPP): Informe de costos de nómina mensual promedio e Informe de costos de nómina para la condonación de préstamos PPP.
OnPay puede modificar su nómina si indica que es elegible para la Ley de respuesta al coronavirus de Families First (FFCRA), el Crédito de retención de empleados (ERC) y el programa de aplazamiento de impuestos del Seguro Social.
El sitio también proporciona una guía de recursos sobre las formas en que su pequeña empresa puede verse afectada por la legislación COVID-19.
Uso del panel de OnPay
OnPay siempre se abre en su panel de control principal y puede volver a él desde la barra de herramientas.
Esta característica crítica ha sido renovada desde mi última revisión.
Los enlaces a las pantallas de sus empleados y contratistas aparecen en la parte superior de la pantalla.
Si hay...
