Introducido en 2017, Workful es uno de los sitios web de nómina más nuevos que hemos probado.
Fue desarrollado por la misma empresa que produce TaxSlayer, un sitio web de preparación de impuestos personal en línea.
Revisamos Workful por primera vez el año pasado, y ha progresado bastante desde entonces, incluida una revisión completa de la interfaz de usuario y las herramientas de navegación.
Workful en realidad inició el rediseño en dispositivos móviles, por lo que la versión es idéntica a la que se ve en una pantalla grande.
El sitio ha simplificado lo que solía ser una estructura de precios extraña y ha modificado sus herramientas de incorporación.
Ahora ofrece la presentación automática de impuestos sobre la nómina, pero solo en seis estados al momento de redactar este documento.
Aunque es fuerte en herramientas de marcado de relojes, Workful puede ejecutar la nómina tradicional, pero no con tanta profundidad y personalización como nuestras dos selecciones de Editors 'Choice, OnPay y Gusto.
Workful es asequible
Workful ha cambiado su precio desde el año pasado.
Ahora cobra una tarifa base fija de $ 25 por mes más $ 5 por trabajador por mes.
Esto lo convierte en uno de los sitios menos costosos que hemos revisado, aunque la versión básica de Patriot Software es la más barata, a $ 10 por mes más $ 4 por empleado por mes (el sitio no presenta impuestos sobre la nómina en este nivel, sin embargo ).
Gusto Concierge es el más caro; son $ 149 por mes más $ 12 por empleado por mes.
Configuración de Workful
Workful ha renovado su proceso de configuración desde la última vez que revisé el sitio.
Una vez que haya creado un nombre de usuario y una contraseña, se le pedirá el nombre de su empresa y la información de contacto.
El siguiente paso sería agregar empleados, pero esto es opcional en este momento.
Puede pasar a definir su calendario de pago.
¿Cuál será la frecuencia de sus nóminas? ¿Semanal? ¿Quincenal? ¿Qué fecha marcará el final de su primer período de pago y cuál será la fecha del primer cheque de pago? Cuando se completa, el sitio lo muestra en el Panel de control, sin más instrucciones de incorporación.
La empresa está trabajando para completar esta sección.
Solía ??haber una lista de cuatro pasos de incorporación en una ventana emergente a través de los cuales trabajaría, pero ya no existe.
Entonces, estás solo para explorar el sitio.
Sin embargo, puede obtener ayuda por chat, correo electrónico y teléfono, o consultando el Centro de ayuda del sitio.
El menú Configuración es siempre un buen lugar para comenzar, si no está seguro de lo que se requiere para preparar un sitio web financiero para su uso.
Workful's contiene varias entradas.
Aquí establecerá un enlace a su cuenta bancaria de nómina.
Debe proporcionar el nombre del banco y el tipo de cuenta, el número de ruta y el número de cuenta.
También debe proporcionar la información del oficial principal (nombre, fecha de nacimiento y número de seguro social) e imágenes de un formulario de autorización de ACH y la licencia de conducir del administrador, así como el número de seguro social de esa persona.
Debe identificar su entidad fiscal y proporcionar su Número de identificación de empleador (EIN) aquí también.
Puede establecer reembolsos por gastos de empleados y kilometraje y configurar su conexión a QuickBooks Online (no se admiten otras integraciones).
También puede asignar permisos de usuario que otorguen a los propietarios, administradores y gerentes la capacidad de acceder, cambiar, ver y aprobar elementos específicos del sitio.
Estos roles son más granulares que los de otros sitios que he revisado, incluso que los de Gusto.
Workful incluso le permite restringir los permisos hasta el nivel de la pantalla en algunos casos.
Hay dos pasos de configuración más importantes: El primero implica establecer sus políticas de tiempo libre.
Se le hará una serie de preguntas que le ayudarán a completar esta tarea de una manera más sencilla que la que ofrecen algunos sitios.
Friendly es bueno cuando se trata de configurar la nómina.
Una vez que se establezcan sus políticas, podrá ver el estado de cada empleado en la mejor y más completa pantalla informativa que he visto para este propósito.
Puede crear el suyo propio o alternar entre los tres tipos preestablecidos: vacaciones, enfermedad y PTO.
Esta página también muestra, tanto en números como en un gráfico, cuántas horas totales se han acumulado y cuál es el saldo actual (esto se puede ajustar manualmente).
También le indica cuántas horas se han aprobado y utilizado y cuántas están pendientes.
Una tabla a continuación enumera el historial de tiempo libre del empleado.
Finalmente, puede establecer algunos de los parámetros para su reloj de control.
Hourly ofrece una herramienta similar.
Tiene que decirle a Workful cómo encontrar empleados para que puedan fichar su entrada y salida.
Hay dos opciones: puede permitirles que lo hagan solo cuando estén en la red Wi-Fi de su empresa o si están a una cierta cantidad de pies de una de las ubicaciones de su oficina.
Esto puede parecer complicado, pero no lo es.
Simplemente ingrese el nombre de su red Wi-Fi o proporcione la dirección física de su negocio junto con la proximidad máxima permitida (¿a cuántos pies de distancia de la oficina real pueden estar y aún marcar su entrada o salida?).
Buenos registros de empleados
Los sitios web de nómina solían tener que configurar deducciones e impuestos en áreas separadas de los registros de empleados.
Sin embargo, cada vez es más común que esas tareas de configuración se encuentren dentro de los propios registros de los empleados.
Sin embargo, comienza a crear registros de empleados proporcionando sus nombres, títulos y tipos de pago, como por hora o salario; Workful no ofrece tantas opciones aquí como los competidores, y no puede crear las suyas propias como puede hacerlo en OnPay.
El asistente paso a paso luego solicita información personal y de contacto, luego datos W-4 y deducciones.
Usted selecciona el tipo de deducción e ingresa una cantidad fija o porcentaje que se deducirá de los cheques de pago.
Configure el depósito directo u opte por cheques impresos y habrá terminado de crear el registro.
Workful ha cambiado la forma en que muestra la información de los empleados después de ingresarla.
La pantalla principal es un perfil general que contiene información personal y salarial, así como impuestos y retenciones.
Debe hacer clic en la flecha hacia abajo junto a Perfil para ver los enlaces que fueron más visibles el año pasado: Reloj de tiempo, Documentos, Gastos y Tiempo libre.
Los registros de contratistas se manejan por separado.
Solo tiene que ingresar nombres y direcciones de correo electrónico; Workful envía a los contratistas un correo electrónico que los lleva a una pantalla donde pueden completar su incorporación, lo que también puede hacer con los empleados.
Workful se abre en su Panel de control.
El contenido de esto se ha reorganizado desde la última vez que lo revisé, junto con el orden de las entradas en el panel de navegación.
Workful Dashboard no es tan sólido como los de algunos competidores, como SurePayroll.
Siempre puede volver al Panel de control haciendo clic en su icono, que es el primero de una serie de enlaces que se encuentran en el panel vertical izquierdo.
Los enlaces a su nómina actual y al historial de nómina aparecen en la parte superior.
Aparecerá una lista de empleados debajo de los de un panel diferente, junto con su estado actual del Reloj de control (marcado de entrada / salida).
Las notificaciones de tareas que necesitan atención (solicitudes de tiempo libre, por ejemplo) aparecen junto a ellas.
La información sobre las nóminas completadas recientemente y las proyecciones de las próximas se encuentran a continuación, con enlaces a las ejecuciones de nómina regulares y fuera de ciclo.
El enlace Miembros del equipo abre una lista completa de empleados con el estado actual del Reloj de control de cada trabajador.
Haga clic en un nombre y se abrirá el registro de empleado correspondiente.
Puede ingresar nuevos registros desde aquí y vincularlos a un organigrama que Workful crea automáticamente al ver qué gerente está asignado a cada trabajador, una característica inusual y bienvenida, aunque Hourly también la ofrece.
Los registros de los contratistas también se almacenan aquí.
Cada registro se divide en dos áreas.
El primero es un perfil de contacto básico y el segundo contiene información financiera, como la configuración bancaria (para depósito directo), la tasa de pago y el historial de pagos.
La opción Nómina contiene enlaces para ejecutar la nómina regular, fuera de ciclo y de contratistas.
Haga clic en Reloj de tiempo para obtener información actual y pasada sobre las horas de los empleados.
La pestaña denominada Documentos abre una cámara de compensación para los documentos del personal que ha subido, tanto públicos como privados.
También alberga archivos como manuales de empleados y evaluaciones de empleados.
Si el trabajador ha enviado gastos, estos se muestran en la pestaña Gastos, junto con su estado de aprobación.
Tiempo libre abre una vista de lista de todos los empleados y cuántas horas han acumulado y gastado, así como los saldos actuales y las ausencias pendientes o aprobadas.
Puede agregar y editar políticas aquí.
La pestaña Gastos y kilometraje abre pantallas de estado para las inquietudes de los empleados.
Los informes de Workful son bastante escasos.
Estos probablemente madurarán, pero por ahora, no cumplen con el estándar establecido por sitios como QuickBooks Payroll.
Solo hay ocho de ellos, y en su mayoría son solo vistas de lista de datos, personalizables solo por rango de fechas.
Una es una lista simple de empleados con sus fechas de contratación, cumpleaños y números de teléfono; otro muestra los gastos de los empleados.
Otros ofrecen más profundidad, como Detalle de registro de nómina y Responsabilidad fiscal.
Además de esas deficiencias, los informes no se pueden exportar a ningún otro formato, solo se ven en el sitio.
Los informes se pueden imprimir o exportar como PDF, CSV, Excel, texto enriquecido, TIFF o archivo web.
Debido a que la versión actual de Workful fue diseñada para dispositivos móviles, la interfaz de usuario en el escritorio es muy limpia y simple.
Combinado con su sistema de navegación sin confusiones, Workful proporciona una experiencia de usuario que sería adecuada para los administradores de nómina novatos.
Buenos portales de empleados
Todos los servicios de nómina que hemos revisado en 2020 ofrecen portales para empleados: sitios web protegidos con contraseña donde se almacena la información personal de cada trabajador y se puede acceder a ella.
Los de Workful son mejores que la mayoría de los otros que he visto.
Se ven y funcionan como el sitio de administración principal, con una barra de herramientas de navegación vertical muy similar.
Los empleados pueden ver sus perfiles y la información de contacto de sus compañeros de trabajo; su historial y documentos del reloj de tiempo; y sus calendarios, gastos, talones de pago y estado de tiempo libre.
Las tasas de ingresos de los trabajadores, la información bancaria y las retenciones también están aquí.
El único informe proporciona una descripción general de los gastos y el kilometraje.
Los empleados pueden realizar un seguimiento de los gastos personales en Workful sin necesidad de enviarlos.
El Panel de control del portal le da al empleado un vistazo rápido a información clave.
Muestra el estado actual del reloj y el historial de la semana, así como mensajes del administrador, talones de pago y una tabla que muestra los totales de PTO.
El evento principal: ejecutar una nómina
Como es el caso con todos los servicios de nómina, organizar una ejecución de nómina real es la parte fácil, una vez que haya configurado todo.
Para comenzar a pagar, haga clic en Ejecutar nómina en el Panel de control o seleccione el icono Nómina en ...
