Cuando lee una reseña de una nueva cámara o computadora portátil, el escritor no necesita explicar qué es una cámara o computadora portátil.
es.
A menudo, ese no es el caso del software, y ciertamente no es el caso de Smartsheet.
Smartsheet es una aplicación en línea con la esencia de una aplicación de hoja de cálculo que la gente usa para administrar y rastrear el trabajo colaborativo.
Dependiendo de cómo lo use, podría ser una plataforma de gestión de proyectos, completa con diagramas de Gantt y herramientas de gestión de recursos, o podría ser una aplicación de seguimiento de tareas.
También puede usarlo para recopilar e importar información desde un formulario web, automatizar partes de un flujo de trabajo; diablos, incluso puede usarlo como una aplicación CRM.
Smartsheet es versátil y altamente personalizable, pero se necesita un tiempo para descubrir cómo lata úsalo, mucho menos como tú debería úsalo.
Si ha estado buscando una herramienta de colaboración que pueda adaptarse a sus necesidades, podría ser Smartsheet.
También nos gusta Asana por las mismas razones, aunque Smartsheet puede hacer algunas cosas que Asana no puede.
Si está buscando una aplicación de gestión de proyectos más tradicional, tenemos tres opciones de los editores.
Zoho Projects es nuestra elección para una opción de bajo costo.
El trabajo en equipo (anteriormente conocido como Proyectos de trabajo en equipo) es nuestra elección de rango medio.
LiquidPlanner, que es bastante caro, es mejor para equipos grandes que trabajan en cientos de proyectos a la vez.
¿Cuánto cuesta Smartsheet?
Smartsheet ofrece cuatro niveles de servicio, así como una prueba gratuita de 30 días.
Sin embargo, no tiene un nivel de servicio gratuito.
Primero, hay dos tipos de planes que puede comprar directamente desde el sitio web: Standard Individual y Standard Business.
El plan individual cuesta $ 19 por persona al mes o $ 168 por persona al año.
Standard Business cuesta $ 32 por persona por mes o $ 300 por persona por año.
A fin de cuentas, la cuenta Business es la mejor opción para todas las organizaciones, excepto para las más pequeñas.
Más sobre cómo se diferencian en un momento.
Luego, hay dos planes de nivel empresarial, Enterprise y Premier.
Debe ponerse en contacto con la empresa para obtener un presupuesto personalizado.
Estos planes están diseñados para grandes organizaciones que necesitan amplios controles de seguridad y de administrador.
Para obtener una prueba gratuita con Smartsheet, necesita una dirección de correo electrónico comercial, es decir, una que no sea una cuenta de correo electrónico gratuita obvia.
Sin embargo, no necesita una tarjeta de crédito.
La prueba gratuita tiene algunas limitaciones.
Por ejemplo, puede tener solo 50 hojas a la vez.
Además, no puede publicar formularios de Smartsheet, aunque puede crearlos para tener una idea de cómo funcionan.
Los formularios de Smartsheet son formularios web que le permiten recopilar información que luego se importa a su cuenta de Smartsheet.
Entonces, ¿cuál es la diferencia entre la cuenta Standard Individual y Standard Business? Todo se reduce a las limitaciones de algunas funciones y las herramientas de administración que se incluyen.
Las cuentas individuales estándar están limitadas a un usuario con licencia y pueden tener 10 colaboradores por elemento, 10 hojas en total, cinco informes y un panel.
También viene con 50 GB de espacio de almacenamiento.
Las cuentas comerciales estándar obtienen colaboradores, informes y paneles ilimitados, y pueden tener 100 hojas por usuario con licencia.
Las cuentas comerciales también obtienen 100 GB de espacio de almacenamiento por usuario con licencia; controles para administrar usuarios, grupos y recursos; y acceso a los registros de actividad.
¿Cómo se comparan los precios de Smartsheet?
¿Cómo se comparan los precios, planes y valor de Smartsheet con los de otras aplicaciones? Es difícil de decir porque depende de para qué lo use y, como resultado, con qué aplicaciones lo compararía.
Si usa Smartsheet para la gestión de proyectos tradicional, entonces el precio es comparable al de las aplicaciones de rango medio en esa categoría, que cuestan entre $ 15 y $ 35 por persona por mes.
Algunos ejemplos son Teamwork, EasyProjects, Celoxis y Microsoft Project.
O puede comparar Smartsheet con un sistema de gestión del trabajo, como Airtable o Asana, que cuestan entre $ 12 y $ 25 por persona al mes.
La tarifa inicial para estos servicios es más baja y ambos tienen un nivel de servicio gratuito bastante generoso, por lo que puede probarlos durante mucho tiempo antes de decidir actualizar a un plan pago.
Sin embargo, no tienen tantas funciones integradas como Smartsheet.
Si era experto en la creación de automatizaciones, es posible que pueda replicar algunas de las funciones más interesantes que se encuentran en Smartsheet, pero no todas.
Introducción a Smartsheet
Si está dispuesto a trabajar un poco, Smartsheet puede hacer mucho por usted.
Recomendamos ver algunos de los muchos videos de la compañía para orientarse.
Hay uno bueno en el sitio web de Smartsheet, aunque debe completar un formulario de contacto para acceder a él, lo cual es un obstáculo.
Es mejor que acceda al canal de YouTube de Smartsheet.
Smartsheet se basa en hojas de cálculo.
Casi todo lo que puede hacer en una hoja de cálculo, lo puede hacer en Smartsheet.
Cada proyecto o lote de trabajo que desee organizar en la aplicación comienza con una hoja.
Si tiene experiencia trabajando con aplicaciones de gestión de proyectos más tradicionales, la configuración inicial puede parecer un poco diferente.
Por ejemplo, en lugar de crear conjuntos de tareas dentro de una lista de tareas, crea una tarea en una de las filas de su hoja y luego crea tareas adicionales debajo de ella, que luego puede sangrar para crear la misma relación.
Si bien Smartsheet es altamente capaz, hay algunas cosas que no hace de inmediato.
No se incluyen las herramientas de seguimiento del tiempo, presupuestación y administración de recursos avanzados, aunque puede obtenerlas si paga para agregar un producto de software compatible llamado 10,000ft, que es propiedad de la misma empresa.
Otras aplicaciones de gestión de proyectos ya tienen estas herramientas incluidas.
Paymo, por ejemplo, es conocido por sus excelentes herramientas de facturación y seguimiento del tiempo.
ProofHub no tiene ninguna herramienta de contabilidad, pero tiene temporizadores para realizar un seguimiento del tiempo dedicado a las tareas.
El trabajo en equipo también tiene un seguimiento del tiempo.
Al comenzar, algo a tener en cuenta es que la aplicación no se actualiza en tiempo real a medida que usted y sus colegas realizan cambios en sus proyectos.
Recibe notificaciones casi en tiempo real, pero debe actualizar manualmente la página para ver los cambios que han implementado sus colegas.
Una configuración que vale la pena verificar cuando crea una cuenta de Smartsheet por primera vez es la frecuencia con la que la aplicación guarda su trabajo.
La mayoría de las aplicaciones en la nube guardan todo todo el tiempo automáticamente.
En Smartsheet, sin embargo, debe seleccionar un intervalo para la frecuencia con la que desea que se guarde la aplicación.
Vaya a Configuración personal, asegúrese de seleccionar estas dos opciones: Guardar automáticamente después de 1 minuto de inactividad y Guardar automáticamente mis cambios cuando dejo una hoja, informe o tablero.
La solución actual no es la ideal.
Nos gustaría que Smartsheet se guarde automáticamente de forma predeterminada con cada pulsación de tecla.
Plantillas y casos de uso
Cuando comienza con Smartsheet, que se ejecuta en la nube (a través de una aplicación web) y en iOS y Android, crea una hoja en blanco o elige una plantilla.
Sin embargo, incluso las hojas en blanco tienen cierto formato, como Proyecto, Tarjetas, Formulario, Lista de tareas, Informe, etc.
Las plantillas están organizadas por categoría, que incluye Clientes y Clientes, Finanzas y Contabilidad, Dirección General, Recursos Humanos, TI, Marketing, Desarrollo de Productos y Ventas.
Para darle una idea del rango, puede encontrar plantillas para los usos más generales, como Formulario de comentarios del cliente y Calendario anual por día, así como usos más específicos, como Mantenimiento de propiedades de alquiler, Informe de gastos, Canal de ventas por representante.
y Plan de Eventos y Presupuesto.
También hay plantillas específicas para proyectos, que incluyen:
Presupuesto del proyecto
Proyecto ágil con Gantt
Calendario de construcción con Gantt
Plan de lanzamiento del proyecto
Proyecto con Gantt y dependencias
Proyecto con línea de tiempo de Gantt
Proyecto con gestión de recursos
Proyecto con Hard Deadline y Gantt
Hay conjuntos de plantillas para casos de uso muy específicos, como Planificación de retorno al campus de educación superior (a la luz de COVID-19) y Prueba y seguimiento de anticuerpos.
Navegación por la aplicación de Smartsheet
No importa cómo se sumerja en Smartsheet, aparecen superposiciones en la pantalla para explicar todas las características destacadas.
Una información sobre herramientas y un enlace a la documentación y los videos de capacitación están siempre a su alcance, y los necesitará en algún momento.
Incluso si es un genio de Excel, Smartsheet puede terminar confundiéndolo a veces.
No todas las fórmulas son idénticas en las dos aplicaciones.
Smartsheet es ordenado.
La hoja de cálculo ocupa el medio de la pantalla.
Una barra de herramientas similar a Microsoft en la parte superior tiene botones de formato más opciones para cambiar la vista.
Cuando se incluye un diagrama de Gantt con su hoja, puede elegir verlo a la derecha de las celdas.
Los controles deslizantes le permiten cambiar el ancho de las ventanas para personalizar mejor su vista.
Un panel lateral izquierdo plegable le permite ver todas las hojas que ha creado o que las personas han compartido con usted.
Lo usas para moverte entre tus sábanas rápidamente.
En el lado derecho de la interfaz hay varios íconos que le permiten ver cualquier conversación que haya tenido lugar en esta hoja, adjuntos y comentarios relacionados con las solicitudes de revisión.
Según su nivel de acceso y tipo de cuenta, es posible que también vea solicitudes de actualización, un registro de actividad, un botón de publicación que hace que la hoja sea visible en una URL pública y un resumen de la hoja.
Funciones y uso
Smartsheet hace que los datos de las hojas de cálculo sean más dinámicos para las personas que no son expertas en Excel.
Cada fila o columna puede contener un menú desplegable de valores personalizados, una lista de contactos, una fecha, una casilla de verificación, un símbolo o varias otras entidades.
Para crear una lista de tareas simple, por ejemplo, puede hacer que una columna contenga casillas de verificación y la siguiente columna podría llamarse Nombre de la tarea.
Una tercera columna podría contener su Lista de contactos, permitiéndole elegir un Asignado para cada tarea.
Smartsheet también admite la capacidad de asignar varias personas a una tarea, siempre que elija permitir múltiples contactos por celda.
Eso no sugiere que alguien deba pagar por Smartsheet si el solamente lo que planearon hacer con él es asignar y rastrear el estado de las tareas.
Pero es un ejemplo de una hoja que podrías hacer.
Una aplicación colaborativa de listas de tareas pendientes, como Todoist, sería una mejor herramienta para el seguimiento básico de tareas entre un equipo.
Trello es otra opción de población para rastrear tareas entre compañeros de equipo.
Trello es una aplicación de tablero kanban, lo que significa que las tareas se ven como pequeñas tarjetas ordenadas en un tablero con columnas.
Asana y Smartsheet también tienen vistas de tablero.
La diferencia está en Trello, el tablero es la forma principal de ver sus datos, y si desea vistas adicionales, como un calendario o un diagrama de Gantt, debe agregarlas.
En Asana y Smartsheet, la pizarra es solo una de las varias opciones incluidas.
Hablando de Trello, si ha usado esa herramienta en el pasado y está ...
