Cualquier entidad basada en miembros, ya sea un club, asociación comercial, cámara de comercio, sección local o grupo de ex alumnos, o su gimnasio a la vuelta de la esquina, necesita un sistema sencillo para administrar todos sus miembros, eventos, dinero y contenido asociado con mantener esa organización funcionando sin problemas.
Los servicios de administración de membresías en línea facilitan esta tarea.
Estas herramientas de software como servicio (SaaS) basadas en la nube están diseñadas para satisfacer las necesidades específicas de gestión de datos y personas de clubes, asociaciones y otras organizaciones.
Dependiendo del producto y la audiencia, estas plataformas combinan una serie de funcionalidades diferentes, incluida la gestión de bases de datos de miembros, la gestión de documentos, comercio electrónico, marketing por correo electrónico, creación de sitios web, un sistema de gestión de contenido (CMS), recopilación de donaciones y procesamiento de pagos, planificación y gestión de eventos, y una serie de otras funciones.
A diferencia de la mayoría de los tipos de productos SaaS que tienen como objetivo proporcionar un conjunto universal de herramientas, el software de administración de membresía a menudo está especializado para manejar solo las necesidades de tipos particulares de organizaciones.
Antes de que pueda elegir la solución de administración de membresía adecuada para su organización, debe tener una idea clara de las tareas que necesita que supervise y facilite esta plataforma.
Este resumen de reseñas explicará los tipos de herramientas disponibles y las características que ofrecen, los factores que debe considerar al invertir en una plataforma de administración de membresía y cómo el tipo de audiencia y el nivel de personalización que necesita pueden marcar la diferencia.
¿Qué es la gestión de membresía?
Los días analógicos terminaron: no es necesario que ejecute toda la información y los programas de los miembros de su organización a través de montañas de papel en archivadores o la misma hoja de cálculo de Microsoft Excel que ha estado usando desde la década de 1990.
En un nivel básico, la gestión de la membresía requiere la capacidad de realizar un seguimiento de la información básica de la membresía, comunicarse con miembros y prospectos y planificar eventos.
Para cobrar donaciones, cuotas y tarifas, y para procesar pagos, también necesita algunos bits de software de contabilidad.
Más allá de lo básico, y dependiendo de la organización que esté ejecutando, su panel de administración o centro de comando de membresía también puede tener otras características.
La herramienta podría ayudarlo a administrar su tienda en línea, administrar documentos y realizar encuestas para miembros y encuestas en línea.
La herramienta podría incluso crear su sitio web, ayudándole a personalizar la apariencia y la experiencia del usuario (UX) para los administradores y miembros que utilizan el sitio web.
A mediados de la década de 1980, yo (Theresa) era la presidenta de un capítulo local de una asociación nacional de consultores informáticos.
Como presidente del capítulo, confié en nuestro tesorero para mantener las listas de miembros, lo que logró mediante el uso de una hoja de cálculo bastante primitiva.
La información clave que teníamos que rastrear incluía lo obvio, como el nombre, la dirección, el número de teléfono y la dirección de correo electrónico.
Donde nos empantanamos fue en la fecha de facturación de las cuotas anuales de cada miembro y en la determinación de cuándo teníamos que retirar a un miembro por falta de pago.
Aunque escribimos una serie de macros de hojas de cálculo para ayudar con esta tarea, en última instancia, nuestro tesorero tuvo que recurrir a la lectura de toda la base de datos, línea por línea, para asegurarse de que no se hubiera perdido a nadie.
Una vez al año, imprimimos (¡sí, impresa, en papel!) Nuestra base de datos de miembros para que pudiéramos encontrarnos unos a otros, suponiendo que uno pudiera encontrar el folleto del directorio.
Hoy en día, los servicios de software de gestión de membresía basados ??en la nube disponibles habrían facilitado esta tarea.
Los 10 contendientes
En este resumen de reseñas, echamos un vistazo a 10 servicios de gestión de membresía: 360Alumni, aMember Pro, ChamberMaster, ClubExpress, MemberPlanet, NationBuilder, StarChapter, Sumac, Wild Apricot y Zen Planner, e introducimos conceptos clave para facilitar su decisión de compra.
Pero, antes de decidir cuál funcionará mejor para su club, organización, instalación deportiva o campamento, deberá priorizar las tareas que desea completar y definir un presupuesto.
Su primer paso es averiguar qué está causando más problemas a su asociación dado su sistema de gestión actual (que puede ser una hoja de cálculo, una caja de fichas o una pila de papeles poco manejable).
¿Qué respuestas necesita que su sistema actual no le proporcione? Identifique los principales puntos débiles y encuentre la solución que los alivie primero.
Las funciones restantes, incluido el precio que pagará, se alinearán.
Como la mayoría de los servicios de software basados ??en la nube, pagará una tarifa mensual basada en la cantidad de personas que iniciarán sesión, así como en las que actuarán como administradores.
La mayoría de estos servicios también tienen un límite en la cantidad de miembros que su asociación puede tener en función del nivel de precios.
La mayoría de las herramientas que probamos, incluidas ChamberMaster, MemberPlanet, StarChapter, Sumac, Wild Apricot y Zen Planner, valoran de esta manera, con niveles claramente delineados según el volumen de contenido, la capacidad de los miembros y la escala del sitio web.
Algunos servicios, como ClubExpress, cotizan de manera más flexible según el uso, mientras que aquellos como 360Alumni cotizan por cotización personalizada.
El software de gestión de membresía aMember Pro se vende con una licencia única.
Hay algunos costos adicionales para la mayoría de los sistemas (como tarifas de transacción) cuando los miembros pagan sus cuotas o compran boletos para eventos, o envían un correo electrónico o mensaje de texto, según la cantidad de contactos.
El valor de Sumac se basa casi en su totalidad en su lista de complementos disponibles para casos de uso especializados, además de las tarifas de integración para agregar funciones de administración de membresía a su sitio web existente.
La creación y personalización de sitios web siempre le costará, dependiendo de cuánto trabajo de codificación necesite o cuánto de la personalización sea de autoservicio usando widgets o un CMS plug-and-play como un sitio web de WordPress.
El sitio web personalizado de cada capítulo, grupo o institución y las necesidades organizativas son diferentes, así que consígalos detallados antes de comprar.
Al considerar los presupuestos y las funciones, eche un vistazo al software que está utilizando ahora para tareas como la contabilidad y la gestión de relaciones con el cliente (CRM) y vea si los paquetes disponibles se pueden vincular a ellos.
La mayoría de los proveedores tienen interfaces de programación de aplicaciones (API) que permiten el paso de datos de un lado a otro, pero algunos preferirían que convirtiera todo lo que está haciendo en su sistema.
Costo de personalización
Hay una compensación que tendrá que considerar entre la funcionalidad del software en su estado genérico y los costos de personalizarlo según las necesidades de su organización.
Muchas asociaciones más pequeñas, especialmente las nuevas que aún no tienen sus procesos configurados, podrían estar contentas con el software estándar (o basado en la web).
Las organizaciones más grandes que han existido durante años y que tienen formas específicas de hacer negocios, podrían estar mejor si gastaran fondos adicionales para personalizar la plataforma.
Sin embargo, la personalización tiene un costo.
Se necesitarán varias conversaciones con sus vendedores para obtener una imagen completa de su posible factura.
360Alumni crea un sitio web de marca personalizada para cada universidad o institución de educación superior a la que presta servicios, pero esto tiene un costo único de personalización del sitio web relativamente elevado.
La mayoría de estos sistemas ofrecen funciones complementarias, como procesamiento de pagos, venta de entradas para eventos y marketing por correo electrónico; algunos están disponibles de forma gratuita, mientras que otros tienen un costo adicional.
También hay paquetes de comercio electrónico que le permiten vender las camisetas de su organización en línea, aceptar donaciones en línea o agregar periódicamente nuevos detalles a su sitio web (ya sea en forma de autoservicio o solicitando personalización al proveedor de administración de membresía).
Zen Planner, por ejemplo, ofrece un paquete mensual significativamente más caro para su paquete de sitios web para construir y mantener su sitio web.
ClubExpress cobra una tarifa inicial única que oscila entre $ 150 y casi $ 2,000, según el nivel de codificación y personalización del sitio web que requiera.
La tarifa inicial única de ChamberMaster varía entre $ 600 y $ 7,000.
Wild Apricot, por otro lado, incluye creación de sitios web gratuitos, alojamiento web, acceso a API e integración de WordPress en todos los niveles.
Luego están las herramientas como MemberPlanet, que ofrecen poca o ninguna personalización, pero tienen un costo general mucho menor.
Sumac no incluye la creación de sitios web ni la administración de contenido, pero todavía hay una tarifa única de $ 700 más $ 50 por mes por la integración de un sitio web con su software.
Sin embargo, tan pronto como agregue dinero al sistema, también debe elegir un procesador de pagos.
Estas empresas actúan como intermediarias entre su sitio web y los bancos y tarjetas de crédito de sus miembros, procesando los pagos de forma segura.
Sin embargo, toman un porcentaje de cada transacción, con un promedio de alrededor del 2.5 por ciento.
Muchos también incurren en tarifas por transacción de 20 a 50 centavos.
Verifique las funciones y los cargos de procesamiento de pagos antes de vincular uno a su plataforma de administración de membresía, especialmente si sus tarifas son bajas o si acepta pagos a plazos.
Esas tarifas por transacción reducirán mucho los pagos pequeños.
Un último factor importante a considerar es la funcionalidad móvil.
Algunas soluciones de administración de membresías ofrecen aplicaciones dedicadas para Android e iOS.
Otros tienen sitios web receptivos que cambian de tamaño dinámicamente según el tamaño de la pantalla de su teléfono inteligente o tableta; otras plataformas, como Sumac, todavía brindan solo acceso al escritorio.
Los más destacados aquí son ChamberMaster, MemberPlanet y Zen Planner, que no solo ofrecen aplicaciones móviles, sino que también han creado aplicaciones dedicadas independientes para el personal y los miembros.
En las aplicaciones de Zen Planner, por ejemplo, los miembros pueden ver horarios y registrarse en clases, pagar facturas e incluso realizar un seguimiento de los resultados del entrenamiento y las tablas de clasificación diarias como parte de la experiencia de miembro ludificada de la plataforma.
En la aplicación de personal, los administradores pueden realizar un seguimiento de la asistencia; crear, administrar y contactar perfiles de miembros; o facilitar la facturación segura o las transacciones de documentos dentro de su aplicación.
Las aplicaciones móviles ClubExpress también merecen una mención aquí.
La empresa no separa las aplicaciones de administrador y de miembros, pero creará y personalizará una aplicación móvil para cada club y la publicará en la App Store y Google Play como parte de una tarifa única de $ 100 (más $ 2 por miembro para descargar).
Por el contrario, varios de los productos revisados ??en este resumen no ofrecen acceso optimizado para dispositivos móviles.
Si las capacidades móviles sólidas son un factor importante para su organización, téngalo en cuenta al considerar una herramienta centrada en el comercio electrónico y solo para computadoras de escritorio, como aMember Pro.
Diferentes Audiencias
Las plataformas de gestión de membresía que analizamos aquí sirven a un número de audiencias diferentes y específicas, desde gimnasios y campamentos de verano hasta asociaciones profesionales y servicios de educación profesional.
Estas nueve plataformas admiten diferentes necesidades, ya que un gimnasio no necesitaría funciones para candidatos a cargos públicos, por ejemplo.
Wild Apricot cubre una variedad de tipos de clubes y asociaciones, incluidas las asociaciones sin fines de lucro y los clubes que necesitan controlar a sus miembros y facturarles cuotas y eventos.
MemberPlanet admite la gestión de membresías en organizaciones más pequeñas, como organizaciones sin fines de lucro ...
