A partir de $ 899 para la edición estándar, Blueridge Software Contract Assistant es una especie de entrada de la vieja escuela en el mercado de gestión de contratos.
Donde la mayor parte de su competencia ha adoptado un modelo de implementación en la nube, Blueridge se ha apegado al método de instalación de descarga y ejecución local más anticuado.
Aún así, es una solución bastante rica en funciones que se ha utilizado durante más de 15 años para clientes como cooperativas de crédito, hospitales, compañías farmacéuticas y otras organizaciones que necesitan mantener los datos detrás de su firewall.
Desde nuestra revisión inicial, Contract Assistant ha pasado por modestas funciones y mejoras de personalización.
Pero tres ediciones del producto (Standard, Pro y Enterprise) siguen siendo visualmente similares, con una amplia gama de menús y funciones en comparación con las interfaces de usuario (UI) más escasas de las opciones más nuevas basadas en la nube.
Blueridge Software dice que ha optado por permanecer en el espacio del software cliente / servidor en lugar de competir con docenas de opciones similares basadas en la nube.
Contract Assistant no ofrece ninguna capacidad de creación de contratos, negociación o colaboración incorporada.
Puede recurrir a Concord o Editors 'Choice Updraft (619,10 por mes para hasta 5 usuarios y 50 transacciones en Origin Systems) para eso.
Contract Assistant tampoco es tan infinitamente personalizable o repleto de funciones de gestión del ciclo de vida del contrato de principio a fin como Editors 'Choice Agiloft.
Sin embargo, si su empresa u organización prefiere una opción implementada localmente para el almacenamiento de contratos seguro (con opciones de categorización granular y funciones de administración), Contract Assistant es una herramienta bien equipada.
Le brinda informes y alertas sólidos, además de excelentes manuales de usuario para que se ponga al día.
Precios y planes
Como se mencionó, Contract Assistant viene en tres ediciones diferentes: Standard, Pro y Enterprise.
Las diferentes ediciones brindan diferentes niveles de servicio según el tamaño de su empresa o la cantidad de usuarios.
Las ediciones varían en precio desde $ 899 a $ 8,999.
Contract Assistant comienza en $ 899 para la edición estándar, que es una versión para un solo usuario instalada en su PC.
Esta versión es ideal para propietarios únicos u organizaciones en las que solo se necesita un administrador para supervisar los contratos en su sistema.
Esta edición de nivel de entrada viene con registros electrónicos completos, soporte para múltiples bases de datos, campos básicos y soporte para archivos, y "eventos con alarma" o alertas ilimitados por contrato.
También obtiene búsquedas, informes y personalización simples y avanzados de categorías y campos de contratos.
Para una funcionalidad adicional de informes personalizados, puede elegir la edición estándar Plus, con un precio de $ 1,198.
Le da acceso al Diseñador de informes opcional.
A diferencia de los precios de software como servicio (SaaS) de los productos basados ??en la nube, el precio base para cada edición es un costo único en comparación con los costos de suscripción recurrentes de cada producto basado en la nube revisado en este resumen.
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Todas las ediciones también vienen con una prueba gratuita de 30 días.
Una de las principales diferencias entre estas tres ediciones es la capacidad de ingresar contratos o documentos directamente en la base de datos.
Con las ediciones Standard y Pro, el usuario puede vincular la versión local de los documentos a su perfil en Contract Assistant.
En esta situación, el perfil del documento en Contract Assistant se puede vincular a su ubicación en la unidad o servidor, pero el documento nunca se carga en la base de datos.
Presumiblemente, para los usuarios de las ediciones Standard y Pro, el almacenamiento dentro de la base de datos no sería necesario, ya que los documentos podrían guardarse fácilmente en la computadora personal del usuario o en una unidad compartida para un grupo pequeño.
Sin embargo, para las grandes empresas o firmas, tal arreglo probablemente resultaría difícil de manejar tanto por razones de desempeño como de seguridad.
La edición Pro es un producto de red de área local (LAN) diseñado para pequeñas y medianas empresas (PYMES) o pequeños grupos de trabajo dentro de una organización.
Tiene un precio de $ 3,499 para la licencia base (cinco usuarios), aunque se pueden agregar asientos adicionales a un costo adicional.
En cuanto a las características, la edición Pro incluye la integración de la administración de documentos con Laserfiche y soporte para múltiples usuarios con seguridad y permisos básicos.
Finalmente, la edición Enterprise tiene un precio de $ 8,999 para la licencia base (cinco usuarios).
Este es un producto SQL Server / Client LAN / WAN (red de área amplia) que viene con una gama completa de características avanzadas de almacenamiento y categorización de documentos.
Estas características incluyen gabinetes y subcarpetas, búsqueda de texto completo, alertas recurrentes, personalización completa, almacenamiento de documentos de base de datos e informes personalizados vinculados al nivel de permiso del usuario.
El mantenimiento anual opcional es el 18 por ciento del precio total de compra para todos los planes.
Esto le brinda disponibilidad de actualización de productos y acceso a soporte telefónico (a diferencia de solo soporte gratuito por correo electrónico).
Puede actualizar a otra versión en cualquier momento.
Las licencias de usuario adicionales tienen un precio en una escala graduada en la que el precio por licencia disminuye a medida que aumenta el volumen para las ediciones Pro y Enterprise:
Edición Pro:
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1-4 licencias: $ 299
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5-9 licencias: $ 269
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Más de 10 licencias: $ 229
Por ejemplo, si hoy compra dos licencias adicionales, pagaría $ 299 cada una.
Si luego compra tres licencias más, pagaría $ 269 por cada una de ellas.
Edición de Empresa:
Por ejemplo, si hoy compra tres licencias adicionales, pagaría $ 599 cada una.
Si luego compra ocho licencias más, pagaría $ 529 por cada una de ellas.
Preparándose
Las ediciones Pro y Enterprise de Contract Assistant pueden instalarse en las PC de los usuarios o virtualizarse (es decir, instalarse en un servidor de aplicaciones que ejecute Citrix o Terminal Services, o como una aplicación web autohospedada mediante Citrix XenApp).
En otras palabras, Contract Assistant es cliente / software de servidor alojado en su red, sin datos residiendo en la nube.
Para permitir el acceso a la base de datos en empresas más grandes, esto significa que deberá instalar Microsoft SQL Server con la edición Enterprise.
Asegúrese de ponerse en contacto con Blueridge Software para obtener detalles específicos sobre cuáles serán los requisitos de back-end para su entorno.
Descubra qué versión de SQL Server y Windows Server se requiere y si estos recursos pueden ejecutarse virtualmente o requerir su propio servidor físico.
Para probar la edición estándar para nuestra revisión actualizada, configuré una prueba gratuita y descargué el software en mi PC con Windows 10.
El software Blueridge no proporciona descargas para Mac.
La compañía dice que es compatible con Windows 7, 8 y 10 pero, después de descargar el paquete de software, se me solicitó que descargue una versión anterior de .NET Framework antes de continuar con la instalación.
Este fue un problema menor de compatibilidad.
Pero, después de descargar .NET Framework 3.5 SP1 (a diferencia de la versión actual 4.7), la instalación se completó rápidamente y ya estaba en funcionamiento.
Una vez abierto, Contract Assistant le ofrece muchas funciones y opciones.
Pero lo hace en un diseño que está mejor organizado que la abrumadora selección de menús en Great Minds Software Contract Advantage y Coupa Contract Lifecycle Management (Gratis en Coupa).
Contract Assistant ofrece excelentes recursos de ayuda y documentación para ayudar con la configuración, la navegación y el uso.
Inmediatamente se me mostró una ventana emergente para "Comenzar en 10 sencillos pasos" siguiendo la hoja de ruta del producto y la guía de inicio rápido.
Los capítulos están indexados y se pueden buscar para que pueda crear sus propios favoritos en la guía y en todos los recursos de ayuda de Blueridge Software.
La documentación de ayuda y la facilidad de uso general de los recursos hicieron que me fuera fácil y rápido familiarizarme con la interfaz de usuario.
En la parte superior del tablero hay pestañas para Gestión de contratos, Base de datos e informes, Opciones y herramientas, Actualizaciones masivas (editar entradas de múltiples categorías, registros o usuarios) y Ayuda.
También hay una barra de herramientas similar a Microsoft Word con botones para crear y guardar una nueva entrada de contrato, además de los botones Eliminar, Deshacer y Buscar.
En el lado izquierdo hay un índice de contrato alfabético para una búsqueda rápida de su base de datos, dividido en categorías y carpetas de casos.
Las alarmas de contrato que están "sonando" (es decir, con fechas límite de contrato urgentes por resolver) se muestran en rojo.
Debajo de las barras de menú se encuentra el espacio de trabajo, que se divide en ventanas de tamaño ajustable.
Las ventanas están agrupadas por tipos de información y ofrecen pestañas para Índice de contratos, Información del contrato, Fechas clave, Categorías, Elementos / cláusulas clave, Descripción general, Enlaces de archivos y Notas y comentarios (que es el alcance de las funciones de colaboración del Asistente de contratos).
La biblioteca de cláusulas es similar a la que encontrará en Agiloft y la estructura de etiquetado personalizado es similar a la de ContractWorks (precio inicial de 500,00 por mes, facturado anualmente en ContractWorks).
Gestión del ciclo de vida del contrato
Después de completar la Guía de inicio rápido, hay una Guía del usuario igualmente útil con instrucciones para entradas y configuraciones más avanzadas.
La Guía del usuario ofrece instrucciones muy precisas para crear bases de datos y configurar los distintos campos de datos.
El proceso de gestión de contratos en sí es fácil y extremadamente personalizable.
Al agregar nuevas entradas de contrato o editar archivos de contrato, puede cambiar el nombre u ocultar campos, agregar títulos de usuario (en la pestaña Opciones y herramientas) y administrar fechas clave y alertas.
También puede agregar y administrar categorías y extraer cláusulas usando las ventanas en el lado derecho de la página de detalles del contrato.
En las ediciones Pro y Enterprise, lo hace a través del módulo de administración.
Al igual que en Agiloft y ContractSafe, los administradores pueden agregar usuarios y establecer permisos para ver contratos o elementos particulares de la interfaz de usuario.
Sin embargo, a diferencia de esas herramientas, no es necesario acceder a un panel de administración para hacerlo.
Todos los campos se pueden editar desde la página principal.
La edición Pro solo le ofrece opciones de privilegios completos o de solo lectura.
Pero la edición Enterprise tiene una seguridad más granular para registros específicos y las diferentes bases de datos a las que pertenece un usuario.
La edición Contract Assistant Enterprise también puede crear lo que se denominan "Vistas" para ocultar campos específicos para diferentes grupos de usuarios o empresas, o para mostrar un gabinete o carpeta en particular.
Agregar un nuevo registro es tan fácil como hacer clic en el botón Nuevo y hacer una copia de una plantilla de registro existente.
Como solo está categorizando los contratos existentes y pendientes, en realidad no está creando un nuevo contrato, solo la entrada de la base de datos para él.
En términos de búsqueda, puede ejecutar consultas por texto, palabra clave, fecha o campos como moneda o tipo de contrato.
Todos los campos se pueden buscar y se pueden incluir en informes estándar o personalizados ...
