Zoho är främst känt för två saker: För det första har det ett relativt stort bibliotek med småföretagsorienterade programvarulösningar, och för det andra är det ett företag som drivs av programmerare, som visar hur deras produkter designas och utvecklas - specialbyggda lösningar mer syftar till specifika arbetsflöden snarare än en publiktyp.
Det visas i Zoho Expense (som börjar vid $ 3 per månad vid fakturering varje månad för 10 användare och finns också i en freemium-version), ett utmärkt spårningsverktyg som klarar sig av sin specifika uppsättning uppgifter och kan anpassas så mycket som de flesta kunderna behöver.
Ett annat plus med Zoho Expenses är urvalet av programvara som kommer som en del av Zoho One-planen, som kostar 30 dollar per anställd och månad - en attraktiv affär.
Det räcker till $ 1 per dag per anställd för all Zoho-programvara.
Vi tyckte att appen var mer intuitiv för SMB-administratörer och konton än för anställda, men Zoho Expense är fortfarande ett värdefullt verktyg för affärsresenärer.
Medan det övergripande användargränssnittet (UI) saknar våra redaktörers valverktyg Certifiera och expensifiera, kan Zoho Expense annars göra allt.
Zoho Expense har en 14-dagars gratis provperiod som låter dig utforska appen på djupet, men det kan vara lättare att bli förtrogen med programvaran med dess gratisversion, som stöder upp till tre användare.
Den kostnadsfria prenumerationen begränsar kvittenslagring till 5 gigabyte (GB) för alla användare och 100 kvitton skannade per månad.
Annars får du nästan allt som ingår i den betalda versionen, inklusive stöd för flera valutor, dataimport från kreditkort, policyhantering och säkerhet som är beroende av SSL-kryptering (Secure Sockets Layer) och tvåfaktorautentisering.
Zoho Expenses Premium-prenumeration, som tar bort lagringsbegränsningar och lägger till ett godkännandearbetsflöde, börjar vid $ 3 per månad för 10 användare och lägger till $ 3 per månad för varje ytterligare användare.
Anpassade planer är tillgängliga för organisationer med över 500 användare.
Funktionell, mobil-första datainmatning
Slutanvändare (det vill säga anställda som vill ha återbetalning) kan ange data på flera sätt.
Företaget förväntar sig att de flesta användare kommer att fånga kvitton med mobilappen Zoho Expense för iOS, Android och Windows Phone, och det är verkligen den mest strömlinjeformade.
Men du kan också enkelt få in data i systemet med Zoho Expense-webbplatsen (där du kan dra och släppa kvittot till skärmen) genom att skicka kvitton via e-post till ett användar-ID som är dedikerat för varje anställd eller genom synkronisering med företags- eller personliga kreditkort .
Under tiden har Zoho Expense lagt till möjligheten att bulk radera användare, vilket kan vara en bra funktion.
Zoho Expense har två funktioner som de andra saknar.
Det är den enda appen som erbjuder ett tillägg för webbläsaren Google Chrome.
Den klippar en del av en webbsida och behandlar den som ett kvitto.
Dessutom har Zoho Expense en "skärm för bulkutgifter" så att du kan organisera en hel del kostnader på en sida.
I kalkylbladet-formuläret anger du en kostnads ??datum, säljare, kategori och belopp och länkar deras kvitton.
Processen är mindre tråkig än flera dra-och-droppar, och det skulle verkligen vara bekvämt att ordna efter en affärsresa.
Men vi önskar att Zoho Expense tog den här funktionen lite djupare genom att låta oss ladda upp ett kalkylark för att fylla i alla dessa fält.
Det är den typ av saker vi kan göra på flygningen hem.
Zoho Expense försöker kraftigt minimera datainmatning, särskilt i sin mobilupplevelse.
Från appen tar du en bild av ett kvitto och det laddas automatiskt upp.
Zoho Expenses OCR-funktion gör ett dandyjobb med att skanna kvitton för datum, handlarnamn och belopp.
När du har kartlagt en leverantör till en kategori kommer den ihåg kopplingen för nästa gång.
En kostnad kan tilldelas som fakturerbar till en kund, så att du kan debitera kunder för varor du köpt för deras räkning.
Och om du av misstag anger ett kvitto två gånger kommer Zoho Expanse att flagga det.
I vilket fall som helst organiserar Zoho Expense allt med namngivna rapporter ("septemberkostnader" eller "Resa till St.
Louis").
Du kan skicka rapporter från mobilappen eller webbplatsen samt få en översikt över aktuell status för varje inlämning.
Zoho Expense-webbplatsens instrumentpanel kommunicerar en överblickstatus på dina kvitton, pågående rapporter och aktuell status för inlämnade rapporter.
Detta är snyggt intuitivt och skiljer det från appar med lite mer förvirrande gränssnitt, som Concur Expense.
En trevlighet: Om du sammanställer en rapport från en samling kvitton, påminner Zoho Expense dig om orapporterade utgifter.
Det vill säga det kommer att påpeka att du laddade upp ett kvitto igår som du inte lade till i en rapport och frågar dig om du vill inkludera det i detta inlämnande.
Rensa kontroll för administratörer
Som många av de andra apparna har Zoho Expense tre användartyper: avsändare, godkännare och administratörer.
Var och en kan ha flera roller.
Till exempel kan en administratör bevilja godkännare möjligheten att godkänna sina egna utgifter och programvaran stöder flera nivåer av godkännande.
En regel kan skapas där en chef godkänner en rapport med en summa under ett visst belopp.
Om du går över det beloppet överlämnas rapporten till en vice president.
Du kan också skapa en företagspolicy där godkännare måste godkänna rapporter inom ett visst antal dagar och påminna dem när det datumet närmar sig.
Och nyligen lagt till: Möjligheten att delegera ett godkännande till en annan anställd när den vanliga godkännaren inte är tillgänglig.
Det är enkelt för chefen också.
Zoho Expense ger administratören en tydlig bild av varje rapport i kön, inklusive tillhörande kvitton.
Godkännande är så enkelt som att klicka på en knapp.
När en regel har överträtts - till exempel om en kostnad har lämnats in två gånger, flaggas överträdelsen högst upp i rapporten, tillsammans med en länk kan du tydligt se överträdelsen och föreslå en åtgärd.
Även om det inte är en så enkel process som du hittar i Abacus, kommer det fortfarande att vara mycket lätt för nya användare att plocka upp.
Men det finns gott om utrymme för att anpassa systemet.
Till exempel kan varje utgiftskategori ha sina egna krav, till exempel lunchkostnader som kräver ett kvitto på över $ 20 och ställer in högst $ 100 innan en avisering utlöses.
Det är enkelt att lägga till kategorier också.
Och det finns en hel del sätt att anpassa vad användare ser på en utgiftspost, till exempel om Zoho Expense uppmanar till plats eller projektnamn och vilka poster som är obligatoriska.
Till skillnad från de andra onlineapparna i denna sammanfattning är Zoho Expense en del av en produktsvit som inkluderar redovisning, kundrelationshantering (CRM) med Zoho CRM, onlineundersökningar och flera andra affärsappar.
Zoho Expense använder sig väl av denna integration, så på vissa sätt får du mer än du betalar för.
Om du till exempel ansluter den till Zoho CRM, kan säljteam samla utgifter kopplade till kunder, vilket gör det enkelt att skicka in av kunden eller på projektbasis.
Utöver Zohos egen programvara ansluter Zoho Expense till Intuit QuickBooks för redovisning, så att du kan schemalägga ersättningar i de vanliga bokföringscyklerna.
Utan den integrationen måste du exportera och importera data som CSV (med anpassade mallar för att exportera data) och notera ersättningen inom Zoho Expense.
Och eftersom du kan skapa anpassade roller som en extern revisor som får åtkomst till systemet, är detta något som en SMB kan välja att ladda ner till en expert.
Zoho Expense är en riktig välsignelse för administratörer som vill spåra analyser.
Du kan se pengarna spenderade efter kategori, säljare, kunder, till och med projekt, och dela upp data efter användare, avdelning och valuta.
Flera rapporter visar vart pengarna har gått.
De är endast text, inga vackra grafer, men om du är en böneräknare kanske du är mer intresserad av programvarans förmåga att exportera diagrammen som XLS, CSV eller PDF, eller hur den enkelt integreras med Zoho Sheet, så att dig att skapa färgglada bilder med den appen.
Slutligen, eftersom Zoho Expense länkar till sina egna Zoho Books, och som integreras med Zoho Reports, kommer antagligen revisorer att ha tillräckligt att arbeta med för att göra en rapport som de kan behöva.
Förutom Zoho-applikationerna integreras Zoho Expense också med produktivitetssviter som Google G Suite och Microsoft Office 365.
En oväntad integration är möjligheten att hämta kvitton från dina Lyft-turer.
Sammantaget kommer Zoho Expense att fungera för de flesta små och medelstora företag.
Med en attraktiv funktionsuppsättning, utmärkta integrationsfunktioner och en bra uppsättning prissättningsalternativ är Zoho Expense ett fenomenalt verktyg som bara ligger ett steg under våra Editors 'Choice-verktyg Certify Now och Rydoo.
Poängen
Zoho Expense klarar sig bra i den här kategorin, främst för att den har en solid funktionsuppsättning kombinerad med utmärkt anpassning och en liten affärsvänlig prislapp.
En bra idé för nuvarande Zoho-kunder och definitivt en att tänka på för människor som ännu inte har använt en Zoho-produkt.
