Trello är en iögonfallande, rolig och intuitiv app som hjälper människor att samarbeta kring jobbet.
Den största utmaningen att använda den är att avgöra om det är rätt typ av samarbetsapp för att hantera ditt arbete.
Trello beskrivs bäst som en kanban board-app, en programvarukategori som är bäst för att organisera, samordna och spåra arbete när det rör sig genom ett arbetsflöde bland en grupp människor.
Det är inte en bra app för traditionell projektledning.
Trellos säljpunkter är dess användarvänlighet och förmåga att dela Trello-kort med externa medarbetare.
Jämförelse av Trello med andra kanban-appar kommer det kort på vissa funktioner, till exempel simplan och gränser för pågående arbete.
Vad den har är ett urval av ytterligare funktioner du kan lägga till a la carte, gör appen bara så komplex och funktionsrik som du vill att den ska vara.
Att ta reda på om det är rätt för ditt team och det arbete du vill hantera kan ta lite försök och fel.
Är Trello en projekthanteringsapp?
En vanlig fråga jag hör om Trello är den här: "Är inte Trello en projektledningsapp?"
Det är det och det är det inte.
Det beror på hur strikt du är med din definition av ordet "projekt".
Ett projekt är en grupp uppgifter som har startdatum, slutdatum och slutprodukt.
Inte allt arbete är ett projekt.
Att bygga ett hus är ett projekt.
Att svara på samtal i ett callcenter är inte ett projekt.
På Daxdi ser vi på samarbetsappar som en mycket stor kategori.
Inom det har vi några underkategorier som gör det lättare för människor att lära sig om och jämföra programvaran som bäst passar deras behov.
En av dessa underkategorier är traditionell programhanteringsprogramvara.
En annan är kanban board-appar.
Trello passar snyggare in i kaban-underkategorin, eftersom den har alla de typiska funktionerna i en kanban board-app.
Kan du använda Trello för att hantera vissa typer av projekt? Ja.
Du kunde.
Skulle det vara ett dåligt val av app för att hantera mycket stora och komplexa projekt, till exempel en raketlansering? Ja.
Det skulle.
Vad är Kanban?
Kanban är en metod för att organisera, spåra och hantera arbete.
Föreställ dig att du vill hantera en familjen att göra-lista med hjälp av en affischstavla och klisterlappar.
Du kan börja med att göra tre kolumner (Trello kallar dem listor) märkta Att göra, Göra och Klar.
Du kan sedan skriva på klisterlappens sysslor som måste göras och lägga dem i den första kolumnen.
Låt oss säga att familjen har beslutat att varje hushållsmedlem ansvarar för högst tre uppgifter vid en given tidpunkt.
Nu kan alla välja tre uppgifter från kolumnen Att göra och lägga till sitt namn i klisterlappen.
Eller någon annan kan tilldela uppgifter till dem.
När den ansvariga startar uppgifterna, flyttar de fästiset till kolumnen Gör.
När de är klara lägger de in kolumnen Klar och kan sedan välja en ny uppgift.
Från exemplet kan du få två fördelar med kanban.
En är att det är ett utmärkt system för att begränsa hur mycket arbete en person kan ha på sin tallrik åt gången.
Det andra är att alla har synlighet i läget för det arbete som teamet (i det här fallet familjen) behöver göra.
Detta möjliggör både ansvarsskyldighet och möjligheten att hjälpa andra teammedlemmar som hamnar efter.
Kanban-kortappar är perfekta för att hantera arbete och förflyttning av arbete genom olika stadier eller arbetsflöden.
Inte allt "arbete" passar dock bra för denna inställning.
Om du lanserar en raket eller bygger ett sjukhus behöver du mer robust programvara som kan spåra hur olika delar av projektet påverkar varandra.
Till exempel beror tidslinjen för att bygga ett sjukhus på när grunden hälls ut.
Om du missar tidsfristen på grund av dåligt väder måste alla andra delar av projektet anpassas för att tillgodose förändringen.
Kanban-brädor är inte utrustade för att hantera sådana slags eventualiteter.
Pris och planer
Trello har trimmat ner antalet plantyper som det erbjuder till tre och har blivit av med sitt tidigare guldalternativ.
Du kan nu registrera dig för ett gratis-, Business Class- eller Enterprise-konto.
Trello Free är som namnet antyder: gratis.
Med den här typen av konto kan du skapa så många personliga anslagstavlor, kort och listor som du vill, även om du är begränsad till att göra fler än tio team (det vill säga samarbetande) brädor.
Filbilagor kan vara högst 10 MB stora och du kan inte integrera ditt konto med andra appar.
Viktigast av allt, du får bara en uppstart per bräda.
Startkonceptet är viktigt för att förstå vad som gör det fria kontot så mycket annorlunda än de betalda kontona.
Power-ups är a la carte funktioner som du lägger till på dina Trello-kort.
Med de flesta affärsprogramvaror väljer du ett servicenivå baserat på de funktioner som erbjuds på varje nivå.
Till exempel kan du få funktioner A och B med det första servicenivån, men A till D med det andra nivån, och så vidare.
Trello är annorlunda.
Med Trello anpassar du vilka funktioner (eller power-ups) du vill ha för varje kort.
Och antalet funktioner du kan lägga till varierar beroende på vilken kontotyp du väljer.
Några exempel på uppstart är en kalendervy, tidsspårning och anpassade fält.
Om du vill ha alla dessa tre funktioner på ett bräde kunde du inte göra det med Trello Free eftersom du bara får en uppstart per bräda.
Businessklassen (12,50 dollar per person och månad eller 119,88 dollar per person och år) och företagskonton (priserna varierar) har obegränsade uppstart.
De har också en gräns på 250 MB för uppladdningar och låter dig skapa ett obegränsat antal teamboards.
Skillnaden mellan dessa två typer av konton har mindre att göra med slutanvändarens funktioner och mer med alternativ för hantering av backend.
Trello Enterprise innehåller verktyg för att administrera enkel inloggning och hantera behörigheter och begränsningar.
Hur jämför Trellos priser?
Trellos priser är i nivå med andra programvarupaket för samarbete.
Under de första åren efter den första lanseringen debiterade Trello mycket mindre, vilket förutom det vänliga användargränssnittet hjälpte det att få ett rykte för att vara ett bra verktyg för småföretag och nystartade företag.
Priserna är fortfarande rättvisa, men de är inte en stjäla.
Asana debiterar lite mer än Trello, från $ 13,49 per person och månad.
Airtable, som är en relationsdatabas som också fungerar bra för hantering av arbetsflöden, tar ungefär samma kostnad (från $ 120 per person och år).
Leankit, en annan enkel kanban board-app, tar ut mycket mer ($ 228 per person och minimum per år).
Zenkit debiterar nästan samma som Trello med sina $ 9 per person och månad, liksom Wrike till $ 9,80 per person och månad.
Du kan jämföra dessa priser med mer traditionella projekthanteringsappar, varav några nu erbjuder kanban-kortfunktionalitet inom dem, men det kan bli rörigt.
Vissa projekthanteringsappar tar ut per person och månad och andra tar ut en avgift för upp till ett visst antal användare, vilket gör det svårare att jämföra priser.
Till exempel tar Zoho Projects nu ut en skattesats för en grupp, t.ex.
240 dollar per år för upp till 10 personer.
Zoho Sprints, en annan produkt från samma företag som är mer fokuserad på smidig projektledning i en kanban styrelseinställning, använder en liknande grupphastighetsberäkning; det kostar 12 dollar per månad för en grupp på 10.
Teamwork-projekt tar dock ut mer $ 9 per person och månad, även om det är minst 5 personer.
Som jag sa blir det lite rörigt
Komma igång med Trello
Som med alla kanban-appappar låter Trello dig skapa anpassade kort.
Tidigare nämnde jag exempelbordet för To Do, Doing, Done.
Det är bara ett exempel.
Du kan skapa brädor med så många kolumner som du vill, och du kan namnge de kolumnerna vad du vill.
Därefter gör du kort att lägga i kolumnerna.
Trellos kort kan ha mycket detaljer om dem.
Du kan ange en uppgifts namn, tilldelare, deluppgifter, förfallodatum, beskrivning, hyperlänkar, bilagor, etiketter (liknar taggar) och mer.
Ett annat steg för att komma igång är att bjuda in människor att gå med i din styrelse, om du vill skapa teamboards.
Du kan också använda Trello för personlig kanban om du vill organisera dina egna uppgifter och arbetsflöden privat.
Något nytt för Trello är mallar.
Du kan nu välja en tavla som redan har utformats för att hjälpa dig mot bättre arbetsflödeshantering, beroende på vilken typ av arbete du har.
Några exempel på mallar är Publishing Process, Design Sprint, Support Ticket Management och Office Party Planning.
Med ett betalt Trello-konto kan du skapa egna mallar som ditt team också kan använda.
Appar och interaktivitet
Du kan använda Trello som en webbapp eller som en nedladdad skrivbordsapp (mac OS, Windows) eller mobilapp (Android, iPhone och iPad).
Webbappen fungerar smidigt, med fantastiska dra-och-släpp-funktioner, inklusive när du vill ladda upp bilagor.
Du får några fördelar med att installera en stationär app.
Till att börja med får du skrivbordsaviseringar samt alternativ för snabba tillägg.
Du får också Touch Bar-funktioner med en kompatibel Mac och ytterligare kortkommandon.
Trello låter dig ladda upp innehåll från inte bara skrivbordet utan även Google Drive, Box, Dropbox och URL-adresser.
När du laddar upp en bild till ett kort kan Trello göra den till en omslagsbild, vilket hjälper dig att snabbt identifiera vad kortet innehåller.
Det finns nu ett alternativ att lägga till en omslagsbild även om du inte har något att ladda upp.
Trello låter dig köra en snabb sökning på Unsplash för att hitta något relevant.
Medan du kan tilldela någon till ett kort och ställa in ett förfallodatum, kommer du inte att hitta mer avancerade projekthanteringsfunktioner, till exempel att uppskatta bästa och sämsta scenarier för hur lång tid en uppgift kan ta att slutföra.
Det är också konstigt för mig att kort inte kan kryssas av som gjort, även om du kan "arkivera" dem.
Detta är fallet även när ett kort har ett förfallodatum.
Kanske är problemet att jag försöker tygla kort till att vara uppgifter när de faktiskt inte behöver vara.
Trello är ett mycket flexibelt system i den meningen.
Kort kan vara vad du vill precis som kolumner kan vara för vad du vill.
Funktioner och uppstart
Färgkodade etiketter är ett annat verktyg för att organisera kort, även om jag tycker att de är lite av en besvikelse.
Varje etikett kräver en färg, vilket innebär att du snabbt tar slut på lätt identifierbara färger efter kanske 10 eller så.
Det finns ett alternativ för att aktivera mönster för färgblinda användare.
Jag skulle vilja ha alternativet att använda nyckelordstaggar som etiketter, om det bättre passar behoven hos min tavla.
Det skulle lägga till fler sätt att söka efter, sortera och filtrera kort.
Trello kommer inte med tidsspårning som standard, men du kan lägga till den som en uppstart.
Du kan lägga till fler funktioner genom ...
