Airtable är ett relationsdatabasverktyg som också är ett online-samarbetsverktyg.
Innan du borstar bort det som tråkigt på grund av ordet databas, vet att Airtable är lätt att använda och extremt mångsidigt.
Du kan använda den för att hantera arbete, spåra och organisera inventeringar, planera ett evenemang och mycket mer.
Det skiljer sig från andra, äldre databashanteringssystem eftersom det ser ut som en app som vem som helst kan lära sig att använda, med enkelt språk, vänliga färgscheman och användbara ikoner.
Det är också utomordentligt anpassningsbart.
För sin mångsidighet och användarvänlighet är det ett redaktörsval bland samarbetsappar.
Vad är luftbord? Vad kan du göra med det?
Airtable är ett onlinesystem där en grupp medarbetare kan lagra, dela och redigera information tillsammans.
Informationen kan vara idéer, inventering, uppgifter eller något annat.
Allt detta kan låta vagt, men det är svårt att beskriva appen utan att ge exempel eller göra jämförelser, så låt oss göra det.
Du vet förmodligen redan att du kan lägga in information i ett kalkylark online, till exempel Google Sheets, och bjuda in människor att visa eller redigera den med dig.
Det arket kan innehålla mycket enkel information, till exempel en lista med namn och adresser.
Eller det kan vara ganska detaljerat, som ett finansiellt bokföringssystem som länkar till andra ark och så vidare.
Airtable har mycket gemensamt med gemensamma onlinekalkylblad, förutom två stora skillnader: För det första låter Airtable dig hantera databaser snarare än ark, och utan att gå in i mycket detaljer om hur kalkylblad skiljer sig från databaser, låt oss bara säga att databaser är mer komplexa.
För det andra är Airtable mycket mer användarvänligt, så du behöver inte vara en Excel-expert för att använda den.
I sin kärna är Airtable ett online-system för att skapa och redigera databaser bland en grupp människor.
En databas är inget annat än en uppsättning saker grupperade tillsammans.
Som ett exempel kan du använda Airtable för att hantera arbete, till exempel uppdatera artiklar på en webbplats.
Du kan börja med att skapa en databas med alla artiklar på din webbplats som behöver uppdateras.
Du utformar posterna för databasen så att de innehåller fält för artikelns namn, dess URL, den ursprungliga författaren, publiceringsdatum, tidsfrist för uppdatering av den och så vidare.
Sedan kan du bjuda in redaktörer och författare till databasen för att tilldela sig arbete och kanske kryssa i en kryssruta i varje post i databasen för att ange när de är färdiga med att uppdatera en artikel.
Airtable levereras med ett användbart urval av mallar, som kan ge dig fler idéer om hur du kan använda den.
Det finns till exempel mallar som heter Social Media Calendar, Wedding Planning, Nonprofit Grant Tracker, Employee Onboarding, Bug Tracker, Product Launch och många andra.
Hur mycket kostar luftbord?
Airtable har fyra plantyper: Gratis, Pro, Plus och Enterprise.
Företaget erbjuder rabatter på dessa planer för organisationer inom ideell verksamhet och utbildning.
Med en Free Airtable-plan får du obegränsade databaser och det finns inga begränsningar för antalet personer du bjuder in som medarbetare.
Det finns dock en gräns på 1 200 poster per databas och du får 2 GB lagringsutrymme per databas, vilket är ganska generöst om du inte hanterar stora bilagor.
Du är också begränsad till två veckors revisions- och ögonblicksbildshistorik och 100 automatiseringskörningar per månad.
Automationer är åtgärder som att skicka meddelanden eller skapa kalenderposter, utlöst av villkor.
Du kan tänka dig att de tar formen "När X händer, gör Y automatiskt." Varje gång en av dessa åtgärder inträffar betraktas som en körning.
Plus-kontot är nästa servicenivå.
Det kostar $ 12 per person och månad eller $ 120 per person och år.
Du kan ha så många databaser och medarbetare som du behöver, och antalet poster per databas ökar till 5000.
Lagringsutrymmet ökar till 5 GB per databas, och du får 6 månaders revisions- och ögonblicksbildshistorik.
Du får också 5 000 automatiseringskörningar per månad.
Pro-kontot kostar $ 24 per person och månad eller $ 240 per person och år.
Med detta servicenivå ökar antalet poster per databas till 50 000 och du får 20 GB utrymme per databas.
Du får ett års revisions- och ögonblicksbildshistorik och 50 000 automatiseringsdrift per månad.
Det kommer också med prioriterat stöd, anpassade varumärkesformulär, personliga vyer och några andra avancerade funktioner.
Det sista är Enterprise-kontot, och för denna nivå måste du kontakta företaget för en prissättning.
Den här servicenivån utvidgar helt enkelt de flesta gränserna från Pro-kontot och lägger till administrationskontroller.
Hur jämförs Airtables priser?
Jämfört med andra samarbetsappar är Airtables priser rimligt konkurrenskraftiga, men det är svårt att jämföra Airtable direkt med någon annan app.
Smartsheet (från $ 19 per person och månad) har till exempel ett kalkylbladliknande tillvägagångssätt som liknar Airtable, men du kan också använda det som en fullfjädrad projekthanteringsapp.
Airtable är inte utformat för det.
En annan app som delar vissa likheter men inte strängt taget är ett databashanteringsverktyg är Monday.com.
Det kostar ungefär $ 10 till $ 20 per person och månad, men med Monday.com måste du betala för licenser i förinställda partier, så om du till exempel har ett team på 17 personer, måste du runda upp och betala för 20.
Quick Base, ett annat online databassystem, gör inte längre sina priser offentliga, men tidigare debiterades de avgifter som liknar Airtable.
Quick Base kräver ett minimum antal licenser per konto.
Komma igång med Airtable
Airtable har appar för macOS, Windows, iPhone, iPad och Android.
Tjänsten fungerar också på webben.
Registrering för ett konto tar lite mer än en e-postadress och lösenord.
När du har ett konto kan du komma igång med att skapa Spaces och bygga databaser.
Utrymmen är där du placerar databaser, så du kan till exempel skapa ett utrymme för olika team i din organisation eller ett utrymme för arbetsprojekt och ett utrymme för personliga projekt.
För att bygga en databas kan du börja från en mall, bygga en databas från grunden eller importera data från någon annanstans.
Du behöver en CSV-fil om du ska ladda upp något, men ett annat alternativ för små databaser är att helt enkelt kopiera och klistra in innehållet i ett fönster som Airtable tillhandahåller.
Vi testade den här funktionen med en databas som bara hade en handfull kolumner men mer än 400 rader, och det fungerade utan problem.
Nästa steg är att anpassa din databas.
Bör ett antal rader eller kolumner frysas när du visar det i rutnätformat? Vilken typ av värden vill du ha i rubriken för varje kolumn? Airtable håller denna anpassning enkel med ett vänligt användargränssnitt som innehåller många ikoner.
Ingenting om det verkar skrämmande.
Möjligheten att skapa och spara anpassade vyer i Airtable är en annan nyckelfunktion och en som ytterligare stöder samarbete.
Airtable ger dig ett överflöd av verktyg för att filtrera och sortera det du ser vid en given tidpunkt.
Förutom den klassiska rutvyn, där dina data visas nästan som en tabell, är andra alternativ Kalender, Galleri och Kanban.
Kanban är inte bara ett sätt att se information på olika sätt.
Det är också en metod för att organisera information och få arbete gjort.
Med Airtable kan du och dina lagkamrater skapa kanban-kort och hantera ditt arbete med dem.
Du kan enkelt växla från Kanban-vyn till en Grid-vy när det hjälper till att se uppgifter som läggs ut på ett annat sätt.
Enkel terminologi och användning av ikonografi gör det enkelt att navigera i Airtable och börja anpassa synpunkterna i databaser.
Även om du inte har omfattande kunskaper om hur du använder kalkylprogramvara känns Airtable fortfarande väldigt lättillgängligt.
I stället för att skriva formler med Excels lingo, känns det i Airtable mer som om du säger till appen "Visa mig det här, men inte det."
Airtable erbjuder inte Gantt-diagramvyer som standard, men du kan få dem genom att installera en Gantt-app från Airtable Apps Marketplace - mer om det lite.
Gantt-diagram är tidslinjevyer som vanligtvis visar varaktigheten för uppgifterna och eventuella beroenden mellan uppgifterna.
Om du behöver Gantt-diagramvyer kan du ha det bättre med en projekthanteringsapp.
Våra toppval i den kategorin är Zoho-projekt för småföretag med låg budget, lagarbete för små och medelstora företag och LiquidPlanner för stora organisationer.
Databasregister
Skivor i Airtable expanderar till full vy för att visa alla detaljer utan att sidan behöver laddas om eller ett nytt fönster öppnas.
När du har utökat en post kan du lägga till mer information i den, redigera den och så vidare.
Du kan inte se alla dessa detaljer enkelt från rutnätet.
I en lagerdatabas över jordbruksutrustning som du äger kan du till exempel enkelt se över en lista över allt du äger och andra viktiga värden som du vill se med en överblick.
Utöka en post, dock, och du kan se alla detaljer om den utrustningen, till exempel ett uppladdat kvitto från när du först köpte det, en länk till tillverkarens information eller garanti, anteckningar om när du senast körde underhåll på den , och så vidare.
För att ladda upp bilagor, vare sig bilder eller dokument, kan du dra och släppa dem till posten.
Den utvidgade vyn har också en plats för kommentarer, där du kan använda @ symboler före människors namn för att flagga deras uppmärksamhet.
Medan du kan länka en post till en annan i samma databas kan du inte länka till en enskild post som är lagrad i en annan databas.
(Det finns dock en lösning om du är villig att ställa in Airtable Sync).
Observera att synkronisering endast är enkelriktad och att automatiserade synkroniseringar sker en gång var femte minut.
Samarbete är en viktig del av Airtable, men det är också att begränsa vem som kan göra ändringar i din databas.
När du bjuder in andra kan du i rollen Ägare / Skapare ge dem en av fyra behörighetsnivåer.
Först är samma behörighetsnivå som du har, ägare / skapare.
Alla i rollen Ägare / Skapare har full tillgång till databasen, inklusive möjligheten att ändra andras behörighetsnivåer och ta bort det hela.
För det andra är redaktören.
Personer med åtkomst på Editor-nivå kan lägga till, ta bort och ändra poster, kommentera poster och lägga till, ta bort och ändra vyer.
Dessutom kan de komma åt hela databasen.
Tredje är Kommenter, eller någon som kan komma åt och visa hela databasen men bara kan kommentera poster.
De kan inte göra några andra ändringar.
Senaste är skrivskyddad åtkomst.
Alla som har denna behörighetsnivå kan bara se databasen och posterna men kan inte göra några ändringar eller lägga till kommentarer.
Här är en ...
