Om du jonglerar med flera projekt och försöker hålla reda på vad som behöver göras innan något annat kan göras, och av vem, behöver du programvara för projektledning.
Till skillnad från andra typer av arbetshanterings- eller samarbetsappar har projekthanteringsappar Gantt-diagram som visar hur alla uppgifter i ett projekt bidrar till slutresultaten, samt vilka potentiella vägar som finns på din tidslinje.
GanttPro, som lanserades 2015, är en sådan app.
Den är skräddarsydd för små företag som behöver en kärnprojekthanteringsplattform men inte massor av extra sådana rapporter eller faktureringsverktyg - även om den erbjuder grundläggande budgetspårning.
Det fungerar bra och är lätt att använda.
Om du behöver mer än vad GanttPro erbjuder, prova Zoho Projects eller Teamwork (tidigare Teamwork Projects), våra Editors 'Choice-vinnare för små till medelstora team.
Zoho Projects är super billigt men ändå kapabelt.
Teamwork erbjuder fler funktioner, såsom tidsspårning och verktyg för resurshantering, för växande team.
Större organisationer kommer att upptäcka att LiquidPlanner, ett annat Editors Choice-val, är byggt för att hantera de största och mest komplexa jobben, och det lägger till djupgående resurshanteringsverktyg för att starta.
Vad är ett Gantt-diagram?
Ett Gantt-diagram är ett diagram som visar alla uppgifter som utgör ett projekt som ritas ut på en tidslinje.
Gantt-diagram visar projektledare och teammedlemmar:
De flesta projekthanteringsappar inkluderar Gantt-diagram.
Appar som inte har dem är ofta arbetshanteringsappar snarare än traditionella projekthanteringsappar.
Skillnaden mellan de två kategorierna kan vara svår att fastställa, men i allmänhet är arbetshanteringsappar (tänk Trello och Airtable) bra för att hantera pågående arbete, som att svara på support-e-postmeddelanden eller publicera korta artiklar.
Projektledningsappar är utformade för att hantera komplexa projekt.
Ett projekt är ett parti arbete som har startdatum, slutdatum och leverans.
Att bygga en webbplats är ett projekt.
Att sätta nytt innehåll på en webbplats dagligen är pågående arbete.
En fördel med att använda Gantt-diagram är att de ger projektledare eller leder en bredare bild av uppgifter, tidslinjer och resurser på en gång.
Som ett resultat kan de hantera resurser effektivt.
Hur mycket kostar GanttPro?
GanttPro erbjuder inte ett gratis konto.
Det finns dock en 15-dagars gratis provperiod, och du behöver inte lägga ner ett kreditkortsnummer för att få det.
Det finns ett personligt konto för individuell användning endast för $ 180 per år.
För grupper finns det ett teamkonto och priset varierar beroende på antalet personer i ditt team.
Ju större gruppen är, desto lägre är per personpriset och botten på $ 4,50 per person och månad (det är för en grupp på upp till 95 personer).
Fakturering sker årligen, inte varje månad, men vi ger exempel på båda sätten för att göra det lättare att jämföra med andra tjänster.
Mängden lagringsutrymme du får varierar beroende på teamets storlek, med minst 5 GB.
Om du behöver mer kan du kontakta supportteamet och be om det.
En företrädare sa till mig att de ger ut det lätt, inga frågor ställs.
Att betala för fem personer, vilket är det lägsta, kostar 8,90 dollar per person och månad eller 106,80 dollar per person och år för totalt 534 dollar.
Observera att kostnaden är för upp till fem personer och prisskalan fungerar i steg om fem.
Om du till exempel har sju personer i ditt lag betalar du för 10.
Ett team på 18 personer kommer att betala för 20 och så vidare.
En grupp på upp till 20 personer kostar $ 8 per person och månad.
Eftersom du betalar per år är det dock $ 96 per person och år, eller $ 1 920 totalt.
För en grupp på 50 är priset $ 6 per person och månad, så det är $ 72 per person och år eller totalt $ 3600.
Om du har en större grupp kan du kontakta företaget för en uppskattning av en Enterprise-plan.
GanttPro erbjuder nu även tvåfaktorautentisering och enkel inloggningsalternativ för organisationer.
Hur jämför GanttPros priser?
Projektledningsappar tenderar att falla i tre priskategorier.
Först är appar som kostar ungefär $ 10 per person och månad eller mindre, som vanligtvis passar små företag.
GanttPro faller helt i denna kategori.
Andra är Zoho Projects och TeamGantt.
För det andra är appar med en mellanliggande prislapp.
Dessa appar erbjuder ibland mer än andra, även om vad de exakt erbjuder varierar.
Om du letar efter en projektledningsapp som gör något specifikt, till exempel inkluderar fakturering och fakturering eller erbjuder verktyg för korrektur, kan du vanligtvis hitta den inom detta mellanliggande nivå.
Dessa typer av appar kostar ungefär $ 15- $ 35 per person och månad, och några exempel är Smartsheet, EasyProjects, Celoxis och Microsoft Project.
Slutligen finns det mjukvaruprodukter i den höga änden av prisskalan.
De är byggda för att hantera hundratals projekt och tusentals teammedlemmar, och de kör cirka $ 40 per person och månad eller mer.
Några exempel är LiquidPlanner, Mavenlink och Clarizen.
Dessa avancerade verktyg kan ofta automatiskt omplanera arbete när en deadline försvinner eller när en teammedlem oväntat inte är tillgänglig för arbete.
Installation och gränssnitt
GanttPro gör det enkelt att skapa ett konto, skapa ett projekt och börja utforska hur man använder appen.
När du först kommer in på ditt konto uppmanar appen dig att skapa ett projekt.
Du kan välja att börja från grunden eller välja en mall.
Mallarna täcker en rad alternativ, från webbdesign till konstruktion.
Därifrån går du direkt in i appen och ser en Gantt-diagramvy över ditt projekt.
När du börjar lägga till detaljer eller göra ändringar föreslår appen videohandledning som hjälper dig.
Om du till exempel börjar fisa med funktionen för att skapa baslinjer eller jämföra ditt projekt med en tidigare baslinje, rekommenderar GanttPro en video som inte bara visar hur du använder verktyget utan också förklarar vad baslinjer är och varför de är användbara inom projektledning.
GanttPros gränssnitt har ett uppdaterat utseende och känns smidigt när du interagerar med det.
Det finns några platser i appen där du kan förvänta dig att en andra panel ska öppnas och det gör det inte, men vid testning lärde vi oss att navigera i appen med lätthet på ungefär en dag.
Nyckeln till att komma igång är att bjuda in människor att gå med i ditt projekt, vilket du gör via en e-postinbjudan som skickas från appen.
När du bjuder in kollaboratörer kan du utse dem som administratör för att ge dem fullständiga behörighetsnivåer eller låta administratören vara avstängd.
Som standard är personer du bjuder in teammedlemmar med vissa begränsningar för vad de kan redigera i projektet.
På samma sida där du bjuder in teammedlemmar kan du också skapa virtuella resurser.
Dessa resurser kan vara allt annat än en specifik person, till exempel "kontraktsdesigner" eller "uthyrningsbil".
Senare kan du koppla en kostnad till dessa resurser.
Om du arbetar med externa klienter kanske du vill ge dem en viss inblick i status för ett projekt utan att avslöja allt.
GanttPro låter dig göra detta genom att generera en filtrerad vy av ditt Gantt-diagram och sedan skapa en offentlig URL till det.
Den som når länken får endast tillgång till en interaktiv visning av information.
Spåra uppgifter med GanttPro
Liksom alla projekthanteringsappar hjälper GanttPro dig att spåra projektens framsteg och hålla dem på deadline.
När du skapar ett projekt ger du åtminstone ett startdatum, slutdatum och beskrivning.
Du vill antagligen också lägga till milstolpar, uppgifter, deluppgifter och andra detaljer.
När du fyller i ditt projekt och kartlägger hur det kommer att gå, plottar GanttPro det på ett Gantt-diagram.
Dessutom låter appen dig byta till en kanban-kortvy om du föredrar att se uppgifter som läggs ut annorlunda.
Kanban är en metod för att hantera arbete.
Du har en tavla med en serie vertikala kolumner och du har kort.
Varje kort är en uppgift.
Du märker kolumnerna hur du vill, även om folk ofta använder dem för att representera ett arbetsflöde, till exempel Att göra, Göra, Klar.
I GanttPro är kolumnerna öppna, pågående, klara och stängda, och du kan inte ändra dem.
Du flyttar varje kort över kolumnerna när det går igenom arbetsflödet.
GanttPro är inte den enda projekthanteringsappen som erbjuder en kanban-vy.
Zoho-projekt, lagarbete, Wrike och många andra gör det också.
Teamwork har en bättre implementering eftersom det låter dig anpassa kolumnerna.
I själva verket kan du spåra saker som är helt relaterade till vad du spårar i Gantt-vyn.
Detaljeringsnivån du kan lägga till uppgifter är mer än tillräcklig.
Varje uppgift kan ha start- och slutdatum, eventuellt med en tid, plus mottagare, framsteg (i procent), status (samma som kanban-kolumnerna), prioritetsnivå, uppskattning, typ (uppgift, milstolpe), tidslogg, varaktighet, beskrivning, bilagor, beroenden och kommentarer.
Det finns också ett alternativ att skapa ett anpassat fält.
I Gantt-vyn markerar en kritisk sökfunktion rött sekvensen av uppgifter som måste göras för att projektet inte ska stanna och istället gå framåt som förväntat.
Projektledare tycker ofta att det är till hjälp eftersom det gör att de snabbt kan identifiera uppgifter som inte får glida, annars kan andra också riskera att glida.
GanttPro inkluderar tidspårning, både genom manuell inmatning och genom att köra en timer i appen medan du arbetar.
Zoho Projects, Teamwork, ProofHub, TeamGantt och Wrike har alla timers i appen, tillsammans med flera andra projekthanteringsappar.
Med GanttPro kan du anpassa en hel del av appen - allt från detaljeringsnivån som du ser på ditt Gantt-diagram till tidpunkten för lunchpauser under ditt lags dag.
Du kan till exempel ställa in arbetsveckan till söndag till torsdag eller måndag till fredag ??och timmarna 09:00 till 13:00 och 14:00 till 17:00, med en timmes lång paus i mitten av dagen.
Några designdetaljer sticker ut som att lägga till en sked socker till upplevelsen av att hantera projekt.
En av dem är en mini-instrumentpanel som visar en översikt på hög nivå av dina projekt.
Du ser det när du klickar på Alla projekt från menyraden till vänster.
Så bra som den här instrumentpanelen är, du får inga andra i appen.
Ett annat sötningsmedel är att kunna justera detaljer på Gantt-diagrammet som gör det mer behagligt för ögat, till exempel att välja om avataren för den tilldelade personen dyker upp bredvid uppgifter eller att skriva ut uppgiftsnamnet bredvid nyckelfältet snarare än på toppen av det.
Det är enkelt och kanske till och med lite dumt, visst, men vem kan argumentera med den typen av uppmärksamhet på detaljer?
Andra funktioner som är värda att notera inkluderar en resurshanteringsöversikt som visas längst ner i Gantt-diagrammet, baslinjer för att jämföra projektets nuvarande tillstånd mot tidigare prognoser och en sparad ...
