Dokmee från Office Gemini har verkligen inte varumärkesigenkänning av Microsoft SharePoint Online eller Adobe Document Cloud Standard.
Att döma en produkt enbart efter dess varumärke är dock sällan en idealisk sak.
Dokmee (främst riktat mot små och medelstora företag), Dokmee (som börjar på $ 29 per användare och månad) ser ut att erbjuda viktiga funktioner för dokumenthantering, utan att bli så komplex att användare inte kan dra nytta av verktyget.
Även om den är full av attraktiva funktioner, slår den inte våra två Editors 'Choice-vinnare, Ascensio System OnlyOffice och Microsoft SharePoint Online, i kategorin dokumenthantering.
Installera alternativ och priser
Flera alternativ finns när det gäller var Dokmee kan installeras och användas, men det måste göras betydande överväganden när det gäller hur detta påverkar tillgänglighet och prissättning.
Ingångslösningen, Dokmee Desktop, är avsedd för en enskild användare och tillhandahåller grundläggande funktioner som filindexering, anteckningar, spårning av metadata genom nyckelfält och vissa skanningsfunktioner.
Dokmee Desktop kan köpas för ett pris av 249 $ från företaget.
För företag som vill minimera installationsprocessen, erbjuder Dokmee Cloud prissättning baserad på lagringskrav (från $ 29 per månad eller $ 313 per år för 10 gigabyte (GB), hela vägen upp till $ 99 per månad eller $ 1 069 per år för 100 GB) .
Dokmee Cloud-licensen stöder en enskild användare, med ytterligare platser som ger dig $ 15 per månad eller $ 162 per år.
Detta kan börja lägga upp i en hast om du inte är försiktig eftersom 10 GB-tjänsten ($ 313 per år) och ytterligare fyra användare ($ 162 per år gånger 4) ger dig tillbaka $ 961 per år.
Denna prisnivå är svår att svälja med tanke på Microsofts nybörjarnivå SharePoint Online ($ 5,00 per användare per månad på Microsoft365 för företag) planerar för samma fem användare att kosta $ 300 per år ($ 5 per användare och månad) och samtidigt erbjuda 1 terabyte (TB) lagring per användare.
Dokmee's lokala alternativ, Dokmee Professional och Enterprise, är mer traditionella, serverbaserade applikationer som låter flera användare hantera och spåra dokument.
Den största fördelen med att välja en av de lokala Dokmee-lösningarna är att du får möjlighet att använda flera arkivskåp.
Denna förmåga ger ett extra hanteringsskikt för saker som säkerhet, lagring och sökfunktioner.
Denna extra flexibilitet kommer med extra kostnader för att behöva utföra installations- och serverhanteringsuppgifter, inklusive förutsättningar som Microsoft SQL Server och Internet Information Services.
Dokmee Professional-utgåvan erbjuder en liknande funktionssats som Dokmee Cloud, som tillför Software Development Kit (SDK) åtkomst och möjligheten att importera och exportera dokument med metadata (i XML-format) men förlora versionskontroll när du redigerar dokument.
Dokmee Enterprise lägger till möjligheten att hantera säkerhet på fil- och mappnivå förutom filskåp, automatiska säkerhetskopior, integration med Microsoft Active Directory (AD) och automatisk optisk teckenigenkänning (OCR) för skannade dokument.
Dokmee Professional och Enterprise erbjuder också funktioner som en skrivskyddad portal och automatisk filimport med Dokmee Sync, även om dessa funktioner är ytterligare moduler som måste köpas separat.
Även funktioner som vi anser vara grundläggande dokumenthanteringsfunktioner, till exempel arbetsflöde och arkivering, har en extra kostnad.
De flesta Dokmee-moduler kostar $ 1500 för att låsa upp, men arbetsflödet är lite brantare till $ 3700.
Prissättning för Dokmee Professional körs i närheten av 1 500 dollar per server, medan Dokmee Enterprise kommer att sätta dig tillbaka närmare 4500 dollar.
I båda fallen måste du också köpa användarlicenser, som kostar $ 800 per samtidig användare och minskar när din användarbas ökar.
Det är viktigt att notera att det här är engångskostnader, vilket innebär att du inte behöver betala en månads- eller årsavgift för användning.
Men underhåll och support (dvs.
telefon, e-post och tillgång till programuppdateringar) efter det första året kommer att kosta ytterligare 20 procent av ditt ursprungliga licensköp på årsbasis.
Dokmee erbjuder också en privat molnlösning, som börjar på $ 250 per månad, vilket placerar Dokmee Professional eller Enterprise i en molnbaserad serverinstans dedikerad till ditt företags användning samtidigt som Dokmee utnyttjas för hantering av applikationen och servern.
Komma igång med Dokmee
Installation av Dokmee Enterprise innebär att man skapar förutsättningar som att installera Microsoft SQL Server (den kostnadsfria Express Edition är tillräcklig) och rollen Internet Information Services.
Dessa förutsättningar är tydligt beskrivna i Dokmee installationshandbok.
När förutsättningarna har uppfyllts och Dokmee-installationsprogrammet har körts kan Dokmee-serverappen initieras.
Med Dokmee-serverappen kan du ange din licensinformation, konfigurera appinställningar som SQL Server eller AD-referenser och hantera filförvarets plats.
Dokmee-uppgifter, som att skapa filskåp, redigera indexfält och hantera säkerhet, utförs också från Dokmee-serverappen.
Ett dokumenthanteringsverktyg som inte går längre än en grundläggande fil- och mappstruktur är inte värt att spendera din tid på och Dokmee erbjuder några funktioner som gör ditt liv enklare.
Dokmee kan konfigureras för att titta på befintliga mappar för nya dokument, som sedan automatiskt kan importeras till ett Dokmee-arkiv för hantering.
För att denna automatiska uppladdning ska fungera måste en 1-till-1-relation mellan en filmapp och Dokmee-mappen skapas och ett schema måste konfigureras.
Tyvärr handlar det om omfattningen av funktionaliteten eftersom du inte har kontroll över vilka filtyper som sugs in genom funktionen, även om du har möjlighet att aktivera OCR för importerade filer.
Lagring av filer är en viktig funktion för företag som hanterar regelverk eller juridisk efterlevnad, såsom Sarbanes-Oxley Act, och Dokmee stöder denna funktion genom en om dess tilläggsmoduler.
Filretention kan konfigureras per filskåp och du har möjlighet att definiera lagringsperioden samt från vilket indexfält lagringsperioden beräknas.
Alternativ för bortskaffande är också konfigurerbara, vilket innebär att du kan välja hur utgångna filer ska hanteras, om de flyttas eller exporteras och om de skickas till en utgången filkö eller till och med permanent raderas.
Aviseringsalternativ är också konfigurerbara, vilket gör det möjligt för administratörer att få avancerad avisering om att vissa filer ska upphöra att gälla.
Arbetsflöden är ett viktigt verktyg för dokumenthanteringssystem genom att de kan hjälpa till att genomdriva och effektivisera de processer som får ditt företag att köra.
Att ha ett system som kan fatta beslut baserat på dokumentmetadata snarare än att kräva att en användare utför dessa åtgärder kommer att göra ditt företag mer effektivt, minimera mänskliga fel och låta dig utföra dessa processer när användare inte är tillgängliga.
Som en självklarhet kommer det att krävas en viss montering för att bygga ett arbetsflöde som tillgodoser ditt företags behov (med stora processer i flera steg som kräver mer komplex konfiguration).
Enkla arbetsflöden kommer att innebära ett par om / då-uttalanden följt av en åtgärd som ska utföras, till exempel att flytta dokumentet någon annanstans, skicka ett e-postmeddelande, utföra en uppdatering till ett indexfält eller stoppa arbetsflödet i dokumentet.
Ett genomförbart lokalt alternativ för små och medelstora företag
Det är svårt att rekommendera Dokmee över Microsoft SharePoint Online eller Ascensio System OnlyOffice eftersom det inte kan jämföras med vare sig pris eller funktioner.
Där Dokmee sannolikt kan tillgodose dina behov befinner sig en lokal situation för en SMB som tvekar om att gå med en molnbaserad lösning.
Dokmee Professional och Enterprise kräver lite praktik från en admin för den första installationen och konfigurationen, men som en plattform är Dokmee tillräckligt enkelt för slutanvändare att hantera de dagliga uppgifterna.
Fördelar
Lokal installation erbjuder ytterligare kontroll.
Moln erbjudande erbjuder enkel installation.
Med filskåp kan du separera filer för både lagrings- och behörighetsändamål.
Poängen
Dokmee erbjuder de flesta av de funktioner du kan förvänta dig av ett dokumenthanteringssystem, men kämpar för att jämföra positivt mot lösningar som Microsoft SharePoint Online, som erbjuder ytterligare innovativa funktioner, eller Ascensio System OnlyOffice med sin aggressiva prisstruktur.
Dokmee från Office Gemini har verkligen inte varumärkesigenkänning av Microsoft SharePoint Online eller Adobe Document Cloud Standard.
Att döma en produkt enbart efter dess varumärke är dock sällan en idealisk sak.
Dokmee (främst riktat mot små och medelstora företag), Dokmee (som börjar på $ 29 per användare och månad) ser ut att erbjuda viktiga funktioner för dokumenthantering, utan att bli så komplex att användare inte kan dra nytta av verktyget.
Även om den är full av attraktiva funktioner, slår den inte våra två Editors 'Choice-vinnare, Ascensio System OnlyOffice och Microsoft SharePoint Online, i kategorin dokumenthantering.
Installera alternativ och priser
Flera alternativ finns när det gäller var Dokmee kan installeras och användas, men det måste göras betydande överväganden när det gäller hur detta påverkar tillgänglighet och prissättning.
Ingångslösningen, Dokmee Desktop, är avsedd för en enskild användare och tillhandahåller grundläggande funktioner som filindexering, anteckningar, spårning av metadata genom nyckelfält och vissa skanningsfunktioner.
Dokmee Desktop kan köpas för ett pris av 249 $ från företaget.
För företag som vill minimera installationsprocessen, erbjuder Dokmee Cloud prissättning baserad på lagringskrav (från $ 29 per månad eller $ 313 per år för 10 gigabyte (GB), hela vägen upp till $ 99 per månad eller $ 1 069 per år för 100 GB) .
Dokmee Cloud-licensen stöder en enskild användare, med ytterligare platser som ger dig $ 15 per månad eller $ 162 per år.
Detta kan börja lägga upp i en hast om du inte är försiktig eftersom 10 GB-tjänsten ($ 313 per år) och ytterligare fyra användare ($ 162 per år gånger 4) ger dig tillbaka $ 961 per år.
Denna prisnivå är svår att svälja med tanke på Microsofts nybörjarnivå SharePoint Online ($ 5,00 per användare per månad på Microsoft365 för företag) planerar för samma fem användare att kosta $ 300 per år ($ 5 per användare och månad) och samtidigt erbjuda 1 terabyte (TB) lagring per användare.
Dokmee's lokala alternativ, Dokmee Professional och Enterprise, är mer traditionella, serverbaserade applikationer som låter flera användare hantera och spåra dokument.
Den största fördelen med att välja en av de lokala Dokmee-lösningarna är att du får möjlighet att använda flera arkivskåp.
Denna förmåga ger ett extra hanteringsskikt för saker som säkerhet, lagring och sökfunktioner.
Denna extra flexibilitet kommer med extra kostnader för att behöva utföra installations- och serverhanteringsuppgifter, inklusive förutsättningar som Microsoft SQL Server och Internet Information Services.
Dokmee Professional-utgåvan erbjuder en liknande funktionssats som Dokmee Cloud, som tillför Software Development Kit (SDK) åtkomst och möjligheten att importera och exportera dokument med metadata (i XML-format) men förlora versionskontroll när du redigerar dokument.
Dokmee Enterprise lägger till möjligheten att hantera säkerhet på fil- och mappnivå förutom filskåp, automatiska säkerhetskopior, integration med Microsoft Active Directory (AD) och automatisk optisk teckenigenkänning (OCR) för skannade dokument.
Dokmee Professional och Enterprise erbjuder också funktioner som en skrivskyddad portal och automatisk filimport med Dokmee Sync, även om dessa funktioner är ytterligare moduler som måste köpas separat.
Även funktioner som vi anser vara grundläggande dokumenthanteringsfunktioner, till exempel arbetsflöde och arkivering, har en extra kostnad.
De flesta Dokmee-moduler kostar $ 1500 för att låsa upp, men arbetsflödet är lite brantare till $ 3700.
Prissättning för Dokmee Professional körs i närheten av 1 500 dollar per server, medan Dokmee Enterprise kommer att sätta dig tillbaka närmare 4500 dollar.
I båda fallen måste du också köpa användarlicenser, som kostar $ 800 per samtidig användare och minskar när din användarbas ökar.
Det är viktigt att notera att det här är engångskostnader, vilket innebär att du inte behöver betala en månads- eller årsavgift för användning.
Men underhåll och support (dvs.
telefon, e-post och tillgång till programuppdateringar) efter det första året kommer att kosta ytterligare 20 procent av ditt ursprungliga licensköp på årsbasis.
Dokmee erbjuder också en privat molnlösning, som börjar på $ 250 per månad, vilket placerar Dokmee Professional eller Enterprise i en molnbaserad serverinstans dedikerad till ditt företags användning samtidigt som Dokmee utnyttjas för hantering av applikationen och servern.
Komma igång med Dokmee
Installation av Dokmee Enterprise innebär att man skapar förutsättningar som att installera Microsoft SQL Server (den kostnadsfria Express Edition är tillräcklig) och rollen Internet Information Services.
Dessa förutsättningar är tydligt beskrivna i Dokmee installationshandbok.
När förutsättningarna har uppfyllts och Dokmee-installationsprogrammet har körts kan Dokmee-serverappen initieras.
Med Dokmee-serverappen kan du ange din licensinformation, konfigurera appinställningar som SQL Server eller AD-referenser och hantera filförvarets plats.
Dokmee-uppgifter, som att skapa filskåp, redigera indexfält och hantera säkerhet, utförs också från Dokmee-serverappen.
Ett dokumenthanteringsverktyg som inte går längre än en grundläggande fil- och mappstruktur är inte värt att spendera din tid på och Dokmee erbjuder några funktioner som gör ditt liv enklare.
Dokmee kan konfigureras för att titta på befintliga mappar för nya dokument, som sedan automatiskt kan importeras till ett Dokmee-arkiv för hantering.
För att denna automatiska uppladdning ska fungera måste en 1-till-1-relation mellan en filmapp och Dokmee-mappen skapas och ett schema måste konfigureras.
Tyvärr handlar det om omfattningen av funktionaliteten eftersom du inte har kontroll över vilka filtyper som sugs in genom funktionen, även om du har möjlighet att aktivera OCR för importerade filer.
Lagring av filer är en viktig funktion för företag som hanterar regelverk eller juridisk efterlevnad, såsom Sarbanes-Oxley Act, och Dokmee stöder denna funktion genom en om dess tilläggsmoduler.
Filretention kan konfigureras per filskåp och du har möjlighet att definiera lagringsperioden samt från vilket indexfält lagringsperioden beräknas.
Alternativ för bortskaffande är också konfigurerbara, vilket innebär att du kan välja hur utgångna filer ska hanteras, om de flyttas eller exporteras och om de skickas till en utgången filkö eller till och med permanent raderas.
Aviseringsalternativ är också konfigurerbara, vilket gör det möjligt för administratörer att få avancerad avisering om att vissa filer ska upphöra att gälla.
Arbetsflöden är ett viktigt verktyg för dokumenthanteringssystem genom att de kan hjälpa till att genomdriva och effektivisera de processer som får ditt företag att köra.
Att ha ett system som kan fatta beslut baserat på dokumentmetadata snarare än att kräva att en användare utför dessa åtgärder kommer att göra ditt företag mer effektivt, minimera mänskliga fel och låta dig utföra dessa processer när användare inte är tillgängliga.
Som en självklarhet kommer det att krävas en viss montering för att bygga ett arbetsflöde som tillgodoser ditt företags behov (med stora processer i flera steg som kräver mer komplex konfiguration).
Enkla arbetsflöden kommer att innebära ett par om / då-uttalanden följt av en åtgärd som ska utföras, till exempel att flytta dokumentet någon annanstans, skicka ett e-postmeddelande, utföra en uppdatering till ett indexfält eller stoppa arbetsflödet i dokumentet.
Ett genomförbart lokalt alternativ för små och medelstora företag
Det är svårt att rekommendera Dokmee över Microsoft SharePoint Online eller Ascensio System OnlyOffice eftersom det inte kan jämföras med vare sig pris eller funktioner.
Där Dokmee sannolikt kan tillgodose dina behov befinner sig en lokal situation för en SMB som tvekar om att gå med en molnbaserad lösning.
Dokmee Professional och Enterprise kräver lite praktik från en admin för den första installationen och konfigurationen, men som en plattform är Dokmee tillräckligt enkelt för slutanvändare att hantera de dagliga uppgifterna.
Fördelar
Lokal installation erbjuder ytterligare kontroll.
Moln erbjudande erbjuder enkel installation.
Med filskåp kan du separera filer för både lagrings- och behörighetsändamål.
Poängen
Dokmee erbjuder de flesta av de funktioner du kan förvänta dig av ett dokumenthanteringssystem, men kämpar för att jämföra positivt mot lösningar som Microsoft SharePoint Online, som erbjuder ytterligare innovativa funktioner, eller Ascensio System OnlyOffice med sin aggressiva prisstruktur.
