Effektiv spårning och rapportering av utgifter är ett mål för företag i alla storlekar.
Att kunna effektivisera och förbättra processen för att samla in och organisera kvitton och fakturor är en ständig utmaning.
Detsamma gäller för att skapa korrekta och lättlästa rapporter, att ta fram och godkänna rapporter och sedan lägga till resultat för att utfärda en kontroll.
Tack vare molnbaserade lösningar som kan hantera utgiftsspårning och rapportering blir det lättare och mindre tråkigt att kontrollera de anställdas affärsutgifter.
Det är möjligt att använda mobilappar och smartphones för att skanna och fotografera kvitton, och det finns allt snabbare och enklare metoder för att organisera och skicka in utgiftsrapporter online.
De bästa nyheterna för företag är att molnbaserad programvara för kostnadsspårning i allmänhet kostar mindre samtidigt som den erbjuder mer innovation än äldre hårdvaru- / programvarubaserade lösningar.
Låt oss titta på de bästa lösningarna vi har testat.
Hitta rätt kostnadsspårningsprogramvara
Innan du kan välja SaaS program för spårning av utgifter måste du granska din organisation i detalj.
Är det baserat i USA? Gör det internationella affärer? Vilka typer av utgifter initieras vanligtvis av arbetskraften? Ett bra ställe att börja är med en grundlig granskning av hur många anställda i ditt företag som lämnar utgifter för ersättning, inklusive resor, affärsmat och till och med kontorsmateriel.
Vilka är dessa genomsnittliga kostnader? Är de rimliga eller tror du att individer utnyttjar? Se över genomsnittet eftersom ett verktyg som passar ett säljteam på vägen kanske inte är idealiskt för de avlägsna anställda som besöker hemmakontoret varje kvartal.
Skapa en organisationskarta inklusive rapporterings- / övervakningsstrukturen.
Det här kan låta som överdrivet men det kommer att spela in om du behöver en flerskiktig godkännandefunktion.
Använd den här informationen för att skapa lösa policyer och regler baserade på plats, företagsgenomsnitt och vad du anser lämpligt.
Ta sedan en titt på den back-end-teknik som ditt företag använder, särskilt dess bokföringsprogram.
Lägg till detta i dina måste-ha Business Intelligence (BI) data.
Det är viktigt att minimera anställdas inlärningskurvor så att de blir snabba på den nya produkten med minimala kostnader för hjärnflöde och säkerhet.
En lösning som är förvirrande, svår att använda eller värre, buggy i dess integration med dina back-end-system kommer att göra att anställda undviker att använda den, vilket är exakt vad som kan döda en effektiv lösning för kostnadsspårning.
Om din mobila arbetskraft använder iPhones eller Android-baserade smartphones har du tur eftersom de flesta SaaS-produkter har appar för dessa plattformar.
Vissa produkter stöder användning av Windows-telefoner, men blir inte så bekväma med den plattformen eftersom Microsoft kommer att avbryta stödet för detta format i december. På ekonominsidan använder din bokhållare och CPA QuickBooks Online Plus, eller är ditt företag baserat på mer avancerad redovisningsprogramvara som företagsledande bokföringsprogram? Välj en produkt som du är säker på att integrera med den befintliga programvaran som driver din redovisningskedja; dina pengechefer kommer att tacka dig för det.
Kostnadsspårningssystemfunktioner
Att skapa en solid och intuitiv lösning för SaaS-spårning och rapportering är en skrämmande uppgift.
Mest för att produkten måste vara vettig för såväl ekonomiavdelningen som anställda.
Ett bra system måste vara öppet och enkelt men också effektivt inom ett antal områden.
Detta inkluderar noggrann kostnadsspårning, förmågan att arbeta inom ett företags policyer och samtidigt tillhandahålla verktygen för snabb ersättning för anställda.
En bra lösning täcker allas baser och förbättrar samtidigt produktiviteten och sparar verksamheten och dess anställda, tid och pengar.
Ett produktkrav för ekonomiavdelningen är att det stöder företagets efterlevnad av Sarbanes-Oxley Act (SOX).
Denna lag behandlar missbruk av anställdas utgifter och ålägger drakoniska påföljder för företag som saknar effektiv intern kostnadskontroll.
På grund av detta måste den produkt du väljer ha omfattande och anpassningsbara policyer, regler och förmåga att utse godkännande, och om den har verktyg för att självgranska för SOX, desto bättre.
En annan topp-of-mind-funktion är datalagring i minst sju år som krävs av Internal Revenue Service (IRS).
Data måste vara tillgänglig för att skapa en fullständig granskningsspår om begäran görs.
Integration av redovisningsprogramvara är ett annat måste, så rapportdata kan vikas in automatiskt i företagets kontoplan; en del av dessa applikationer är också beroende av redovisningsprogrammet för att göra och spåra den faktiska ersättningen för anställda.
Integrering med typiska redovisningsverktyg för småföretag är ganska enkelt, men om ditt företag använder mer sofistikerad huvudbok eller ERP-programvara (NetSuite OneWorld eller SAP Business One Professional) kan integrationsprocessen vara svårare men inte mindre viktigt så det är viktigt att planera bra från början.
Det är viktigt för både ekonomi och anställda som lämnar utgifter att produktens gränssnitt är tillgängligt på användarens lokala språk.
Det bör också kunna skära och tärna utgifter i valutor som företaget och de anställda använder.
På den mobila sidan behöver användarna enkelhet i sin smartphone-app, men enkelhet som ger maximal prestanda i så få tangenttryckningar som möjligt.
Användare ska kunna ta bilder, hämta så mycket specifik data från dessa bilder som möjligt, mata in kostnader manuellt och skapa och därefter skicka in sin kostnadsrapport för godkännande.
Genom att ta detta ett steg längre strömmar slut-till-slut-processen smidigare när produkter hämtar utgifter från användarnas kreditkort och underlättar återbetalning till utsedda bankkonton.
Användare har olika kriterier för framgång.
Medan back-end-redovisning kan köra spektrumet så långt som komplexitet, allt från det lätthet med en SaaS-baserad småföretagslösning som FreshBooks ($ 15,00 på FreshBooks) hela vägen till en flermånaders distributionsprocess för den typiska ERP-implementeringen, ingen man vill ha komplexitet när det gäller ett kostnadsrapportsystem.
De vill ha enkelhet, helt enkelt för att ingen vill spendera mer tid än vad de absolut måste göra utgiftsrapporter.
Det mesta av datainmatningen är beroende av mobilappar, men varje applikation låter dig konstruera rapporten med hjälp av en webbplats och vanligtvis även vidarebefordran av e-post och kreditkortsintegration.
Anställda ska kunna ta bilder, hämta så mycket specifik information från dessa bilder som möjligt, mata in kostnader manuellt och skicka in sina kostnadsrapporter för godkännande.
Genom att ta detta ett steg längre strömmar den ena-till-slut-processen smidigare när produkter drar in kostnader från användarnas kreditkort och underlättar återbetalning till utsedda bankkonton medan du filtrerar nyckeldata som identifierats av dina redovisningspersonal till deras back-end-system.
Kostnadsspårningsresultat
Vi testade nio SaaS mjukvarulösningar för spårning av kostnader i denna översikt.
Försöken gav oss en bra bild av varje produkts inställningskomplexitet och de problem en vanlig kund skulle stöta på inte bara under installationen utan också under den dagliga användningen.
Vi tittade på viktiga produktfunktioner, programvarans webb- och mobilgränssnitt, installation och användarvänlighet för att få ett övergripande intryck innan slutanvändarpunkterna nollställs som kamerans bildtagningskvalitet, bildanalysens snabbhet och kostnadsrapportens effektivitet.
inlämnande och godkännande.
Optisk teckenigenkänning (OCR) är elektronisk omvandling av skrivna, handskrivna eller tryckta textbilder till maskinkodad text, och det kan vara en kritisk komponent i ett framgångsrikt programvara för hantering av kostnadsrapporter.
OCR minskar mängden nödvändig manuell datainmatning och alla nio produkterna i vår sammanfattning - Abacus, Certify Now, Concur Expense, Expensify, ExpensePath, ExpensePoint, Receipt Bank, Rydoo (tidigare Xpenditure Small Business) och Zoho Expense - använder tekniken .
Abacus använder geo-location-teknik som föreslår restauranger etc.
för att hjälpa användare.
Med detta sagt är de produkter som hämtar mest data från mottagningsbilder Certify Now och Rydoo, en viktig anledning till varför båda fick Editors Choice Award.
Sammantaget är mobilgränssnitten i Certify Now och Rydoo de enklaste att använda för att skapa kostnadsrapporter, även om Abacus kommer är en nära sekund.
Abacus har också ett coolt, textliknande internt kommunikationsverktyg som ingen av de andra deltagarna hade, och det ger den snabbaste vägen för ersättning.
Som sagt, vi uppskattade enkelheten i ExpenseBots mobilapp och funktionsdjupet i kvittobank också.
Ur ekonomisk synvinkel, Kvitto Bank och Rydoo har det bredaste urvalet av programvaraintegrationer för back-end-redovisning, och de har också de bästa internationella miljöfunktionerna.
Abacus är endast tillgängligt för företag som gör affärer i USA, och alla deltagare har datalagring under den nödvändiga sjuårsperioden, om inte längre.
Ur slutanvändarperspektivet, Certify Now och Rydoo tie for Editors 'Choice på grund av deras användarvänlighet och deras enkla men sofistikerade gränssnitt tillgängliga för ett brett utbud av mobila plattformar.
På finanssidan är deras policy- och regelbestämningsmöjligheter de mest omfattande.
Priserna är konkurrenskraftiga för alla våra konkurrenter, med Expensifys $ 5 per användare och månad som visar att ett lågt pris ibland fortfarande kan vara ett verkligt fynd snarare än bara "billigt".
Ändå är priserna tillräckligt nära för att andra faktorer kan vara viktigare.
De flesta applikationer debiteras baserat på antalet aktiva användare per månad, men det finns variationer, till exempel avgifter för ReceiptBank baserat på antalet transaktioner som genomförts.
Rydoo slår ut Certifiera här på grund av Certifierings installationsavgift.
Medan Concur ExpenseIt och Concur Expense erbjuder häftiga, erfarna och kompletta tjänster för kostnadshantering, tappar de mark eftersom det var så svårt att fastställa värde utan prissäkerhet.
De kan mycket väl vara ett stort värde för en snabbt växande SMB, men så förbise dem inte om du har en SMB.
Någon av dessa produkter skulle vara bra val beroende på dina affärsbehov, men kombinationen av användbarhet, kostnadsfunktionalitet och pris gav Certify Now och Expensify tie för Editors Choice för medelstora och stora företag, medan Rydoo får nicket för det lilla killar.
Denna runda inkluderade vi också nya recensioner för kvittobank, ExpensePoint, ExpenseBot och Zoho Expense, som alla är solida alternativ som är värda att överväga.
Välj en tjänst som är överkomlig, lätt att använda nu och som skalas när ditt företag växer.
Du kommer inte att behöva se över beslutet på vägen.
