Vad är programvara för dokumenthantering?
DM-programvara (Document Management) omfattar ett brett spektrum av funktioner och funktioner, varav många är avgörande för att effektivt driva ett företag.
Många små och medelstora företag, såsom advokatföretag, kreativa företag eller media- och publiceringsorganisationer, strävar efter att bli papperslösa och letar efter rätt verktyg för att göra det.
Företag genererar mycket data oavsett, så att välja ett pålitligt och skalbart DM-system är nyckeln till att effektivisera och automatisera arbetsflöden.
För små och medelstora företag kan ett effektivt DM-system ge bättre totalprestanda av flera skäl.
Den mest grundläggande anledningen är att ha en plats att lagra och organisera dokument.
Versionskontroll, arbetsflöden, åtkomstbehörigheter, säkerhetskopiering och dataskydd kan också hanteras av en DM-lösning.
Det är utgångspunkten för att lagra, säkra och dela olika affärsdokument.
Möjligheten att klassificera data är en annan DM-funktion som helt kan förändra hur din organisation kartlägger sina arbetsflöden.
Med all den kraften är det ingen överraskning att världsomspännande intäktsprojekt för DM och enterprise content management (ECM) -system kontinuerligt spårar upp, vilket visas i diagrammet nedan från marknadsundersökningsföretaget Statista.
ECM Worldwide Intäkter, 2017-2027 (Miljarder USD)
Utöver ny effektivitet kan DM-system också fungera som samarbetsverktyg, sådana som kombinerar nya sätt att kommunicera med lika uppmärksamhet åt legitima regleringsbehov.
Till att börja med gör traditionell fillagring säkerhet svår att hantera och underhålla.
Även om det finns vissa funktioner tillgängliga för att ställa in behörigheter för en fil eller mapp, kan dessa behörigheter snabbt försämras eller besegras helt enkelt genom att flytta filer från en mapp till en annan.
Att spåra ändringar av ett dokument som är lagrat i en delad mapp på en företagsserver är nästan omöjligt för användare, liksom att underhålla och utvärdera ett granskningsspår.
Även när det gäller samarbete finns det betydande förbättringar helt enkelt genom att övergå från den traditionella företagsfildelen.
Och låt oss vara tydliga: När vi pratar om DM i den här översynen fokuserar vi på DM-system som kan erbjuda filhantering på företagsnivå, inklusive dirigering, lagring och ibland även stöd för pappersfilhantering, inklusive lagring och försäkring på plats.
.
Om du helt enkelt letar efter online-lagring i Dropbox Business eller Google Drive for Work, kan du läsa våra recensioner av dessa produkter i vår bästa molnlagrings- och fildelningsleverantör.
Lagring och samarbete
Till och med på det mest grundläggande borde ett DM-system kunna lagra dokument i en mängd olika filtyper, men du bör kontrollera din organisations krav noggrant i detta avseende och matcha dem mot eventuella system innan du köper.
Än idag finns det några egna filtyper, särskilt i specialbyggda LOB-applikationer, som inte alla DM-system kan stödja.
Bortsett från det, bör DM-systemet också tillhandahålla verktyg för att organisera dessa filer och hitta de som uppfyller vissa användardefinierade kriterier, med minimal ansträngning eller systemresurser.
Oftast kommer detta i form av en "smart sökfunktion"; detta är en annan nyckelfunktion som du bör testa under utvärderingsfasen.
Funktioner som taggar och anpassningsbara nyckelfält är viktiga för att hitta filer efter att deras lagringsplats har fallit från företagets minne.
Vissa lösningar, till exempel Microsoft SharePoint Online, innehåller funktioner som automatiskt klassificerar eller märker dokument baserat på regler som du konfigurerar.
Detta förbättrar inte bara tillförlitligheten i data bakom dina dokument utan förbättrar också oddsen för att användare kan spåra de dokument de behöver.
Många av DM-systemen vi granskade inkluderar en viss mängd molnlagring online, till exempel Adobe Document Cloud Standard, Ascensio System OnlyOffice och Microsoft SharePoint Online.
Du bör dock inte se på detta som ett viktigt köpkriterium eftersom lagring är den enkla delen.
För de flesta organisationer är detta inte den viktigaste faktorn vid utvärdering av ett DM-system.
Samarbetsinsatser, som att dela dokument, visa ändringar (som i en organiserad revisionshistorik) eller samtidigt arbeta på ett dokument med en annan användare (finns i både Ascensio System OnlyOffice och Microsoft SharePoint Online), är den typ av funktioner som kommer att förbättra din lagens effektivitet.
Ett annat vanligt scenario är att integrera ditt DM-system med andra affärsappar.
Eftersom de hanterar dokument, som ofta är centrala för många affärsprocesser, kan DM-system fungera som lynchpin till andra affärsprocesser genom att mata in deras data och funktionalitet i andra appar.
Webbinnehåll kan skapas, redigeras och bearbetas i vissa av dessa system och sedan övervakas eller till och med publiceras via ett marknadsföringsautomationssystem.
Ett annat vanligt scenario är att integrera en front-end DM-lösning med en annan eller anpassad backend, affärsfildelning och lagringslösning; exempel inkluderar Egnyte eller Microsoft OneDrive för företag.
Detta kan göras helt enkelt för att andra företagsdata finns i det förvaret eller för att den dedikerade tjänsten erbjuder bättre säkerhetsfunktioner, särskilt kring åtkomstkontroll och filkryptering.
Om detta kan vara viktigt för dig måste din utvärderingsfas fokusera på alla förbyggda integrationer som en potentiell leverantör erbjuder såväl som nyttan av dess applikationsprogrammeringsgränssnitt (API) - eller om den har en alls.
Som alltid, om du kan prova innan du köper, är det det bästa sättet att gå.
De flesta av dessa leverantörer erbjuder minst en 14-dagars gratis provperiod, medan många erbjuder hela 30 dagar.
Vissa leverantörer erbjuder till och med en gratis nivå, men detta levereras vanligtvis med ett lågt antal användare och begränsade funktioner, vilket kan motverka syftet med utvärderingen av systemet.
Godkännanden, delning och signaturer
Det finns scenarier där ett företag skapar ett dokument bara för att ha det.
Men i de flesta fall är dokument avsedda att delas och vanligtvis delas ofta.
Således bör ett fokusområde för alla DM-system vara de verktyg det ger för hantering av sådana filer.
Dessa funktioner finns åtminstone för att effektivisera denna kommunikation och förbättra avkastningen, antingen ur ett effektivitets- eller kundperspektiv.
I vissa fall stöder dessa kommunikationsverktyg också spårning av kommunikation och rapportering om dem över tid; Detta är en funktion som kan vara särskilt viktig för dokument som har efterlevnad eller juridiska konsekvenser.
Ur ett arbetsflödesperspektiv är det en grundläggande funktionalitet att kunna dirigera specifika typer av dokument till personal som behöver fylla i eller godkänna dem.
Att återge dokumentet i ett redigerbart format som blir slutgiltigt i en icke-redigerbar filtyp, till exempel PDF, är en annan bra funktion.
Slutligen har e-signaturer blivit ett vanligare krav i många affärsscenarier, inte bara för att slutföra uppdrag med partners eller kunder utan också för att verifiera arbetsflödet mellan intern personal.
Vissa DM-system, som Adobe Document Cloud Standard, har inbyggd e-signaturfunktionalitet medan andra behöver integrera den funktionen från en extern källa.
Oavsett vilken metod, utvärdering av ett DM-system kräver ofta att du spikar både implementering och funktionalitet, så var noga med att fråga en säljrepresentant om det under din produktdemo.
Samarbetsfunktioner är också viktiga.
Att ha ett in- och utcheckningsalternativ som låser åtkomst när en användare har laddat ner en fil förhindrar redigering av överlappning och kan visa sig vara en sanitetssparare.
Versionshistorik är ett utmärkt sätt att spåra vem som har redigerat filer och när och kunna återgå till en tidigare version om filen blir skadad eller om fel införs.
Vissa program kräver integrering med Microsoft Office 365 eller Google Drive for Work för att redigera dokument online, medan andra tillhandahåller egna verktyg för textbehandling och dokumentpublicering för samma ändamål.
Överensstämmelse och säkerhet
Säkerhet är en anledning till oro för alla företag och tänker ofta på när man söker och utvärderar nya affärslösningar.
Små och medelstora företag kanske inte ser ett omedelbart behov av efterlevnad eller juridiska problem, men det lönar sig att tänka framåt.
System som kan växa med ett företags behov med grundläggande behörigheter samt versionskontrollfunktioner kommer att ha fördelen.
Tänk på en lösning som kan tillgodose efterlevnadskrav på linjen.
Att investera i avancerade och redundanta säkerhets- och säkerhetskopieringsfunktioner kan bara hjälpa dig att framtidssäkra ditt företag.
Företag med efterlevnad eller juridiska problem, inklusive finansiella företag, myndigheter, medicinska metoder och skolor, vill verkligen fokusera på säkerhet som ett primärt kriterium.
Mer avancerade säkerhetsfunktioner, som granskningsspår, avancerade behörighetsfunktioner eller företagsautentiseringsverktyg som multifaktorautentisering (MFA) eller integration med ett enhetshanteringssystem, är mindre en "trevlig att ha" -funktion och bör till och med anses vara obligatoriska i vissa fall.
Filretention är ett annat säkerhetsrelaterat område som de flesta av de DM-system som vi har granskat stöder, men verktygen och funktionerna relaterade till filretention varierar mellan olika plattformar.
Många företag måste lagligen föra register under en förutbestämd tidsperiod.
Ditt DM-system ska tillhandahålla verktyg för att förhindra permanent radering av filer.
Helst skulle det erbjuda dig en arkivlösning för att underlätta korrekt identifiering av föråldrade filer utan att kompromissa med dig lagligen.
Överensstämmelse bör vara en del av utvärderingen av alla aspekter av ditt DM-system.
I de fall dokument som innehåller patient- eller annan kundinformation hanteras eller andra överensstämmelsefaktorer spelas in, bör samarbetsfunktioner hanteras mycket noggrant.
Många DM-system kan hindra användare från att dela filer med externa användare (Ascensio System OnlyOffice och Microsoft SharePoint Online) eller från att spara dem på en mobil enhet.
Microsoft SharePoint Online tar detta ett steg bortom konkurrensen genom att erbjuda regeluppsättningar som är skräddarsydda för efterlevnad, med specifika lagar och förordningar baserade på geografi.
Microsoft har också fördelen att kunna erbjuda operativsystem (OS) -nivå dataskyddsfunktioner såsom åtkomstkontroller inställda på individuell och gruppnivå och särskilt datakryptering.
Men även om Microsoft kan erbjuda dessa funktioner till stor del på grund av sitt Windows OS, är det inte det enda sättet företaget kan leverera dessa fördelar på; det är inte det enda sättet som konkurrenterna kan leverera dem heller.
Under tiden erbjuder lösningar som Adobe Document Cloud Standard överensstämmelse med regler som Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) och Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA), som skyddar studentutbildningsregister.
Var noga med att fråga hur ett blivande DM-system kan leverera avancerade säkerhetsfunktioner och du kommer att upptäcka att vissa kommer att leverera dem genom vilket OS de än stöder, medan andra ...
