OB Roundup
Papper har inte försvunnit.
Du har nog lagt märke till att även i den digitala eran har du fortfarande högar av papperskopior, böcker, tidskrifter, tidningsutklipp, fakturor, räkningar och annat papper som du måste söka igenom för hand, en sida i taget.
Eller så måste du få en gammal uppsats som du skrev eller skrev ut för flera år sedan i digitalt format, och du fruktar att skriva om den.
Det är här OCR-programvara (Optical Character Reading) blir mer av en nödvändighet än en lyx.
OCR skapar sökbar, redigerbar text från tryckta dokument - och även från foton av tryckta dokument eller PDF-filer från skanning av gamla böcker och papper.
Ju fler pappersdokument du har, desto mer behöver du OCR.
När ska du OCR
Du använder OCR för två grundläggande funktioner: arkivering av dokument eller återanvändning av dokument.
För arkivering matar du vanligtvis dina dokument (kvitton, visitkort, utdelningar eller något annat) till din skanner och låter din OCR-programvara skapa sökbara PDF-filer som visar en skannad bild av originaldokumentet men också innehåller - dolda under skannad bild — text som du kan kopiera från PDF-filen och klistra in i andra program, eller som du kan söka efter när du behöver hitta originalet.
För återanvändning omvandlar OCR vanligtvis en tryckt tabell till ett Excel-kalkylblad eller en gammal bok antingen till en PDF med sökbar text gömd under sidans bilder eller till ett ordbehandlingsdokument som du kan redigera och återanvända.
Kraftfull OCR-programvara kan också konvertera tryckt text till HTML-filer som alla kan se i en webbläsare.
Välja OCR-programvara
När du väljer en OCR-app vill du bestämma om du vill att den ska köras automatiskt, interaktivt eller en kombination av båda.
När en OCR-app körs automatiskt är allt du behöver göra att klicka på en knapp, gå bort och komma tillbaka för att hitta dina utdatafiler som redan har skapats.
När den körs interaktivt använder du vanligtvis bildförbättringsverktyg för att räta ut eller skärpa en bild, layoutverktyg för att blockera delar av en sida som du inte vill ha i utdata och sedan ett korrekturläsningsverktyg för att korrigera eventuella felläsningar av programvaran .
Med de flesta appar kan du välja mellan automatisering och interaktion genom att ge dig en uppsättning interaktiva verktyg och låta dig bestämma vilka du ska använda.
Men läs eller recensioner för att se hur mycket valfrihet du får med varje enskild app.
Bakom kulisserna
Bakom gränssnittet för varje OCR-app är det byggt på en teckenigenkänningsmotor som gör det grymma arbetet med att konvertera bilder till text.
Det snyggaste gränssnittet kan inte kompensera gränserna för en igenkänningsmotor som inte är konsekvent korrekt - och det är ingen slump att våra Editors 'Choice-produkter har de starkaste tillgängliga igenkänningsmotorerna.
