Varje medlemsbaserad enhet - vare sig det är en klubb, en branschförening, en handelskammare, ett lokalt kapitel eller en alumngrupp eller ditt gym runt hörnet - behöver ett enkelt system för att hantera alla medlemmar, evenemang, pengar och innehåll som är kopplat till så att organisationen fungerar smidigt.
Online-hanteringstjänster gör den här uppgiften enkel.
Dessa molnbaserade Software-as-a-Service (SaaS) -verktyg är utformade för att tillfredsställa specifika data- och personalhanteringsbehov hos klubbar, föreningar och andra organisationer.
Beroende på produkt och publik kombinerar dessa plattformar en mängd olika funktioner, inklusive databashantering, dokumenthantering, e-handel, e-postmarknadsföring, webbplatsbyggnad, ett innehållshanteringssystem (CMS), insamling av donationer och betalningshantering, evenemangsplanering och hantering och en mängd andra funktioner.
Till skillnad från de flesta typer av SaaS-produkter som syftar till att tillhandahålla en universell uppsättning verktyg är medlemshanteringsprogramvara ofta specialiserad för att hantera just behoven hos vissa typer av organisationer.
Innan du kan välja den medlemshanteringslösning som passar din organisation måste du ha en klar uppfattning om vilka uppgifter du behöver den här plattformen för att övervaka och underlätta.
Denna sammanfattning kommer att förklara vilka typer av verktyg som finns och vilka funktioner de erbjuder, vilka faktorer du bör tänka på när du investerar i en medlemshanteringsplattform och hur den typ av målgrupp och anpassningsnivå du behöver kan göra skillnad.
Vad är medlemskapshantering?
De analoga dagarna är över: Du behöver inte köra hela organisationens medlemsinformation och program genom fjällpapper i arkivskåp eller samma Microsoft Excel-kalkylblad som du har använt sedan 1990-talet.
På grundnivå kräver ledningshantering förmågan att spåra grundläggande medlemsinformation, kommunicera med medlemmar och framtidsutsikter och planera händelser.
För att samla in donationer, avgifter och avgifter och för att behandla betalningar behöver du också ha några bitar av bokföringsprogramvara som kastas in.
Utöver grunderna, och beroende på vilken organisation du kör, kan din admin-instrumentpanel eller kommandocentret för medlemskap också ha ett antal andra funktioner.
Verktyget kan hjälpa dig att köra din webbutik, hantera dokument och genomföra medlemsundersökningar och onlineundersökningar.
Verktyget kan till och med bygga din webbplats, vilket hjälper dig att anpassa utseendet, känslan och användarupplevelsen (UX) för administratörer och medlemmar som använder webbplatsen.
Tillbaka i mitten av 1980-talet var jag (Theresa) president för ett lokalt kapitel i en nationell datakonsultförening.
Som kapitelpresident förlitade jag mig på att vår kassör skulle behålla medlemsrullarna, vilket han åstadkom genom att använda ett ganska primitivt kalkylark.
Viktiga uppgifter vi var tvungna att spåra inkluderade det uppenbara som namn, adress, telefonnummer och e-postadress.
Där vi fastnade var faktureringsdatumet för varje medlems årliga avgifter och bestämde när vi var tvungna att lämna en medlem för att vi inte betalade.
Även om vi skrev ett antal kalkylbladmakron för att hjälpa till med den här uppgiften, var slutligen vår kassör tvungen att läsa igenom hela databasen - rad för rad - för att se till att ingen hade missats.
En gång per år skrev vi ut (ja, tryckt, på papper!) Vår medlemsdatabas så att vi kunde hitta varandra - förutsatt att man kunde hitta själva kataloghäftet.
Idag skulle de molnbaserade mjukvarutjänsterna för medlemskapshantering som är tillgängliga ha gjort den här uppgiften till en snabb stund.
De tio utmanarna
I denna översiktliga granskning tittar vi på 10 tjänster för medlemsförvaltning - 360Alumni, aMember Pro, ChamberMaster, ClubExpress, MemberPlanet, NationBuilder, StarChapter, Sumac, Wild Apricot och Zen Planner - och introducerar nyckelbegrepp för att underlätta ditt köpbeslut.
Men innan du bestämmer vilken som fungerar bäst för din klubb, organisation, idrottsanläggning eller läger, måste du prioritera de uppgifter du vill ha slutfört och definiera en budget.
Ditt första steg är att ta reda på vad som orsakar ditt samarbete mest problem med tanke på ditt nuvarande ledningssystem (som kan vara ett kalkylark, en låda med indexkort eller en otrevlig hög med papper).
Vilka svar behöver du som ditt nuvarande system inte ger tillräckligt med? Identifiera dessa stora smärtpunkter och hitta lösningen som underlättar dem först.
De återstående funktionerna, inklusive det pris du kommer att betala, faller i linje.
Liksom de flesta molnbaserade mjukvarutjänster betalar du en månadsavgift baserat på antalet personer som kommer att logga in och på de som kommer att fungera som administratörer.
De flesta av dessa tjänster har också en gräns för antalet medlemmar som din förening kan ha baserat på prisnivån.
Majoriteten av de verktyg vi testade - inklusive ChamberMaster, MemberPlanet, StarChapter, Sumac, Wild Apricot och Zen Planner - prissätter detta sätt med tydligt avgränsade nivåer baserat på innehållsvolym, medlemskapacitet och webbplatsskala.
Vissa tjänster, till exempel ClubExpress, prissätter mer flexibelt baserat på användning, medan de som 360Alumni prisar efter anpassad offert.
Programvara för medlemshantering aMember Pro säljs med en engångslicens.
Det finns vissa tilläggskostnader för de flesta system (till exempel transaktionsavgifter) när medlemmar betalar sina avgifter eller köper evenemangsbiljetter eller skickar ett e-postmeddelande eller sms, beroende på antalet kontakter.
Sumacs värde baseras nästan helt i listan över tillgängliga tillägg för specialiserade användningsfall, utöver integrationsavgifter för att lägga till medlemshanteringsfunktioner till din befintliga webbplats.
Webbplatsskapande och anpassning kommer alltid att kosta dig, beroende på hur mycket kodningsarbete du behöver eller hur mycket av anpassningen som är självbetjäning med hjälp av widgets eller ett plug-and-play-CMS som en WordPress-webbplats.
Varje kapitel, grupp eller institutionens skräddarsydda webbplats och organisatoriska behov är olika, så få dem stavade innan du köper.
När du överväger budgetar och funktioner, ta en titt på programvaran du använder nu för uppgifter som redovisning och kundrelationshantering (CRM) och se om tillgängliga paket kan kopplas till dem eller inte.
De flesta leverantörer har applikationsprogrammeringsgränssnitt (API: er) som tillåter överföring av data fram och tillbaka, men vissa föredrar att du konverterar allt du gör till deras system.
Kostnad för anpassning
Det finns en avvägning som du måste överväga mellan programvarans funktionalitet i dess generiska tillstånd och kostnaderna för att anpassa den till din organisations behov.
Många mindre föreningar, särskilt nya som ännu inte har sina processer inställda, kan vara nöjda med hushålls (eller webbaserad) programvara.
Större organisationer som har funnits i flera år, och som har specifika sätt att göra affärer, kan vara bättre att ponnera de extra medlen för att anpassa plattformen.
Anpassning kostar dock.
Det krävs flera samtal med deras säljare för att få en fullständig bild av din eventuella faktura.
360Alumni skapar en anpassad varumärkeswebbplats för varje högskola eller högre utbildningsinstitution den tillhandahåller, men detta har en relativt brant engångskostnad för anpassning av webbplatsen.
De flesta av dessa system erbjuder tilläggsfunktioner som betalningshantering, biljettförsäljning och e-postmarknadsföring.
Vissa är tillgängliga gratis medan andra kostar extra.
Det finns också e-handelspaket som låter dig sälja din organisations T-shirts online, acceptera donationer online eller regelbundet lägga till nya klockor och visselpipor på din webbplats (antingen på självbetjäning eller genom att begära anpassning från säljaren av medlemshantering).
Zen Planner, till exempel, erbjuder ett betydligt dyrare månadspaket för sin webbplatsbunt för att bygga och underhålla din webbplats.
ClubExpress tar ut en engångsstartavgift som sträcker sig från $ 150 till nästan $ 2000 beroende på vilken nivå av webbplatskodning och anpassning du behöver.
ChamberMasters engångsstartavgift varierar från $ 600 till $ 7000.
Wild Apricot, å andra sidan, inkluderar gratis webbplatsbyggnad, webbhotell, API-åtkomst och WordPress-integration i alla nivåer.
Sedan finns det verktyg som MemberPlanet, som erbjuder liten eller ingen anpassning men har en mycket lägre totalkostnad.
Sumac inkluderar ingen webbplatsbyggnad eller innehållshantering, men det finns fortfarande en engångsavgift på $ 700 plus $ 50 per månad för en webbplatsintegration med sin programvara.
Så snart du lägger till pengar i systemet måste du också välja en betalningsbehandlare.
Dessa företag fungerar som mellanhänder mellan din webbplats och dina medlemmars banker och kreditkort och behandlar betalningarna säkert.
De tar dock en procentandel av varje transaktion, dock i genomsnitt cirka 2,5 procent.
Många medför också avgifter per transaktion på 20 till 50 cent.
Kontrollera funktioner och avgifter för betalningshantering innan du kopplar en till din medlemshanteringsplattform, särskilt om dina avgifter är låga eller om du accepterar avbetalningar.
Dessa avgifter per transaktion kommer att ta en stor bit av små betalningar.
En sista viktig faktor att tänka på är mobilfunktionalitet.
Vissa medlemshanteringslösningar erbjuder dedikerade appar för Android och iOS.
Andra har lyhörda webbplatser som ändrar storlek dynamiskt beroende på skärmstorleken på din smartphone eller surfplatta; andra plattformar som Sumac ger fortfarande endast skrivbordsåtkomst.
Framträdandena här är ChamberMaster, MemberPlanet och Zen Planner, som inte bara erbjuder mobilappar utan har byggt separata, dedikerade appar för personal och för medlemmar.
I Zen Planners appar kan medlemmar till exempel se scheman och registrera sig för lektioner, betala räkningar och till och med spåra träningsresultat och dagliga ledartavlor som en del av plattformens spelupplevelse.
I personalappen kan administratörer spåra närvaro; skapa, hantera och kontakta medlemsprofiler; eller underlätta säkra faktureringar eller dokumentera transaktioner i deras app.
ClubExpress-mobilapparna nämns också här.
Företaget separerar inte admin- och medlemsappar, men det kommer att skräddarsy en mobilapp för varje klubb - och publicera appen till App Store och Google Play store som en del av en engångsavgift på $ 100 (plus $ 2 per medlem att ladda ner).
Omvänt erbjuder flera av de produkter som granskas i denna sammanfattning ingen mobiloptimerad åtkomst.
Om robusta mobilfunktioner är en viktig faktor för din organisation, kom ihåg det när du överväger ett skrivbordsbaserat, e-handelsfokuserat verktyg som aMember Pro.
Olika målgrupper
De plattformar för medlemsförvaltning vi tittar på här tjänar ett antal olika och specifika målgrupper - från gym och sommarläger till yrkesföreningar och karriärutbildningstjänster.
Dessa nio plattformar stöder olika behov eftersom ett gym till exempel inte behöver funktioner för kandidater för offentliga kontor.
Wild Apricot täcker en mängd olika klubb- och föreningstyper, inklusive ideella föreningar och klubbar som behöver hålla koll på sina medlemmar och fakturera dem för avgifter och evenemang.
MemberPlanet stöder hantering av medlemskap i mindre organisationer som ideella ...
