Fastighets-CRM kan hjälpa till att effektivisera verksamheten
Oavsett om det är bostäder eller kommersiella, måste fastighetsföretag vara mycket kundfokuserade bara för att överleva.
Från att känna till dina kunders ekonomiska resurser till att förstå deras långsiktiga behov, allt handlar det om viktig affärsinformation och det är just där CRM-programvara (Customer Relationship Management) kan hjälpa till.
Vissa CRM-paket är speciellt utformade och avsedda för fastigheter.
Detta kommer sannolikt att tillfredsställa många fastighetsscenarier.
Att förbinda sig till en dedikerad lösning innebär dock att acceptera den programvarutillverkarens tolkning av hur din fastighetsverksamhet fungerar.
Men anpassnings- och integrationsfunktionerna som erbjuds av CRM-paket för allmänna ändamål låter kunder ofta skapa lösningar som är mer anpassade till hur deras verksamhet fungerar.
Med andra ord behöver du inte ändra dina affärsprocesser så att de passar en mjukvarudesigners förutfattningar.
Anpassa istället en beprövad CRM-plattform som kan ge dig mer kontroll.
Något att komma ihåg med någon fastighetsverksamhet är att den måste följa många lagliga och reglerande krav.
Dessa är ofta lokala, vilket innebär att de verkställs på federal, statlig och till och med kommunal nivå.
Samtidigt är föreskrifterna också tillräckligt olika för att de har en betydande inverkan på hur fastighetsföretag kan bedriva verksamhet på olika platser.
Listan över krav på fastighetsverksamhet är lång och påverkar avsevärt hur dessa enheter kan göra affärer.
Kraven inkluderar olika bostadslagar, rapporterings- och kreditkrav, avlägsnande, zonbestämmelser och till och med hyrespråk.
Detta gör det svårt att bygga ett dedikerat och heltäckande verktyg för fastighetsmjukvara.
Igen, istället för att använda ett sådant verktyg, kan de allmänna CRM-plattformarna som visas i tabellen ovan vara extremt kraftfulla i ett fastighetsscenario.
Du behöver bara se till att du använder deras anpassnings- och integrationsfunktioner till fullo.
Dessa kan ofta ge dig ett bättre resultat som närmare stämmer överens med hur din fastighetsverksamhet bedriver verksamhet och kan också lättare anpassas om ditt företags krav ändras i framtiden.
Vad är fastighets-CRM-programvara?
Även bland specialbyggda CRM-verktyg för fastigheter finns det ingen enda uppsättning funktioner som uppfyller varje operation.
Vad CRM-programvaran behöver uppnå beror helt på vilken typ av fastighetsverksamhet du driver.
Bostäder eller kommersiella? Försäljning, hyra, lägenhet eller utveckling? Låginkomst eller lyx? Hur du svarar på dessa grundläggande frågor har stor inverkan på hur verksamheten kommer att interagera med sina kunder.
För att gå ner till en effektiv uppsättning funktioner, börja i början: din försäljningsprocess.
All fastighetsverksamhet kommer att vara involverad i försäljning; det enda som skiljer sig är konversationen.
Din fastighets-CRM behöver hjälpa till att hantera denna process och det börjar med lead management.
Oavsett var din organisation får sina leads - köpt e-postmarknadsföring, webbannonsering, inköpt marknadsföring på sociala medier, telemarketing eller till och med enkel hänvisning, för att bara nämna några - systemet måste kunna absorbera den ledande informationen och sedan antingen dole det till säljpersonal automatiskt eller låta säljchefer justera och sprida leads efter eget tycke.
För att uppnå detta måste din CRM stödja flera funktioner och funktioner, inklusive:
- Data som importeras från vilken digital källa som helst levererar leadinformation, helst automatiskt eller schemalagt
- Effektiv datainmatning om din verksamhet matar in ledningsinformation manuellt, vilket bör inkludera anpassade programvaruformulär som datainmatningspersonal kan fylla i, associera med en kund och dirigera till ett lämpligt arkiv eller hantera
- Pipeline management, som åtminstone borde låta chefer spåra vilka säljare som arbetar med flest leads och hur många erbjudanden som stängs
- Anpassningsbara arbetsflöden: Många fastighetsverksamheter kräver input från flera chefer i organisationen, så systemet ska kunna dirigera affärsinformation och varningar automatiskt såväl som på ad hoc-basis
- Rollbaserad åtkomst och säkerhet för att låta chefer se leads innan säljpersonal gör och dirigerar dem på lämpligt sätt
Så länge som din valda plattform stöder dessa allmänna funktioner och låter dina IT-medarbetare anpassa dem, kommer du att kunna melda programvaran för att spegla samma försäljningsprocesser som din organisation redan följer.
Det kommer att ge utdelning i snabbare användande.
Fokusera på data och rapportering
Ett annat viktigt område som CRM-plattformar för fastigheter måste fokusera på är data och rapportering.
Beroende på vilken typ av operation du kör måste du bifoga olika typer av kundinformation till en viss CRM-post.
Mindre operationer kan vara nöjda med att fylla i en serie fält i en programvaruform som så småningom blir en databaspost i CRM.
Men de flesta operationer kommer att behöva bifoga register och dokument från tredje part till kunder och erbjudanden.
Hyresgäster för lyxlägenheter kräver till exempel ofta skatteformulär, inkomstverifieringsdokument och hänvisningsbrev från potentiella hyresgäster.
Hemförsäljning kan genomföra kredit- eller till och med kriminella bakgrundskontroller eller kräva tidigare hyres- eller inteckningsposter.
Kommersiell verksamhet kan bifoga kopior av bolagsordningen, personallistor och kommersiell skatteinformation.
Utvecklare kommer sannolikt att kräva lokaliserade dokument som inspektionsregister, zonindelningsformulär och liknande dokument.
Exakt vilka dokument som kommer att krävas är föremål för vilken typ av operation du driver och de lagar som styr den plats där du gör affärer.
För att tillgodose detta behov måste din fastighets-CRM kunna inte bara lägga till dokument till en databaspost utan måste också:
- Stöd flera typer av filformat, beroende på vilka typer av poster du behöver bifogas
- Acceptera automatisk import av dessa dokument till systemet
- Ge möjligheten att effektivt skydda dessa dokument, särskilt om din verksamhet lagrar kunders personliga och privata data i molnet
- Alternativet att redigera dessa poster i CRM, som i fallet med hyresdokument som fylls i när affären fortskrider
Oavsett om de hyr, säljer eller bygger tenderar fastighetsverksamhet mot rörlighet.
Försäljningspersonal, underhållsingenjörer, byggproffs och projektledare är alla exempel på fastighetsanställda som behöver flytta runt och vanligtvis också behöver uppdatera register i din CRM.
Dessa människor brukar också använda sina egna mobila enheter, eftersom de flesta fastighetsverksamheter fungerar runt lösa snarare än stränga IT-hanteringsregler.
I de flesta fastighetsverksamheter är Bring Your Own Device (BYOD) dagens ordning.
Det betyder att din fastighets-CRM-programvara måste stödja två viktiga kriterier:
- Desktop och mobil enhetlighet
Det måste stödja de stationära och mobila plattformarna som dina medarbetare använder, och det måste stödja dem så enhetligt som möjligt.
Det betyder att CRM-programvaran ska se ut och fungera på samma sätt under Apple OS X som under Windows 10, och även om det säkert kommer att se annorlunda ut under ett mobiloperativsystem (OS), som Android, bör det också se ut och känna samma under olika mobila operativsystem, som Apple iOS eller Windows 10 Mobile.
Slutsats: Dina anställda borde inte behöva utbildas om hur man använder programvaran när de byter dator.
Det kanske låter uppenbart, men när du utökar det till att stödja liknande arbetsflöden som kan innehålla tredjepartsfunktionalitet, som att skapa eller redigera ett hyresavtal i Adobe Acrobat när en affär går framåt, kan det bli svårt när det görs på olika plattformar.
Dessutom är detta ett krav som ska skilja CRM-produkter av hög kvalitet från kaféet. - Tvärplattform IT-konsistens
Behovet av att arbeta på samma sätt över olika plattformar bör också omfatta IT-funktioner, inte bara de verktyg som användarna behöver.
Din IT-personal ska kunna hantera programvaran på samma sätt oavsett vad den körs på.
Vidare, och detta är viktigt om du tänker justera programvaran, bör anpassning fungera överallt Allt mobila plattformar också.
Vanligtvis anpassar du en molnbaserad CRM-plattform genom att lägga till fält och automatisering av arbetsflöden.
Du kan dock gå så långt som att ändra koden den använder för att skapa sitt webbanvändargränssnitt (UI).
Om så är fallet måste koden vara lyhörd.
Detta betyder att det måste vara en enda kodkod som kan känna när den visas på ett skrivbord kontra en surfplatta kontra en smartphone och göra sig själv i enlighet därmed.
På så sätt behöver du bara anpassa koden en gång och din finansdirektör kommer inte att försöka använda hans eller hennes 7 strykjärn för att ge din skalle ett soltak eftersom du anlitade en massa dyra mobilspecialister för att anpassa för varje enskild mobilplattform.
Du bör ha det här samtalet med säljaren på vilken CRM-plattform du funderar på.
Gå igenom deras arbetsflödesfunktioner, förstå deras IT-funktioner (och ta med din IT-chef för den konversationen) och se till att du ser demonstrationer av programvaran på alla mobila plattformar som används i din organisation idag.
När dina IT-, försäljnings- och verkställande intressenter testar programvaran för att se hur den fungerar i din dagliga affärsmiljö, se till att de testar den också på flera plattformar.
Integrationsfrågan
Vi har redan diskuterat behovet av att integreras med datakällor från tredje part, särskilt blymotorer och dokumentförvar.
Fastigheter är dock ett fundamentalt försäljningsorienterat företag oavsett vilken speciell underspecialitet du kan vara - försäljning eller uthyrning, bostäder eller kommersiella - det handlar om att flytta lager och stänga affärer.
Det betyder att en bra CRM-implementering snabbt kan bli hjärtat i din organisations mjukvaruportfölj.
Men för att göra det måste det anslutas till andra programverktyg som din organisation använder.
Ta en lyxuthyrningsverksamhet i New York City, till exempel den som Rockefeller eller president Donald Trump.
Dessa företag äger och utvecklar stora, lyxiga hyreshus i en av de dyraste och mest konkurrenskraftiga fastighetsmiljöerna i världen, Big (and Only Semi-Rotten) Apple.
De hyr eller säljer sedan dessa lyxlägenheter till en noggrant granskad och rik kundkrets för priser som gör att deras revisorer vill göra ut med en elektrisk brödrost i duschen.
Om en sådan operation väljer en CRM, skulle den verkligen behöva stödja leadinput från företagets webbplats, dess sociala mediesidor, dess tredjepartsmäklare och dess e-post och traditionella marknadsföringsmotorer (såsom New York Times Fastighetsavdelning, för att nämna några).
CRM skulle också behöva ha tillgång till ett dokumentbibliotek med hyresavtal, försäljningskontrakt, inspektionsformulär och mycket mer som alla har anpassats för att passa organisationens affärsprocesser (och även ...
Fastighets-CRM kan hjälpa till att effektivisera verksamheten
Oavsett om det är bostäder eller kommersiella, måste fastighetsföretag vara mycket kundfokuserade bara för att överleva.
Från att känna till dina kunders ekonomiska resurser till att förstå deras långsiktiga behov, allt handlar det om viktig affärsinformation och det är just där CRM-programvara (Customer Relationship Management) kan hjälpa till.
Vissa CRM-paket är speciellt utformade och avsedda för fastigheter.
Detta kommer sannolikt att tillfredsställa många fastighetsscenarier.
Att förbinda sig till en dedikerad lösning innebär dock att acceptera den programvarutillverkarens tolkning av hur din fastighetsverksamhet fungerar.
Men anpassnings- och integrationsfunktionerna som erbjuds av CRM-paket för allmänna ändamål låter kunder ofta skapa lösningar som är mer anpassade till hur deras verksamhet fungerar.
Med andra ord behöver du inte ändra dina affärsprocesser så att de passar en mjukvarudesigners förutfattningar.
Anpassa istället en beprövad CRM-plattform som kan ge dig mer kontroll.
Något att komma ihåg med någon fastighetsverksamhet är att den måste följa många lagliga och reglerande krav.
Dessa är ofta lokala, vilket innebär att de verkställs på federal, statlig och till och med kommunal nivå.
Samtidigt är föreskrifterna också tillräckligt olika för att de har en betydande inverkan på hur fastighetsföretag kan bedriva verksamhet på olika platser.
Listan över krav på fastighetsverksamhet är lång och påverkar avsevärt hur dessa enheter kan göra affärer.
Kraven inkluderar olika bostadslagar, rapporterings- och kreditkrav, avlägsnande, zonbestämmelser och till och med hyrespråk.
Detta gör det svårt att bygga ett dedikerat och heltäckande verktyg för fastighetsmjukvara.
Igen, istället för att använda ett sådant verktyg, kan de allmänna CRM-plattformarna som visas i tabellen ovan vara extremt kraftfulla i ett fastighetsscenario.
Du behöver bara se till att du använder deras anpassnings- och integrationsfunktioner till fullo.
Dessa kan ofta ge dig ett bättre resultat som närmare stämmer överens med hur din fastighetsverksamhet bedriver verksamhet och kan också lättare anpassas om ditt företags krav ändras i framtiden.
Vad är fastighets-CRM-programvara?
Även bland specialbyggda CRM-verktyg för fastigheter finns det ingen enda uppsättning funktioner som uppfyller varje operation.
Vad CRM-programvaran behöver uppnå beror helt på vilken typ av fastighetsverksamhet du driver.
Bostäder eller kommersiella? Försäljning, hyra, lägenhet eller utveckling? Låginkomst eller lyx? Hur du svarar på dessa grundläggande frågor har stor inverkan på hur verksamheten kommer att interagera med sina kunder.
För att gå ner till en effektiv uppsättning funktioner, börja i början: din försäljningsprocess.
All fastighetsverksamhet kommer att vara involverad i försäljning; det enda som skiljer sig är konversationen.
Din fastighets-CRM behöver hjälpa till att hantera denna process och det börjar med lead management.
Oavsett var din organisation får sina leads - köpt e-postmarknadsföring, webbannonsering, inköpt marknadsföring på sociala medier, telemarketing eller till och med enkel hänvisning, för att bara nämna några - systemet måste kunna absorbera den ledande informationen och sedan antingen dole det till säljpersonal automatiskt eller låta säljchefer justera och sprida leads efter eget tycke.
För att uppnå detta måste din CRM stödja flera funktioner och funktioner, inklusive:
- Data som importeras från vilken digital källa som helst levererar leadinformation, helst automatiskt eller schemalagt
- Effektiv datainmatning om din verksamhet matar in ledningsinformation manuellt, vilket bör inkludera anpassade programvaruformulär som datainmatningspersonal kan fylla i, associera med en kund och dirigera till ett lämpligt arkiv eller hantera
- Pipeline management, som åtminstone borde låta chefer spåra vilka säljare som arbetar med flest leads och hur många erbjudanden som stängs
- Anpassningsbara arbetsflöden: Många fastighetsverksamheter kräver input från flera chefer i organisationen, så systemet ska kunna dirigera affärsinformation och varningar automatiskt såväl som på ad hoc-basis
- Rollbaserad åtkomst och säkerhet för att låta chefer se leads innan säljpersonal gör och dirigerar dem på lämpligt sätt
Så länge som din valda plattform stöder dessa allmänna funktioner och låter dina IT-medarbetare anpassa dem, kommer du att kunna melda programvaran för att spegla samma försäljningsprocesser som din organisation redan följer.
Det kommer att ge utdelning i snabbare användande.
Fokusera på data och rapportering
Ett annat viktigt område som CRM-plattformar för fastigheter måste fokusera på är data och rapportering.
Beroende på vilken typ av operation du kör måste du bifoga olika typer av kundinformation till en viss CRM-post.
Mindre operationer kan vara nöjda med att fylla i en serie fält i en programvaruform som så småningom blir en databaspost i CRM.
Men de flesta operationer kommer att behöva bifoga register och dokument från tredje part till kunder och erbjudanden.
Hyresgäster för lyxlägenheter kräver till exempel ofta skatteformulär, inkomstverifieringsdokument och hänvisningsbrev från potentiella hyresgäster.
Hemförsäljning kan genomföra kredit- eller till och med kriminella bakgrundskontroller eller kräva tidigare hyres- eller inteckningsposter.
Kommersiell verksamhet kan bifoga kopior av bolagsordningen, personallistor och kommersiell skatteinformation.
Utvecklare kommer sannolikt att kräva lokaliserade dokument som inspektionsregister, zonindelningsformulär och liknande dokument.
Exakt vilka dokument som kommer att krävas är föremål för vilken typ av operation du driver och de lagar som styr den plats där du gör affärer.
För att tillgodose detta behov måste din fastighets-CRM kunna inte bara lägga till dokument till en databaspost utan måste också:
- Stöd flera typer av filformat, beroende på vilka typer av poster du behöver bifogas
- Acceptera automatisk import av dessa dokument till systemet
- Ge möjligheten att effektivt skydda dessa dokument, särskilt om din verksamhet lagrar kunders personliga och privata data i molnet
- Alternativet att redigera dessa poster i CRM, som i fallet med hyresdokument som fylls i när affären fortskrider
Oavsett om de hyr, säljer eller bygger tenderar fastighetsverksamhet mot rörlighet.
Försäljningspersonal, underhållsingenjörer, byggproffs och projektledare är alla exempel på fastighetsanställda som behöver flytta runt och vanligtvis också behöver uppdatera register i din CRM.
Dessa människor brukar också använda sina egna mobila enheter, eftersom de flesta fastighetsverksamheter fungerar runt lösa snarare än stränga IT-hanteringsregler.
I de flesta fastighetsverksamheter är Bring Your Own Device (BYOD) dagens ordning.
Det betyder att din fastighets-CRM-programvara måste stödja två viktiga kriterier:
- Desktop och mobil enhetlighet
Det måste stödja de stationära och mobila plattformarna som dina medarbetare använder, och det måste stödja dem så enhetligt som möjligt.
Det betyder att CRM-programvaran ska se ut och fungera på samma sätt under Apple OS X som under Windows 10, och även om det säkert kommer att se annorlunda ut under ett mobiloperativsystem (OS), som Android, bör det också se ut och känna samma under olika mobila operativsystem, som Apple iOS eller Windows 10 Mobile.
Slutsats: Dina anställda borde inte behöva utbildas om hur man använder programvaran när de byter dator.
Det kanske låter uppenbart, men när du utökar det till att stödja liknande arbetsflöden som kan innehålla tredjepartsfunktionalitet, som att skapa eller redigera ett hyresavtal i Adobe Acrobat när en affär går framåt, kan det bli svårt när det görs på olika plattformar.
Dessutom är detta ett krav som ska skilja CRM-produkter av hög kvalitet från kaféet. - Tvärplattform IT-konsistens
Behovet av att arbeta på samma sätt över olika plattformar bör också omfatta IT-funktioner, inte bara de verktyg som användarna behöver.
Din IT-personal ska kunna hantera programvaran på samma sätt oavsett vad den körs på.
Vidare, och detta är viktigt om du tänker justera programvaran, bör anpassning fungera överallt Allt mobila plattformar också.
Vanligtvis anpassar du en molnbaserad CRM-plattform genom att lägga till fält och automatisering av arbetsflöden.
Du kan dock gå så långt som att ändra koden den använder för att skapa sitt webbanvändargränssnitt (UI).
Om så är fallet måste koden vara lyhörd.
Detta betyder att det måste vara en enda kodkod som kan känna när den visas på ett skrivbord kontra en surfplatta kontra en smartphone och göra sig själv i enlighet därmed.
På så sätt behöver du bara anpassa koden en gång och din finansdirektör kommer inte att försöka använda hans eller hennes 7 strykjärn för att ge din skalle ett soltak eftersom du anlitade en massa dyra mobilspecialister för att anpassa för varje enskild mobilplattform.
Du bör ha det här samtalet med säljaren på vilken CRM-plattform du funderar på.
Gå igenom deras arbetsflödesfunktioner, förstå deras IT-funktioner (och ta med din IT-chef för den konversationen) och se till att du ser demonstrationer av programvaran på alla mobila plattformar som används i din organisation idag.
När dina IT-, försäljnings- och verkställande intressenter testar programvaran för att se hur den fungerar i din dagliga affärsmiljö, se till att de testar den också på flera plattformar.
Integrationsfrågan
Vi har redan diskuterat behovet av att integreras med datakällor från tredje part, särskilt blymotorer och dokumentförvar.
Fastigheter är dock ett fundamentalt försäljningsorienterat företag oavsett vilken speciell underspecialitet du kan vara - försäljning eller uthyrning, bostäder eller kommersiella - det handlar om att flytta lager och stänga affärer.
Det betyder att en bra CRM-implementering snabbt kan bli hjärtat i din organisations mjukvaruportfölj.
Men för att göra det måste det anslutas till andra programverktyg som din organisation använder.
Ta en lyxuthyrningsverksamhet i New York City, till exempel den som Rockefeller eller president Donald Trump.
Dessa företag äger och utvecklar stora, lyxiga hyreshus i en av de dyraste och mest konkurrenskraftiga fastighetsmiljöerna i världen, Big (and Only Semi-Rotten) Apple.
De hyr eller säljer sedan dessa lyxlägenheter till en noggrant granskad och rik kundkrets för priser som gör att deras revisorer vill göra ut med en elektrisk brödrost i duschen.
Om en sådan operation väljer en CRM, skulle den verkligen behöva stödja leadinput från företagets webbplats, dess sociala mediesidor, dess tredjepartsmäklare och dess e-post och traditionella marknadsföringsmotorer (såsom New York Times Fastighetsavdelning, för att nämna några).
CRM skulle också behöva ha tillgång till ett dokumentbibliotek med hyresavtal, försäljningskontrakt, inspektionsformulär och mycket mer som alla har anpassats för att passa organisationens affärsprocesser (och även ...
