Vad är företagsredovisning och ekonomi?
De flesta småföretagare kommer att känna till bokföringsprogramvara som riktar sig till det segmentet, varav den mest populära kan vara Intuit QuickBooks.
Även om det här är bra programvara, kan det ha problem när det ställs inför krav som vanligtvis hanteras av större organisationer, inklusive en stor användarbas, ökade säkerhetskrav, avstämning över flera geografiska områden, och särskilt integration med andra företagsinriktade operativa paket, såsom kapitalförvaltning eller storskalig lagerspårning.
I syfte att göra en översiktlig granskning använder vi istället den allt mer populära segmentbeskrivningen "SME-programvara" - små till medelstora i stället för att förvandla dessa recensioner till medelstora företag.
företag bokföring.
Och mätvärdet vi använder för att avgöra om ett visst redovisningssystem faller inom denna kategori är dess förmåga att hantera komplexa affärsfunktioner.
Mer än bara bokföring
Anledningen till att använda just detta tillvägagångssätt är enkel: Under det senaste decenniet har affärer förändrats dramatiskt.
Med internet som främjar global försäljning, lager på flera platser och länder och en förvirrande blandning av valutor och skatter, kan även ett företag med bara några få anställda kräva den typ av finansiella systemkomplexitet en gång reserverad enbart för multinationella multinationella dollar.
Dessa multinationella företag har råd att spendera hundratusentals dollar på IT- och finansiella systemförvärv, implementering och support fortlöpande, men de flesta små och medelstora företag kan inte.
Målet med små och medelstora programvaror är att presentera en stor del av denna förmåga till ett pris och användbarhet som ett måttligt företag har råd med.
I den här översynen testar vi 10 små och medelstora redovisningssystem som för det mesta finns i molnet, antingen som hanterade tjänster eller värdsystem.
Många av de finansiella systemen vi granskade är faktiskt delar av större sviter, inklusive ytterligare moduler som täcker en mängd olika funktioner som CRM (Customer Relationship Management), Business Intelligence (BI), projektledning, datautvinning, ekonomisk rapportering, komplex budgetering och prognoser och valfritt antal andra områden.
Av den anledningen var vi tvungna att begränsa vad vi tittade på och för tillfället höll vi fast vid bokföring.
Leta efter oss för att undersöka några av dessa andra moduler mer detaljerat i en kommande sammanfattning som täcker små och medelstora företag (ERP) -appar.
SME-anpassning
På grund av sitt modulära tillvägagångssätt för leverans av programvara tillåter de små och medelstora redovisningssystemen vi tittar på här för det mesta kunderna att bygga sina egna finansiella system baserat på vad deras verksamhet kräver.
Medan vi undersöker baslinjeförmågan i baslinjen, erbjuder dessa system ofta också vertikala marknadsversioner skräddarsydda för specifika typer av företag, till exempel ideella enheter, tillverkningsföretag, distributionsföretag eller fastighetsförvaltning.
I allmänhet är dessa tilläggsmoduler som installeras över basredovisningsprogrammet.
Till exempel har produktions-, lager- och distributionsföretag mycket olika lagerbehov, och detta blir ännu mer komplicerat när företaget rymmer inventering av olika slag på flera platser eller länder.
Ett av områdena vi undersökte, men inte testade, var en leverantörs förmåga att möta dessa olika inventeringskomplexiteter, inklusive bearbetning av stycklistor (BOM), kitting (inventering av underkomponenter av en färdig produkt) och hantering av försörjningskedjan.
Andra egenskaper hos redovisningssystem på högre nivå inkluderar förmågan att hantera flera företag och divisioner, ofta med transaktioner mellan olika företag; flervaluta kapacitet, förbättrad säkerhet och funktioner som självbetjäningslön där den anställde direkt kan få tillgång till sin information och göra begränsade förändringar som att öka eller minska antalet personer som är beroende.
Cloud-Scale Accounting
En annan viktig egenskap hos små och medelstora program är skalbarhet.
Det här är mer ett problem med interna system än med molnbaserad redovisning, eftersom skalbarheten huvudsakligen begränsas av den infrastruktur som systemet körs på.
I ditt datacenter kan gränsen för infrastruktur snabbt nås och därigenom begränsa din skala.
I molnet har du så mycket infrastruktur som du känner för att betala för vid varje tidpunkt.
När det gäller SME-redovisning kan skalbarhet ses som möjligheten att lägga till samtidiga användare.
När företaget växer och när det finansiella systemet växer bortom bokföring till andra områden av ekonomiskt och ledningsmässigt nytta är behovet av att växa sina användarbaser snabbt och enkelt mycket viktigt.
Eftersom det här är avancerade system, särskilt när du går in i egna finansiella system och ERP-system, kan uppskalning för fler användare betyda avsevärt högre licensieringskostnader, högre underhållsavgifter och behovet av avancerad hårdvara (om du kör systemet internt snarare än som en hanterad molntjänst).
En annan begränsande faktor i skalbarhet för små och medelstora redovisningar är den underliggande databasen.
De flesta redovisningsappar på grundnivå använder en egen databas eller ett tredjepartserbjudande med en billig licensavgift.
Endera modellen kan dock begränsa antalet användare.
Å andra sidan kommer sannolikt finansiella system för företag sannolikt att använda dyra databaser, som IBM DB2, Oracle eller SAP, varav någon dramatiskt kan öka licensiering, implementering och underhållskostnader.
Mellan dessa två ytterligheter hittar du appar som använder Microsoft SQL Server (även om den här närmar sig snabbt avancerat databasterritorium både vad gäller funktion och licensieringskomplexitet), MySQL eller PostgreSQL.
Även om bokföringspersonalen förmodligen inte behöver veta vad den underliggande databasen för deras redovisningsapp är, är det definitivt något som din IT-avdelning behöver veta och ta med i deras långsiktiga planering - och det är oavsett om det totala systemet är inrymt i -plats eller i molnet.
Lyckligtvis behöver din IT-avdelning inte arbeta ensam när det gäller att implementera dessa små och medelstora redovisningssystem.
Det beror på att SME-bokföringssystem för det mesta inte erbjuds för kundinstallation utan snarare endast genom återförsäljare (VAR), varav de flesta gör installationen en del av paketet.
Ingen av apparna vi testade är hushållsprodukter i detaljhandeln, oavsett om de så småningom finns på plats eller i molnet.
Även om dessa tjänster kan öka kostnaderna kan de också vara mycket värdefulla.
Beroende på komplexiteten i ditt företag kan installation, val av funktioner, ombordstigning och till och med löpande support, alla spara betydande tid, både vid implementeringsstadiet och om något någonsin går fel.
Bra planering och samordning mellan din personal, återförsäljaren och din revisor är svåra måste men kan ge stora utdelningar.
Utvärdering av SME-redovisning
I våra recensioner testade vi med ett fullt fungerande testkonto från leverantörerna, förutom när ett molnbaserat eller värdkonto inte var tillgängligt.
I dessa få fall installerade vi den interna versionen med hjälp av leverantören eller en utsedd återförsäljare.
Många av redovisningsapparna vi testade inkluderar mobilåtkomst.
Med dessa appar testade vi tillgängliga fjärroperationer med en iPad Air, en Lenovo Android-surfplatta och en Microsoft Surface 3, förutom en stationär PC (som var vår primära testplattform).
När du testar dessa system själv, kom ihåg att även om små och medelstora redovisningssystem är extremt kraftfulla appar, bör den du väljer passa så nära som möjligt för ditt företag.
Det betyder att du måste lägga på riktigt arbete för att förstå arbetsflödena i ditt företag - inte bara olika redovisningsmetoder utan också hur ditt lager verkligen hanteras, till exempel, eller hur fakturering sker för olika typer av kunder.
Möt med viktiga ägare av affärsprocesser och gå igenom alla de viktigaste arbetsflödena i ditt företag innan du beslutar om en SMF-redovisningsplattform.
Du måste vara medveten om var data genereras, vad den används till och hur den kan interagera med andra appar utanför bokföringssystemet.
Ju bättre du förstår dessa nyanser och ju närmare du kan matcha appens kapacitet till vad du behöver, desto mer framgångsrik blir implementeringen.
Har du frågor om redovisning av företag eller småföretag? Prenumerera på Daxdi Small Business-uppdatering nyhetsbrev och gå med i [email protected] näringsliv på LinkedIn, där du kan ansluta direkt till leverantörer, andra proffs som dig själv och PCMags redaktörer.
