ERP-programvara (Enterprise Resource Planning) utvecklades ursprungligen för stora organisationer för att hantera hela sin verksamhet från en enda programkonsol.
Under sina tidiga dagar krävde de massor av servrar på plats och massor av anpassad programvaruanpassning.
Dagens ERP-implementeringar levereras dock mest som molntjänster, vilket gör dem inte bara tillgängliga utan även attraktiva för små och medelstora företag.
I stor utsträckning för den här publiken har vi granskat 10 mjukvarulösningar för företagsledningsbokföring från leverantörer som också kan utöka sina produktserier till full ERP-funktionalitet.
Dessa sviter är utformade på ett modulärt sätt för det mesta, vilket innebär att du bara kan köpa de funktioner ditt företag behöver.
Sviterna är också helt riktade mot små och medelstora företag.
Vanligtvis granskar vi produkter som riktar sig antingen till små och medelstora företag eller företagsorganisationer.
SMF-designatorn är mindre en indikation på storlek än på företagets komplexitet.
För att göra en investering i ERP-programvara värdefullt bör ett företag ha behov av anpassade affärsprocesser, multinationell handel, ganska komplex tillverkning eller komplexa krav på leveranskedjan.
Det är där små och medelstora företag blir den bättre indikatorn snarare än små och medelstora företag.
Ett små och medelstort företag kan fortfarande ha ungefär samma storlek som ett avancerat SMB (siffran små och medelstora företag kommer vanligtvis att växa mellan 100 och 1 000 anställda), men det är ett företag med tillräckligt komplexitet och avancerade krav som gör övergången till ERP till en bra investering .
Vad är Enterprise Resource Planning (ERP)?
ERP beskriver generellt en modulär mjukvarulösning som innehåller den ekonomiska sidan av verksamheten och sedan lägger till nära integrerade appmoduler som adresserar andra delar av verksamheten, inklusive business intelligence (BI), kundrelationshantering (CRM), Materials Resource Management (MRP) och Supply Chain Management (det vill säga logistik).
MRP inkluderar funktioner som förvaltning av anläggningstillgångar, Just-in-Time (JIT) Inventory, POS-system och projektledning.
I huvudsak är ERP ett systemiskt sätt att hantera hela företaget, inte bara dess ekonomi.
Genom att integrera alla dessa moduler i en enda sammanhängande helhet kan kunder få nya insikter och skapa nya processer som inte var möjliga med separata verktyg.
Till exempel förbättrar de flesta ERP-system också redovisning och övergripande hantering genom att lägga till funktioner eller funktioner för att förbättra ett grundläggande löneverktyg i ett mer omfattande ramverk för personalhantering (HR) eller för att utöka lagerhanteringen för att närmare anpassa sig till den specifika typen av verksamhet kunden arbetar, till exempel företag som centrerar kring lager eller distribution.
Ibland är mer bättre
När man tittar på ett företags portfölj för managementinformationssystem är det ibland inte uppenbart att en generisk app kanske inte är den bästa metoden.
Ett bra exempel på detta är löner.
Lönen för en serviceorganisation innehåller till exempel tid och fakturering och eventuellt kostnadshantering; det skiljer sig avsevärt från lönerna som ska användas för en mat- och gästfrihetsorganisation, vilket kräver att företaget spårar tips från anställda.
Och det skiljer sig mycket från lön för ett byggföretag, vilket ofta kräver flera priser för samma anställd beroende på vilket jobb de utför (och måste också rapportera till flera fackföreningar).
Inventory är ett annat område där nödvändig funktionalitet skiljer sig beroende på typ av verksamhet.
Till exempel kan inventeringen för ett tillverkande företag kräva komponentspårning med hjälp av streckkoder för att identifiera reservdelsfack såväl som materialbearbetning (BOMP) som ger en lista över alla delar och underenheter som behövs för att konstruera en viss produkt eller till och med Kitting , som består av inventering och spårning av underenheter snarare än diskreta delar.
Poängen är att eftersom ERP-plattformar är (a) modulära och (b) så breda när det gäller de situationer de adresserar och de funktioner de tillhandahåller, börjar planeringsprocessen för att välja rätt ERP-lösning hemma - långt innan du faktiskt pratar med en leverantör.
Du måste starta din urvalsprocess genom att sitta ner med cheferna i frontlinjen för alla dina viktiga affärsprocesser och kartlägga exakt hur ditt företag gör affärer.
Exakt hur går dina webbkunder från en kreditkortstransaktion till en fraktlåda som anländer till deras ytterdörr? Hur bearbetas betalningar, order genomförs, lager hanteras, lager flyttas och spåras och leveransorder hämtas och levereras? Hur används all denna information för att tillhandahålla pågående BI för organisationen? Vilken typ av information får du inte som du verkligen behöver? Listan över lämpliga frågor kommer att bli mycket djupare i den verkliga världen och sträcka sig långt utöver de typiska IT-frågorna som ställs innan du installerar SMB-programvara (som servrar som krävs, per säte licensieringskostnader etc.), även om dessa frågor fortfarande gäller ERP också.
Anledningen till att du behöver få en heltäckande förståelse för hur ditt företag gör affärer beror på att ERP-system inte bara driver omfattningen av affärsprocessfunktioner (som diskuterats tidigare) utan också ger olika grader av integration mellan sina olika moduler.
Med standard SMB-programvara är det sällsynt att hitta direkta funktionssynergier mellan exempelvis lagerhantering och HR-ramverk.
Men med ett ERP-system kan det inte bara vara möjligt men du kan också justera integrationen för att fungera ännu mer effektivt för din organisation.
För speciallager som lagrar specialinventarier (som till exempel farliga kemikalier) kan ditt HR-system automatiskt sätta igång sina skifthanteringsfunktioner för att se till att rätt personal som har de kunskaper som behövs när sådana kemikalier anländer till ett visst lager.
att hantera dessa kemikalier finns för att ta emot och lagra dem.
Det är bara ett exempel på otaliga möjligheter.
Vad som är möjligt för din organisation är helt beroende av ERP-plattformens kapacitet och hur väl du förstår hur ditt företag verkligen driver.
Förlora några, vinna några
I vår första granskning av programvarusviterna tittade vi på den ekonomiska sidan, koncentrerade oss på huvudboken och undersökte övergripande användbarhet, navigering och arbetsflöde.
I denna cykel gick vi tillbaka till varje leverantörs erbjudande och undersökte det för övergripande ERP-funktionalitet och tillgängligheten av moduler som förbättrar de ekonomiska förvaltningsaspekterna i systemet (och utvidgar det till andra områden av företagsverksamhet).
Genom att göra det gjorde vi några ändringar i de leverantörer och produkter som omfattades.
I den ursprungliga uppsättningen granskningar av finansiell redovisning inkluderade vi både Intacct (Besök webbplatsen på Sage Intacct) och Intuit QuickBooks Online Plus.
Ingen av dessa har en riktig ERP-utgåva så vi utesluter dem från den här granskningsomgången.
ERP-prissättning och molnet
ERP har funnits som en programvarukategori sedan slutet av 1990-talet.
På den tiden har det utvecklats på ett antal viktiga sätt, framför allt att många har blivit molnaktiverade.
Fördelen för kunderna här beror främst på kostnad och skalbarhet.
Eftersom ERP-system är modulära krävde traditionella ERP-system ofta flera servrar för att fungera fullt ut.
Det kan finnas en server för finansmodulen, en för backend-databasen, en för lagerhanteringssystemet och så vidare.
Kör nu redundanta servrar för tillförlitlighet och ökad prestanda och du tittar snart på en hårdvara- och infrastrukturprislapp som kan överstiga kostnaden för programvaran.
För att effektivt marknadsföra denna teknik för små och medelstora kunder använder leverantörer molnet för att driva sina lösningar och SaaS-modellen (Software-as-a-Service) för att distribuera den.
Det innebär att kunder har mycket låga (ofta noll) maskinvarukostnader på förhand - alla servrar finns i molnet.
Det kan vara en enorm minskning av den totala totala ägandekostnaden (TCO) för en ERP-lösning.
Men som en extra bonus möjliggör denna distributionsmodell också omedelbar och mycket kostnadseffektiv skalbarhet.
Om ditt företag driver en webbhandelsverksamhet kan den välja en e-handelsmodul i sin ERP-lösning.
Men under semesterperioden kan trafiken genom e-handelssystemet öka.
I en traditionell infrastrukturinstallation skulle företaget behöva köpa extra servrar och konfigurera dem som redundanta kluster för att hantera den ökade trafiken.
Sedan, när semestern är över, skulle dessa servrar helt enkelt stängas av och företaget skulle behöva äta kostnaden för en oanvänd hårdvaruinvestering.
Via molnet kan kunder helt enkelt snurra upp nya servrar i molnet för att hantera den ökade belastningen, bara betala för användning under semestern och sedan lösa upp dem när semestern är över (och därmed bara betala för vad de behöver när de behöver det) ).
En slutlig molnfördel är licensieringskostnader.
I en lokal modell skulle ditt företag betala för en initial installationsavgift och "X" dollar (vanligtvis mellan $ 1 000 och $ 5 000) per användare eller plats.
Licensen skulle förlängas och vanligtvis pågå tills programvaran uppgraderades avsevärt.
I en molnmodell existerar den ursprungliga installationsavgiften inte eller är vanligtvis mycket mindre, och licensieringskostnaderna uppskattas till "X" dollar per användare och månad (vanligtvis var som helst från $ 90 per användare per månad upp till $ 500 per användare per månad).
För dem som noggrant gör sin matte kan denna typ av prenumerationsbaserad licensiering vara betydligt billigare än ett traditionellt lokalt per-sittsystem.
Ett område där du sannolikt inte kommer att spara pengar på standard ERP-distribution på plats är tredjepartspartnern.
De flesta av de leverantörer som vi testat kräver (eller åtminstone starkt föreslår) att du köper och implementerar deras programvara med hjälp av en tredjeparts, mervärde-partner.
Denna enhet kommer att hantera inköpet, den första distributionen och (viktigast av allt) den ursprungliga konfigurationen, som för vissa av dessa plattformar kan sträcka sig över flera månader upp till ett helt år.
Det beror på att det är partnern som gör det praktiska arbetet med att anpassa dessa plattformar så att de fungerar som de behöver för just ditt företag.
De intervjuar dessa företagsledare i frontlinjen (om du inte redan har gjort det), de gör anpassad kodning eller skript för att bygga mellanvaruanslutningar mellan moduler om de rätta inte existerar, de ser till att rätt funktioner byts av eller låst; och de hanterar löpande underhåll, felsökning och utbildning av anställda.
Allt detta kostar betydande ytterligare dollar, vilket säkert kan motsvara eller till och med överstiga kostnaden för programvaran, beroende på hur du betalar för den.
Så se till att (a) du verkligen behöver en tredjepartspartner för att konfigurera din programvara, och (b) att du får en exakt uppskattning av vad deras tjänster kommer att kosta dig.
Lektionen är tydlig: Gör dina läxor innan du försöker utvärdera något ERP-system.
Chansen är stor att du kommer att arbeta med en återförsäljare för att hantera anpassningen mellan ditt företag och programvaran.
Men...
