Vad är ett försäljningsställesystem (POS)?
Du kanske tänker på PoS-system som bara vanliga kassaregister, men de utvecklas för att göra mycket mer.
De kan integreras med mobila enheter och molntjänster och uppfylla användarnas mjukvaru- och hårdvarukrav.
Dessutom kan du använda dem med back-end bokföringssystem och kreditkortsbetalningsprocessorer.
Många små och medelstora företag (SMB) använder dessa typer av molnaktiverade POS-tjänster utan att behöva behålla en fysisk back-end-server på flera platser.
POS-system integreras nu mer sömlöst med andra backend-applikationer som CRM (Customer Relationship Management) och lagerhantering.
Även om det finns flera typer av betalningshanteringslösningar tillgängliga, inklusive kreditkortsläsare och olika nya mobila betalningsmetoder, är kassasystemen vi granskade kompletta kassaregister.
Det innebär att de kommunicerar med programvara för back-end-redovisning och kan hantera flera typer av betalningar.
Trots kassaapparatmotivet, när folk pratar om POS-system, hänvisar de mest till programvaran, som kan vara klientbaserad eller molnbaserad.
Det beror på att det är programvaran som låter dig spåra försäljning, utfärda kvitton och utföra backoffice-funktioner.
Sådana funktioner inkluderar att ersätta lager, spåra anställdas produktivitet och notera vad som säljer och vad som inte gör.
POS-systemen vi granskade är främst inriktade på små och medelstora företag som säljer från en till 25 butiker, även om några kan hantera upp till 100.
En annan viktig aspekt av POS-programvaran är ett brett stöd för nya betalningssystem.
Dina kunder kan främst använda en eller två betalningsmetoder nu, men ange hur snabbt betalningsalternativ kan ändras, dessa kunder kanske ber om nya alternativ snart.
Det är bäst att ha ett kassasystem på plats som har inbyggd betalningsflexibilitet snarare än att behöva byta ut ett nytt system.
Om du undrar vilka typer av betalningsalternativ som ditt kassa ska stödja, överväg diagrammet över populära betalningsmetoder för murstenar som sammanställts av marknadsundersökningsföretaget Statista från en konsumentundersökning som företaget genomförde i mars 2019.
Mest populära konsumentbetalningsmetoder, 2018-2019
(Bildkredit: Statista)
Viktiga programvarufunktioner
Poängen med ett bra kassasystem är att låta dig få betalt för produkter och tjänster.
Det finns en mängd olika sätt som människor får betalt idag och ditt kassasystem ska hantera alla de metoder du behöver, inklusive kontanter, checkar och kredit- och betalkort.
Vissa, men inte alla, accepterar också "kontaktlösa" betalningstyper, som Amazon Pay eller Apple Pay.
En viktig faktor att notera är att införandet av Europay, MasterCard och Visa (EMV), eller chippade kort, har komplicerat saker något för små leverantörer.
EMV är standarden som sägs ge mer säkerhet än den svep-och-sign-teknik som vi har använt under det senaste decenniet.
Möjligheten att "doppa" dessa kort betyder ytterligare eller ny hårdvara som vissa POS-system tar lite extra för.
När du väl har passerat minimifunktionaliteten finns det andra funktioner som du vill leta efter, beroende på ditt företags behov.
Dessa funktioner inkluderar möjligheten för kunder att använda två typer av betalningar, till exempel, eller att möjliggöra returer, specialpriser (för försäljning eller specialkunder), presentkort och höga priser.
En annan snabbt växande standard är NFC-transaktionen, som är ett elektroniskt betalningssystem som populariseras av mobila giganter som Apple Pay och Google Wallet (på Google Pay).
Att se till att din POS-systemkandidat kan hantera dessa nya framväxande system är bara hälften av ekvationen.
Den andra hälften inkluderar huruvida implementeringen kommer att irritera eller behaga dina kunder eller huruvida det kommer att hjälpa eller hindra din PCI DSS-efterlevnad (Payment Card Industry Data Security Standard).
Ett annat kritiskt område kanske inte är en POS-trend men det är fortfarande något du måste vara mycket noga med: produktsupport.
Om systemet kraschar i början av din hektiska period, hur lätt är det då att få någon i telefon? Det är en fråga som ofta kan lösas genom att betala för lämplig supportplan.
Men bara för att du har någon i telefonen betyder inte att ditt system är tillbaka online.
du tappar fortfarande intäkter varje gång en otålig kund går ut ur butiken.
En säkerhetskopieringslösning är viktig här och det är särskilt sant när det gäller molnbaserade kassasystem.
Dessa system kan drabbas inte bara av programvaruproblem utan också av problem med internetanslutning.
Att säkerställa att din leverantör har ryggen i dessa situationer är nyckeln, men det är också viktigt att veta exakt hur och var det stöd kommer ifrån.
Lite mer om detta senare.
Hårdvaruöverväganden
Och medan programvaruhalvan av POS-systemekvationen troligen är viktigast, särskilt i en molnbaserad lösning, kommer många detaljhandelsföretag fortfarande att behöva en hårdvaruhalva.
På det sättet är mobilitet en av de mest populära trenderna i dagens kassasystem.
Detta hänvisar till möjligheten att flytta POS-funktionalitet bakom kassaregistret och i händerna på roving-anställda för snabbare, mer kundcentrerade affärstransaktioner.
Denna trend lägger till nya viktiga områden för till och med den vanliga POS-systeminstallationen, inklusive ett ökat fokus på trådlös anslutning, säkerhet och stöd för surfplattor eller till och med smartphone-slutpunkter.
De flesta moderna kassasystem körs på allmänt tillgängliga surfplattor som t.ex.
Apple iPad (på Amazon) eller a Microsoft Surface Pro.
Malla erbjuder också dedikerade hårdvarusystem och tillägg, till exempel kortsvepare, kvittoskrivare, kassalådor och streckkodsläsare.
Fördelen med tablettbaserade system är deras rörlighet.
Du kan bearbeta betalningar på din butiks golv (särskilt användbart för att skära ner linjer i registret under hektiska årstider), på en expo eller i en pop-up-butik utomhus.
System som Square Point of Sale är kända för att erbjuda små donglar som ansluter till en surfplatta och låter dig dra kreditkort när du är på språng.
Även om du kanske inte omedelbart behöver den här typen av rörlighet är det bra att veta att den är tillgänglig.
En annan fördel är mängden information som du kan tillhandahålla kunder.
En stationär POS-enhet kan ibland vändas så att kunden kan logga på skärmen eller ange kontaktinformation.
Dessutom kräver vissa stater (som Kalifornien) nu att någon form av kundinriktad skärm ska vara tillgänglig så att kunderna kan se försäljningsinformation när en försäljning rangeras.
Backoffice-funktionalitet
Dagens robusta kassasystem handlar mer än bara om att ta betalningar.
De kan effektivt spåra ditt lager, kunder och anställda.
Ett bra kassasystem måste kunna spåra vad som sålts och hur många artiklar som finns kvar.
När varorna är slutsålda kan ett POS-system meddela dig i förväg så att du kan ladda om.
Företag kan förvänta sig att deras POS-system kan undergruppera objekt; det borde till exempel berätta för dig om du är ur blå fågelburar men fortfarande har tre röda fågelburar.
Du bör kunna skriva ut streckkoder för alla objekt som inte redan har Universal Product Codes (UPC) så att du kan skanna dem under en försäljning.
Förmågan att tillhandahålla analys är en annan nyckelfunktion som vissa kassasystem erbjuder.
Analytics gör det möjligt för företag att se vilka produkter som säljer när och till vem.
Om det är möjligt att förutsäga att dubbelt så många röda kaffekoppar säljs i november än i april, vet du hur många du ska beställa.
Om din försäljning av lågkostnadsgodis ökar radikalt varje vardag när de lokala barnen går ut ur skolan, kanske du vill anställa en extra säljare på eftermiddagen för att hantera saker
Medarbetarspårning är också användbart.
Ditt POS-system ska kunna klocka in och ut från dina anställda och erbjuda olika säkerhetsnivåer beroende på anställdas status.
På detta sätt har en kassör till exempel inte tillgång till samma backoffice-funktioner som en chef har.
Slutligen är det användbart för ett kassasystem att samla in kundinformation som kan användas för lojalitetsprogram och andra marknadsföringsstrategier.
Vissa system erbjuder funktionalitet som ligger nära den som erbjuds av CMS-paket; till exempel skicka e-post till kunder för att tacka dem för försäljningen, annonsera fynd eller erbjuda kuponger och erbjuda andra lojalitetsförmåner.
Något att vara medveten om: Se till att ditt POS-system kan fungera offline.
Nätverk kan gå ner vid de mest besvärliga ögonblicken, särskilt om du säljer vid ett personligt evenemang.
Du vill kunna fortsätta sälja även om ditt kassasystem kan vara tillfälligt ur kontakt med ditt backoffice.
Och om du vill göra affärer online såväl som personligen, erbjuder vissa kassasystem möjligheten att skapa en webbutik som kommer från samma lagerdatabas som din tegelbutik.
Faktum är att en online-närvaro har blivit så nödvändig att vissa system, som Shopify POS och Vend POS, inkluderar det som en del av deras paket.
Om du startar ett litet detaljhandelsföretag kan det vara en viktig funktion att tänka på.
Även om all denna information verkligen är värdefull, kan konsolideringen av den till en central plats, särskilt om du har flera butiker, inte bara bli komplicerad utan riskerar också massor av personuppgifter på det öppna Internet.
För att hjälpa dig kan du överväga att lagra data hos en säker, molnlagringsleverantör av affärsmässig kvalitet och se till att alla sessioner mellan POS-systemet och en fjärrdestination skyddas av ett virtuellt privat nätverk (VPN).
Bearbetar betalningar
Tänk på att om du ska acceptera kredit- och betalkort (och de flesta företag måste), kommer du att behöva en tjänst som kan hantera dessa betalningar.
Den tjänsten kommer också att kosta dig en procentandel av ditt tag.
Några tjänster, till exempel Square Point of Sale, erbjuder POS-tjänster gratis så länge du hanterar dina betalningar genom dem.
Andra, såsom Intuit QuickBooks Point of Sale och Shopify POS, tar ut en månatlig prenumerationsavgift för användning av programvaran och en extra avgift för behandling av betalningar.
Ytterligare andra, som NCR Silver och Vend POS, tillhandahåller inte själva bearbetningstjänster utan arbetar med ett antal tredje parter.
Andra som tillhandahåller sina egna bearbetningstjänster kommer också att arbeta med tredjepartsprocessorer.
Av de produkter vi täcker här i denna POS-systemgranskning tar endast NCR Silver ut ett engångspris för sin programvara.
Som ett resultat måste du tänka på dina behov och hur de relaterar till det POS-system du väljer.
Om du redan använder en betalningshanteringstjänst och vill hålla fast vid den, vill du titta på POS-system som fungerar med det systemet (vanligtvis kallat "integrerad bearbetning" eftersom det externa företagets betalningar är integrerade i POS).
Men om du börjar från grunden kan ett kassasystem som erbjuder en allt-i-ett-tjänst vara mycket bekvämt.
Om något går fel, vet du vem du ska ringa.
Produktsupport
POS-system är byggda för att vara så enkla att använda som ...
