Vad är Kanban?
Kanban är en metod för att hantera arbete med en tavla med blanksteg för kort som representerar uppgifter.
Det finns bara så många platser på kortet för korten, så chefer tvingas prioritera uppgifter istället för att bara lägga till dem i en bottenlös att göra-lista.
Idag implementerar lag som följer kanban-filosofin den med hjälp av en kanban board-app.
Två stora fördelar med att använda kanban-kort i motsats till andra typer av arbetshanteringssystem och samarbetsappar är (1) de är mycket visuella och (2) de är mycket bra på att begränsa mängden arbete på någon persons tallrik vid en tid.
Det finns också många andra fördelar.
Det enklaste sättet att lära sig hur kanban fungerar är genom ett exempel.
Tänk dig att du har en tavla och en stapel klisterlappar.
Du skapar tre kolumner på tavlan som heter Att göra, göra och gjort.
Ta sedan en fästis och skriv en uppgift på den.
Placera nu den anteckningen i kolumnen Att göra.
Skriv några fler uppgifter på några fler klisterlappar.
Ta med alla som är ansvariga för att få dessa uppgifter gjort i rummet.
Antingen tilldela dem uppgifter från kolumnen Att göra eller låt dem själv tilldela några uppgifter.
När en uppdragsgivare startar en uppgift flyttar hon klisterlappen till kolumnen Gör.
Om hon vill lägga till några anteckningar om uppgiften eller hennes framsteg skriver hon dem på fästis.
Den som hanterar arbetet kan skapa en regel som säger att ingen någonsin får ha mer än fem aktiva uppgifter i kolumnen Göra vid varje tidpunkt.
När en mottagare slutför en uppgift flyttar hon den till kolumnen Klar.
Kanban kan vara mycket mer involverad, men det är kärnan i det.
Kanban-appar för samarbete
Online-kanban-appar replikerar det allmänna konceptet för tavlan och klisterlappar (de kallas vanligtvis kort i kanban-appar).
I en digital miljö kan systemet dock göra mycket mer för dig.
Till exempel kan varje kort innehålla omfattande information om en uppgift, till exempel förfallodatum och eventuella anteckningar man kan behöva för att få uppgiften klar.
Uppgiftskort kan ha filer bifogade, samt taggar, numeriska fält för att logga hur mycket tid som spenderades på uppgiften och så vidare.
Digitala kanban-system kan flagga kommande tidsfrister, varna lämpliga parter när uppgifterna är slutförda och generera rapporter om arbetsförloppet.
Medan kanban-appar passar in i den allmänna kategorin av samarbetsappar skiljer de sig helt från projektledningstjänster, även om människor ibland använder kanban-appar för att hantera vissa typer av projekt.
Kanban anses i allmänhet vara mer lämpad för pågående arbete, som att fixa och underhålla programvara eller svara på supportfrågor, än till projekt.
Projektledningsappar är dock utformade för att hantera projekt, den viktigaste skillnaden är att varje projekt har ett startdatum, ett slutdatum och ett leveransbart.
Pågående arbete gör det inte.
Varje kanban-app som ingår i den här listan över de bästa kanban-apparna har sina egna styrkor, och vissa har också svagheter.
Vilken app som är bäst för dig och ditt team beror till stor del på vilken typ av arbete som hanteras, hur ditt team kommunicerar och huruvida och hur du behöver dela några av dina framsteg med människor utanför din organisation, till exempel kunder eller frilansare.
Bästa mångfacetterade Kanban-appen
Asana tar Daxdi Editors 'Choice för bästa kanban board-appen totalt, vilket kan verka som ett ovanligt val, eftersom Asana inte började specialisera sig på kanban.
Asana började som ett arbetsflödeshanteringsverktyg, ungefär som en superdriven att-göra-lista-app.
När det växte tillfogade det så småningom förmågan att visualisera arbete i en styrelsevy, à la kanban.
Asana var redan så stark på att hjälpa team att hantera arbetet, att övergången till att stödja kanban var meningsfull och hände med lätthet.
Några aspekter av Asana gör det speciellt.
Det är extremt flexibelt och det är enkelt att experimentera med appen.
Asana är utmärkt för lag som inte har något emot att uthärda lite försök och fel för att hitta bästa möjliga lösning.
Det är dock inte precis en nyckelfärdig tjänst; varje team kommer att behöva göra riktigt arbete för att få det inställt för sitt specifika arbetsflöde.
Asana är också en app där du kan skriva listor, skriva ner idéer och hålla ett arkiv över vad ditt team har åstadkommit.
Även om appen inte har alla funktioner som ingår i solen, spelar den bra med andra.
Det kan integreras med ett brett utbud av verktyg, inklusive Salesforce, för hantering av kundrelationer och Harvest, för tidspårning och tidrapporter.
Dessa tillägg gör Asana ännu mer mångsidig.
Diskbänk Kanban
Om du inte kan bry dig om att integrera tredjepartsappar och -tjänster för att skapa det arbetshanteringssystem du vill ha, är det bättre att du väljer en kanban board-app som innehåller många funktioner.
Som du förmodligen kan se från tabellen högst upp i den här artikeln inkluderar LeanKit och Kanban Flow mycket mer än många av sina konkurrenter.
Två önskvärda funktioner som finns i både LeanKit och KanbanFlow är work-in-progress (WIP) -gränser och simfält.
En WIP-gräns begränsar antalet uppgifter som tillåts i en kolumn vid varje given tidpunkt eller antalet som tilldelats en viss person eller avdelning vid en given tidpunkt.
När du använder en kanban-metod är det vanligt att team själv inför WIP-gränser; KanbanFlow och LeanKit gör det så att du inte behöver.
När du väl har satt gränsen låter appen dig inte överskrida den.
Simfält hänvisar till möjligheten att omformatera ett kanban-kort så att det inte bara innehåller kolumner utan också rader.
En vanlig simfältvisualisering är att använda de vågräta raderna för att visa vem som är ansvarig för uppgifterna.
Lättast att lära sig
Trello gör sitt namn bland kanban-appar för att vara enkla och roliga att använda.
När du arbetar med många kunder och externa partners är det enkelt och roligt att ord som du vill höra när du diskuterar sätt att samarbeta och dela information.
Trellos gränssnitt är mer bubblande än seriöst.
Du kan lägga till klistermärken på korten för att uttrycka idéer visuellt eller bara för att ha lite kul.
Som med många av de andra appar som hittills nämnts integreras Trello enkelt med andra onlineverktyg och tjänster.
Bäst för lag med visuella tillgångar
Volerro kanske inte har alla funktioner under solen, men det tjänar fortfarande en hög poäng i PCMags testning, delvis för en unik styrka: När du laddar upp dokument till Volerro kan alla i teamet se dem och kommentera dem, direkt i webbläsaren .
Möjligheten att kommentera dokument underlättar kommunikationen för filer som har grafik eller designelement, till exempel bildspel eller annonser, i synnerhet.
Att kommentera en PDF- eller bildfil är ett mycket tydligare sätt att ge kommentarer om det än att bara skriva kommentarer i en textruta.
Något för alla
Kanban-apparna som finns på marknaden idag är långt ifrån kloner av varandra.
Vissa har mer polerade mönster än andra.
Vissa har smidigare användbarhet.
Vissa har en brant inlärningskurva.
Och vissa är en del av ett mycket större arbetshanteringssystem, som i fallet med Asana och ZenKit.
Var och en erbjuder något annat, även om metoden bakom dem är densamma.
Kontrollera tabellen ovan och kapselrecensionerna nedan och se till att klicka igenom för att läsa de fullständiga och djupgående recensionerna av kanban-tjänster som låter som om de passar ditt team eller ditt företags behov.
