Vad är en värdtjänst för e-post?
E-postmeddelandet försvinner inte snart.
Trots en ökning av antagandet av samarbetsbaserade kommunikationsplattformar som Microsoft Teams eller Slack föredrar 86 procent av proffs att använda e-post för affärsändamål.
Hur företag är värd, lagrar och distribuerar sin e-post - det är området som har genomgått en massiv omvandling.
Företag vänder sig bort från dyra e-postservrar på plats som kör produkter som Microsoft Small Business Server och tittar istället till molnet med värdbaserade e-postlösningar.
Företag i alla storlekar har insett visdom att gå med en skalbar och säker värd Software-as-a-Service (SaaS) -lösning med garanterad driftstid som bryter ner prissättningen till flexibla avgifter per användare.
Att köra egna e-postservrar ger mer kontroll och bredare anpassning samt spårning och efterlevnad för små och medelstora företag (SMB).
Men de kräver specialiserad IT-personal samt behovet av att manuellt hantera och stödja både hårdvara och programvara.
En e-posttjänst från tredje part matchar många av fördelarna med intern e-post utan den dyra initiala investeringen.
Möjligheten att hantera antalet användare, få tillgång till de senaste säkerhetsprotokollen och njuta av enkel anslutning och distribution av värdlösningar gör det till ett livskraftigt och konkurrenskraftigt alternativ.
Även företag med dedikerad IT-personal på plats har sett visheten att flytta sin e-posttjänst.
Fördelarna inkluderar kostnadsgenomsnitt per person, avancerad säkerhet, billig e-postlagring och enkel enkel anslutning och distribution.
Även om dessa fördelar gäller för de flesta organisationer, finns det inte bara undantag utan också dolda "gotchas" du bör leta efter innan du väljer en molnvärd e-postleverantör.
Känn dina kostnader och dina användare
Kostnad är förmodligen den mest populära drivkraften för företag som flyttar e-post till molnet.
I genomsnitt är det helt enkelt billigare per användare när du inte bara tar hänsyn till kostnaden för serverhårdvara och anslutning utan även tilläggsprodukter och den kunniga personal som behövs för att köra dem.
Men det finns också à la carte-alternativmenyn.
Hosted e-post kommer ofta som en del av en annan tjänst, som webbhotell eller Infrastructure-as-a-Service (IaaS).
Eftersom det betyder att det kommer att finnas många tillbehör tillgängliga med dessa tjänster, är det oundvikligt att du betalar för dessa extra på något sätt.
Att köpa dem innebär vanligtvis en liten ökning av priset per användare.
Många företag tycker att när de är färdiga med att välja alla nödvändiga "valfria tillbehör" kan slutpriset ofta nå så högt som $ 10 eller mer per användare.
Detta kan börja öka för större lag.
Det är ungefär som att köpa kabeltjänster: ibland måste du betala för de kanaler du inte vill få några kanaler som du behöver.
Det finns också det gamla ordspråket att "du får vad du betalar för" när det gäller kvalitet.
Detta är nästan alltid sant när man överväger en e-postvärd.
Baksidan av det myntet är specialisering.
Många operatörer tror att e-posttjänster som hostas är huvudsakligen användbara för företag som bara är intresserade av allmän e-postanvändning och att alla specialiserade applikationer kräver en intern distribution.
Detta kan vara sant beroende på appen men det beror kanske inte på de funktioner som erbjuds av den värdleverantören av e-post.
Epostmarknadsföring är ett bra exempel.
Vissa webbaserade e-postleverantörer har specialtjänstpaket riktade specifikt till e-postmarknadsförare, varav många kan skicka ut tusentals e-postmeddelanden per månad, inte fokuserat på kommunikation som marknadsföring.
Dessa tjänsteleverantörer levererar mer än bara volym, eftersom de också erbjuder anpassade e-postverktyg och sofistikerade marknadsförings- och spårningsvärden.
Mönster för e-postanvändning ändras också
Tillsammans med specialiserade användningsområden för e-post bör du undersöka hur dina användare e-postar dagligen.
E-post har kommit långt på 40 år och hur människor använder det har utvecklats avsevärt.
Det är viktigt eftersom det kommer att påverka de verktyg och funktioner du behöver leta efter i din webbaserade e-postleverantörs klientprogramvara.
Visst, Microsoft Outlook är fortfarande den mest populära e-postklienten på plats, men ett snabbt växande antal av dagens e-postanvändare väljer andra e-postklienter, till exempel Thunderbird, eller all-web-klienter, som Googles enormt populära Gmail.
Dessa klienter kan vara mycket sofistikerade och beroende på vad dina användare gör med e-post kan de ha stor inverkan på din dagliga affärsprocess.
Ett exempel här är den snabbt växande trenden med "inkorgen noll".
Det är faktiskt känt av en mängd olika namn, men det hänvisar till praxis att hålla din e-postinkorgsantal noll lagrad e-post.
I grund och botten handlar det om varje e-postmeddelande när det kommer in och sedan raderas eller arkiveras var och en så att din inkorg alltid är tom.
Detta beror på en grundläggande förändring av hur användarna använder sina e-postkorgar.
Inbox Noll grafik ovan från ReachMail Media Services.
En undersökning genomförd (se bilden ovan; klicka för att förstora) av programvaruleverantören av e-postmarknadsföring och konsulttjänsten ReachMail Media Services med över 1000 respondenter fann att olika procentsatser för olika arbetstagargenerationer försökte följa "inkorgen noll", medan andra generationer faktiskt föredrog att använda deras inkorgar som chefer för personlig information.
Det är en stor skillnad, med "inkorgen noll" som kräver en e-postklient med bra arkivering som fungerar över flera enhetstyper.
Under tiden, i andra änden av spektrumet, behöver personuppgiftshanterarna något mer som Microsoft Outlook, med utmärkta sökfunktioner samt ett bra lagringskontrakt på värdsidan eftersom dessa typer av inkorgar ofta är tiotals gigabyte (GB) per användare.
Konfiguration och kompatibilitet
Molnet gör det säkert enklare att leverera e-post till dina användare, men för de allra flesta organisationer kommer det fortfarande att krävas en viss installation utöver att bara aktivera tjänsten.
Som ett minimum måste en domän köpas och konfigureras för att peka på den nya e-postvärden.
Tjänsteleverantören kan göra denna process väldigt enkel eller de kan göra det ganska svårt; det här är något du bör titta efter i leverantörens kundsupportforum och i våra recensioner.
I de flesta fall finns det en valideringsfas som kräver viss teknisk kännedom, även om några leverantörer går så långt att de går till och med neofytanvändare steg för steg.
Andra fasta tjänster stärker utmärkt stöd med handledningartiklar och videor som också leder dig igenom processen.
Det värsta gör att du kan räkna ut det på egen hand.
Efter den första installationen är inloggningsfrågan ett primärt problem.
Om din organisation har det bra med en separat inloggning för din e-postleverantör, kommer det här steget att gå snabbt.
Men det är vanligtvis inte vad företag vill ha eller användare förväntar sig.
I allmänhet förväntar sig användare att logga in på sina stationära datorer och få sina e-post- och fildelningsinloggningar att hända som en del av den enstegsprocessen.
Inte överraskande kallas detta Single Sign-On (SSO) och det aktiveras på ett av tre sätt: genom användning av en back-end katalogtjänst som Microsoft Active Directory (AD); en identitetshanteringstjänst, som Okta (en av våra Editors 'Choice-vinnare i den kategorin); eller flera kompatibla webbtjänster som inkluderar SSO tillsammans med andra appar och e-posttjänster, som Google G Suite Företag och Microsoft Office 365 Business Premium (två av de bästa leverantörerna granskas här).
Vilken metod du väljer beror på hur ditt företag är konfigurerat idag och din långsiktiga strategi för molntjänster.
Det är definitivt en konversation som du måste ha antingen med din egen IT-personal eller din externa IT konsult.
Din nästa stora oro kommer att vara kompatibilitet.
Det är inte en chock att de flesta företag kör på Microsoft Windows och använder någon form av Microsoft Office.
Att kunna använda vanliga tredjepartsklienter som Microsoft Outlook kan ofta vara ett problem, och även i dag garanteras inte nödvändigtvis kompatibilitet med Microsoft Outlook.
Detta gäller särskilt när du skickar och tar emot mötesinbjudningar.
Det krävs bara en förvirrad mötesinbjudan för att inse hur frustrerande detta kan vara i den verkliga världen.
Även om det inte är ett problem att använda Microsoft Outlook, är portabilitet det.
Om tjänsten är helt webbaserad, finns det ett sätt för mig att ta min e-post offline och skicka e-post när Jag ansluter?
Det är också nödvändigt att studera e-postalternativ som en del av din installationsplan för e-posttjänster.
E-post är det vanliga sättet att kommunicera och det är känt för de flesta användare, men det är inte alltid den mest effektiva eller ändamålsenliga metoden.
E-post kan vara långsam, resultera i fördröjda svar och meddelanden läses sällan till slut.
På grund av detta kräver många företag ytterligare "samarbetsverktyg" som olika e-posttjänster också innehåller för att fylla kommunikationsgapet mer effektivt.
Exempel på detta inkluderar saker som snabbmeddelanden (IM) och verktyg för teamchatt, programvara för videokonferenser, samarbetsverktyg för möten online, delade teamets intranätwebbplatser och mer.
Vissa integreras till och med med tredjepartsverktyg som Slack, ett mycket populärt samarbetsverktyg som kombinerar anpassningsbara chattkanaler med fildelning och projektledning.
För dem som vill integrera med vissa appar djupare eller integrera med specialutvecklade appar som de har byggt internt, kommer många e-posttjänster med större namn att tillhandahålla robusta applikationsprogrammeringsgränssnitt (API) som låter dina egna utvecklare eller konsulter uppfylla dessa behov.
De kommer att behöva vara inblandade i urvalsprocessen för e-posttjänster, eftersom detta är en viktig faktor under din utvärderingsperiod.
Mobilitetsfaktorn
En av de viktigaste kompatibilitetsfaktorerna att tänka på med e-post är mobilitetsfrågan.
Hur ofta behöver dina anställda komma åt e-post via mobila enheter? Det är en viktig fråga eftersom de flesta e-postleverantörer levererar någon form av webbklient som kan användas som standardinkorg.
Nästan alla dessa kan nås via en mobil enhet, så om dina anställda inte behöver komma åt sina e-postmeddelanden så mycket på vägen, så är det troligt att sådana medelmåttiga kunder är bra.
Saker är förmodligen mer komplicerade än så.
Som en nyligen genomförd undersökning av marknadsundersökningsföretaget Statista tydligt visar är e-post en av de mest populära apparna för mobila enheter i de flesta organisationer och till och med konsumenter.
Med tanke på hur många arbetsflöden, affärsprocesser och helt enkelt viktig kommunikation sker via e-post, är det här ett område där du sannolikt inte borde spara.
Mest populära e-postklientplattformar, december 2018
(Bildkredit: Statista)
När du väl har upptäckt hur omfattande mobil e-post är i din organisation blir det automatiskt en viktig punkt i valet av en värdleverantör av e-post.
Erbjuder leverantören sin egen dedikerade mobila e-postklient eller marknadsför de en tredjepartslösning? Om de har sina egna, vilka mobila operativsystem eller enheter ...
