Omtänka kommunikation för Coronavirus-åldern
Ända sedan den massivt populära tjänsten Slack vann arbetarnas hjärtan har affärsmeddelandeprogram blivit de facto medium för kommunikation på kontoret.
Dessa appar sätter snabbmeddelanden, textmeddelanden, privata forum, videosamtal, fildelning och ibland skärmdelning i ett nav för samarbete.
Resultatet är en enda plats att chatta med kollegor, både i realtid och asynkront.
Nu när COVID-19 är här måste team också tänka på allvar om hur man kan hålla kontakten med medlemmar som sätts i karantän, inte kan resa, vill undvika ansikte mot ansikte möten eller på annat sätt är åtskilda.
Appar för affärsmeddelanden kan vara en viktig del av lösningen.
Du kan ha en-till-en-konversationer, gruppchattar som endast är på inbjudan och offentliga konversationer med alla som vill gå med i dem.
När de används på rätt sätt är lagchattappar bland de bästa produktivitetsverktygen eftersom de gör det lättare att spåra samtal, förbättrar lagarbete och hjälper till att upprätthålla företagskulturen.
Affärsmeddelandeprogram har flera fördelar jämfört med det svarta hålet för produktivitet som är e-post.
För det första uppmuntrar de korthet.
På grund av dessa apps layouter och utvecklande etikett om att använda dem tenderar meddelanden att vara kortfattade, till skillnad från e-post där många känner sig tvungna att överförklara.
För det andra sker de flesta diskussioner på opt-in-basis.
Du kan gå med i samtal som är tillämpliga på dig, och du är lika välkommen att hoppa över allt som inte är relevant.
Om du behövs kan någon sätta ett @ -tecken framför ditt namn för att flagga dig.
Det är mycket tydligare än att få CC på ett e-postmeddelande när du inte har någon aning om vad din roll i konversationen ska vara.
För det tredje tillåter meddelandeprogram ihållande, pågående konversationer, vilket inte är en stark e-post.
Öppna ett forum som heter "Brainstorming", och människor kan lägga till en idé när den slår dem.
Vad är dessa appar och vad som skiljer dem från varandra?
Alla älskar slack, eller hur?
Slack är en av de mest kända och älskade av alla lagmeddelandeprogram.
Det finns många alternativ till Slack, men den här appen gjorde betydande framsteg i adoption tidigt i sitt liv.
När Slack hittade benen skadade inte heller en hälsosam marknadsföring.
Enligt CNBC spenderade företaget 104 miljoner dollar på marknadsföring under räkenskapsåret 2017 och siffran har fördubblats sedan dess.
Förutom att få ut ordet tidigt, blev Slack också något av en älskling eftersom det var så annorlunda än e-post.
Det omfamnade lekfullhet med emoji, reacji (emoji som används som en reaktion på ett inlägg) och animerade GIF-filer.
Appen har också växte sin funktionslista stadigt och med verkliga mervärden.
Om du känner till Slack kanske du kommer ihåg när den lade till anpassningsbara statusvarningar, trådade meddelanden eller möjligheten att vidarebefordra e-post till appen.
Dessutom integrerar Slack riktigt bra med dussintals andra online-appar och tjänster.
Om du behöver få varningar om aktivitet från en annan app är chansen att du kan få dem i Slack.
Om du redan är ett fan av appen har vi 45 Slack-tips som hjälper dig att få ut det mesta.
Naturligtvis älskar inte alla Slack.
Vissa tycker att det är för upptagen, för bullrigt, även om det finns knep för att göra Slack mindre distraherande.
Andra erkänner att Slack har gott om funktioner, men inte de funktioner de behöver.
En annan funktionsfylld app, Glip av RingCentral, erbjuder en massa verktyg som du inte hittar i Slack (om du inte lägger till dem genom en integration).
Glip har till exempel samarbetsredigering, plus en teamkalender och uppgiftshanteringsverktyg.
Glip ger dig också verktyg för att markera bilder och PDF-filer.
Om ditt team redan har VoIP-tjänsten RingCentral Office, betalar du redan för Glip, som är snyggt integrerad.
Ge det en virvel om du inte redan har gjort det.
Andra slackalternativ
Det finns andra appar att överväga också, som tillgodoser olika behov.
Twist av Doist är ett utmärkt exempel.
Den använder en unik layout som stöder behoven hos ett distribuerat team, vilket betyder människor i olika tidszoner.
När människor arbetar olika timmar måste deras kommunikationsapp utformas på ett sätt som håller konversationer ordnade och organiserade.
När teammedlemmar på Filippinerna börjar arbeta och läser konversationer från sina kanadensiska kollegor, borde de inte känna sig uteslutna bara för att de sov när chatten ägde rum.
Twist är utformad för denna typ av scenario.
Det är dock värt att notera att Twist ser ut som e-post i många avseenden.
Flock är ett annat alternativ.
Det känns inte riktigt lika frenetiskt som Slack, men det har många av samma funktioner.
Det är bara inte överbelastat med dem.
Flock kostar också mindre än Slack.
Appen har ett snyggt gränssnitt, en integrerad att göra-lista och möjligheten att skapa en skrivskyddad anslagstavla som kan användas för att sända information från en juridisk avdelning, HR eller företagsledare.
Bästa valuta för småföretag
Många små organisationer kan komma undan med att använda den kostnadsfria versionen av en meddelandeapp.
Vanligtvis begränsar den fria versionen hur många meddelanden den kommer att se igenom när du kör en sökning, eller så har den låg lagringsgräns på uppladdade filer.
Små företag som behöver betala för alla funktioner utan begränsning bör titta på Zoho Cliq, den lägsta prissatta appen som skapade den här listan över de bästa lagmeddelandeprogrammen.
Zoho Cliqs avgifter baseras på det totala antalet personer i ett team som använder appen.
Ju fler människor desto lägre är priset per person.
Med 500 eller fler personer betalar du $ 1 per person per månad.
När antalet användare minskar betalar du lite mer.
Så, en grupp på tio personer eller färre slutar betala $ 3 per person och månad, vilket fortfarande är utomordentligt lågt.
Medföljande alternativ
Ett annat sätt att hålla kostnaderna låga är att använda en app för teammeddelanden som levereras med en annan tjänst som din organisation redan betalar för.
Tre exempel är Google Hangouts Chat, Microsoft Teams och Glip av RingCentral (som vi redan nämnde, men här är det igen ...
tada!).
Google Hangouts Chat ingår i ett G Suite-konto.
Med andra ord, om din organisation använder Gmail för e-post eller Google Docs för ordbehandling, har du redan Google Hangouts Chat.
Du behöver inte betala något extra för det.
Det är redan där för ditt team att börja använda.
Detsamma gäller Microsoft Teams, som levereras med tillämpliga Office 365 Business- eller Enterprise-konton.
Teams skiljer sig lite från Hangouts Chat eftersom du kan använda Teams gratis även om du inte är en betalande företagskund hos Microsoft Office.
du behöver bara en gratis e-postadress för Outlook.com.
Om du har använt Slack och ditt företag redan betalar för Office, ta en titt på vad som gör Microsoft Teams och Slack annorlunda.
Det kan hjälpa dig att bestämma om du vill byta.
Kommunicera, samarbeta
Organisationer kan ha andra samarbetsverktyg som inkluderar chatt- och meddelandefunktioner.
Till exempel får du vanligtvis någonstans att diskutera arbete i alla programhanteringsprogram.
Dessa verktyg gör ett bra jobb med att stödja diskussioner relaterade till projektet, men de är inte lämpliga för mer generella samtal, som att låta andra pendlare veta om trafikproblem eller diskutera sätt att förbättra kontorspolitiken.
Så det finns några fördelar med att ha både meddelandeprogram och andra samarbetsverktyg som innehåller fler sätt att kommunicera.
Det viktigaste en gruppmeddelandeapp kan göra är att stödja alla i ett team genom att ge dem ett av de många verktyg de behöver för att kommunicera och få arbetet gjort effektivt.
