Trello es una aplicación atractiva, divertida e intuitiva que ayuda a las personas a colaborar en el trabajo.
El mayor desafío para usarlo es decidir si es el tipo de aplicación de colaboración adecuado para administrar su trabajo.
Trello se describe mejor como una aplicación de tablero kanban, una categoría de software que es mejor para organizar, coordinar y rastrear el trabajo a medida que avanza a través de un flujo de trabajo entre un grupo de personas.
No es una gran aplicación para la gestión de proyectos tradicional.
Aún así, los puntos de venta de Trello son su facilidad de uso y su capacidad para compartir tableros de Trello con colaboradores externos.
Al comparar Trello con otras aplicaciones kanban, se quedan cortas en algunas características, como carriles de natación y límites de trabajo en progreso.
Lo que sí tiene es una selección de funciones adicionales que puede agregar a la carta, haciendo que la aplicación sea tan compleja y rica en funciones como desee.
Sin embargo, determinar si es adecuado para su equipo y el trabajo que desea administrar puede requerir algo de prueba y error.
¿Es Trello una aplicación de gestión de proyectos?
Una pregunta común que escucho sobre Trello es esta: "¿No es Trello una aplicación de gestión de proyectos?"
Lo es y no lo es.
Depende de lo estricto que sea con su definición de la palabra "proyecto".
Un proyecto es un grupo de tareas que tienen una fecha de inicio, una fecha de finalización y un producto final.
No todo el trabajo es un proyecto.
Construir una casa es un proyecto.
Responder llamadas en un centro de llamadas no es un proyecto.
En Daxdi, consideramos las aplicaciones de colaboración como una categoría muy grande.
Dentro de él tenemos algunas subcategorías para facilitar que las personas conozcan y comparen el software que mejor se adapta a sus necesidades.
Una de esas subcategorías es el software de gestión de proyectos tradicional.
Otra son las aplicaciones de tablero kanban.
Trello encaja mejor en la subcategoría kaban, porque tiene todas las características típicas de una aplicación de tablero kanban.
¿Podrías usar Trello para administrar algunos tipos de proyectos? Si.
Tú podrías.
¿Sería una mala elección de aplicación para gestionar proyectos muy grandes y complejos, como el lanzamiento de un cohete? Si.
Sería.
¿Qué es Kanban?
Kanban es un método para organizar, rastrear y administrar el trabajo.
Imagina que quieres administrar una lista de tareas familiares usando una cartulina y notas adhesivas.
Puede comenzar creando tres columnas (Trello las llama listas) etiquetadas por hacer, por hacer y por terminar.
A continuación, puede escribir en las notas adhesivas las tareas que se deben realizar y colocarlas en esa primera columna.
Digamos que la familia ha decidido que cada miembro del hogar es responsable de no más de tres tareas en un momento dado.
Ahora, todos pueden elegir tres tareas de la columna Tareas pendientes y agregar su nombre a la nota adhesiva.
O alguien más puede asignarles tareas.
Cuando la persona responsable comienza las tareas, mueve la nota adhesiva a la columna Haciendo.
Cuando terminan, colocan el en la columna Listo y luego pueden elegir una nueva tarea.
Del ejemplo, puede obtener dos beneficios de kanban.
Una es que es un gran sistema para limitar la cantidad de trabajo que una persona puede tener en su plato a la vez.
La segunda es que todos tengan visibilidad del estado del trabajo que el equipo (en este caso, la familia) necesita realizar.
Esto permite tanto la responsabilidad como la posibilidad de ayudar a otros miembros del equipo que se están quedando atrás.
Las aplicaciones de tablero Kanban son ideales para administrar el trabajo y el movimiento del trabajo a través de diferentes etapas o flujo de trabajo.
Sin embargo, no todo el "trabajo" es adecuado para esta configuración.
Si está lanzando un cohete o construyendo un hospital, necesita un software más sólido que pueda rastrear cómo las diferentes partes del proyecto se afectan entre sí.
Por ejemplo, el cronograma para la construcción de un hospital depende de cuándo se colocan los cimientos.
Si no cumple con ese plazo debido al mal tiempo, todas las demás partes del proyecto deben ajustarse para adaptarse al cambio.
Los tableros Kanban no están equipados para hacer frente a ese tipo de contingencias.
Precio y planes
Trello ha reducido la cantidad de tipos de planes que ofrece a tres, deshaciéndose de su antigua opción Gold.
Ahora puede registrarse para obtener una cuenta gratuita, de clase ejecutiva o empresarial.
Trello Free es como su nombre indica: gratis.
Con este tipo de cuenta, puedes hacer tantos tableros, tarjetas y listas personales como quieras, aunque estás limitado a hacer no más de 10 tableros de equipo (es decir, colaborativos).
Los archivos adjuntos no pueden tener más de 10 MB de tamaño y no puede integrar su cuenta con otras aplicaciones.
Lo más importante es que solo obtienes un encendido por placa.
El concepto de encendido es importante para comprender qué hace que la cuenta gratuita sea tan diferente de las cuentas de pago.
Los potenciadores son a la carta características que agrega a sus tableros de Trello.
Con la mayoría del software empresarial, usted elige un nivel de servicio según el conjunto de funciones que se ofrecen en cada nivel.
Por ejemplo, puede obtener las funciones A y B con el primer nivel de servicio, pero de la A a la D con el segundo nivel, y así sucesivamente.
Trello es diferente.
Con Trello, personalizas qué funciones (o potenciadores) quieres para cada tablero.
Y la cantidad de funciones que puede agregar varía según el tipo de cuenta que elija.
Algunos ejemplos de potenciadores son la vista de calendario, el seguimiento del tiempo y los campos personalizados.
Si desea tener las tres funciones en una placa, no podría hacerlo con Trello Free porque solo obtiene un encendido por placa.
Las cuentas Business Class ($ 12.50 por persona por mes o $ 119.88 por persona por año) y Enterprise (los precios varían) vienen con potenciadores ilimitados.
Ambos también tienen un límite de tamaño de 250 MB para cargas y te permiten crear un número ilimitado de tableros de equipo.
La diferencia entre estos dos tipos de cuentas tiene menos que ver con las funciones del usuario final y más con las opciones de administración de backend.
Trello Enterprise incluye herramientas para administrar el inicio de sesión único y administrar permisos y restricciones.
¿Cómo se comparan los precios de Trello?
Los precios de Trello están a la par con otros paquetes de software de colaboración.
En los primeros años después de su lanzamiento inicial, Trello cobró mucho menos, lo que, junto con su interfaz de usuario amigable, lo ayudó a ganarse la reputación de ser una gran herramienta para pequeñas empresas y nuevas empresas.
Las tarifas siguen siendo justas, pero no son una ganga.
Asana cobra un poco más que Trello, a partir de 13,49 dólares por persona al mes.
Airtable, que es una base de datos relacional que también funciona bien para la gestión del flujo de trabajo, cobra aproximadamente lo mismo (desde $ 120 por persona por año).
Leankit, otra aplicación de tablero kanban sencilla, cobra mucho más ($ 228 por persona por año como mínimo).
Zenkit cobra casi lo mismo que Trello con su opción de $ 9 por persona por mes, al igual que Wrike a $ 9.80 por persona por mes.
Puede comparar estos precios con aplicaciones de gestión de proyectos más tradicionales, algunas de las cuales ahora ofrecen funcionalidad de tablero kanban dentro de ellas, pero puede resultar complicado.
Algunas aplicaciones de gestión de proyectos cobran por persona al mes, y otras cobran una tarifa hasta un cierto número de usuarios, lo que dificulta la comparación de precios.
Por ejemplo, Zoho Projects ahora cobra una tarifa para un grupo, por ejemplo, $ 240 por año para hasta 10 personas.
Zoho Sprints, otro producto de la misma empresa que se centra más en la gestión ágil de proyectos en un entorno de tablero kanban, utiliza un cálculo de tasa de grupo similar; son $ 12 por mes para un grupo de 10.
Teamwork Projects, sin embargo, cobra $ 9 por persona por mes, aunque hay un mínimo de 5 personas.
Como dije, se pone un poco desordenado
Introducción a Trello
Al igual que con cualquier aplicación de tablero kanban, Trello le permite crear tableros personalizados.
Anteriormente mencioné el tablero de ejemplo de To Do, Doing, Done.
Ese es solo un ejemplo.
Puede hacer tableros con tantas columnas como desee, y puede nombrar esas columnas como desee.
A continuación, crea tarjetas para colocar en las columnas.
Las tarjetas de Trello pueden tener muchos detalles.
Puede poner el nombre de una tarea, asignado, subtareas, fecha de vencimiento, descripción, hipervínculos, archivos adjuntos, etiquetas (similares a las etiquetas) y más.
Otro paso para comenzar es invitar a personas a unirse a su tablero, si desea crear tableros de equipo.
También puede utilizar Trello para kanban personales si desea organizar de forma privada sus propias tareas y flujos de trabajo.
Algo nuevo en Trello son las plantillas.
Ahora puede elegir una placa que ya está diseñada para ayudarlo a guiarlo hacia una mejor administración del flujo de trabajo, según el tipo de trabajo que tenga.
Algunos ejemplos de plantillas son Proceso de publicación, Sprint de diseño, Gestión de tickets de soporte y Planificación de fiestas en la oficina.
Con una cuenta de pago de Trello, puede crear sus propias plantillas para que las use su equipo.
Aplicaciones e interactividad
Puede usar Trello como una aplicación web o como una aplicación de escritorio descargada (Mac OS, Windows) o una aplicación móvil (Android, iPhone y iPad).
La aplicación web funciona sin problemas, con excelentes capacidades de arrastrar y soltar, incluso cuando desea cargar archivos adjuntos.
Obtienes algunas ventajas al instalar una aplicación de escritorio.
Para empezar, obtienes notificaciones de escritorio, así como opciones de adición rápida.
También obtienes funciones de Touch Bar con una Mac compatible y atajos de teclado adicionales.
Trello le permite cargar contenido no solo desde su escritorio, sino también desde Google Drive, Box, Dropbox y URL.
Cuando subes una imagen a una tarjeta, Trello puede convertirla en una imagen de portada, lo que te ayuda a identificar lo que contiene la tarjeta de un vistazo.
Ahora hay una opción para agregar una imagen de portada incluso si no tiene nada que cargar.
Trello te permite realizar una búsqueda rápida en Unsplash para encontrar algo relevante.
Si bien puede asignar a alguien a una tarjeta y establecer una fecha de vencimiento, no encontrará funciones de administración de proyectos más avanzadas, como estimar los mejores y peores escenarios de cuánto tiempo podría tomar completar una tarea.
También me resulta extraño que las tarjetas no se puedan marcar como hechas, aunque puede "archivarlas".
Este es el caso incluso cuando una tarjeta tiene una fecha de vencimiento.
Quizás el problema es que estoy tratando de encasillar las cartas en tareas cuando en realidad no tienen que serlo.
Trello es un sistema muy flexible en este sentido.
Las tarjetas pueden ser lo que quieras, al igual que las columnas pueden ser lo que quieras.
Funciones y potenciadores
Las etiquetas codificadas por colores son otra herramienta para organizar tarjetas, aunque las encuentro un poco decepcionantes.
Cada etiqueta requiere un color, lo que significa que se quedará rápidamente sin colores fácilmente identificables después de unos 10 o más.
Existe una opción para habilitar patrones para usuarios daltónicos.
Me gustaría tener la opción de usar etiquetas de palabras clave como etiquetas, si eso se ajusta mejor a las necesidades de mi tablero.
Eso agregaría más formas de buscar, ordenar y filtrar tarjetas.
Trello no viene con seguimiento de tiempo de forma predeterminada, pero puede agregarlo como un encendido.
Puede agregar más funciones a través de ...
