Concur Technologies fue adquirida en 2014 por SAP.
Como resultado, su conjunto de soluciones de viajes y gastos ahora se llama SAP Concur, y su producto de gastos para pequeñas y medianas empresas (SMB) se llama Concur Expense.
El precio depende en gran medida de sus necesidades.
La edición estándar comienza en $ 8 por informe (basado aproximadamente en alrededor de 250 transacciones por mes).
La aplicación de gestión y seguimiento de gastos Software-as-a-Service (SaaS) ofrece un conjunto completo de funciones para su punto de precio de entrada, incluida la creación y aprobación de informes de gastos, el refuerzo de políticas, la captura de recibos, la integración de tarjetas personales y corporativas e informes predefinidos .
Hay una serie de servicios opcionales (como informes avanzados e integración con servicios de terceros) y una edición profesional para empresas medianas.
Aunque Editors 'Choices Certify, Expensify y Rydoo tienen conjuntos de características comparativamente robustos con mucha más transparencia de precios, Concur Expense es una opción justa para una PYME que se está convirtiendo en una empresa o con presencia internacional en los países admitidos.
Misterio costoso
Como se mencionó anteriormente, los precios de Concur se basan en informes a partir de $ 8 por informe.
La tarifa mínima para que una organización compre un producto SaaS de Concur por primera vez es de aproximadamente $ 994 por año o $ 82.90 por mes, lo que no es irrazonable para un producto que tiene tantas funciones como Concur Expense, especialmente considerando que no hay costo de instalación.
Otros productos, como Certify, cobran tarifas de instalación de $ 1,500 y más.
Concur nos creó una cuenta de prueba.
En Información personal, agregamos nuestra propia dirección de correo electrónico para notificaciones de informes y gastos.
Concur nos envió un correo electrónico para verificarlo por seguridad.
En Información de gastos, designamos nuestra moneda de reembolso y agregamos un administrador ficticio secundario como aprobador de nuestros informes.
También verificamos la dirección de correo electrónico de nuestro evaluador para poder enviar los recibos electrónicos de los proveedores participantes directamente a nuestra cuenta, donde se recopilan y asignan a los informes de gastos.
Esto fue un gran ahorro de tiempo, ya que no hubo entrada de datos ni recibos en papel que buscar para enviar con nuestro informe de gastos.
Interfaces con todas las funciones
La configuración móvil para la aplicación recientemente rediseñada fue tan fácil como Certify o Abacus (visite Price en Abacus).
La aplicación móvil SAP Concur está disponible para iPhone, Android, Blackberry y Windows Phone.
Nota: Si bien la aplicación ExpenseIt todavía está disponible para descargar, está principalmente ahí para la conveniencia de los usuarios existentes, quienes eventualmente serán trasladados a la aplicación más nueva.
Los nuevos usuarios probablemente no deberían molestarse con él.
Cuando iniciamos por primera vez la aplicación Concur para Android, supimos de inmediato que se trataba de una aplicación empresarial.
Nos detuvieron y nos dijeron que la aplicación requería un bloqueo de pantalla en nuestro dispositivo para una seguridad adecuada.
La aplicación móvil tiene una interfaz limpia con varias categorías, según quién sea usted y qué funciones utilice su empresa.
Pueden incluir categorías como Viajes (para los servicios de viaje de Concur), Gastos (una lista de sus gastos), Informes de gastos, Aprobaciones, Solicitudes (autorizaciones) y Presupuestos.
Para agregar un gasto, toca una cámara en la parte inferior de la pantalla (que, de manera algo confusa, está etiquetada como ExpenseIt) y toma una foto de su recibo.
Luego se traduce a través de Reconocimiento óptico de caracteres (LOC).
Lo probamos con tres recibos.
Todos tardaron menos de un minuto en escanear con precisión.
También enviamos por correo electrónico recibos más complejos de dos hoteles diferentes.
Uno de los recibos se ingresó con uno de sus gastos (el impuesto hotelero) detallado.
Sin embargo, logramos corregir el gasto para que se contabilizara el monto total.
El otro recibo se ingresó con un gasto de $ 0 porque el hotel lo había incluido como pagado.
Eso también se corrigió manualmente.
Concur le permite crear un gasto manualmente o calcular su millaje de una de estas tres formas: escribiendo manualmente las direcciones con las que comenzó y terminó, usando GPS o usando la programación de la aplicación para capturar millas durante horas específicas.
Este nivel de detalle en sus capacidades organizativas se refleja en lo mejor de su competencia, como Expensify (Visite el sitio en Expensify).
Una vez que haya terminado, mueva los gastos a un informe (que se puede crear automáticamente mediante una función llamada Asistente de gastos).
El software señala cualquier problema.
Luego, envía el informe para su aprobación.
Los gastos cargados a una tarjeta corporativa se compararán automáticamente con los recibos enumerados.
Los gerentes que necesitan aprobar informes también pueden hacerlo desde la aplicación móvil.
La interfaz web de Concur estaba experimentando una revisión completa en el momento de escribir este artículo.
El nuevo diseño debería estar disponible para todos los usuarios a finales de año o principios de 2019.
La interfaz actual ofrece lo que cabría esperar de un producto experimentado y con todas las funciones.
En el encabezado superior hay menús desplegables separados para las diversas aplicaciones de Concur, incluidos Viajes (si se usa), Gastos y su Centro de aplicaciones.
En la esquina de la derecha se encuentra el menú desplegable del perfil del usuario y el enlace de ayuda.
El App Center es una página genial que contiene locas e innovadoras aplicaciones optimizadas para Concur para ayudar a los usuarios con informes de viajes y gastos.
Podría haber pasado horas hurgando en esas aplicaciones.
Este es solo uno de los ejemplos en los que Concur ofrece valor para respaldar su precio.
Creamos dos cuentas para probar Concur: una para un empleado ficticio y otra para un gerente; este último podría aprobar informes.
Desde el punto de vista de un empleado individual, Concur Expense nos permitió personalizar algunas de las configuraciones de preferencias.
Configuramos notificaciones por correo electrónico para que se envíen cuando cambia el estado de un informe de gastos enviado, cuando se envía un informe de gastos o cuando se ingresan nuevas transacciones con tarjeta de la empresa en mi cuenta.
Nos gustó que tuviera la opción de seleccionar un delegado para que actuara dentro de la aplicación en nuestro nombre.
Concur almacena datos durante el período requerido de siete años, si no más, para cumplir con las reglas de auditoría del IRS del cliente.
Si utiliza Concur Travel, todos los datos de esa aplicación (el hotel, los gastos de viaje aéreo, los cargos de la tarjeta corporativa) se incorporarán directamente a Concur.
La adquisición de Concur por parte de SAP brinda a los clientes acceso a las soluciones de SAP a través de plantillas de conectores prediseñadas creadas en torno a estructuras de archivos de SAP.
Garantiza que los datos relacionados con los gastos se capturen con precisión en las publicaciones de Concur en la solución SAP, lo que significa que Concur ahora tiene un punto de apoyo firme en el mercado de empresas medianas y grandes.
Concur Expense es tan fácil de usar como ExpensePath (Visite el sitio en ExpensePath), pero un poco más complicado que Abacus, Certify o Rydoo.
Si se toma el tiempo para configurar su perfil, su experiencia en la creación de informes de gastos se acelerará.
La aplicación de captura de imágenes móviles OCR aumenta en gran medida la calidad de la imagen y reduce la cantidad de pulsaciones de teclas necesarias para completar un informe de gastos, mejorando la experiencia general.
Mucho mejor
Desde que se revisó este producto por última vez, la aplicación móvil ExpenseIt se incorporó a Concur Expense, lo que hace que el proceso sea mucho más simple de lo que era.
Cuando se experimenta en conjunto como usuario final, el producto satisface todas las necesidades que debería tener una solución de seguimiento de gastos y mucho más.
Concur Expense es una solución más adecuada para las PYMES que tienen al menos 10-15 empleados o más que envían informes de gastos.
Una vez que el rediseño web se ponga en marcha, es probable que compita con la calidad de nuestros Editors 'Choices Certify y Rydoo.
La línea de fondo
Concur Expense es una solución de seguimiento de gastos sólida y madura que ahora forma parte de SAP.
Si bien esto lo convierte en un mejor candidato para organizaciones más grandes, el producto aún tiene algunas dificultades en cuanto a facilidad de uso y precio.
