Fluix (que comienza en $ 20 por usuario por mes para el plan Starter) es una herramienta de administración de documentos (DM) que se destaca por agilizar las tareas rutinarias en torno a los documentos corporativos, mejorar la eficiencia de la fuerza laboral y permitir el cumplimiento de los procesos comerciales y los requisitos legales.
Si bien ofrece una aplicación web, tiene características y funciones limitadas en comparación con la aplicación para iPad, que ofrece el conjunto completo de funciones.
Sin embargo, no existe una versión de Android, lo que podría ser un punto de conflicto para las organizaciones que no se centran en el iPad de Apple.
Si bien el enfoque de Fluix está en tareas de documentos como completar formularios, enrutamiento, aprobaciones y firmas, Fluix también admite el almacenamiento de documentos con permisos basados ??en roles, así como conexiones a varios proveedores de almacenamiento en la nube o almacenamiento local existente a través de protocolos estándar.
Sin embargo, las deficiencias en las opciones de dispositivos e incluso las capacidades de colaboración básicas lo mantienen detrás de nuestros ganadores de Elección de los editores Ascensio System OnlyOffice y Microsoft SharePoint Online en nuestro resumen de revisión de software DM.
Introducción a Fluix
Para aprovechar completamente Fluix, existen algunas tareas de administración básicas que querrá realizar al principio del proceso.
Los usuarios se pueden agregar de uno en uno o importando un archivo CSV.
La integración con Active Directory (AD) de Microsoft se ofrece solo con el plan de servicio empresarial, pero los clientes que opten por no optar por el nivel empresarial no deberían perderse demasiado la función.
Para aquellos que no requieren una conexión a un entorno de AD empresarial, el siguiente paso lógico después de crear sus usuarios es crear grupos.
Fluix usa grupos para manejar las asignaciones de flujo de trabajo, así como para proporcionar más granularidad sobre algunos elementos de configuración, incluido el flujo de trabajo y el comportamiento de la aplicación móvil, así como las opciones para compartir.
El proceso de configuración más complejo que encontrará en Fluix, como ocurre con la mayoría de los sistemas de gestión de documentos, será la creación de sus flujos de trabajo.
Una gran parte de la creación de un flujo de trabajo en cualquier sistema implica comprender y definir los procesos comerciales a los que da soporte el flujo de trabajo.
Una vez que esta definición esté en su lugar, puede comenzar a crear reglas.
Dado el énfasis de Fluix en el iPad de Apple, si su proceso no involucra ese dispositivo, entonces es mejor que decida si puede o no, y luego si debería o no.
Si la respuesta a ambas es sí, entonces puede continuar con Fluix.
Para ayudar con los flujos de trabajo, Fluix le permite crear reglas que recuperan documentos de varias carpetas en su almacenamiento en la nube de Fluix, así como cualquier almacenamiento remoto que utilice su empresa.
Para hacerlo más fácil, Fluix amplía el soporte directo a una variedad de plataformas de almacenamiento en la nube de terceros populares, incluidas Dropbox Business, Google Drive for Work y Microsoft OneDrive for Business, así como otro almacenamiento alojado, siempre que sea accesible mediante cualquiera de los dos el Protocolo de transferencia de archivos (FTP) o los protocolos Webdav.
La flexibilidad de llegar al almacenamiento basado en la nube o los recursos locales es una característica particularmente útil y le da una flexibilidad muy necesaria a Fluix considerando su enfoque de dispositivo bastante limitado.
Seguridad Fluix
La mayoría de los sistemas de gestión de documentos ofrecen cierto nivel de seguridad, ya sea restringiendo el acceso a determinadas carpetas, limitando funciones o proporcionando acceso a funciones administrativas.
Fluix maneja esto mediante el uso de roles, que son funcionalmente diferentes a los grupos.
Los roles se pueden crear utilizando plantillas diseñadas para varios roles administrativos o de usuario, o desde una plantilla en blanco que puede personalizar usted mismo.
Los roles se asignan a usuarios (no a grupos) y cubren diferentes categorías de permisos.
Los permisos globales implican el acceso a áreas en Fluix que generalmente se limitan a usuarios administrativos o de gestión, como facturación, paneles, almacenamiento remoto, informes, roles y configuraciones.
Los roles también se pueden usar para administrar los permisos de los usuarios cuando se trata de realizar tareas administrativas en carpetas de almacenamiento, grupos y flujos de trabajo.
Puede usar varias configuraciones de seguridad para controlar cosas como el comportamiento de la aplicación iOS, la autenticación de dos factores (2FA) para el portal de administración, la complejidad de la contraseña y los períodos de retención de documentos.
Otras configuraciones que involucran el intercambio de archivos, la edición y la sincronización también tienen impactos en la seguridad y se pueden configurar globalmente o a nivel de grupo.
Habilite una fuerza laboral sin papeles
Donde sobresale Fluix es en el manejo de ciertos tipos de colaboración de documentos.
Dado su enfoque en el iPad, no es sorprendente que sus capacidades de colaboración sean particulares de aquellas comunes en la mayoría de los escenarios móviles, como completar formularios y firmas electrónicas.
Los conjuntos de herramientas de las aplicaciones móviles de Fluix son ideales para los trabajadores móviles que necesitan completar un formulario, recopilar firmas y enviar el formulario electrónicamente mediante un dispositivo móvil.
Nuevamente, encontrará un buen soporte para todo esto en la aplicación Fluix para iOS.
Desafortunadamente, si bien hay una aplicación de navegador web disponible si desea usar su escritorio, en realidad no tiene tantas funciones como la versión de iOS, así que evalúela cuidadosamente para asegurarse de que las funciones que necesita estén disponibles.
Y para aquellos que quieran usar un dispositivo móvil basado en Android, es el navegador web o nada.
Fluix no tiene una versión para Android de su aplicación disponible en el momento de escribir este artículo.
Otra desventaja de su concentración en iPad es que la mayoría de la gente todavía no crea documentos en el iPad, a menos que sean formularios.
Eso es evidente en Fluix, ya que la aplicación no le brinda mucho en términos de creación de documentos, ya sea en términos de colaboración o herramientas de edición de documentos.
Incluso las tareas básicas, como cambiar el estilo o el color del texto del documento, deberán realizarse fuera de Fluix, y el uso compartido se limita a enviar un correo electrónico con el documento adjunto.
La edición de archivos PDF en Fluix se limita a cosas como anotaciones y cambio de orden de las páginas.
Estas omisiones de funciones no afectan el enfoque central que Fluix coloca en la habilitación de procesos comerciales sin papel, pero son un caso de uso común para muchas empresas que buscan una plataforma de administración de documentos, y simplemente no son compatibles con Fluix.
Eso puede hacer que sea difícil de vender en comparación con soluciones más completas, Microsoft SharePoint Online o incluso Adobe Document Cloud Standard (12,99 por mes en Adobe).
Precios
Fluix ha cambiado recientemente sus planes de precios.
El plan Starter es el nivel más bajo y cuesta $ 20 por usuario por mes (con un mínimo de 10 usuarios), con soporte para políticas de contraseñas y uso compartido de documentos.
El nivel Core ahora cuesta $ 30 por mes, pero agrega una serie de funciones, que incluyen flujo de trabajo, permisos, acceso a la aplicación web, cumplimiento de varios estándares de privacidad e inclusión de soporte telefónico.
Finalmente, existe un plan Avanzado, cuyo costo sube a $ 50 por usuario por mes.
Pero este plan agrega paneles para informes y administración, acuerdos de nivel de servicio (SLA) personalizados, registros de auditoría, integración con AD y soporte para la integración con servicios de terceros.
El único inconveniente en el nivel inicial de Fluix es que su almacenamiento máximo es de solo 5 GB y este nivel también carece de capacidades de retención de documentos personalizadas.
Esta es un área clave para las empresas que buscan pasar a la gestión de documentos electrónicos, ya que a menudo es una medida clave contra las ramificaciones legales graves.
Afortunadamente, los niveles Core y Advanced admiten esta función.
Dado su énfasis específico en solo ciertas capacidades de administración de documentos, así como su gran dependencia de la plataforma iOS, Fluix realmente solo tiene sentido para las empresas que están muy involucradas con el procesamiento de formularios móviles utilizando el iPad.
El desafío es que otras soluciones de administración de documentos también pueden agilizar esas tareas, quizás con menos pulido y un poco más de complejidad, pero a menudo con precios más competitivos y ciertamente con más espacio para el crecimiento del proceso en caso de que cambien las necesidades de la empresa.
Pros
Los flujos de trabajo fáciles de usar son fáciles de configurar.
Los flujos de trabajo están diseñados específicamente para iPad de Apple.
Fuertes funciones de integración de almacenamiento en la nube.
Contras
Carece de soporte para los conceptos básicos de colaboración, incluida la creación y el intercambio de documentos.
Centrarse en el iPad para dispositivos de clientes es una bolsa mixta.
No es compatible con Android, pero está disponible como una aplicación web con varias limitaciones.
La línea de fondo
Fluix presenta impresionantes flujos de trabajo de documentos e integración con los proveedores de almacenamiento en la nube más populares que la mayoría de las pequeñas y medianas empresas (PYMES) ya utilizan.
Sin embargo, la herramienta está sofocada por la falta de soporte para compartir, almacenar documentos o funciones de nivel empresarial, incluida la retención de archivos.
Fluix (que comienza en $ 20 por usuario por mes para el plan Starter) es una herramienta de administración de documentos (DM) que se destaca por agilizar las tareas rutinarias en torno a los documentos corporativos, mejorar la eficiencia de la fuerza laboral y permitir el cumplimiento de los procesos comerciales y los requisitos legales.
Si bien ofrece una aplicación web, tiene características y funciones limitadas en comparación con la aplicación para iPad, que ofrece el conjunto completo de funciones.
Sin embargo, no existe una versión de Android, lo que podría ser un punto de conflicto para las organizaciones que no se centran en el iPad de Apple.
Si bien el enfoque de Fluix está en tareas de documentos como completar formularios, enrutamiento, aprobaciones y firmas, Fluix también admite el almacenamiento de documentos con permisos basados ??en roles, así como conexiones a varios proveedores de almacenamiento en la nube o almacenamiento local existente a través de protocolos estándar.
Sin embargo, las deficiencias en las opciones de dispositivos e incluso las capacidades de colaboración básicas lo mantienen detrás de nuestros ganadores de Elección de los editores Ascensio System OnlyOffice y Microsoft SharePoint Online en nuestro resumen de revisión de software DM.
Introducción a Fluix
Para aprovechar completamente Fluix, existen algunas tareas de administración básicas que querrá realizar al principio del proceso.
Los usuarios se pueden agregar de uno en uno o importando un archivo CSV.
La integración con Active Directory (AD) de Microsoft se ofrece solo con el plan de servicio empresarial, pero los clientes que opten por no optar por el nivel empresarial no deberían perderse demasiado la función.
Para aquellos que no requieren una conexión a un entorno de AD empresarial, el siguiente paso lógico después de crear sus usuarios es crear grupos.
Fluix usa grupos para manejar las asignaciones de flujo de trabajo, así como para proporcionar más granularidad sobre algunos elementos de configuración, incluido el flujo de trabajo y el comportamiento de la aplicación móvil, así como las opciones para compartir.
El proceso de configuración más complejo que encontrará en Fluix, como ocurre con la mayoría de los sistemas de gestión de documentos, será la creación de sus flujos de trabajo.
Una gran parte de la creación de un flujo de trabajo en cualquier sistema implica comprender y definir los procesos comerciales a los que da soporte el flujo de trabajo.
Una vez que esta definición esté en su lugar, puede comenzar a crear reglas.
Dado el énfasis de Fluix en el iPad de Apple, si su proceso no involucra ese dispositivo, entonces es mejor que decida si puede o no, y luego si debería o no.
Si la respuesta a ambas es sí, entonces puede continuar con Fluix.
Para ayudar con los flujos de trabajo, Fluix le permite crear reglas que recuperan documentos de varias carpetas en su almacenamiento en la nube de Fluix, así como cualquier almacenamiento remoto que utilice su empresa.
Para hacerlo más fácil, Fluix amplía el soporte directo a una variedad de plataformas de almacenamiento en la nube de terceros populares, incluidas Dropbox Business, Google Drive for Work y Microsoft OneDrive for Business, así como otro almacenamiento alojado, siempre que sea accesible mediante cualquiera de los dos el Protocolo de transferencia de archivos (FTP) o los protocolos Webdav.
La flexibilidad de llegar al almacenamiento basado en la nube o los recursos locales es una característica particularmente útil y le da una flexibilidad muy necesaria a Fluix considerando su enfoque de dispositivo bastante limitado.
Seguridad Fluix
La mayoría de los sistemas de gestión de documentos ofrecen cierto nivel de seguridad, ya sea restringiendo el acceso a determinadas carpetas, limitando funciones o proporcionando acceso a funciones administrativas.
Fluix maneja esto mediante el uso de roles, que son funcionalmente diferentes a los grupos.
Los roles se pueden crear utilizando plantillas diseñadas para varios roles administrativos o de usuario, o desde una plantilla en blanco que puede personalizar usted mismo.
Los roles se asignan a usuarios (no a grupos) y cubren diferentes categorías de permisos.
Los permisos globales implican el acceso a áreas en Fluix que generalmente se limitan a usuarios administrativos o de gestión, como facturación, paneles, almacenamiento remoto, informes, roles y configuraciones.
Los roles también se pueden usar para administrar los permisos de los usuarios cuando se trata de realizar tareas administrativas en carpetas de almacenamiento, grupos y flujos de trabajo.
Puede usar varias configuraciones de seguridad para controlar cosas como el comportamiento de la aplicación iOS, la autenticación de dos factores (2FA) para el portal de administración, la complejidad de la contraseña y los períodos de retención de documentos.
Otras configuraciones que involucran el intercambio de archivos, la edición y la sincronización también tienen impactos en la seguridad y se pueden configurar globalmente o a nivel de grupo.
Habilite una fuerza laboral sin papeles
Donde sobresale Fluix es en el manejo de ciertos tipos de colaboración de documentos.
Dado su enfoque en el iPad, no es sorprendente que sus capacidades de colaboración sean particulares de aquellas comunes en la mayoría de los escenarios móviles, como completar formularios y firmas electrónicas.
Los conjuntos de herramientas de las aplicaciones móviles de Fluix son ideales para los trabajadores móviles que necesitan completar un formulario, recopilar firmas y enviar el formulario electrónicamente mediante un dispositivo móvil.
Nuevamente, encontrará un buen soporte para todo esto en la aplicación Fluix para iOS.
Desafortunadamente, si bien hay una aplicación de navegador web disponible si desea usar su escritorio, en realidad no tiene tantas funciones como la versión de iOS, así que evalúela cuidadosamente para asegurarse de que las funciones que necesita estén disponibles.
Y para aquellos que quieran usar un dispositivo móvil basado en Android, es el navegador web o nada.
Fluix no tiene una versión para Android de su aplicación disponible en el momento de escribir este artículo.
Otra desventaja de su concentración en iPad es que la mayoría de la gente todavía no crea documentos en el iPad, a menos que sean formularios.
Eso es evidente en Fluix, ya que la aplicación no le brinda mucho en términos de creación de documentos, ya sea en términos de colaboración o herramientas de edición de documentos.
Incluso las tareas básicas, como cambiar el estilo o el color del texto del documento, deberán realizarse fuera de Fluix, y el uso compartido se limita a enviar un correo electrónico con el documento adjunto.
La edición de archivos PDF en Fluix se limita a cosas como anotaciones y cambio de orden de las páginas.
Estas omisiones de funciones no afectan el enfoque central que Fluix coloca en la habilitación de procesos comerciales sin papel, pero son un caso de uso común para muchas empresas que buscan una plataforma de administración de documentos, y simplemente no son compatibles con Fluix.
Eso puede hacer que sea difícil de vender en comparación con soluciones más completas, Microsoft SharePoint Online o incluso Adobe Document Cloud Standard (12,99 por mes en Adobe).
Precios
Fluix ha cambiado recientemente sus planes de precios.
El plan Starter es el nivel más bajo y cuesta $ 20 por usuario por mes (con un mínimo de 10 usuarios), con soporte para políticas de contraseñas y uso compartido de documentos.
El nivel Core ahora cuesta $ 30 por mes, pero agrega una serie de funciones, que incluyen flujo de trabajo, permisos, acceso a la aplicación web, cumplimiento de varios estándares de privacidad e inclusión de soporte telefónico.
Finalmente, existe un plan Avanzado, cuyo costo sube a $ 50 por usuario por mes.
Pero este plan agrega paneles para informes y administración, acuerdos de nivel de servicio (SLA) personalizados, registros de auditoría, integración con AD y soporte para la integración con servicios de terceros.
El único inconveniente en el nivel inicial de Fluix es que su almacenamiento máximo es de solo 5 GB y este nivel también carece de capacidades de retención de documentos personalizadas.
Esta es un área clave para las empresas que buscan pasar a la gestión de documentos electrónicos, ya que a menudo es una medida clave contra las ramificaciones legales graves.
Afortunadamente, los niveles Core y Advanced admiten esta función.
Dado su énfasis específico en solo ciertas capacidades de administración de documentos, así como su gran dependencia de la plataforma iOS, Fluix realmente solo tiene sentido para las empresas que están muy involucradas con el procesamiento de formularios móviles utilizando el iPad.
El desafío es que otras soluciones de administración de documentos también pueden agilizar esas tareas, quizás con menos pulido y un poco más de complejidad, pero a menudo con precios más competitivos y ciertamente con más espacio para el crecimiento del proceso en caso de que cambien las necesidades de la empresa.
Pros
Los flujos de trabajo fáciles de usar son fáciles de configurar.
Los flujos de trabajo están diseñados específicamente para iPad de Apple.
Fuertes funciones de integración de almacenamiento en la nube.
Contras
Carece de soporte para los conceptos básicos de colaboración, incluida la creación y el intercambio de documentos.
Centrarse en el iPad para dispositivos de clientes es una bolsa mixta.
No es compatible con Android, pero está disponible como una aplicación web con varias limitaciones.
La línea de fondo
Fluix presenta impresionantes flujos de trabajo de documentos e integración con los proveedores de almacenamiento en la nube más populares que la mayoría de las pequeñas y medianas empresas (PYMES) ya utilizan.
Sin embargo, la herramienta está sofocada por la falta de soporte para compartir, almacenar documentos o funciones de nivel empresarial, incluida la retención de archivos.
