Los entusiastas de la productividad aman Asana, y por una buena razón.
Es una herramienta colaborativa que ayuda a los equipos a realizar un seguimiento del trabajo, desde las tareas hasta los flujos de trabajo e incluso algunos tipos de proyectos.
Sin embargo, no lo confunda con una plataforma de gestión de proyectos a gran escala, ya que no tiene herramientas de gestión de recursos, seguimiento de presupuestos y gastos u otras características que podría esperar en ese tipo de aplicación.
Sin embargo, Asana es una de las mejores aplicaciones para administrar tareas, flujos de trabajo y ciertos tipos de proyectos.
En los últimos años, se ha agregado más estructura y plantillas para equipos que desean más orientación para configurar y usar la aplicación.
Es flexible, elegante y puede doblarse a tu antojo.
Debido a que Asana es una de las mejores aplicaciones para la colaboración y la productividad, es una ganadora de Editors 'Choice.
Asana no se compara fácilmente con otras aplicaciones de gestión del trabajo y colaboración.
Aún así, si lo estuviera evaluando como una herramienta, también podría considerar Basecamp, Airtable, Wrike y algunas otras aplicaciones.
Decidir entre estas herramientas es menos una cuestión de cuál es mejor y más sobre cuál es mejor para manejar el tipo particular de trabajo que tiene y todos los pasos o flujo de trabajo por el que pasa.
¿Cuánto cuesta Asana?
Asana tiene cuatro niveles de servicio: Básico (gratis), Premium ($ 13.49 por persona por mes), Business ($ 30.49 por persona por mes) y Enterprise (comuníquese con la compañía para obtener una cotización).
Obtienes un descuento si pagas anualmente.
Anteriormente, los equipos pequeños eran elegibles para un descuento de actualización, pero esa oferta ya no está activa.
En los primeros días de Asana, la cuenta básica gratuita le brindaba prácticamente todo lo que la aplicación tenía para ofrecer.
Ahora, la cuenta gratuita pierde un par de funciones útiles, como la vista de línea de tiempo, paneles, campos personalizados, formularios, reglas e hitos.
Algunas de estas características se explican más adelante en esta revisión.
Las cuentas gratuitas tampoco obtienen fechas de inicio, dependencias de tareas, hitos, vista de progreso o búsqueda e informes avanzados.
Las cuentas gratuitas vienen con todas las funciones básicas de administración de tareas, aunque cada equipo está limitado a 1,000 tareas.
La cuenta gratuita aún te brinda una buena comprensión de cómo funciona Asana en el nivel básico.
Recomiendo usarlo durante al menos algunas semanas con un pequeño grupo de prueba antes de actualizar a un nivel de servicio pago.
Asana Premium incluye todo en la cuenta gratuita más todas las funciones que mencioné que faltaban.
Tampoco hay límite en la cantidad de tareas.
Las cuentas premium vienen con controles administrativos, soporte prioritario y la capacidad de crear equipos y proyectos privados.
Asana Business se factura como grupos que "necesitan gestionar el trabajo en todas las iniciativas".
Piense en grandes organizaciones.
Con este nivel de servicio, obtiene todo en Premium más carteras, objetivos, carga de trabajo, pruebas, integraciones con algunas aplicaciones restringidas (como Salesforce y Adobe CC) y un creador de reglas personalizadas, también llamadas a veces automatizaciones.
Un ejemplo de una automatización es, "Cuando cambia una fecha de vencimiento, agregue automáticamente al gerente del equipo como un seguidor en la tarea".
Las automatizaciones eliminan las tareas rutinarias, por lo que nadie tiene que acordarse de hacerlas.
¿Cómo se comparan los precios de Asana?
En 2019, los precios de Asana subieron.
Ahora son un poco más altos que los precios de varios competidores.
Por ejemplo, Trello cuesta $ 12.50 por persona por mes para una cuenta Business Class, que es un poco menos que Asana Premium.
El plan Enterprise de Trello tiene una escala móvil, pero lo máximo que pagará es $ 17.50 por persona por mes.
Wrike tiene una variedad de tipos de planes y esquemas de precios, pero comienza en $ 9.80 por persona por mes para Professional y $ 24.80 por persona por mes para Business.
Airtable cuesta $ 12 por persona por mes para Plus y $ 24 por persona por mes para Pro.
Basecamp tiene un buen nivel de servicio gratuito y sus planes comerciales pagados cuestan $ 99 por mes para tantos miembros como necesite.
¿Qué es Asana?
Asana es una herramienta de gestión del trabajo para gestionar tareas y otros trabajos entre un grupo de personas.
En términos más específicos, Asana realiza un seguimiento de quién es responsable de qué tarea y toda la información relacionada con ella, incluidos todos los pasos necesarios, las fechas de vencimiento, etc.
Uno de sus rasgos característicos es su flexibilidad, lo que significa que puede decidir qué tipo de trabajo rastrear y exactamente cómo usarlo (más sobre ese punto en un momento).
En los últimos años, la compañía ha agregado más opciones y plantillas para brindar estructura a los equipos que no desean una flexibilidad total.
En otras palabras, los suscriptores tienen la opción de usar Asana de una manera completamente única o de una manera más guiada al hacer uso de las opciones que ofrece Asana.
Piense en la diferencia entre jugar un juego de mesa y tener una baraja de cartas.
Asana es como una baraja de cartas, mientras que el software de gestión de proyectos es como un juego de mesa.
Los juegos de mesa vienen con reglas.
Es inusual que los jugadores se desvíen demasiado de las instrucciones incluidas, aunque los jugadores pueden aceptar algunas modificaciones de vez en cuando.
Sin embargo, con una baraja de cartas, todos los jugadores primero tienen que decidir qué juego quieren jugar y qué reglas seguir.
Podrías jugar un juego conocido con reglas establecidas, como robar cinco cartas, o inventar tu propio juego.
Incluso con un juego de cartas predefinido, todos tienen que ponerse de acuerdo sobre qué versión jugar.
Existe una comprensión general de cómo se desarrollará el juego, pero es diferente de un juego de mesa que incluye un conjunto de reglas.
Con Asana, hay tantas formas predefinidas de usarlo, como juegos de cartas con reglas, como formas personalizadas, como crear tu propio juego de cartas o adaptar un juego existente.
Un punto más de distinción es que Asana está diseñada para manejar el trabajo continuo y ciertos tipos de trabajo basado en proyectos, mientras que las aplicaciones de gestión de proyectos están diseñadas específicamente para manejar proyectos complejos.
¿Qué hace que los proyectos sean "complejos"? Digamos que una empresa construye 50 casas al año.
Una aplicación de gestión de proyectos puede trazar un mapa de cada etapa de construcción de todas las casas para que sucedan en el orden correcto y que el equipo y la mano de obra calificada estén disponibles en el momento adecuado para cada edificio.
Las aplicaciones de gestión de proyectos gestionan los horarios y los recursos de esa forma y, a veces, también los presupuestos.
Asana no hace eso del todo, pero es experta en manejar proyectos menos complejos donde la gestión de recursos y horarios no es tan integral para el trabajo.
Algunos ejemplos son una campaña de marketing, el lanzamiento de un producto o una recaudación de fondos.
Si esto aún suena confuso, solo debes saber que puedes recurrir a la Guía de Asana para obtener ayuda, que incluye seminarios web, tutoriales y más.
¿Qué hay de nuevo en Asana?
Asana tiene un historial reciente de implementación de nuevas funciones importantes al menos una vez al año.
Una de las adiciones más recientes es la pestaña Descripción general del proyecto.
Es una página de destino con un resumen de información para proyectos creados en Asana.
Muestra a todos los miembros del equipo en el proyecto y sus roles, hitos, documentos importantes o archivos relacionados con el trabajo, etc.
Con las integraciones de aplicaciones, también puede incrustar videos y otros tipos de medios en la página Descripción general.
Otra característica nueva, llamada Asana Goals (solo para cuentas Business y Enterprise), ayuda a los equipos y organizaciones a establecer metas y realizar un seguimiento del progreso logrado hacia ellas.
La idea es sacar los OKR de una hoja de cálculo o aplicación desconectada y colocarlos en el contexto de la gestión del trabajo donde es más fácil entender cómo las tareas individuales contribuyen a una meta.
Otras características bastante nuevas incluyen un generador de reglas personalizadas para crear automatizaciones; cambios en la Vista de lista que facilitan el trabajo; y actualizaciones de la Consola de administración que brindan a los gerentes información rápida sobre qué miembros del equipo han sido más activos o influyentes en el avance del trabajo.
La carga de trabajo y las carteras (solo para cuentas comerciales y empresariales) también son características algo nuevas.
Los portafolios son similares a los paneles de control en el sentido de que brindan estadísticas rápidas y actualizaciones de progreso a las personas que necesitan una vista panorámica de algún conjunto de trabajo.
La carga de trabajo es otra vista diseñada para miembros del equipo de alto nivel, es decir, gerentes.
Les ayuda a ver la distribución del trabajo para mantener equilibradas las cargas de trabajo.
La estructura básica de Asana
Antes de implementar Asana para todos en la organización, los responsables de la toma de decisiones deben descubrir cómo implementar y usar la aplicación.
Si bien algunas herramientas de colaboración promocionan la simplicidad, ese no es el caso de Asana.
Es razonablemente intuitivo, pero cada equipo debe pensar bastante en los procesos o el trabajo que desean rastrear con Asana y cómo lo harán.
Para algunos equipos, las plantillas de proyectos ayudan, pero en general, se necesita un poco de prueba y error para hacerlo bien.
Cuando creas una cuenta de Asana, puedes unirte a diferentes espacios de trabajo y organizaciones.
Una organización es una cuenta de Asana que conecta a todos con el mismo dominio de correo electrónico.
Un espacio de trabajo es una colección de personas que trabajan en algo en común.
Puede, por ejemplo, unirse a la organización de su empresa y ser incluido en los espacios de trabajo según su departamento, los comités a los que se haya unido, las marcas en las que trabaja, etc.
Dentro de un espacio de trabajo, usted y los miembros de su equipo crean proyectos, que es donde registra y rastrea el trabajo, tiene discusiones con colegas, etc.
Como se mencionó, puede usar las plantillas de Asana como punto de partida, crear su propia plantilla o comenzar desde cero.
Aplicaciones y experiencia del usuario de Asana
Asana está disponible en la web y como una aplicación de Android y una aplicación de iOS.
No hay aplicaciones de escritorio.
La interfaz web de Asana es eficiente y receptiva, con suficiente color y estilo de diseño para mantenerla interesante y útil sin parecer demasiado abarrotada.
También tiene algunas sorpresas, como animaciones de celebración que aparecen en la pantalla de vez en cuando, aunque puedes desactivar estos efectos adicionales si no te atraen.
Asana también incluye una serie de atajos de teclado llamados Hacks en su sección de configuración.
Los trucos agregan varios tipos de funcionalidad y personalidad.
Por ejemplo, presione TAB + B para un poco de diversión felina después de habilitar el truco relacionado.
La aplicación web se divide en tres áreas.
Hay un riel a la izquierda, una ventana principal que cambia según lo que seleccione desde la izquierda y un cuadro de información a la derecha que profundiza en lo que esté viendo en la ventana principal.
En la configuración de su perfil, puede agregar información básica de la cuenta; notificaciones de control; ajustar las preferencias de visualización y los efectos visuales antes mencionados; y configurar integraciones con otras aplicaciones como Harvest, Slack, Microsoft Teams, Zoom, Figma y otras.
Consulta la lista completa de aplicaciones e integraciones compatibles de Asana.
En las aplicaciones móviles, puede hacer casi todo lo que puede hacer en la aplicación web, aunque ...
