¿Qué es el software de gestión de inventario?
La gestión de inventario abarca mucho más que simplemente realizar un seguimiento de lo que guarda en su almacén o almacén minorista.
La gestión de inventario también incluye realizar un seguimiento de lo que hay en su departamento de piezas, incluidas las piezas individuales y las combinaciones de esas piezas que se utilizan para fabricar otros productos y servicios.
La gestión de inventario también implica averiguar qué tienen en stock sus socios proveedores o sus mejores clientes.
Para las pequeñas y medianas empresas (PYMES), realizar un seguimiento de todos estos elementos puede resultar difícil rápidamente si solo utiliza una hoja de cálculo para hacerlo.
Vincular la información del producto de inventario a todas las demás plataformas de datos que utiliza su organización requiere un software dedicado llamado software de gestión de inventario.
Decidir cuál es el paquete de software adecuado para su empresa puede resultar complicado, ya que debe comparar las funciones necesarias con el mejor precio.
Para ayudar con esta tarea, hemos probado y comparado nueve paquetes de software de gestión de inventario en este resumen de revisión.
Si bien la "administración de inventario" parece que es un simple seguimiento de lo que tiene, el software de administración de inventario en realidad abarca varios niveles.
El software debe integrarse con al menos otro sistema de oficina de back-end, es decir, con su paquete de contabilidad o planificación de recursos empresariales (ERP).
La función de un sistema de gestión de inventario es rastrear esos artículos del almacén a través de los procesos de adquisición, venta o uso; ubíquelos en uno o varios almacenes y fije el precio (costo) del inventario (a veces en varias monedas) para que sepa el valor de los artículos que tiene en el inventario para fines contables.
De esta manera, el software de gestión de inventario a veces se superpone con el software de gestión de activos típico.
La funcionalidad principal definitivamente se centra en sus niveles de inventario, pero este tipo de software también rastrea las ventas, las órdenes de compra (PO) y las entregas.
Además de la contabilidad, el software de gestión de inventario también suele estar vinculado al software de punto de venta (POS) en muchas operaciones de servicios minoristas y de tiendas.
Las operaciones muy pequeñas pueden salirse con la suya cumpliendo estas funciones con una simple hoja de cálculo.
Sin embargo, cualquier empresa más grande querrá las capacidades de identificación de activos, seguimiento de pedidos y optimización de la cadena de suministro que ofrece un buen sistema de gestión de inventario.
Costeo de inventario
El inventario se considera un activo comercial.
Como tal, se contabiliza en la sección Activos del balance de una empresa.
Cuando los activos se venden o usan, esos resultados también se registran en la sección Costo de bienes vendidos (COGS) o Costo de bienes usados ??del estado de resultados.
Esa cifra se calcula utilizando uno o más métodos de fijación de precios.
Los métodos comunes de valoración de inventario utilizados en los EE.
UU.
Incluyen el primero en entrar, primero en salir (FIFO), el costo promedio ponderado, el costo estándar y el costo específico (o identificación específica).
Last In First Out (LIFO) fue popular durante un tiempo, pero ha caído en desgracia y, por lo general, ya no se usa en la mayoría de los países.
Los acrónimos LIFO y FIFO representan el orden en que se adquiere el inventario y luego se vende o transfiere.
FIFO asume que el inventario más antiguo se vende o transfiere primero, mientras que LIFO asume que el inventario más nuevo se utilizará primero.
El costo promedio ponderado se usa a menudo en situaciones en las que los artículos son idénticos entre sí y es imposible asignar un costo específico a una unidad individual, o donde el sistema de contabilidad no tiene la capacidad de rastrear el inventario mediante el uso de FIFO (que no es el caso en cualquiera de los sistemas de inventario que revisamos aquí).
El método de promedio ponderado divide el costo de los bienes disponibles para la venta por el número de unidades disponibles para la venta, lo que arroja el costo promedio ponderado por unidad.
Otro método frecuente de valoración de inventario se llama Costeo estándar.
Con el Costeo estándar, sustituye un costo esperado por un costo real en los registros contables y luego registra periódicamente las variaciones que muestran la diferencia entre los costos esperados y reales.
Este enfoque suele ser más sencillo que utilizar FIFO en situaciones en las que existe una gran cantidad de información histórica de costos.
El cálculo de costos estándar requiere que cree costos estimados para el inventario utilizado en la empresa; este método se utiliza cuando se requiere demasiado tiempo para realizar un seguimiento de los costos reales.
Pero también requiere que los costos estándar estimados se comparen periódicamente con los costos de inventario reales y que se realice una entrada de variación en los registros contables.
Un método de valoración común adicional se denomina Costeo específico.
Este método asigna un costo a cada artículo individual en el inventario.
El Costeo específico se utiliza cuando los artículos del inventario tienen un costo disponible que es diferente de otros artículos en el inventario.
Por ejemplo, es probable que un fabricante de muebles a medida utilice el costeo específico.
Finalmente, también debe considerar el otro extremo de este espectro, es decir, determinar el precio correcto para su inventario.
A menudo verá otros proveedores que ofrecen descuentos en los precios según la cantidad del pedido: ¡Ahorre un 10 por ciento en nuestros widgets simplemente pidiendo un 20 por ciento más de widgets! Pero encontrar la mejor opción aquí para su negocio puede ser complejo dependiendo de los tipos de costos de transporte asociados con sus productos particulares.
Cuanto mayor sea su inventario de productos, por ejemplo, más probablemente pagará por almacenamiento y tal vez incluso por mantenimiento.
Aquí es donde puede ayudar un sistema que puede ayudar a calcular la Cantidad de orden económica (EOQ).
Normalmente, se presentan en forma de calculadoras personalizables que puede configurar para tener en cuenta las necesidades específicas de su negocio en particular.
Algunos términos comunes de inventario
Como ocurre con muchos sistemas financieros, el subsistema de inventario tiene su propio conjunto de términos.
Si bien está más allá del alcance de esta introducción proporcionar una lista completa de los términos con los que puede encontrarse, a continuación se muestran algunos de los más comunes.
Un acrónimo frecuente con el que se encontrará se llama BOM o BOMP.
Esto significa "Lista de materiales" o "Lista de procesamiento de materiales", y encontrará que se usa con mayor frecuencia en los sistemas de inventario de producción.
Una lista de materiales se utiliza cuando un artículo de inventario se compone de subelementos; la lista de estos subelementos es la lista de materiales.
Un término similar es "confección", que es un conjunto de piezas o artículos que componen un artículo terminado (que luego se puede usar como artículo en la lista de materiales).
Puede tener tanto el kit como una lista de materiales en un solo artículo de inventario, según la complejidad del artículo y cuán granular sea su necesidad de mantener el precio del inventario.
A veces se encontrará con el término inventario "Just-in-Time (JIT)".
Este es un término de logística que se utiliza en las operaciones de gestión de la cadena de suministro (SCM) para programar la recepción del inventario de modo que llegue justo antes o precisamente cuando se necesita.
Esta estrategia de inventario reduce el tiempo que el inventario se almacena realmente, lo que puede ahorrar costos.
Pero esta estrategia requiere algunas capacidades SCM avanzadas y bien probadas.
También vinculado a la gestión de procesos y SCM está algo llamado "Trabajo en proceso".
Esto rastrea cualquier inventario enviado a fabricación y luego rastrea el inventario tal como se usa en el taller de producción o en la fábrica.
En muchos casos, encontrará estos dos términos al examinar los sistemas de inventario de producción destinados a todo, desde pequeños talleres de producción, como el taller de reparación de motocicletas de su vecindario, hasta una fábrica de automóviles a gran escala.
Software de inventario: aspectos a considerar
Debido a toda la complejidad involucrada en cómo funciona el inventario en cualquier organización en particular, siempre habrá aspectos que se relacionen estrechamente con otras partes de su sistema de contabilidad.
Por ejemplo, tanto las ventas como las compras son aspectos integrales del inventario, ya que no puede vender o usar el inventario si no lo ha comprado, y no puede venderlo si no lo tiene disponible.
La excepción a esto es el envío directo, que le permite aceptar un pedido de venta y luego enviarlo directamente al cliente desde el almacén de su proveedor.
En esencia, si su software de inventario tiene capacidad de envío directo (y su proveedor está dispuesto), entonces está utilizando su proveedor de inventario como almacén.
Dependiendo de cómo esté configurado su sistema de contabilidad, los envíos directos a menudo no se registran como inventario, sino que, con frecuencia, se contabilizan directamente en la sección "Costo de bienes vendidos" de su sistema de contabilidad.
A menudo vendido como un módulo separado, SCM se refiere a la logística de obtener los materiales necesarios para la producción y / o los artículos necesarios para el inventario de reventa.
Implica la compra, el envío, la recepción y el almacenamiento y, como tal, está estrechamente integrado con el inventario.
Un aspecto de SCM se llama "Punto de reorden", una característica que a menudo también encontrará en los sistemas de administración de inventario.
Este puede ser un nivel manual ingresado por cualquier administrador de inventario que el sistema use para generar una alerta, o incluso una orden de compra que trae el número de un artículo de stock por debajo de un nivel específico.
Algunos sistemas de inventario más sofisticados utilizan una técnica llamada Cantidad de orden económica (EOQ).
EOQ es un método que se utiliza para calcular la cantidad y los tiempos óptimos para ordenar (o reordenar) inventario para minimizar los costos de mantenimiento o almacenamiento.
Básicamente, al usar EOQ, desea que el inventario baje lo más posible sin que se produzca un desabastecimiento (es decir, no hay inventario para vender o usar).
Inventario minorista
El inventario minorista tiene algunos términos y procedimientos propios.
Una característica importante de un inventario minorista es que se integra estrechamente con un sistema POS, es decir, su caja registradora.
El sistema POS proporciona un dispositivo de pago (que incluye no solo una caja registradora, sino también cosas como lectores de códigos de barras) que busca en la base de datos de inventario, identifica el artículo específico que se vende y lo deduce del inventario en existencia.
Dependiendo del tipo de producto o artículo que se venda, los artículos individuales pueden identificarse con códigos de barras o etiquetas de identificación por radiofrecuencia (RFID).
Estos se asignan cuando los artículos se registran en el inventario y luego se retiran del inventario cuando se venden.
Algunos sistemas POS incluso identifican la ubicación del artículo, tal vez en un almacén específico o incluso en el lugar donde se encuentra en el piso de la tienda.
Esto es común en las operaciones de prendas de vestir, bienes de consumo y productos electrónicos.
La codificación de barras, la ubicación del artículo y la identificación del contenedor también son funciones que encontrará en muchos sistemas de inventario.
Una cosa a tener en cuenta es que el software de inventario casi nunca se usa por sí solo.
Más bien, a menudo es parte de un sistema de contabilidad modular.
Incluso si ese no es el caso, siempre deberá comunicarse o integrarse con otros sistemas comerciales de back-end, especialmente con lo que está utilizando para la contabilidad.
Algunas empresas preferirán obtener todos sus módulos de contabilidad, incluida la gestión de inventario, de un solo proveedor.
Pero, si está dispuesto a implementar alguna integración, puede vincular aplicaciones de diferentes proveedores.
Esto puede proporcionar no solo ahorros de costos en términos de licencias, sino que también le permitirá aprovechar exactamente los tipos de funciones que necesita, incluso si provienen de diferentes proveedores de software.
Todos los sistemas de inventario que ...
