Los administradores de recursos humanos (RR.HH.) requieren un software intuitivo de administración de beneficios (BA) para realizar un seguimiento de los beneficios y comodidades que ofrecen en una empresa.
Las herramientas deben ser fáciles de usar tanto para el empleador como para el empleado.
Después de todo, usted no quiere que los empleados renuncien porque no pudieron averiguar cómo usar una solicitud de beneficios.
Un programa de beneficios bien administrado podría ser la receta para retener al mejor talento.
¿Qué es el software de administración de beneficios?
Piense en cómo van sus empleados en su día.
Tienen cargas de trabajo incesantes y muchas reuniones.
Ese es su trabajo, pero el software BA debería ser fácil de usar para equilibrar el tiempo que tienen que dedicar a sus responsabilidades habituales.
Una herramienta de BA fácil de usar puede ahorrar dinero a las empresas y mantener su tiempo libre para el trabajo, así que busque un portal de beneficios que sea fácil de usar.
Los paquetes de beneficios atractivos no solo son un factor clave para atraer a los mejores talentos a su puesta en marcha o para hacer crecer una pequeña o mediana empresa (SMB), sino que también son la forma de mantener felices a esos empleados y demostrarles que son valorados.
Pero no importa cuán grandes sean los beneficios y las ventajas que ofrece su empresa, necesita una experiencia de BA dentro de su plataforma de gestión de recursos humanos que facilite la administración y personalización de planes de recursos humanos.
RR.HH.
también debe brindar a los empleados un portal de autoservicio sencillo e intuitivo desde el cual ver y administrar los beneficios.
La naturaleza de las herramientas de BA es que pueden aparecer en muchas formas y en diferentes tipos de productos.
BA es una de esas piezas centrales de funcionalidad que puede encontrar en una amplia variedad de aplicaciones de software como servicio (SaaS).
La mayoría del software de gestión de recursos humanos incluye algunas funciones de BA pero, en este resumen de revisión, también incluimos herramientas que gestionan BA desde dentro de las plataformas de planificación de recursos empresariales (ERP) y nómina en línea.
Ya sea como un producto de gestión de beneficios independiente o como un módulo BA dentro del software empresarial todo en uno, las empresas deben buscar funciones BA que faciliten el trabajo de RR.HH.
Por un lado, busque productos que brinden a los empleados un acceso sin problemas a la información de sus beneficios en dispositivos móviles y de escritorio.
Por otro lado, asegúrese de evaluar cuidadosamente los productos para asegurarse de que, en última instancia, optimicen el plan de beneficios, especialmente su proceso de configuración y seguimiento.
Los productos también deben brindar a los empleados la mayor flexibilidad posible al elegir la cobertura médica adecuada y beneficios adicionales para ellos y sus familias.
Tendencias de beneficios y el coronavirus
La capacidad de administrar la gama más amplia posible de planes de beneficios es más importante que nunca en 2020, no solo debido a la evolución de las tendencias de recursos humanos en general, sino en particular debido a la pandemia de coronavirus.
La flexibilidad del plan debe ser un criterio de compra clave para cualquier empresa que desee comprar un paquete de administración de beneficios este año.
Incluso antes de la pandemia, sin embargo, la lista de beneficios potenciales que se ofrecían a los empleados era larga y creciente para 2020, como lo demuestran los resultados de la encuesta a continuación, de la firma de investigación de mercado Statista.
Pero la flexibilidad del plan y la gestión se ha vuelto aún más importante debido a la pandemia, que ha afectado significativamente las ofertas de beneficios de la mayoría de las empresas, particularmente en el segmento de atención médica.
Por ejemplo, los empleados despedidos o sin licencia, especialmente si la empresa está buscando volver a contratarlos después de COVID-19, significará un aumento en los beneficios de COBRA y se requerirá un cuidado adicional al administrar esta parte de la cartera de beneficios de una organización.
Las cuentas de gastos flexibles para el cuidado de dependientes también pueden resultar problemáticas para muchas empresas, ya que los empleados se preguntan si necesitan o no seguir contribuyendo con estos dólares, ya que ahora trabajan desde casa y se encargan de cuidar a los niños.
El reembolso de la matrícula para la capacitación en el hogar, los cálculos de nómina de salarios reducidos y las distribuciones relacionadas con el coronavirus a las cuentas de jubilación son solo algunos ejemplos más en una lista mucho más larga de problemas que los administradores de beneficios podrían necesitar manejar en el próximo año.
Asegurarse de que su plataforma de administración de beneficios prospectiva pueda manejar estos y otros problemas a medida que surjan solo se puede hacer planificando claramente los próximos 12-24 meses de la estrategia de beneficios de su empresa y luego combinando las funciones a su medida.
Cubriendo los conceptos básicos de BA
De las herramientas de BA incluidas en este resumen, la mayoría cubre la funcionalidad principal que su empresa debe buscar como un hecho en cualquier plataforma de BA.
Para empezar, necesita beneficios de salud básicos y seguros médicos, dentales y de la vista, y la mayoría también agrega seguro de vida y discapacidad.
Además, asegúrese de que proporcionen una integración de datos segura con los principales operadores y proveedores de seguros.
Esto también significa sincronizarse con importantes regulaciones de cumplimiento, incluida la Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio (ACA) y la Ley Ómnibus Consolidada de Reconciliación del Presupuesto (COBRA).
La otra cara de ofrecer esos beneficios básicos es la integración de la nómina y la gestión de los fondos de jubilación, como un plan 401 (k).
Los candidatos más deseables esperarán que su empresa ofrezca estos programas.
Compruebe el software de BA independiente y las plataformas de gestión de recursos humanos que su empresa está considerando para asegurarse de que el software pueda sincronizarse con su proveedor de nómina preferido o con el servicio de procesamiento de pagos establecido, como ADP o QuickBooks Online Plus.
La conveniencia de acceder a estos beneficios es de suma importancia.
Como resultado, el software también debe integrarse en toda su organización.
Considere el rol del administrador de recursos humanos.
Ellos hacen la mayor parte del trabajo, y el objetivo de una solución SaaS basada en la nube es facilitar la configuración de planes y la configuración de beneficios.
También debería proporcionarles un único panel desde el cual supervisar si los empleados se han registrado y permitirles realizar cambios ad hoc cuando sea necesario, sin preocuparse por errores o pasos manuales adicionales.
Herramientas como Gusto y Zenefits facilitan a los administradores de beneficios, ofreciendo un proceso de configuración de beneficios intuitivo y un panel de administración completo.
Sobre el tema de la optimización del proceso de beneficios para los departamentos de RR.HH.
y TI, la otra necesidad absoluta es un portal de autoservicio de fácil acceso y navegación para los empleados.
Cuanto más un portal de beneficios permite a los empleados configurar y personalizar sus beneficios disponibles, como la capacidad de establecer tarifas variables o planes de salud personalizados, menos trabajo tienen los administradores.
Como prácticamente cualquier otro tipo de aplicación, los usuarios también deben tener la capacidad de acceder a sus beneficios desde cualquier lugar, ya sea desde una aplicación de escritorio o en sus teléfonos inteligentes o tabletas.
Los planes de seguro médico y de beneficios a menudo contienen información que los empleados necesitan fuera de la oficina, como números de identificación e información diversa sobre pólizas.
Al utilizar la aplicación Zenefits, por ejemplo, un usuario puede obtener una copia de su tarjeta de seguro directamente desde la aplicación mientras está en el consultorio del médico u otra cita relacionada con la salud.
Se supone que los beneficios son convenientes, por lo que cuanto más fácil sea acceder a ellos cuando un empleado los necesite, más atractivo será el paquete.
Automatización, ventajas premium y ventajas de inicio
Si está buscando una funcionalidad adicional de una plataforma de gestión de recursos humanos, herramientas como BambooHR, nuestra elección de los editores para la gestión de recursos humanos, le brindarán capacidades como el seguimiento de candidatos (AT) y la gestión del desempeño incorporadas.
Pero, cuando se trata de Directamente BA, no puede vencer a Zenefits, nuestra elección definitiva de los editores en esta categoría, cuando se trata de opciones de beneficios, funciones adicionales y facilidad de uso.
En pocas palabras, nos pareció que era la mejor oferta de su clase.
Las herramientas de gama alta diseñadas para BA para nuevas empresas, como Zenefits, ofrecen una variedad de módulos adicionales para personalizar aún más la plataforma de beneficios.
Zenefits incluye módulos de beneficios para opciones que incluyen compensación de trabajadores, seguros de propiedad y accidentes para empresas, y un módulo de beneficios de opciones sobre acciones para ayudar a reclutar a los mejores talentos de inicio.
Junto con plataformas integrales de RR.HH.
y nómina como BambooHR y Gusto, las herramientas de BA centradas en la puesta en marcha también automatizan la incorporación de beneficios y los procesos siempre que sea posible.
Funciones como las citas futuras permiten a los empleados realizar cambios en los beneficios mucho antes de un cambio de estado inminente (como casarse) para automatizar ese proceso y garantizar una transición de beneficios sin problemas.
Servicios como Gusto incluso ofrecen recomendaciones a los empleados para planes de salud personalizados a través de un algoritmo automatizado.
Algunos software facilitan el proceso de BA, con una experiencia de usuario (UX) simple e intuitiva, mientras que otros van más allá, automatizando y contextualizando la experiencia para una máxima personalización y eficiencia organizacional.
Con la creciente incorporación de IA en todas las categorías de tecnología, espere ver más funciones inteligentes incorporadas en las herramientas de BA en un futuro cercano.
Finalmente, no duerma con los datos.
La mayoría de las herramientas de BA incluyen algún tipo de informe de beneficios para fines de auditoría y cumplimiento.
Pero plataformas como BambooHR, Benefitfocus BenefitsPlace, Gusto, Rippling y Zenefits pueden brindarle datos de inteligencia empresarial (BI) más profundos sobre el tipo de beneficios y planes que sus empleados eligen y por qué.
Estos datos de BI están empaquetados en visualizaciones de datos de aspecto inteligente para que los presente a la gerencia y a los ejecutivos.
De manera similar a cómo podría analizar los datos de ventas en su empresa, puede obtener muchas ideas excelentes al utilizar estas herramientas basadas en datos.
Después de todo, todos los datos que recopila su empresa son valiosos.
BA no es una cosa única para todos.
La solución que elija su startup, SMB u organización empresarial más grande se basará en una serie de factores, entre los que se encuentran las herramientas de recursos humanos y nómina en las que ya ha invertido.
Si está creando un programa de BA desde cero, especialmente para una nueva empresa o una PYME, le recomendamos el ganador del premio Editors 'Choice, Zenefits.
Pero, según las necesidades específicas de su organización, cualquiera de las soluciones de software de este resumen puede ser la adecuada para usted.
Asegúrese de tomarse el tiempo para investigar adecuadamente cada producto en este resumen.
