Xero vereenvoudigt het standaard boekhoudproces voor kleine bedrijven zeer vakkundig.
Het is vanaf de basis voor het web gebouwd en ondersteunt elk belangrijk financieel element dat u verwacht in een boekhoudoplossing voor kleine bedrijven met dubbele invoer: verkopen, aankopen, rekeningen en uitgaven, inventaris en salarisadministratie.
U kunt records maken voor klanten, leveranciers, medewerkers en artikelen.
U kunt deze records vervolgens gebruiken in standaard aanpasbare transacties, zoals facturen, inkooporders en offertes.
Met Xero kunt u ook vaste activa beheren - iets wat concurrenten niet doen.
Het bedrijf heeft het afgelopen jaar veel nieuwe functies toegevoegd, waaronder twee nieuwe zakelijke weergaven (korte termijn cashflow en zakelijke momentopname), Stripe-integratie en verbeterde instellingen.
Het is een sterke concurrentie voor Editors 'Choice-winnaar QuickBooks Online Plus, maar het blijft achter op gebieden als bruikbaarheid, mobiele toegang, voorraad- en onkostenregistratie en rapporten.
Hoeveel kost Xero?
Het bedrijf biedt drie prijsniveaus die van kracht worden na een gratis proefperiode van 30 dagen.
Xero Early ($ 9 per maand) heeft maandelijkse limieten van 20 facturen en offertes, vijf facturen en onbeperkte afstemming van banktransacties.
Xero Growing ($ 30 per maand) voegt onbeperkte facturering en facturering toe; citaten; en rekeningen.
Xero Established ($ 60 per maand) is de enige versie die ondersteuning voor meerdere valuta's biedt.
Het ondersteunt ook projecten en Xero-uitgaven.
Xero biedt een onbeperkt aantal gebruikers per organisatie.
Xero is een meer betaalbare oplossing dan QuickBooks Online; de prijzen variëren tussen $ 25 en $ 150 per maand.
Zoho Books begint bij slechts $ 9 per organisatie per maand en biedt mogelijkheden in lijn met de duurdere plannen van Xero.
Xero heeft zijn setup-tools verbeterd.
Ze behoren nu tot de beste die worden aangeboden door een boekhoudwebsite voor kleine bedrijven. Vroege activiteiten
Als u een andere boekhoudoplossing (of Microsoft Excel) gebruikt, heeft u mogelijk al veel boekhoudgegevens online gemaakt.
Xero maakt het gemakkelijk om records, transacties en enkele andere gegevens van QuickBooks Online te importeren met behulp van de tool voor directe conversie.
Als u al bestanden hebt ingesteld in CSV- of TXT-indeling (contacten, inventarisitems, facturen, enzovoort), kunt u deze ook in Xero importeren.
Als je nieuw begint met Xero, kijk dan eens naar het dashboard dat verschijnt nadat je een account hebt aangemaakt voor hulp.
Er is een inleidende video die de eerste acties suggereert die u moet ondernemen om de site voor uw eigen bedrijf op te zetten.
U kunt dat in praktijk brengen door de onderstaande reeks stappen te volgen.
Deze omvatten het verbinden van uw bankrekeningen, het bekijken van de transactiecategorieën van Xero en het beheren van rekeningen.
Links brengen u naar de pagina's waar u deze taken kunt uitvoeren.
Dit is een geweldige setup-tool en beter dan wat de meeste concurrenten bieden.
Er is meer dat u moet doen voordat u transacties gaat invoeren, zoals het maken van records voor contactpersonen en items / services en het bezoeken van de instellingenpagina's van het bedrijf, maar dit eerste scherm is een geweldige plek om te beginnen.
Uiterlijk en navigatie
Xero en QuickBooks Online hebben heel verschillende looks.
Waar QuickBooks Online zich over het hele scherm uitstrekt en grote lettertypen en afbeeldingen gebruikt, is Xero compacter en neemt op sommige pagina's alleen het midden van het scherm in beslag.
Elk presenteert op verschillende manieren belangrijke financiële gegevens en links naar gerelateerde activiteiten op hun homepages, ook wel dashboards genoemd.
Beide zijn effectief, maar ik geef de voorkeur aan de aanpak van Xero.
De tool geeft rekeningsaldi weer, met links naar afstemmingsschermen; cijfers en grafieken die openstaande facturen en onbetaalde facturen weergeven; en totaal geld in en uit.
Er is ook een account-watchlist en een lijst met onkostendeclaraties.
Bijna alles op het dashboard is een link die u naar gerelateerde pagina's en acties kan leiden.
Elk boekhoudkundig product dat ik heb besproken, heeft zijn eigen navigatiesysteem en ik moet er nog een zien die niet werkt.
In Xero lopen tabbladen horizontaal over de bovenkant, waardoor de site wordt onderverdeeld in logische, functionele groepen: Dashboard, Zakelijk, Boekhouding, Projecten en Contacten.
Klik linksboven op uw bedrijfsnaam om toegang te krijgen tot de instellingen en andere huishoudelijke taken.
In het Business-menu zult u het grootste deel van uw dagelijkse werktijd doorbrengen.
Het opent voor verschillende subfuncties, zoals facturen, te betalen facturen en producten en services.
U kunt facturen handmatig invoeren in Xero.
Maar als u ze via e-mail doorstuurt als bijlagen naar uw eigen persoonlijke Xero-adres, zal de site enkele van de belangrijkste gegevens overbrengen naar een conceptkopie van de factuur. Als u bijvoorbeeld inzoomt op het verkoopoverzicht, gebruikt u standaardconventies voor gegevensinvoer en navigatie.
Vier knoppen bovenaan openen tools voor het maken van verkooptransacties, het verzenden van overzichten, het importeren van verkoopfacturen en het zoeken naar specifieke facturen en offertes.
Hieronder vindt u informatie over uw facturen.
Grote knoppen tonen u het aantal en het totale bedrag aan facturen in conceptvorm, de facturen die wachten op goedkeuring en betaling en uw achterstallige verkooptransacties.
Offertes werken op dezelfde manier: u kunt in één oogopslag zien welke in conceptvorm zijn, verzonden, geaccepteerd en verlopen.
Sommige andere boekhoudsites werken op dezelfde manier, waardoor het gemakkelijk is om in één oogopslag de status van uw transacties te zien.
Klik op In afwachting van betaling onder Facturen en er wordt een nieuw venster geopend met een tabel met de gerelateerde transacties (dit is hetzelfde scherm dat u ziet wanneer u op de link Facturen klikt op het tabblad Zakelijk).
Terwijl u daar bent, kunt u schakelen tussen tabbladen die hun verschillende statussen vertegenwoordigen.
Knoppen bovenaan de pagina brengen je naar schermen waar je nieuwe facturen of creditnota's kunt aanmaken; afschriften versturen; en facturen importeren of exporteren in CSV-formaat.
Xero gebruikt even effectieve navigatieschema's op de hele site, die zowel toegang bieden tot gegevens als links naar gerelateerde acties.
Het levert uitstekend verschillende weergaven van uw financiële gegevens en de navigatiehulpmiddelen die nodig zijn om ermee te werken.
Wie heeft dan de beste, meest effectieve gebruikerservaring? Dat is een subjectieve oproep.
Sommige gebruikers geven de voorkeur aan de no-nonsense, economische benadering van Xero.
Anderen houden van de ruimere, esthetischere uitstraling van QuickBooks Online en Zoho Books.
Records maken
Het andere gebied waar u veel werk gaat doen, vooral in het begin, is Contacten.
Hier creëert u records voor uw klanten en leveranciers die zowel contactgegevens als grondige financiële gegevens bevatten.
Wanneer u op het tabblad Contact klikt en kiest uit Klanten of Leveranciers of Alle contacten, ziet u een lijst met alles wat tot nu toe is gemaakt, samen met de totalen voor wat u hen verschuldigd bent of wat zij u verschuldigd zijn.
Klik op de knop Contactpersoon toevoegen en de lege recordsjabloon wordt geopend.
U kunt uitgebreide contactgegevens en financiële details invoeren, zoals standaardinstellingen en accounts, valuta en vervaldatums.
Xero heeft sinds mijn laatste beoordeling een kredietlimiet voor klanten en een blokkeringstool toegevoegd.
Zodra klanten hun kredietlimiet hebben bereikt, voorkomt de blokkeringstool dat u facturen goedkeurt of verzendt totdat ze weer binnen hun limiet zijn.
Nadat u een contactrecord heeft opgeslagen, toont de eigen startpagina gerelateerde activiteiten vooraan en centraal (bijvoorbeeld lopende en historische rekeningen en inkooporders), met de primaire contactgegevens aan de rechterkant (u moet op Bewerken klikken om de volledige Vermelding).
U kunt vanaf deze pagina ook nieuwe transacties aanmaken.
De klant- en leveranciersrecords van QuickBooks Online zijn daarentegen uitgebreider; ze laten u meer voorkeuren opslaan, zoals de gewenste betalings- en bezorgmethode, de taal die in formulieren moet worden gebruikt, enzovoort.
De recordsjablonen geven gegevens ook zuiniger weer, met behulp van tabbladen om toegang te krijgen tot verborgen details.
Xero biedt ook recordsjablonen voor de artikelen en services van uw bedrijf die velden bevatten voor informatie (prijs, account, beschrijving, enzovoort) over producten die u koopt en verkoopt.
Klik op het vak voor het Ik volg dit item veld en Xero vraagt ??u om uw inventarisactiva-account te kiezen.
Vervolgens begint het de inventaris op de achtergrond te volgen.
U kunt beginvoorraadsaldi importeren of ze handmatig invoeren en voorraadniveaus aanpassen.
Over het algemeen zijn de functies voor voorraadbeheer van de tool niet zo geavanceerd als die van Zoho Books, en de recordsjablonen zijn niet zo grondig als die van QuickBooks Online.
U kunt bijvoorbeeld geen bestelpunt instellen, hoewel de productrecords het aantal tussen vastgelegde aanhalingstekens en in bestelling weergeven.
Als u een goed aanbod van contact- en artikel- / servicerecords heeft opgebouwd, is het maken van transacties in Xero een eenvoudig proces.
De site biedt sjablonen voor zowat elk type transactie dat een klein bedrijf nodig heeft: facturen en herhalende facturen, offertes, rekeningen (die als pdf's naar Xero kunnen worden gemaild, waarbij sommige van hun gegevens automatisch worden overgezet naar een conceptformulier), aankoop bestellingen en creditnota's.
Elk bevat de standaardvelden die u zou verwachten, inclusief korting en omzetbelasting.
U kunt ze zelfs aanpassen, bijvoorbeeld door velden te verbergen, weer te geven of een andere naam te geven.
Maar deze formulieren missen de productievere aangepaste velden van QuickBooks Online en Zoho Books en eenvoudige lay-outwijzigingen.
Xero is bezig de overgang te maken naar een nieuw factuurformulier dat er beter uitziet en minder rommelig is dan het oude. Xero heeft vorig jaar een nieuw factuurformulier geïntroduceerd, maar dat bevond zich nog in de vroege ontwikkelingsfasen.
Het is nu completer, hoewel de klassieke versie nog steeds beschikbaar is en Xero van plan is om functies aan de nieuwe toe te voegen.
Het nieuwe factuurformulier ziet er moderner en minder rommelig uit, en in tegenstelling tot Classic wordt uw werk om de paar seconden automatisch opgeslagen.
Het bevat alle velden en kolommen die in de oude versie zijn gevonden, maar sommige zijn verborgen.
U kunt enkele factuurvelden in de koptekst toevoegen of verwijderen door op de drie verticale stippen in de rechterbovenhoek te klikken om een ??menu te openen.
Een optie hier is Wijzig factuurvelden?
Nadat u een nieuw regelitem heeft geselecteerd of gemaakt, verschijnt een klein horizontaal menu onder de itembeschrijving.
U kunt hier uw account en belastingtarief selecteren en deze aan een project koppelen als u er een heeft gemaakt.
Klik op de drie verticale stippen aan het einde van elke regel om een ??korting toe te voegen, de record van het voorraadartikel te bewerken (of een nieuwe aan te maken als u een nieuwe wilt toevoegen) of de inhoud van de regel te verwijderen.
Of uw bedrijf nu artikelen of services verkoopt, u ??kunt er records voor maken in Xero. Dit klinkt misschien verwarrend, maar dat is het niet - als je eenmaal weet dat je op de puntconfiguraties moet klikken om de verborgen opties te zien.
Het zou helpen als Xero deze had gelabeld.
Maar het nieuwe factuurformulier zou moeten versnellen ...
Xero vereenvoudigt het standaard boekhoudproces voor kleine bedrijven zeer vakkundig.
Het is vanaf de basis voor het web gebouwd en ondersteunt elk belangrijk financieel element dat u verwacht in een boekhoudoplossing voor kleine bedrijven met dubbele invoer: verkopen, aankopen, rekeningen en uitgaven, inventaris en salarisadministratie.
U kunt records maken voor klanten, leveranciers, medewerkers en artikelen.
U kunt deze records vervolgens gebruiken in standaard aanpasbare transacties, zoals facturen, inkooporders en offertes.
Met Xero kunt u ook vaste activa beheren - iets wat concurrenten niet doen.
Het bedrijf heeft het afgelopen jaar veel nieuwe functies toegevoegd, waaronder twee nieuwe zakelijke weergaven (korte termijn cashflow en zakelijke momentopname), Stripe-integratie en verbeterde instellingen.
Het is een sterke concurrentie voor Editors 'Choice-winnaar QuickBooks Online Plus, maar het blijft achter op gebieden als bruikbaarheid, mobiele toegang, voorraad- en onkostenregistratie en rapporten.
Hoeveel kost Xero?
Het bedrijf biedt drie prijsniveaus die van kracht worden na een gratis proefperiode van 30 dagen.
Xero Early ($ 9 per maand) heeft maandelijkse limieten van 20 facturen en offertes, vijf facturen en onbeperkte afstemming van banktransacties.
Xero Growing ($ 30 per maand) voegt onbeperkte facturering en facturering toe; citaten; en rekeningen.
Xero Established ($ 60 per maand) is de enige versie die ondersteuning voor meerdere valuta's biedt.
Het ondersteunt ook projecten en Xero-uitgaven.
Xero biedt een onbeperkt aantal gebruikers per organisatie.
Xero is een meer betaalbare oplossing dan QuickBooks Online; de prijzen variëren tussen $ 25 en $ 150 per maand.
Zoho Books begint bij slechts $ 9 per organisatie per maand en biedt mogelijkheden in lijn met de duurdere plannen van Xero.
Xero heeft zijn setup-tools verbeterd.
Ze behoren nu tot de beste die worden aangeboden door een boekhoudwebsite voor kleine bedrijven. Vroege activiteiten
Als u een andere boekhoudoplossing (of Microsoft Excel) gebruikt, heeft u mogelijk al veel boekhoudgegevens online gemaakt.
Xero maakt het gemakkelijk om records, transacties en enkele andere gegevens van QuickBooks Online te importeren met behulp van de tool voor directe conversie.
Als u al bestanden hebt ingesteld in CSV- of TXT-indeling (contacten, inventarisitems, facturen, enzovoort), kunt u deze ook in Xero importeren.
Als je nieuw begint met Xero, kijk dan eens naar het dashboard dat verschijnt nadat je een account hebt aangemaakt voor hulp.
Er is een inleidende video die de eerste acties suggereert die u moet ondernemen om de site voor uw eigen bedrijf op te zetten.
U kunt dat in praktijk brengen door de onderstaande reeks stappen te volgen.
Deze omvatten het verbinden van uw bankrekeningen, het bekijken van de transactiecategorieën van Xero en het beheren van rekeningen.
Links brengen u naar de pagina's waar u deze taken kunt uitvoeren.
Dit is een geweldige setup-tool en beter dan wat de meeste concurrenten bieden.
Er is meer dat u moet doen voordat u transacties gaat invoeren, zoals het maken van records voor contactpersonen en items / services en het bezoeken van de instellingenpagina's van het bedrijf, maar dit eerste scherm is een geweldige plek om te beginnen.
Uiterlijk en navigatie
Xero en QuickBooks Online hebben heel verschillende looks.
Waar QuickBooks Online zich over het hele scherm uitstrekt en grote lettertypen en afbeeldingen gebruikt, is Xero compacter en neemt op sommige pagina's alleen het midden van het scherm in beslag.
Elk presenteert op verschillende manieren belangrijke financiële gegevens en links naar gerelateerde activiteiten op hun homepages, ook wel dashboards genoemd.
Beide zijn effectief, maar ik geef de voorkeur aan de aanpak van Xero.
De tool geeft rekeningsaldi weer, met links naar afstemmingsschermen; cijfers en grafieken die openstaande facturen en onbetaalde facturen weergeven; en totaal geld in en uit.
Er is ook een account-watchlist en een lijst met onkostendeclaraties.
Bijna alles op het dashboard is een link die u naar gerelateerde pagina's en acties kan leiden.
Elk boekhoudkundig product dat ik heb besproken, heeft zijn eigen navigatiesysteem en ik moet er nog een zien die niet werkt.
In Xero lopen tabbladen horizontaal over de bovenkant, waardoor de site wordt onderverdeeld in logische, functionele groepen: Dashboard, Zakelijk, Boekhouding, Projecten en Contacten.
Klik linksboven op uw bedrijfsnaam om toegang te krijgen tot de instellingen en andere huishoudelijke taken.
In het Business-menu zult u het grootste deel van uw dagelijkse werktijd doorbrengen.
Het opent voor verschillende subfuncties, zoals facturen, te betalen facturen en producten en services.
U kunt facturen handmatig invoeren in Xero.
Maar als u ze via e-mail doorstuurt als bijlagen naar uw eigen persoonlijke Xero-adres, zal de site enkele van de belangrijkste gegevens overbrengen naar een conceptkopie van de factuur. Als u bijvoorbeeld inzoomt op het verkoopoverzicht, gebruikt u standaardconventies voor gegevensinvoer en navigatie.
Vier knoppen bovenaan openen tools voor het maken van verkooptransacties, het verzenden van overzichten, het importeren van verkoopfacturen en het zoeken naar specifieke facturen en offertes.
Hieronder vindt u informatie over uw facturen.
Grote knoppen tonen u het aantal en het totale bedrag aan facturen in conceptvorm, de facturen die wachten op goedkeuring en betaling en uw achterstallige verkooptransacties.
Offertes werken op dezelfde manier: u kunt in één oogopslag zien welke in conceptvorm zijn, verzonden, geaccepteerd en verlopen.
Sommige andere boekhoudsites werken op dezelfde manier, waardoor het gemakkelijk is om in één oogopslag de status van uw transacties te zien.
Klik op In afwachting van betaling onder Facturen en er wordt een nieuw venster geopend met een tabel met de gerelateerde transacties (dit is hetzelfde scherm dat u ziet wanneer u op de link Facturen klikt op het tabblad Zakelijk).
Terwijl u daar bent, kunt u schakelen tussen tabbladen die hun verschillende statussen vertegenwoordigen.
Knoppen bovenaan de pagina brengen je naar schermen waar je nieuwe facturen of creditnota's kunt aanmaken; afschriften versturen; en facturen importeren of exporteren in CSV-formaat.
Xero gebruikt even effectieve navigatieschema's op de hele site, die zowel toegang bieden tot gegevens als links naar gerelateerde acties.
Het levert uitstekend verschillende weergaven van uw financiële gegevens en de navigatiehulpmiddelen die nodig zijn om ermee te werken.
Wie heeft dan de beste, meest effectieve gebruikerservaring? Dat is een subjectieve oproep.
Sommige gebruikers geven de voorkeur aan de no-nonsense, economische benadering van Xero.
Anderen houden van de ruimere, esthetischere uitstraling van QuickBooks Online en Zoho Books.
Records maken
Het andere gebied waar u veel werk gaat doen, vooral in het begin, is Contacten.
Hier creëert u records voor uw klanten en leveranciers die zowel contactgegevens als grondige financiële gegevens bevatten.
Wanneer u op het tabblad Contact klikt en kiest uit Klanten of Leveranciers of Alle contacten, ziet u een lijst met alles wat tot nu toe is gemaakt, samen met de totalen voor wat u hen verschuldigd bent of wat zij u verschuldigd zijn.
Klik op de knop Contactpersoon toevoegen en de lege recordsjabloon wordt geopend.
U kunt uitgebreide contactgegevens en financiële details invoeren, zoals standaardinstellingen en accounts, valuta en vervaldatums.
Xero heeft sinds mijn laatste beoordeling een kredietlimiet voor klanten en een blokkeringstool toegevoegd.
Zodra klanten hun kredietlimiet hebben bereikt, voorkomt de blokkeringstool dat u facturen goedkeurt of verzendt totdat ze weer binnen hun limiet zijn.
Nadat u een contactrecord heeft opgeslagen, toont de eigen startpagina gerelateerde activiteiten vooraan en centraal (bijvoorbeeld lopende en historische rekeningen en inkooporders), met de primaire contactgegevens aan de rechterkant (u moet op Bewerken klikken om de volledige Vermelding).
U kunt vanaf deze pagina ook nieuwe transacties aanmaken.
De klant- en leveranciersrecords van QuickBooks Online zijn daarentegen uitgebreider; ze laten u meer voorkeuren opslaan, zoals de gewenste betalings- en bezorgmethode, de taal die in formulieren moet worden gebruikt, enzovoort.
De recordsjablonen geven gegevens ook zuiniger weer, met behulp van tabbladen om toegang te krijgen tot verborgen details.
Xero biedt ook recordsjablonen voor de artikelen en services van uw bedrijf die velden bevatten voor informatie (prijs, account, beschrijving, enzovoort) over producten die u koopt en verkoopt.
Klik op het vak voor het Ik volg dit item veld en Xero vraagt ??u om uw inventarisactiva-account te kiezen.
Vervolgens begint het de inventaris op de achtergrond te volgen.
U kunt beginvoorraadsaldi importeren of ze handmatig invoeren en voorraadniveaus aanpassen.
Over het algemeen zijn de functies voor voorraadbeheer van de tool niet zo geavanceerd als die van Zoho Books, en de recordsjablonen zijn niet zo grondig als die van QuickBooks Online.
U kunt bijvoorbeeld geen bestelpunt instellen, hoewel de productrecords het aantal tussen vastgelegde aanhalingstekens en in bestelling weergeven.
Als u een goed aanbod van contact- en artikel- / servicerecords heeft opgebouwd, is het maken van transacties in Xero een eenvoudig proces.
De site biedt sjablonen voor zowat elk type transactie dat een klein bedrijf nodig heeft: facturen en herhalende facturen, offertes, rekeningen (die als pdf's naar Xero kunnen worden gemaild, waarbij sommige van hun gegevens automatisch worden overgezet naar een conceptformulier), aankoop bestellingen en creditnota's.
Elk bevat de standaardvelden die u zou verwachten, inclusief korting en omzetbelasting.
U kunt ze zelfs aanpassen, bijvoorbeeld door velden te verbergen, weer te geven of een andere naam te geven.
Maar deze formulieren missen de productievere aangepaste velden van QuickBooks Online en Zoho Books en eenvoudige lay-outwijzigingen.
Xero is bezig de overgang te maken naar een nieuw factuurformulier dat er beter uitziet en minder rommelig is dan het oude. Xero heeft vorig jaar een nieuw factuurformulier geïntroduceerd, maar dat bevond zich nog in de vroege ontwikkelingsfasen.
Het is nu completer, hoewel de klassieke versie nog steeds beschikbaar is en Xero van plan is om functies aan de nieuwe toe te voegen.
Het nieuwe factuurformulier ziet er moderner en minder rommelig uit, en in tegenstelling tot Classic wordt uw werk om de paar seconden automatisch opgeslagen.
Het bevat alle velden en kolommen die in de oude versie zijn gevonden, maar sommige zijn verborgen.
U kunt enkele factuurvelden in de koptekst toevoegen of verwijderen door op de drie verticale stippen in de rechterbovenhoek te klikken om een ??menu te openen.
Een optie hier is Wijzig factuurvelden?
Nadat u een nieuw regelitem heeft geselecteerd of gemaakt, verschijnt een klein horizontaal menu onder de itembeschrijving.
U kunt hier uw account en belastingtarief selecteren en deze aan een project koppelen als u er een heeft gemaakt.
Klik op de drie verticale stippen aan het einde van elke regel om een ??korting toe te voegen, de record van het voorraadartikel te bewerken (of een nieuwe aan te maken als u een nieuwe wilt toevoegen) of de inhoud van de regel te verwijderen.
Of uw bedrijf nu artikelen of services verkoopt, u ??kunt er records voor maken in Xero. Dit klinkt misschien verwarrend, maar dat is het niet - als je eenmaal weet dat je op de puntconfiguraties moet klikken om de verborgen opties te zien.
Het zou helpen als Xero deze had gelabeld.
Maar het nieuwe factuurformulier zou moeten versnellen ...
