When I Work trekt kleine tot middelgrote bedrijven (MKB's) aan met zijn flexibele desktop, mobiele webervaring en intuïtieve bediening.
Wat de software voor personeelsplanning en ploegplanning betreft, is het moeilijk te verslaan met de prijzen van When I Work.
De software is gratis te gebruiken voor maximaal 75 werknemers en omvat het opbouwen van roosters, beschikbaarheids- en verlofbeheer, ploegendienst en tijd- en aanwezigheidsbeheer plus speciale Android- en iOS-applicaties.
Slechts enkele zwakke punten in rapportage en directe integraties met populaire apps van derden houden het achter de winnaars van onze Editors 'Choice op dit gebied, Deputy en Humanity.
Als u echter bereid bent om de API te trotseren, is When I Work zeker in staat tot app-integraties op maat, met name voor backoffice-software voor human resources (HR) en voor POS- en payroll-applicaties.
Het mist misschien een aantal geavanceerde functies, zoals prognoses, maar het heeft een solide kernfunctieset en een zeer aantrekkelijke gebruikersinterface die niet alleen mooi is, maar ook gemakkelijk te leren en veelzijdig.
Prijsstelling
Bedrijven met 75 of minder werknemers kunnen zich gratis aanmelden op de website van When I Work, waardoor ze een eenvoudige planning en teamcommunicatie voor één locatie hebben.
Grotere bedrijven met meer dan 75 gebruikers kunnen de leverancier bellen voor een meer op maat gemaakte oplossing.
Eenvoudige planning omvat teamplanning, beschikbaarheid van teamleden en teamcommunicatie.
Bedrijven kunnen aanwezigheidsfunctionaliteit toevoegen voor $ 2 per gebruiker.
De meeste kleine tot middelgrote bedrijven (MKB's) die vanuit één locatie werken, zullen merken dat dit niveau de meeste van hun vereisten voor ploegendienst kan dekken.
De Scheduling Basic-laag kost $ 1,50 per gebruiker per maand en is ideaal voor teams met meerdere locaties of vacaturesites.
Het bevat alles wat de gratis laag biedt, plus functies zoals 10+ dagenplanning, Meerdere teams plannen en externe vacaturesites.
Aanwezigheid kan worden toegevoegd voor $ 1,30.
Een Scheduling Pro-optie kost $ 2,25 per gebruiker per maand en is gericht op geavanceerde planning en communicatie voor teams die toewijzings- en volgwerkzaamheden moeten stroomlijnen.
Het voegt ook Manage Team Tasks, Auto Scheduling en Monitor Task Progress toe.
Aanwezigheid toevoegen voor dit niveau kost $ 1,60.
Ten slotte is er een uitgebreidere Enterprise-oplossing voor grote bedrijven die API-toegang, accountbeheer, wereldwijde privacy-instellingen en SAML-gebaseerde single sign-on (SSO) nodig hebben om te integreren met identiteitsbeheersystemen.
Deze laag heeft ook gepersonaliseerde onboarding en optionele aanwezigheidsfuncties.
Het mist echter enkele potentieel belangrijke functies, zoals prognoses, en dat is in de eerste plaats wat het achter Editors 'Choice-winnaar plaatsvervangend houdt.
Meerdere tijdbesparende functies en een overvloed aan training en ondersteuning maken het voor sommige organisaties echter de prijs waard.
Mooi en ongecompliceerd
Iedereen die ooit ploegendiensten heeft moeten uitzetten voor een winkel, restaurant of fabriek, weet dat het enorm veel tijd kan kosten, dus het is belangrijk om het werk in een prettige omgeving te doen.
Platforms zoals When I Work zijn niet alleen bedoeld om een ??aantrekkelijke interface te bieden, maar ook om de benodigde ploegendienstplanning te minimaliseren, inclusief de tijd die nodig is om op te zetten.
Het platform biedt meerdere manieren om medewerkers toe te voegen en een scala aan opties om dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse schema's te maken.
Meld u aan op systeembeheerder- of beheerdersniveau en u ziet het hoofddashboard van het platform, dat een handvol vooraf geconfigureerde widgets toont die het dagschema, aanwezigheidsmeldingen en andere acties die aandacht vereisen, tonen.
U ziet ook de huidige betalingsperiode en hoe de geschatte arbeidskosten zich verhouden tot het totale aantal gewerkte uren.
Pictogrammen voor de belangrijkste functies van de service lopen van links naar rechts bovenaan, inclusief een belpictogram voor meldingen.
Het onboarden van nieuwe medewerkers is een snelle taak die begint met het pictogram Tools op de hoofdnavigatiebalk.
Begin met het kiezen van Werknemers Werknemer toevoegen en vul een minimum aan contactgegevens in.
Klik vervolgens op de groene knop "Werknemer toevoegen" onderaan om de persoon een uitnodiging te sturen om zich aan te melden.
Wanneer de werknemer voor de eerste keer inlogt, krijgt hij de opdracht om eventuele ontbrekende informatie in te vullen, waaronder een foto, het totale aantal uren dat hij in een week wil werken en of hij al dan niet roostervorming en andere waarschuwingen wil ontvangen via e-mail of via de mobiele app van het platform.
Managers kunnen ook nieuwe werknemers toevoegen door op de groene knop 'Werknemers uitnodigen' op de hoofdnavigatiebalk te klikken, het e-mailadres of telefoonnummer van een nieuwe werknemer in te typen en op 'Toevoegen' te klikken om ze een uitnodiging te sturen om de app te installeren en hun gegevens in te vullen.
informatie.
Nieuwe accounts kunnen ook informatie voor bestaand personeel uploaden vanuit Microsoft Excel-spreadsheets of werknemersgegevens uit Square, een creditcardprocessor en POS-service (point-of-sale) halen.
Controle van werknemers over planningen
Om concurrerend te blijven, geven bedrijven in sommige bedrijfstakken werknemers meer controle over hun planningen, en When I Work doet dit goed door medewerkers de tools te geven om planningswijzigingen door te voeren.
In de app selecteren werknemers Voer uw beschikbaarheid in Configuratie Beschikbaarheid en gebruiken een agendaraster om aan te geven wanneer ze kunnen werken: ze slepen en neerzetten een groen 'Duim omhoog'-pictogram over de dagen en uren dat ze beschikbaar zijn en een rood' Duim omlaag'-pictogram soms zijn ze dat niet.
Werknemers kunnen zelfs aangeven wanneer ze normaal gesproken 's nachts slapen, zodat het systeem waarschuwingen tijdens die uren dempt, wat een doordachte aanraking is die veel smartphone-apps nalaten op te nemen.
Systeembeheerders kunnen de When I Work-instellingen configureren zodat werknemers open ploegen kunnen pakken waarvoor ze gekwalificeerd zijn om te werken, ploegen kunnen laten vallen of ploegen kunnen ruilen met andere medewerkers - allemaal met of zonder goedkeuring van een manager.
Het wisselen van ploegen is eenvoudig.
Werknemers selecteren "Mijn rooster", klikken op de ploeg die ze willen ruilen en kiezen vervolgens Ploegdetails Ploeg wisselen.
Het scherm toont vervolgens alle collega's met wie ze zouden kunnen wisselen op basis van hun kwalificaties en beschikbaarheid, en laat de persoon zelfs iemand verwijderen van wie ze de ruil niet willen aanbieden.
Medewerkers kunnen dan een bericht toevoegen en op "Verzenden" klikken.
Ruilaanbiedingen worden weergegeven als pushmeldingen op de telefoons van de genodigden.
Medewerkers kunnen ook hun diensten splitsen en een deel van een geplande dienst aan een andere werknemer aanbieden.
When I Work heeft zelfs chatfunctionaliteit, waarmee gebruikers in realtime kunnen communiceren voordat ze verzoeken om ploegendienst kunnen verzenden.
Met de populariteit van teamgerichte apps zoals Slack en Microsoft Teams in bedrijven van elke omvang, is het hebben van vergelijkbare planningsgerichte functionaliteit binnen de app erg handig voor werknemers die snel een verzoek moeten indienen om van ploeg te wisselen.
Planning beheren
Planning begint met het toevoegen van nieuwe accounts.
Dit doet u door op Instellingen Posities te klikken en de namen van elk type baan in het bedrijf in te voeren.
Deze taken kunnen worden voorzien van een kleurcode om ze gemakkelijker visueel te kunnen volgen op het planningsraster.
De volgende stap is om Instellingen Locaties te gebruiken om de verschillende locaties in te voeren, dit kunnen afzonderlijke fysieke locaties zijn of verschillende werkgebieden of afdelingen binnen één vestiging.
Een ideale use case hiervoor is voor bedrijven die verschillende planners voor verschillende afdelingen gebruiken.
Zodra de werknemer, functie en locatie-informatie zijn ingesteld, is de volgende stap het opstellen van planningen.
De Scheduler-module van When I Work kan worden geconfigureerd om een ??dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse kalender voor een specifieke locatie weer te geven.
Houd er rekening mee dat de maandelijkse optie afhankelijk is van het gekozen serviceniveau.
Alle medewerkers die aan een specifieke locatie zijn gekoppeld, verschijnen aan de linkerkant, terwijl de dagen en tijden van de dag bovenaan zichtbaar zijn, dit creëert een gemakkelijk te begrijpen raster van open cellen die de mogelijke uren vertegenwoordigen die een persoon kan werken.
Verschuivingen worden gemaakt door te dubbelklikken op een open cel.
Dit roept een pop-up informatiebox op voor die werknemer en voor welke ploegen gedurende dat tijdsbestek de werknemer gekwalificeerd is om in te vullen wanneer deze beschikbaar is.
Als medewerkers op meerdere locaties werken, herkent het systeem of ze al op een andere locatie in een ploeg zijn ingedeeld.
Klik met de linkermuisknop op de weergegeven ploegen en de ploeg wordt automatisch in de kalender geladen, waar deze onder een diagonaal grijs scherm verschijnt om aan te geven dat deze niet is gepubliceerd.
In het pop-upvenster kunt u ook een aangepaste ploeg maken, een betaalde of onbetaalde pauze toevoegen en een briefje achterlaten (bijv.
"Maak de toiletten schoon voordat uw dienst voorbij is").
Zodra een schema is ingesteld, klikt u op "Publiceren en informeren" om het schema te publiceren en te kiezen wie er op de hoogte wordt gebracht.
Als het rooster openstaande diensten bevat, krijgen werknemers die zijn geïdentificeerd als in aanmerking komend en beschikbaar om te werken een melding.
Afhankelijk van hoe u het systeem heeft opgezet, kunt u, als er meer dan één persoon geïnteresseerd is, kiezen wie de dienst krijgt op basis van anciënniteit of op basis van wie het eerst komt, het eerst maalt.
Als je eenmaal een ploeg hebt aangemaakt, kun je deze opslaan als een ploegensjabloon, een leuke snelkoppeling voor bedrijven die regelmatig dezelfde ploegendiensten vervullen.
Er zijn twee manieren om toegang te krijgen tot opgeslagen diensten.
Eén manier is om Instellingen Ploegensjablonen te selecteren, waarmee alle opgeslagen ploegen worden weergegeven die aan het rooster kunnen worden toegevoegd.
De tweede manier is door op het moersleutelpictogram in de rechterbovenhoek van de Scheduler-module te klikken, waardoor een vervolgkeuzemenu verschijnt met een optie "Vorige week kopiëren".
Met deze optie wordt het volledige schema van de vorige week gekopieerd.
Gebruikers kunnen ploegen nu sorteren op werknemer of op functie, wat vooral handig is voor managers met een groot personeelsbestand in meerdere regio's.
Veel bedrijven letten goed op hoe verschuivingen overeenkomen met verkopen.
Om daarbij te helpen, houdt When I Work een lopend totaal aantal uren per dag gepland onder aan de Scheduler-pagina.
Klik op het tabblad Budget boven aan de pagina en in plaats daarvan verschijnt "Verwachte verkoop, arbeidskosten en arbeidspercentage" (dwz arbeid als percentage van de omzet) onder aan de pagina.
Dit zijn echter cijfers die in realtime veranderen wanneer mensen worden toegevoegd aan of verwijderd uit de planning.
Op dit moment moeten gebruikers de geprojecteerde verkoopcijfers zelf invoeren, in tegenstelling tot wat ze moeten doen bij concurrent en Editors 'Choice-winnaar, Humanity, die die gegevens binnenhaalt van andere HR-leveranciers waarmee het integreert.
Ondersteuning en live training
When I Work is een in Minnesota gevestigd bedrijf dat ondersteuning biedt via chat en e-mail van 7.00 uur tot 20.00 uur Central Time.
Voor degenen die het nodig hebben, uploadt het bedrijf de bestaande planningen, planningssjablonen en nieuwe medewerkers van nieuwe klanten gratis naar zijn platform.
Klanten kunnen helpvideo's bekijken, artikelen in het Helpcentrum bekijken, zich aanmelden voor een van ...
