Hourly is een van die online financiële diensten die niet is gelanceerd door een gevestigd softwarebedrijf.
Het is ontstaan ??uit een behoefte.
De oprichters waren aannemers die de tijd moesten bijhouden voor uurarbeiders.
Die vroege mobiele app groeide uiteindelijk uit tot een volwaardige loonadministratie-oplossing met ingebouwde compensatietracking en is tegenwoordig een commercieel product dat is ontworpen voor elk klein bedrijf dat de salarisadministratie of tijd moet bijhouden voor werknemers per uur of in loondienst.
Elk uur was een vliegende start - het ging eind 2018 in de bètafase - en het is al een waardige concurrent voor payroll-oplossingen die al veel langer bestaan.
Het werd eerst gebouwd voor mobiele apparaten en biedt een uitzonderlijke gebruikerservaring met een robuuste set functies op zowel telefoons als desktops.
Het heeft echter nog steeds enkele ernstige tekortkomingen.
Het is vanaf dit moment alleen beschikbaar voor bedrijven in Californië, het is prijzig en biedt niet veel op het gebied van ingebouwde ondersteuning.
Gusto blijft een van onze redacteurskeuzes vanwege de meer uitgebreide reeks salarisadministratiefuncties en de uitzonderlijke bruikbaarheid.
De andere is OnPay, een veelzijdige, begrijpelijke oplossing die veel verticale industrieën ondersteunt.
Uurprijs en proefversie
Hourly biedt een gratis proefperiode van 14 dagen (geen creditcard vereist) die u kennis laat maken met de mogelijkheden voor tijdregistratie en de gebruikerservaring als geheel.
U kunt de salarisadministratiefuncties niet zien, maar ik weet niet zeker hoeveel mensen tijdens een gratis proefperiode een volledig salarissysteem zouden opzetten, om het alleen te verlaten als de tijd om was.
De abonnementskosten per uur behoren tot de duurste in de groep sites die ik heb beoordeeld.
Tijdregistratie heeft een basisvergoeding van $ 40 per maand en elke actieve gebruiker kost $ 8 per maand (er worden geen kosten in rekening gebracht voor gebruikers gedurende maanden dat ze niet worden betaald).
De salarisadministratie is $ 60 per maand (basis) en $ 10 per actieve gebruiker per maand.
Abonneer u op beide (tijdregistratie + salarisadministratie) en u bespaart 20 procent door een basisvergoeding van $ 80 / maand en $ 14 per maand voor elke actieve gebruiker te betalen.
Er zijn geen extra kosten voor het produceren van 1099's en W-2's, die sommige sites in rekening brengen, maar je betaalt $ 10 voor elke loonlijst die je de volgende dag wilt afleveren.
Aan de slag met elk uur
Hourly heeft een ongebruikelijke inlogprocedure.
Op sommige financiële websites kunt u toegangscodes maken, meestal bestaande uit vier cijfers die u kunt gebruiken om in te loggen nadat u een gebruikersnaam / wachtwoord-combinatie heeft ingevoerd.
Dit scheelt tijd.
Het is ook gemakkelijker om een ??toegangscode te onthouden dan een wachtwoord.
Maar elk uur vereist u op deze manier te ondertekenen.
Wanneer u zich aanmeldt, geeft u basiscontactinformatie op, waaronder uw mobiele telefoonnummer.
Vervolgens sms't u elk uur een viercijferige toegangscode die u gebruikt om u aan te melden.
Elke keer dat u zich aanmeldt bij de site of de mobiele app, krijgt u een andere toegangscode.
Als je voor de eerste keer binnen bent, voltooi je een heel minimaal bedrijfsprofiel.
Dit moet uw echte adres bevatten.
Terwijl u begint te typen, geeft een vervolgkeuzelijst mogelijke overeenkomsten weer totdat u bij de uwe komt.
Wanneer dat is voltooid, wordt Hourly geopend met het bijbehorende overzicht (dashboard).
Er zijn geen verdere installatie-instructies zoals die van OnPay-aanbiedingen, maar u kunt een demo plannen.
De opstelling per uur is een hybride proces, zoals bij sommige concurrenten.
U vertrouwt in het begin sterk op het professionele ondersteunend personeel van het bedrijf wanneer u uw salarisgegevens en voorkeuren invoert, en vervolgens volledig wanneer het gaat om het importeren van eerdere salarisgegevens die u in een andere service hebt opgeslagen.
Dit is een zeer complex proces dat foutloos moet worden uitgevoerd, dus de medewerkers van Hourly handelen het af.
De site is echter voornamelijk zelfbediening; u voert en wijzigt gegevens naarmate de tijd verstrijkt en beheert uw eigen salarisadministratie.
Elk uur ondersteuningsprofessionals kunnen zich bij u aansluiten terwijl u door de verschillende fasen van de installatie gaat.
Ik heb dit proces met hen doorlopen, waardoor ze met mij konden samenwerken terwijl ik de kneepjes van het vak leerde.
Ze vroegen toestemming om alleen Hourly zelf te bekijken en ermee te communiceren, niet iets anders op mijn computer, en ze begeleidden me door de stappen met behulp van de cursor om mijn aandacht op de juiste schermen en velden te vestigen.
Toen ik eenmaal wist wat ik aan het doen was, was ik in staat om zelf de voorlopige gegevens in te voeren.
Instellingen per uur instellen
U zult in het begin veel tijd besteden aan het werken met de instellingenschermen van Hourly.
Hier duidt u bijvoorbeeld uw eerste betalingscyclus aan door in een grafische kalender op start- en einddatums te klikken.
Dit geeft u totale flexibiliteit over hoe vaak u uw werknemers betaalt (onbeperkte loonlijsten brengen geen extra kosten met zich mee), maar u kunt niet meer dan één cyclus opzetten.
U kunt dus bijvoorbeeld geen wekelijkse werknemers per uur en werknemers in loondienst tweewekelijks betalen.
U moet ook de bankrekening identificeren die uw salarisadministratie zal financieren.
U voegt deze betaalmethode toe door routerings- en rekeningnummers in te voeren en een geautoriseerde handtekening te uploaden.
U moet ook een standaardmethode voor loonadministratie opgeven.
Als u op een doordeweekse dag vóór 14.00 uur een loonlijst indient, kunnen cheques de volgende dag worden afgeleverd ($ 10, - per loonlijst).
U kunt ook uw eigen cheques en loonstrookjes afdrukken vanuit de pdf die u per uur per e-mail ontvangt.
U kiest hier ook uit andere opties.
Aangezien Hourly een strak geïntegreerde tijdregistratie biedt, kunt u een tijdbeleid opstellen, zoals het afdwingen van een werkdag van acht uur (tenzij een manager overuren heeft goedgekeurd) en een lunch van 30 minuten.
Als je werknemers hebt die op een of meer vacaturesites werken en je wilt dat ze daar op hun telefoon inloggen, schakel je gps-services in.
Met extra setup-taken kunt u bijvoorbeeld e-mailherinneringen aanvragen voor lopende betalingsruns.
U kunt ook chattoegang inschakelen voor managers en medewerkers.
De instellingenschermen bevatten ook een lijst met salarisaanpassingen.
Dit zijn aanpassingen die u mogelijk moet aanbrengen in de loonstrookjes die de salarissen en uurlonen veranderen.
Vijf zijn ingebouwd en kunnen niet worden verwijderd (hoewel u ze inactief kunt maken): aanpassing (belastbaar aanvullend loon), bonus, fooien, vooruitbetaling en terugbetaling.
De verstrekte lijst is niet zo uitgebreid als de opties van sommige sites, zoals QuickBooks Payroll's, maar u kunt uw eigen lijst toevoegen, zowel belastbaar als niet-belastbaar.
Uurlijks biedt geen administratie voor vergoedingen zoals Gusto dat bijvoorbeeld doet, maar u kunt loonaftrek instellen voor ziektekostenverzekering, pensioenregelingen en andere voordelen als u ze aanbiedt.
Werknemersrecords in elk uur
Payroll-websites vereisen volledige werknemersrecords voordat de eerste salarisadministratie wordt uitgevoerd.
Net als zijn concurrenten kunnen werknemers elk uur een groot deel van de informatie in hun eigen administratie invoeren.
Om een ??werknemer toe te voegen, klikt u op de link Werknemers in de linker verticale werkbalk en vervolgens op de knop Werknemer toevoegen.
Aan de rechterkant schuift een verticaal paneel naar buiten dat velden bevat voor de naam, het mobiele nummer, het e-mailadres van de persoon (optioneel), het salaristarief en het type en het type dienstverband (1099-contractant of W-2-werknemer).
Wanneer u op Opslaan en uitnodigen klikt, gaat er een tekst naar dat telefoonnummer met een link die de gebruiker naar elk uur brengt.
Eenmaal op de site (of in de app) kan hij of zij het profiel vervolledigen door een thuisadres op te geven en de velden voor een W-4 of W-9 in te vullen.
De werknemer kan ook bankgegevens invoeren om een ??directe storting in te stellen.
Werknemers die hun profiel hebben voltooid, hebben op elk moment toegang tot hun loonstrookjes, de opbouw en het gebruik van vrije tijd, informatie over directe stortingen en andere details door in te loggen.
Per uur: goed voor aannemers
Het is duidelijk dat Hourly is ontworpen voor aannemers, en het is een goede toepassing voor dat vakgebied.
De prikklok op basis van mobiele telefoons is een voorbeeld van de geschiktheid ervan.
Medewerkers die op vacaturesites werken, kunnen hun telefoon gebruiken om eenvoudig in en uit te klokken op verschillende joblocaties (managers kunnen records aanmaken voor elke locatie op de site).
Tijdklokgegevens zijn geïntegreerd met de salarisadministratie, zodat de gewerkte uren beschikbaar zijn voor de manager om te gebruiken in de volgende salarisadministratie.
U hoeft geen gebruik te maken van de automatische tijdklokoptie in Hourly, maar de site is ontworpen om op die manier te worden gebruikt.
Managers kunnen uren handmatig invoeren, hetzij op een urenstaat of als individuele ploegen, maar dit is vervelend werk.
Op andere sites, zoals Gusto, kunnen werknemers in- en uitschakelen op een prikklok.
Twee andere kenmerken die Hourly zo geschikt maken voor aannemers, zijn de mogelijkheden voor taakkosten en onkostendeclaraties.
Het jobcalculatiescherm geeft de jobkosten (alleen arbeid) in realtime weer, iets dat uniek is onder de sites die ik heb beoordeeld.
Het Job Costing-scherm is onderverdeeld in drie secties die toegankelijk zijn door op tabbladen te klikken.
De eerste toont de huidige uren en de totale kosten.
De bijbehorende kleurgecodeerde grafiek is gekoppeld aan de lijst met taken eronder; elke kleur staat voor een andere taak.
De gegevenstabel bevat ook kolommen voor de huidige gewerkte uren en de huidige kosten voor elke taak.
Klik op een rij en een verticaal paneel schuift van rechts naar buiten met de individuele ploegen waaruit dat totaal bestaat.
Klik op het tabblad Werknemers om uw werkkosten opgesplitst te zien per individuele werknemer, en in het scherm Perioden wordt de taak opgesplitst per week.
U kunt al deze informatie voor elke taak zien door op de naam in de lijst aan de linkerkant te klikken.
Dit is een zeer effectieve manier om snel een realtime overzicht te krijgen van de basisloonkosten voor al uw banen.
Werknemers kunnen ook onkostendeclaraties voor individuele aankopen invullen en indienen.
Uurlijks biedt geen uitgebreide onkostendeclaraties met meerdere items (en ik zou deze functie niet verwachten in een salarisverwerkingstoepassing), maar u kunt een formulier invullen met velden voor Waarde, Beschrijving, Betaalmethode, Betalen Periode en locatie.
Zodra een manager een terugbetalingsverzoek goedkeurt, kan die informatie automatisch naar de loonlijst worden verplaatst.
Ten slotte biedt Hourly uitgebreide ondersteuning voor de compensatie van werknemers.
U kunt samenwerken met een adviseur die de beste opties voor u zal vinden, en u vervolgens online inschrijven.
Elk uur berekent uw premies en neemt automatisch het juiste bedrag op in elke betalingsperiode, zodat u altijd weet wat u kunt verwachten.
Loonlijst met elk uur uitvoeren
Het Payroll-scherm van Hourly is heel eenvoudig, maar dat komt omdat een deel van de salarisinformatie verborgen is.
Een verticaal paneel aan de linkerkant toont een lijst met huidige en vroegere loonlijsten, samen met hun status (Vervallen, Betaald, Huidige loonlijst).
Rechts daarvan is een grotere tabel met al uw werknemers (in loondienst, per uur en aannemers) met kolommen voor Tijd, Netto en Bedrag.
Er is ook een kolom met drie stippen, waarvan sommige meestal grijs worden weergegeven.
Een gele stip betekent dat de werknemer daarvoor minimaal één salarisaanpassing heeft.
