Als je een recensie leest van een nieuwe camera of laptop, hoeft de schrijver niet uit te leggen wat een camera of laptop is is? Bij software is dat vaak niet het geval, en bij Smartsheet zeker niet.
Smartsheet is een online app met de botten van een spreadsheet-applicatie die mensen gebruiken om gezamenlijk werk te beheren en bij te houden.
Afhankelijk van hoe u het gebruikt, kan het een projectbeheerplatform zijn, compleet met Gantt-grafieken en hulpmiddelen voor resourcebeheer, of het kan een app voor het bijhouden van taken zijn.
U kunt het ook gebruiken om informatie van een webformulier te verzamelen en te importeren, delen van een workflow te automatiseren - u kunt het zelfs gebruiken als een CRM-app.
Smartsheet is veelzijdig en zeer aanpasbaar, maar het duurt even om erachter te komen hoe u kan gebruik het, laat staan ??hoe u zou moeten gebruik het.
Als u op zoek was naar een samenwerkingstool die u naar uw wensen kunt aanpassen, is Smartsheet het misschien wel.
We houden ook van Asana om dezelfde redenen, hoewel Smartsheet een paar dingen kan doen die Asana niet kan.
Als u op zoek bent naar een meer traditionele app voor projectbeheer, hebben we drie Editors 'Choices.
Zoho Projects is onze keuze voor een goedkope optie.
Teamwork (voorheen bekend als Teamwork Projects) is onze keuze uit het middensegment.
LiquidPlanner, dat vrij duur is, is het beste voor grote teams die aan honderden projecten tegelijk werken.
Hoeveel kost Smartsheet?
Smartsheet biedt vier serviceniveaus, evenals een gratis proefperiode van 30 dagen.
Het heeft echter geen gratis serviceniveau.
Ten eerste zijn er twee soorten abonnementen die u rechtstreeks op de website kunt kopen: Standard Individual en Standard Business.
Het individuele abonnement kost $ 19 per persoon per maand of $ 168 per persoon per jaar.
Standard Business kost $ 32 per persoon per maand of $ 300 per persoon per jaar.
Alles bij elkaar genomen, is het Business-account de betere optie voor alle, behalve de kleinste organisaties.
Meer over hoe ze in een oogwenk verschillen.
Dan zijn er twee zakelijke abonnementen, Enterprise en Premier.
U moet contact opnemen met het bedrijf voor een offerte op maat.
Deze plannen zijn bedoeld voor grote organisaties die uitgebreide beheerders- en beveiligingscontroles nodig hebben.
Om een ??gratis proefversie met Smartsheet te krijgen, hebt u een zakelijk e-mailadres nodig, dat wil zeggen een e-mailadres dat niet voor de hand ligt.
U heeft echter geen creditcard nodig.
De gratis proefperiode heeft enkele beperkingen.
U kunt bijvoorbeeld slechts 50 vellen tegelijk hebben.
Bovendien kunt u geen Smartsheet-formulieren publiceren, hoewel u ze wel kunt maken om een ??idee te krijgen van hoe ze werken.
Smartsheet-formulieren zijn webformulieren waarmee u informatie kunt verzamelen die vervolgens in uw Smartsheet-account wordt geïmporteerd.
Dus wat is het verschil tussen het standaard individuele en standaard zakelijke account? Het komt neer op beperkingen van sommige functies en welke admin-tools zijn inbegrepen.
Standaard individuele accounts zijn beperkt tot één gelicentieerde gebruiker en kunnen 10 medewerkers per item, 10 bladen in totaal, vijf rapporten en één dashboard hebben.
Het wordt ook geleverd met 50 GB opslagruimte.
Standaard zakelijke accounts krijgen een onbeperkt aantal medewerkers, rapporten en dashboards, en ze kunnen 100 bladen per gelicentieerde gebruiker hebben.
Zakelijke accounts krijgen ook 100 GB opslagruimte per gelicentieerde gebruiker; besturingselementen voor het beheren van gebruikers, groepen en bronnen; en toegang tot activiteitenlogboeken.
Hoe vergelijken de prijzen van Smartsheet?
Hoe verhouden de prijzen, plannen en waarde van Smartsheet zich met die van andere apps? Het is moeilijk te zeggen, omdat het afhangt van waarvoor u het gebruikt en, als gevolg daarvan, met welke apps u het zou vergelijken.
Als u Smartsheet gebruikt voor traditioneel projectbeheer, dan is de prijs vergelijkbaar met mid-range apps in die categorie, die ergens tussen de $ 15 en $ 35 per persoon per maand lopen.
Enkele voorbeelden zijn Teamwork, EasyProjects, Celoxis en Microsoft Project.
Of je zou Smartsheet kunnen vergelijken met een werkbeheersysteem, zoals Airtable of Asana, die beide tussen de $ 12 en $ 25 per persoon per maand kosten.
Het starttarief voor deze services is lager, en ze hebben allebei een vrij genereus gratis serviceniveau, dus u kunt ze een lange tijd uitproberen voordat u besluit om te upgraden naar een betaald abonnement.
Ze hebben echter lang niet zoveel ingebouwde functies als Smartsheet.
Als u bedreven was in het bouwen van automatiseringen, zou u misschien enkele van de interessantere functies in Smartsheet kunnen repliceren, maar niet allemaal.
Aan de slag met Smartsheet
Als je bereid bent om wat werk te verzetten, kan Smartsheet veel voor je doen.
We raden aan om enkele van de vele video's van het bedrijf te bekijken om u te oriënteren.
Er staat een goede op de website van Smartsheet, hoewel je een contactformulier moet invullen om er toegang toe te krijgen, wat een belemmering is.
Je kunt in plaats daarvan beter naar het Smartsheet YouTube-kanaal gaan.
Smartsheet is gebouwd op spreadsheets.
Bijna alles wat u in een spreadsheet kunt doen, kunt u doen in Smartsheet.
Elk project of elke batch werk die u in de app wilt organiseren, begint met een blad.
Als je ervaring hebt met het werken met meer traditionele apps voor projectbeheer, kan de eerste installatie enigszins anders aanvoelen.
In plaats van sets met taken binnen een takenlijst te maken, maakt u bijvoorbeeld een taak op een van de rijen van uw blad en maakt u vervolgens extra taken eronder, die u vervolgens kunt inspringen om dezelfde relatie te creëren.
Hoewel Smartsheet zeer capabel is, zijn er een paar dingen die het niet uit de doos doet.
Tijdregistratie, budgettering en geavanceerde hulpmiddelen voor resourcebeheer zijn niet inbegrepen, hoewel u ze kunt krijgen als u betaalt om een ??compatibel softwareproduct met de naam 10,000ft toe te voegen, dat eigendom is van hetzelfde bedrijf.
In andere projectbeheer-apps zijn deze tools al opgenomen.
Paymo staat bijvoorbeeld bekend om zijn uitstekende tools voor tijdregistratie en facturering.
ProofHub heeft geen boekhoudhulpmiddelen, maar wel timers om de tijd bij te houden die aan taken is besteed.
Teamwork heeft ook tijdregistratie.
Als u aan de slag gaat, valt op dat de app niet in realtime wordt bijgewerkt terwijl u en uw collega's wijzigingen in uw projecten aanbrengen.
U krijgt wel bijna realtime meldingen, maar u moet de pagina handmatig verversen om daadwerkelijk wijzigingen te zien die uw collega's hebben doorgevoerd.
Een instelling die de moeite waard is om te controleren wanneer u voor het eerst een Smartsheet-account maakt, is hoe vaak de app uw werk opslaat.
De meeste cloud-apps slaan alles automatisch op.
In Smartsheet moet u echter een interval selecteren voor hoe vaak u de app wilt opslaan.
Ga naar Persoonlijke instellingen, zorg ervoor dat u deze twee opties selecteert: Automatisch opslaan na 1 minuut inactiviteit en Automatisch mijn wijzigingen opslaan wanneer ik een blad, rapport of dashboard verlaat.
De huidige oplossing is niet ideaal.
We zouden graag zien dat Smartsheet standaard automatisch wordt opgeslagen bij elke toetsaanslag.
Sjablonen en use cases
Als je begint met Smartsheet, dat in de cloud draait (via een webapp) en op iOS en Android, maak je een blanco vel of kies je een sjabloon.
Zelfs de blanco vellen hebben echter een bepaalde opmaak, zoals Project, Kaarten, Formulier, Takenlijst, Rapport, enzovoort.
De sjablonen zijn gerangschikt op categorie, waaronder klanten en klanten, financiën en boekhouding, algemeen management, personeelszaken, IT, marketing, productontwikkeling en verkoop.
Om u een idee te geven van het assortiment, vindt u sjablonen voor de meest algemene toepassingen, zoals het klantenfeedbackformulier en de jaarlijkse kalender per dag, maar ook voor gerichter gebruik, zoals onderhoud van huurwoningen, onkostendeclaraties, verkooppijplijn per vertegenwoordiger , en Evenementplan en budget.
Er zijn ook sjablonen specifiek voor projecten, waaronder:
Project budget
Agile project met Gantt
Bouwschema met Gantt
Projectlanceringsplan
Project met Gantt & afhankelijkheden
Project met Gantt-tijdlijn
Project met Resource Management
Project met harde deadline en Gantt
Er zijn sets sjablonen voor zeer specifieke use-cases, zoals Higher Ed Return-to-Campus Planning (in het licht van COVID-19) en Antibody Testing & Tracking.
Navigeren door de Smartsheet-app
Het maakt niet uit hoe u in Smartsheet duikt, er verschijnen overlays op het scherm om alle opvallende kenmerken uit te leggen.
Een tooltip en link naar documentatie en trainingsvideo's zijn altijd binnen handbereik, en je hebt ze op een gegeven moment nodig.
Zelfs als je een Excel-expert bent, kan Smartsheet je soms nog steeds stompen.
Niet alle formules zijn identiek in de twee apps.
Smartsheet is netjes.
De spreadsheet bezet het midden van het scherm.
Een Microsoft-achtige werkbalk bovenaan heeft opmaakknoppen plus opties om de weergave te wijzigen.
Als er een Gantt-diagram bij uw blad is geleverd, kunt u ervoor kiezen om dit rechts van de cellen te bekijken.
Met schuifregelaars kunt u de breedte van de vensters wijzigen om uw weergave beter aan te passen.
Een inklapbaar linkerzijpaneel laat je alle bladen zien die je hebt gemaakt of die mensen met je hebben gedeeld.
Je gebruikt het om snel tussen je bladen te wisselen.
Aan de rechterkant van de interface staan ??verschillende pictogrammen waarmee u alle gesprekken kunt zien die op dit blad hebben plaatsgevonden, bijlagen en opmerkingen met betrekking tot proefverzoeken.
Afhankelijk van uw toegangsniveau en accounttype, ziet u mogelijk ook updateverzoeken, een activiteitenlogboek, een publicatieknop die het blad zichtbaar maakt op een openbare URL en een samenvatting van het blad.
Eigenschappen en gebruik
Smartsheet maakt spreadsheetgegevens dynamischer voor mensen die geen expert zijn in Excel.
Elke rij of kolom kan een vervolgkeuzemenu met aangepaste waarden, een lijst met contactpersonen, een datum, een selectievakje, een symbool of verschillende andere entiteiten bevatten.
Als u bijvoorbeeld een eenvoudige takenlijst wilt maken, kunt u de ene kolom selectievakjes laten bevatten en de volgende kolom de naam van de taak.
Een derde kolom kan uw lijst met contactpersonen bevatten, zodat u voor elke taak een toegewezen persoon kunt kiezen.
Smartsheet ondersteunt ook de mogelijkheid om meerdere mensen aan een taak toe te wijzen, zolang je ervoor kiest om meerdere contacten per cel toe te staan.
Dat wil niet zeggen dat iemand voor Smartsheet zou moeten betalen als het enkel en alleen wat ze ermee wilden doen, is de status van taken toewijzen en volgen.
Maar het is een voorbeeld van een laken dat je zou kunnen maken.
Een samenwerkende takenlijst-app, zoals Todoist, zou een betere tool zijn voor het bijhouden van basistaken binnen een team.
Trello is een andere populatieoptie voor het volgen van taken tussen teamgenoten.
Trello is een kanban-bord-app, wat betekent dat de taken eruit zien als kleine kaartjes die netjes op een bord met kolommen zijn gerangschikt.
Asana en Smartsheet hebben ook bordweergaven.
Het verschil zit in Trello, het bord is de belangrijkste manier om uw gegevens te bekijken, en als u extra weergaven wilt, zoals een kalender of Gantt-diagram, moet u deze toevoegen.
In Asana en Smartsheet is het bord slechts een van de vele meegeleverde opties.
Over Trello gesproken, als je die tool in het verleden hebt gebruikt en ...
