Payroll by Wave is beschikbaar als een zelfstandige online salarisadministratie-applicatie, maar verschijnt ook als module binnen de volledige Wave-boekhoudsuite.
De salarisadministratie heeft een aantal grote tekortkomingen: het heeft geen mobiele apps, een moeilijk salarisadministratieproces, slechts één rapport en beperkte ondersteuning voor automatische aangifte van loonbelasting.
Het installatieproces is echter redelijk goed en de leercurve is niet moeilijk.
Als u slechts een of twee werknemers heeft en u Wave al gebruikt voor de boekhouding, kunt u overwegen om Payroll toe te voegen om alles geïntegreerd te houden.
Desalniettemin raden we het voor de meeste bedrijven niet aan als een op zichzelf staande salarisapplicatie.
Wave-prijzen
Als u zich in een van de staten bevindt die nog geen automatische aangiftes en betalingen voor loonbelasting ondersteunt (wat de meeste zijn), bevindt de prijs van Wave zich aan de onderkant van de sites die we hebben beoordeeld.
U betaalt een basisprijs van $ 20 per maand, plus $ 4 per maand voor elke werknemer of aannemer.
Alleen Patriot Software is minder duur; de basisloonlijst is $ 10 per maand, plus $ 4 per maand per werknemer aan loonheffingen voor zelfbediening.
QuickBooks Payroll overtreft de services die we hebben getest, met $ 80 per maand, plus $ 4 per maand per werknemer.
De maandelijkse basisprijs van Payroll by Wave gaat omhoog naar $ 35 als u zich in een van de zes staten bevindt die een service voor het indienen van loonbelasting aanbieden.
Dit zijn ongeveer dezelfde kosten als Gusto ($ 25 per maand bij Gusto), onze Editors 'Choice, die meer tools en superieure bruikbaarheid op elk gebied biedt.
Gemakkelijk aan boord
De installatiestappen van Payroll by Wave worden allemaal op één pagina weergegeven.
U maakt eerst records voor uw teamleden en gaat vervolgens verder met het verstrekken van informatie over uw bedrijf.
Een schuifbalk bovenaan de pagina laat zien waar u zich bevindt in het hele proces.
Klik op de link Werknemer toevoegen en vul de lege velden in of maak een keuze uit de vervolgkeuzelijst om de persoonlijke gegevens van de werknemer (adres, geboortedatum, burgerservicenummer, enz.) En werkgegevens (huurdatum en loontype) op te geven.
Sla het record op en voeg eventuele extra werknemers toe, en klik vervolgens op Doorgaan met instellen, waarmee u teruggaat naar de hoofdpagina met instellingen, waar de koppeling Werknemers beheren uw pagina Werknemers opent.
Klik op een medewerker in de lijst om zijn of haar volledige gegevensrecord te openen.
Je hebt al veel van de basisinformatie ingevoerd die deze pagina nodig heeft, maar er is nog meer.
Biedt uw bedrijf vakantie- en ziekengeld aan? Met Payroll by Wave kunt u een toerekeningsbeleid maken door het aantal uren op te geven dat moet worden gewerkt om die voordelen te verdienen.
Ik zag hier een bericht dat ik op geen enkele andere site had gezien: er werd mij verteld dat mijn staat geen verplicht ziekteverlofbeleid had, maar dat ik me kon aanmelden.
Toen ik dat deed, had de site echter al definieerde een beleid voor mij.
Ik zou het kunnen bewerken, maar dat is een vreemde benadering.
U moet nieuwe werknemers vragen om een ??W-4-formulier in te vullen, zodat u de details kunt invoeren.
Payroll by Wave doet dit door een link naar het officiële formulier op de IRS-site te verstrekken; de werknemer moet het afdrukken en invullen.
Rippling en andere sites bieden handigere manieren om dit te doen, waaronder de mogelijkheid om onboarding-documenten elektronisch te ondertekenen.
Voordelen definiëren
Vervolgens moet u informatie verstrekken over uitkeringen en inhoudingen.
Payroll by Wave pakt dit iets anders aan dan concurrenten.
Er worden twee knoppen weergegeven met het label "Toevoegen aan betaling" en "Aftrekken van betaling".
Klik op de eerste, en een vervolgkeuzelijst bevat uw opties hier: bonus, commissie, toelage, uitkering (zoals gsm-service of lidmaatschap van een sportschool), terugbetaling of ontslagvergoeding.
U voert een bedrag en frequentie in (slechts één keer, elke cheque of elke maand).
U klikt op "Aftrekken van loon" om standaard aftrekposten vóór belasting toe te voegen.
Uw enige opties hier zijn een ziektekostenverzekering of een 401 (k) -plan; QuickBooks Payroll biedt meer.
In tegenstelling tot alle andere concurrenten, laat Wave u geen werkgeversbijdragen invoeren of een percentage van het werknemersloon aftrekken voor een pensioenplan.
U kunt alleen een vast bedrag in dollars instellen.
Dit is een ernstige omissie.
Ook hier kunt u aftrekposten na belasting vaststellen - vakbondsrechten, beslagleggingen, enzovoort.
Er zijn nog drie stappen bij het instellen van de werknemer.
U kunt bestanden (contracten en andere formulieren) uploaden; een directe stortingsverbinding tot stand brengen door routerings- en rekeningnummers in te voeren; en kies een werknemersstatus.
Op deze laatste pagina kun je ook het proces starten om een ??medewerker 'offboarding' (ontslag of ontslag) te geven of met verlof te plaatsen.
U moet aannemers invoeren als leveranciers; daarover later meer.
Wanneer u klaar bent met het invoeren van werknemers en contractanten, klikt u op Doorgaan met instellen om bedrijfsgegevens in te voeren, zoals Employer Identification Number (EIN), contactgegevens en het vastgestelde jaar.
In tegenstelling tot SurePayroll, richt Payroll by Wave zich niet op verticale markten; de tools zijn generiek.
U specificeert uw loonschema en voert informatie in over de ondertekenaar van uw bedrijf.
Payroll by Wave moet zijn gekoppeld aan een bedrijfsbankrekening om de salarisadministratie te financieren als u gebruikmaakt van directe storting of als Wave uw belastingbetalingen afhandelt; u geeft gewoon uw inloggegevens op om dat te vergemakkelijken.
Omgaan met belastingen
De laatste stap in de installatie is de meest uitdagende.
Payroll by Wave berekent de staats- en federale loonbelasting die u moet betalen.
De service dient automatisch uw deponeringen en betalingen in als uw bedrijf is gevestigd in Californië, Florida, Illinois, New York, Texas of Washington; het bedrijf werkt aan ondersteuning van meer staten.
Als u zich niet in een van die staten bevindt, vertelt de site u nog steeds wat u moet betalen, maar u moet het indienen en de betalingen zelf doen.
U kunt zien wat er is verzameld, wat verschuldigd is en wat is betaald door op de koppeling Belastingen in het navigatievenster te klikken.
De site stuurt u een e-mail waarin u wordt gewaarschuwd wanneer betalingen verschuldigd zijn.
Hoe dan ook, u moet nog steeds federale en nationale rekeningnummers, belastingtarieven en ID-nummers opgeven die u mogelijk niet bij de hand hebt, tenzij u de loonlijst al hebt verwerkt.
Afhankelijk van de staat waarin u zich bevindt, heeft u mogelijk financiële verplichtingen jegens verschillende instanties die bijvoorbeeld arbeidsongeschiktheidsverzekeringen en staatsbelastingen voor werkloosheidsverzekering innen.
Wave biedt hier lang niet zoveel staatspecifieke hulp als Patriot Software (gratis proefversie bij Patriot Software), dus het kan zijn dat u wat onderzoek moet doen.
U moet ook driemaandelijkse of jaarlijkse aanmeldingen indienen, evenals uw W-2s / W-3's en 1099-MISC's aan het einde van het jaar bij de IRS.
Loonlijst uitvoeren
Er zijn een aantal taken die u kunt voltooien voordat u een salarisadministratie uitvoert, waardoor het proces eenvoudiger en sneller wordt.
De eerste is Timesheets.
Klik op die link in het linker verticale deelvenster en de pagina wordt geopend met de eerste week van de volgende salariscyclus al in de wachtrij.
Voer de reguliere uren in die elke werknemer heeft gewerkt (u kunt gewoon 40 invoeren in het veld Totaal als dat klopt en elke weekdag wordt ingevuld met een 8).
Als u overuren, ziekengeld of vakantiegeld moet invoeren, moet u op een pijl klikken om die velden te openen.
Klik vervolgens op een pijl om door te gaan naar de tweede week van de betalingsperiode en herhaal het proces (of klik op Uren van vorige week kopiëren).
Ten tweede kunt u ook "Aan loon toevoegen", zoals hierboven beschreven in de administratie van de werknemer, als de werknemer op het punt staat een bonus, commissie of andere beloning te ontvangen.
Als u al deze gegevens nog niet heeft ingevuld, kunt u dit doen bij het verwerken van de salarisadministratie.
U klikt op Payroll uitvoeren in het linker verticale deelvenster om aan de slag te gaan.
Grafische weergaven van kalenderpagina's bovenaan het scherm vertellen u de start- en einddatums van de huidige loonlijst, evenals de daadwerkelijke betaaldag.
Als u al uren op een urenstaat heeft ingevoerd (of als u een aantal werknemers in loondienst heeft - u hoeft geen uren voor hen in te voeren), dan verschijnt er een dollartotaal voor uw huidige loonlijst onder de loondatums.
De enige andere informatie op dit scherm bestaat uit herinneringen aan dingen die u mogelijk moet doen (indien nodig directe storting instellen, belastingbetalingen en aangiften indienen) en een lijst met aankomende belangrijke datums.
Om verder te werken aan uw salarisadministratie, moet u rechtsboven op Bekijk deze salarisadministratie klikken.
U ziet dan een lijst met werknemers samen met het salaris dat u al hebt gedocumenteerd; klik op Details om een ??lijst met ingehouden items voor die werknemer te zien.
Onderaan de pagina is een sectie met de naam Salarisoverzichten.
Hier ziet u ten slotte een lijst met medewerkers met de gewerkte uren die al zijn ingevoerd.
Klik op Uren bewerken als u reeds gemaakte tijdboekingen moet toevoegen of wijzigen en op Betalen toevoegen als u nog geen extra betalingsitems heeft ingevoerd.
Als u klaar bent met die werknemer, klikt u op de pijl aan de rechterkant om een ??volledige afrekening van die betaaldag te zien, zoiets als een loonstrookje.
Aannemers worden niet opgenomen in de loonlijst van werknemers, tenzij u ze instelt voor directe storting.
U kunt geen records voor hen maken naast de personeelsadministratie en ze ook niet betalen binnen de loonlijsttools van de site als u ze cheques uitgeeft.
In plaats daarvan stelt u ze in als leveranciers op de hoofdsite van Wave, waarbij u aangeeft dat het 1099-MISC-contractanten zijn, zodat u die formulieren elk jaar in januari kunt maken.
De leverancierslink is toegankelijk vanuit dezelfde navigatietool die links naar salarisadministratiefuncties bevat; het is gewoon niet opgenomen als een functie onder Payroll.
Klik op Salaris goedkeuren als u klaar bent met alle medewerkers en u ziet uw totale salariskosten.
U kunt op koppelingen klikken om uw salarisgegevens in CSV-, PDF- of QuickBooks-indeling te downloaden; cheques afdrukken; of bekijk de volgende loonlijst.
Dit hele proces is heel anders dan wat concurrenten aanbieden.
OnPay ($ 36,00 bij OnPay) vraagt ??u bijvoorbeeld om de betaalperiode en de loondatum op te geven, en geeft vervolgens één uniform scherm waar u uren kunt invoeren voor zowel werknemers als contractanten.
Kolommen voor extra soorten inkomsten die u heeft gemaakt (vakantie, bonus, vergoedingen) zijn er al, maar u kunt ze direct toevoegen en bewerken.
Als je alle uren hebt ingevoerd die nodig zijn voor de salarisadministratie, kun je met een uitgebreide preview je werk gemakkelijk bekijken.
Dat is OnPay.
De loonadministratieprocedures van Payroll by Wave zijn daarentegen niet intuïtief, zoals die van Square Payroll.
Ze vereisen extra stappen.
En ze vergroten het risico op loonfouten.
Rapporten, mobiel en gebruikerservaring
Payroll by Wave heeft geen aparte sectie voor salarisrapportages.
Er is er maar één (Loon- en belastingrapportage) en deze staat in de lijst met meer standaard boekhoudrapporten.
De meeste salarisapplicaties bevatten minstens een dozijn salarisgerelateerde rapporten.
Er zijn momenteel ook geen mobiele apps voor de site en wat je ziet als je inlogt via de browser van je telefoon ...
