Paymo is een online app voor projectbeheer die zich richt op gebieden die anderen doorgaans niet hebben: tijdregistratie, facturering en facturering.
Het is midrange-software, wat betekent dat het krachtiger is dan goedkope software voor kleine bedrijven, maar niet zo robuust als enterprise-grade apps die honderden projecten en duizenden werknemers kunnen beheren.
De focus op facturering is duidelijk en duidelijk zichtbaar in de app.
Paymo is redelijk eenvoudig te leren gebruiken en heeft een paar andere leuke details, zoals de mogelijkheid om gebruikersrechten aan te passen.
Kleine bedrijven die al deze functies niet nodig hebben, moeten overwegen om door Editors 'Choice te kiezen voor Zoho Projects en Teamwork (voorheen bekend als Teamwork Projects), die ook minder kosten.
Zeer grote organisaties zullen waarschijnlijk de voorkeur geven aan LiquidPlanner, onze Editors 'Choice-winnaar onder de robuustere opties.
Hoeveel kost Paymo?
Paymo biedt twee serviceniveaus, Small Office en Business, en u kunt maandelijks of jaarlijks betalen.
Er is geen gratis abonnement, maar je kunt de app 14 dagen uitproberen, zonder creditcard.
Het Small Office-abonnement kost $ 11,95 per persoon per maand of $ 119,40 per persoon per jaar.
Met dit type abonnement krijgt u 50 GB opslagruimte en kernfuncties zoals lijst-, tabel- en bordweergaven voor taken; onbeperkte projectsjablonen; tijdregistratie, apps voor geavanceerde tijdregistratie en urenstaten; onbeperkte facturen, schattingen en onkosten; en app-integraties.
U krijgt geen Gantt-diagrammen, wat een echte dealbreker kan zijn als u op zoek bent naar een traditionele projectmanagementervaring.
U krijgt ook geen onboarding of training inbegrepen, noch tools voor personeelsplanning en werklastbeheer.
Het businessplan kost $ 18,95 per persoon per maand of $ 189,48 per persoon per jaar.
Dit type abonnement omvat alles van het Small Office-abonnement, 100 GB opslagruimte, onboarding en training, prioriteitsondersteuning en online hulp op afstand.
U krijgt ook Gantt-grafieken, personeelsplanning en werklastbeheer, evenals hulpmiddelen voor het beheer van verlof.
Hoe vergelijken de prijzen van Paymo
Als je naar alle projectmanagement-apps op de markt kijkt, valt de prijs van Paymo in het midden.
Prijzen vormen geen goede vergelijking tussen appels en appels in de wereld van projectmanagementsoftware.
Een van de redenen is dat bedrijven verschillende prijsmodellen gebruiken.
Sommige kosten per persoon per maand.
Anderen hebben een vast maandelijks tarief voor een groep van maximaal een bepaald aantal gebruikers, of ze bieden zelfs onbeperkte gebruikers voor een vast tarief.
Zelfs als we de gemiddelde kosten voor een app berekenen, kunnen de kosten voor u en uw team variëren.
Een andere reden is dat er verschillende soorten projectmanagementsoftware zijn.
Degenen die geschikt zijn voor kleine bedrijven, kosten minder.
Deze kosten $ 10 per persoon per maand of minder.
Enkele voorbeelden zijn Zoho Projects, Teamwork, GanttPro en TeamGantt.
Aan de andere kant van het spectrum zijn apps die zijn gebouwd om honderden projecten en duizenden teamleden aan te kunnen, en ze kosten doorgaans meer dan $ 40 per persoon per maand.
Enkele voorbeelden zijn LiquidPlanner, Mavenlink en Clarizen.
Dan is er het enorme middenbereik, waar Paymo valt.
Andere producten in deze middenklasse zijn Smartsheet, EasyProjects, Celoxis en ProjectManager.com.
Voor alle apps in het midden moet je goed kijken om niet alleen te zien hoeveel functies ze bieden, maar ook of ze dat zijn het recht functies voor uw team.
U wilt bijvoorbeeld een app voor projectbeheer die is gebouwd voor teams die in sprints werken, of een app met de juiste machtigingsniveaus voor externe partners, zoals klanten en aannemers.
Op basis van onze ervaring met projectbeheer-apps, zijn de functies die Paymo onderscheiden: 1) tijdregistratie en 2) facturering, uitgaven en facturering.
Hoewel Paymo niet de enige app is die deze functies biedt, lijken ze de sterke kant van de app te zijn.
Hieronder meer over hoe ze werken.
Aan de slag met Paymo
Wanneer u voor het eerst een Paymo-account aanmaakt, stelt de app u een paar vragen.
Hoe denkt u het te gebruiken? Gaat u projecten beheren, bijhouden wie waaraan werkt, en het meestal gebruiken voor tijdregistratie of facturering? Het suggereert ook enkele voorbeeldprojecttypen, zoals website-ontwerp en redactionele kalender, zodat u een voorbeeld kunt zien van hoe de app eruitziet in gebruik.
Wanneer u eindelijk in de app komt, geven pop-ups met tutorials u een korte rondleiding door de app.
Om meer mensen voor uw account uit te nodigen, kunt u op het plusteken klikken en Gebruiker selecteren en vervolgens de gegevens invullen: naam, e-mailadres, rol (betekenis titel), hoeveel uur per dag ze beschikbaar zijn voor werk, hun uurtarief van betalen en tijdzone.
In termen van hun machtigingsniveau in de app, toont Paymo u een lijst met selectievakjes en vinkt u degene aan die u wilt toepassen:
Heeft beheerdersrechten
Kan projecten toevoegen
Kan facturen beheren
Kan schattingen beheren
Kan uitgaven beheren
Dat is een veel meer aanpasbare ervaring dan wat de meeste andere apps bieden.
Tijdens het testen van de app duurde het iets langer dan normaal om erachter te komen hoe je een project opzet, mijlpalen toevoegt, taken toevoegt en alles in een Gantt-diagram bekijkt.
Toen we die stappen eenmaal hadden doorlopen, was het echter gemakkelijk om afhankelijkheden tussen taken te creëren en hun datums rechtstreeks in het Gannt-diagram aan te passen, omdat het interactief is.
Naast Gantt-grafieken kunt u met Paymo projecten en taken bekijken in lijstvorm, tabelvorm, op een bord (kanban-stijl) en op een kalender.
Apps en interface
Paymo draait in de browser en er zijn mobiele apps voor iOS en Android.
U kunt twee bijbehorende apps downloaden voor desktopgebruik, maar deze zijn alleen voor tijdregistratie.
Een daarvan is een timer-app voor macOS, Windows en Linux die alle functies heeft die u van een fatsoenlijke timer mag verwachten.
U gebruikt het om de opnametijd handmatig te starten en te stoppen, bestaande tijdinvoeren te bewerken en een burndown-grafiek van uw inspanningen op dagelijkse basis te bekijken.
De tweede is PaymoPlus, een meer geavanceerde timer die automatisch alle tijd registreert die u besteedt aan het uitvoeren van verschillende taken op uw computer.
Het is een beetje zoals RescueTime.
Wanneer u het inschakelt, houdt het elke app en website bij die u gebruikt en hoeveel tijd u eraan besteedt.
Aan het eind van de dag kunt u deze regelitems bekijken - twee uur in Microsoft Word met dat-en-dat-document, 45 minuten in Excel, enzovoort - en ze categoriseren zodat ze overeenkomen met de juiste toegewezen taken en projecten aan jou in Paymo.
Bij onze tests werkte de app betrouwbaar in de browser.
De app heeft navigatierails aan de linkerkant, die uit- en inklappen om u te helpen de ruimte van het hoofdvenster te maximaliseren wanneer u het nodig heeft.
Wat ons opviel, is dat de dashboards voor Paymo dezelfde nadruk leggen op urenstaten, facturering en facturering, terwijl andere projectmanagement-apps vaak dashboards gebruiken om meer in detail op de status van projecten te focussen.
Als gevolg hiervan is het niet goed opgezet om te worden gebruikt door een persoon in een traditionele projectmanagementrol.
Het lijkt beter geschikt voor iemand in een zakelijke of financiële functie.
Paymo-functies
Elke taak die u in Paymo maakt, kan een beschrijving, startdatum, einddatum, toegewezen persoon, verwacht aantal te voltooien uren, factureringstype (tijdgebaseerd, vast tarief, niet-factureerbaar), geschatte prijs, tot op heden gefactureerd percentage en andere details die u kunt toevoegen.
Zoals u kunt zien, wordt er opnieuw de nadruk gelegd op het bijhouden van tijd en de facturering ervan.
U kunt zelfs waarschuwingen instellen een dag voordat de taak moet worden uitgevoerd en wanneer het factureerbare bedrag 90 procent van de schatting bereikt.
Iedereen die aan een taak voor een Paymo-project werkt, kan op verschillende manieren tijd aan een taak toevoegen.
U kunt het handmatig typen, een hoeveelheid tijd selecteren in een snel drop-menu in de taak, of naar de module Urenstaten gaan, ofwel klikken en slepen om een ??invoer te maken, of de functie Bulk toevoegen gebruiken.
Met de timer kunt u tijd opnemen terwijl u werkt in de webapp of door een van de downloadbare apps te gebruiken om deze op te nemen terwijl u werkt.
De timer van de webapp is de minst nuttige van deze methoden, omdat deze niet automatisch detecteert of u deze per ongeluk laat aanstaan.
De desktop-apps doen dat.
Een van de andere apps, Paymo Plus genaamd, moet afzonderlijk worden gedownload en geïnstalleerd, maar het is best handig.
Dat is de app die alle tijd die je de hele dag doorbrengt in verschillende apps en op verschillende websites bijhoudt.
Wanneer u aan een Office-bestand werkt, noteert het de bestandsnaam om u te helpen de tijd te classificeren wanneer u klaar bent.
Het detecteert ook automatisch inactiviteit.
Wanneer u klaar bent om de geregistreerde tijd te categoriseren, kost het weinig meer dan een paar klikken om het te koppelen aan een bestaand project en een bestaande taak in uw Paymo-account.
Facturering en facturering met Paymo
Paymo wordt geleverd met een behoorlijke reeks tools voor facturering, het volgen van andere uitgaven en het factureren van klanten.
U kunt rechtstreeks in de app facturen maken, de conceptmotor opslaan en zelfs verzenden vanuit de app.
Wanneer u een factuur verzendt, markeert Paymo deze als verzonden.
Als het slechts een concept is, is het ook duidelijk gelabeld.
Veel vergelijkbare apps bieden deze functies niet en geven u in plaats daarvan de mogelijkheid om te integreren met factureringssoftware, zoals QuickBooks en Xero.
Paymo biedt die integraties ook aan als u liever een speciale boekhoudapp gebruikt.
Naast integratie met QuickBooks en Xero, kunt u met Paymo ook integreren met andere zakelijke apps, zoals Google Office-apps, Slack, Zapier, JotForm, Integromat en een paar andere.
De lijst is niet bepaald de meest uitgebreide lijst met populaire zakelijke apps op de markt.
We waren enigszins teleurgesteld en verwachtten meer populaire opties zoals JIRA, Salesforce, Trello, Airtable, Microsoft Office-apps, Dropbox en andere cloudopslagplaatsen.
Met de optie om verbinding te maken met Zapier kun je in ieder geval andere integraties maken als je ze nodig hebt.
Paymo heeft geen speciale tools voor het proeflezen van bestanden, dus het is niet geweldig als je team veel tijd besteedt aan het bespreken van artistiek werk of pdf's.
ProofHub bevat bijvoorbeeld tools voor het markeren en bespreken van afbeeldingen en pdf's.
Het is ongeveer gemiddeld als het gaat om het bevorderen van communicatie.
U kunt opmerkingen achterlaten over taken en er zijn discussieforums op projectniveau, hoewel u een betaald account nodig heeft om deze functies te krijgen.
Het heeft geen ruimte om team- of bedrijfsbrede aankondigingen te doen, zoals ProofHub heeft.
Paymo bevat geen in-app-chatbox, hoewel dat met de opkomst van teamchat-apps zoals Slack de laatste tijd minder een probleem is.
Focus op tijdregistratie en facturering
Het is duidelijk dat Paymo opvalt door de nadruk op tijdregistratie, facturering en facturering, en het doet fantastisch werk met die stukken.
Als projectmanagement-app is het goed, maar niet opmerkelijk.
Je krijgt geen tools voor ...
