Elk klein bedrijf dat een online salarisadministratie gebruikt om de betalingen van werknemers zelf te beheren, heeft meestal veel ondersteuning nodig, vooral tijdens het installatieproces.
Patriot Software Full Service Payroll blinkt uit in het bieden van hulp aan zijn klanten van begin tot eind.
Het behandelt niet alleen de basistaken die nodig zijn om werknemersrecords aan te maken, maar het definieert ook inhoudingen en bijdragen, verwerkt loonadministratie en dient automatisch loonheffingen in.
Nieuwe functies zijn onder meer een verbeterde gebruikerservaring en een grotere flexibiliteit op het gebied van salarisadministratie.
Een geïntegreerde boekhoudwebsite maakt de bundel een goede keuze voor nieuwe gebruikers met bescheiden behoeften, maar het is in staat om de salarisadministratie voor tientallen werknemers en contractanten te beheren.
Het mist echter nog steeds een deel van de diepgang, aanpasbaarheid en bruikbaarheid die te vinden is in onze Editors 'Choice-winnaars, Gusto en OnPay.
Prijsstelling en boekhouding
De prijs van Patriot Software Full Service Payroll is stabiel gebleven op $ 30 per maand plus $ 4 per werknemer per maand.
Er is een goedkopere basisversie die $ 10 per maand plus $ 4 per werknemer per maand kost, maar je moet je eigen loonheffingen indienen als je deze route aflegt.
Patriot Software brengt ook kosten in rekening voor een HR-add-on (vanaf $ 4 per maand plus $ 1 per werknemer per maand), die sommige concurrenten gratis aanbieden.
Tijd en aanwezigheid is $ 5 per maand plus $ 1 per werknemer per maand.
Als u basisboekhoudfunctionaliteit wilt toevoegen, kunt u zich aanmelden voor een van de geïntegreerde boekhoudoplossingen van Patriot Software.
Basis ($ 15 per maand) omvat betalingen aan aannemers en leveranciers met 1099/1096 creatie, afdrukken en rapporten (e-filing is optioneel).
U kunt inkomsten en uitgaven volgen, creditcardbetalingen accepteren en onbeperkte facturen maken en volgen.
Premium ($ 22,50 per maand) voegt verschillende functies toe, zoals schattingen, terugkerende facturen en betalingsherinneringen voor facturen.
Accounting Basic is eigenlijk een goede deal als je al zijn functies gaat gebruiken; Premium voegt niet veel significante functionaliteit toe.
Geen enkel ander product in de categorie, afgezien van QuickBooks Payroll, biedt dit soort ingebouwde boekhouding en salarisadministratie-integratie.
Goede ondersteuningsopties
De uitzonderlijke ondersteuning van Patriot Software is vanaf het begin duidelijk.
Net als zijn concurrenten stelt het bedrijf zijn salarisadministratie-experts beschikbaar om de zware taak van de installatie voor u te voltooien.
Het is mogelijk om dit alleen te doen, maar ik raad u aan het bedrijf u te laten helpen als u nog nooit een salarisadministratie heeft gedaan.
Het opzetten is het meest complexe element van de boekhouding voor kleine bedrijven en vereist absolute precisie en tijdigheid.
U moet niet alleen de werknemersvergoeding precies goed krijgen, maar u moet ook betalingen doen aan uitkeringsinstanties en belastinginstanties.
Als uw werknemers meerdere inhoudingen hebben, kost dat veel coördinatie.
U kunt vertrouwen op de gratis ondersteuning van Patriot Software via telefoon, e-mail en chat, maar op een gegeven moment kan er meer uitgebreide live-hulp nodig zijn en staat het personeel van het bedrijf klaar en bekwaam.
Hulp bij het instellen
Patriot Software heeft vorig jaar een speciale installatiewizard toegevoegd, iets waar het eerder aan ontbrak.
In plaats van dat u zich een weg hoeft te banen door het menu Instellingen, leidt de site u door een reeks schermen die beschrijven wat er nodig is om aan de slag te gaan met het beheren van loonlijsten.
In deze wizard ziet u links naar nuttige bronnen, zoals hoe u een staatswerkloosheidsnummer (SUTA) kunt krijgen.
In tegenstelling tot sommige andere soorten financiële applicaties, met salarisadministratie, moet elk element van de installatie zijn voltooid voordat u kunt beginnen met het uitgeven van salarisstrookjes.
Sommige sites stappen af ??van dit uitgebreide stapsgewijze installatieproces, door de wizard af te kappen en gebruikers naar de site zelf te laten gaan, waar ze de installatie moeten voltooien door via het menu Instellingen te gaan.
Ik vind de aanpak van Patriot Software beter.
Als je de wizard hebt voltooid, weet je dat je klaar bent om de salarisadministratie te verwerken, tenzij je stappen hebt overgeslagen, wat in sommige gevallen is toegestaan.
De installatie omvat het definiëren van alle manieren waarop werknemers kunnen worden gecompenseerd en alle inhoudingen die moeten worden gedaan.
Patriot Software is in dit opzicht zeer flexibel voor zowel de uren dat werknemers kunnen werken (vakantie, regulier, dubbel werk, enzovoort) als de soorten beloning die ze kunnen ontvangen (inclusief bonus, commissie en onkostenvergoeding).
De site verwijst naar deze als urensoorten en geldsoorten, en u kunt uw eigen soorten toevoegen.
Deze verschijnen als opties wanneer u begint met het verwerken van loonstrookjes in de service van Patriot.
De site doet hier iets dat ik nergens anders heb gezien: u kunt urensoorten en geldsoorten aanwijzen als vaak gebruikt om ervoor te zorgen dat ze standaard op het loonlijstscherm verschijnen.
Als u uw werknemers voordelen aanbiedt, zoals ziektekostenverzekering of pensioenregelingen, kunt u deze zo instellen dat ze aan werknemers worden toegewezen wanneer u hun administratie aanmaakt.
Er zijn twee plaatsen waar u deze kunt definiëren: binnen een echt werknemersrecord of door op een link in het menu Instellingen te klikken.
Ik hou van deze flexibiliteit, en niet elk product biedt het.
Square Payroll en QuickBooks Payroll maken dit alleen beschikbaar binnen de werknemersrecords.
Informatie over zowel inhoudingen op bedrijfsniveau als door het bedrijf betaalde bijdragen wordt op dezelfde manier ingevoerd, hoewel hun gegevensvelden enigszins verschillen.
Als u bijvoorbeeld een aftrek voor uw 401 (k) wilt maken, klikt u op Ja wanneer u wordt gevraagd of u aftrekposten voor werknemers moet toevoegen en selecteert u vervolgens het type in een vervolgkeuzelijst.
U kunt een beschrijving invoeren die wordt weergegeven op rapporten en loonstrookjes en vervolgens het standaardbedrag in dollars opgeven dat van de loonstrookjes wordt afgetrokken als een percentage of een vast bedrag in dollars.
U kunt ook eventuele vereiste limieten invoeren en indien nodig het juiste W-2-vak specificeren.
Meer instellingen
U moet ook de belastinginstellingen van uw bedrijf en de werkloosheidspercentages van de staat invoeren.
Patriot Software heeft een uitstekende pagina samengesteld met links naar staatsspecifieke informatie die u kunt raadplegen als u die nummers niet heeft.
Het vertelt u ook hoe u een federaal werkgeversidentificatienummer (EIN) aanvraagt ??en voldoet aan alle vereisten voor staatsregistratie.
Het bevat links naar formulieren die nieuwe medewerkers moeten invullen en die u moet indienen.
U moet bankrekeninggegevens opgeven voor het opnemen van salarisadministratie, een machtigingsformulier invullen en uw instellingen voor het afdrukken van salarisstroken of directe storting invoeren.
Als u wilt dat uw medewerkers kunnen inloggen op met een wachtwoord beveiligde portals waar ze loonstrookjes en andere persoonlijke salarisinformatie kunnen zien, kunt u gebruikersnamen en tijdelijke wachtwoorden voor elk personeelslid aanmaken en uitnodigingen versturen.
De werknemersportalen van de site zijn uitstekend - enkele van de beste die we hebben gezien.
Wanneer u zich voor het eerst aanmeldt, ziet u links naar de meest voorkomende taken (Salarisbetalingen bekijken, Salarisstroken afdrukken, enzovoort).
Het linker verticale paneel bevat navigatielinks naar andere gegevens en tools, zoals Federal Tax (bronbelasting), werkgeversdocumenten, salarisgeschiedenis en tijdoverzicht.
Werknemers kunnen in- en uitschakelen (handmatig of volgens de werkelijke tijd) op hun portals als u deze functie wilt gebruiken; tijdkaarten kunnen vervolgens naar de loonlijst worden gestuurd.
Dit is de reden waarom Patriot Software en concurrenten zoals SurePayroll nieuwe gebruikers aanbieden om het installatieproces en de gegevensinvoer die nodig is om de loonhistorie te leveren, te helpen.
Het is erg ingewikkeld.
U kunt altijd terugkeren naar de instellingenpagina's nadat u de wizard heeft voltooid om indien nodig wijzigingen aan te brengen.
Persoonlijke informatie
Zodra de salarisinstellingen van uw bedrijf zijn voltooid, kunt u voor elke werknemer een record maken.
Dit is een eenvoudig maar tijdrovend proces.
U vult lege velden in voor informatie die nog niet is ingevoerd (naam, adres, SSN, huurdatum, enzovoort) en selecteert uit lijsten met de opties die u zojuist hebt gemaakt (zoals betalingstype en frequentie).
U kunt hier ook W-4-informatie opgeven.
Als u alle gevraagde gegevens heeft verstrekt, heeft u vanaf één scherm toegang tot afzonderlijke records door op tabbladen te klikken die verschillende secties van het record openen, zoals loongegevens, inhoudingen en bijdragen en belastingen.
Dit is een effectieve manier om al deze details beschikbaar te maken.
Patriot blinkt hier uit, hoewel de site beter gebruik zou kunnen maken van de schermruimte om scrollen te minimaliseren.
Er is meer om in te stellen, inclusief uw salarisgeschiedenis (als u die heeft).
U hebt waarschijnlijk de hulp van Patriot Software nodig bij deze taak.
De site doet uitzonderlijk werk door u te laten weten wat er nodig is en door de middelen te verstrekken die u nodig hebt.
In feite is dit de beste, meest grondige installatiewizard van alle sites die ik heb beoordeeld.
Je weg vinden
Patriot Software biedt ook een boekhoudapplicatie die nauw is geïntegreerd met Payroll.
In feite delen ze dezelfde gebruikersinterface.
Wanneer u zich voor het eerst aanmeldt, ziet u een werkbalk in het linker verticale deelvenster.
Dit is de belangrijkste navigatietool; het heeft tabbladen met de namen Dashboard, Boekhouding, Salarisadministratie, Rapporten en Instellingen.
Het globale dashboard van de site is anders dan dat van de concurrentie.
Het bevat alleen berichten van Patriot Software en pictogrammen die koppelingen vertegenwoordigen die u naar zeven van de meest voorkomende activiteiten in zowel de salarisadministratie (bijvoorbeeld Payroll uitvoeren) als de boekhoudtoepassing (Create Invoice) brengen.
Er zijn geen actiepunten zoals die in Gusto, noch informatie over huidige en vroegere salarisadministratie zoals die wordt aangeboden door OnPay.
Als u de boekhoudmodule niet gebruikt, kunt u gewoon op het tabblad Salarisadministratie klikken om het menu Salarisadministratie in het linkerdeelvenster te openen en vervolgens op Overzicht klikken om naar het dashboard van de salarisadministratie te gaan.
U kunt het meeste van uw post-setup-werk vanuit dit scherm doen.
Het toont bovenaan links naar algemene salaristaken, zoals Medewerkers bekijken en Contractanten betalen.
Daaronder is een tabel met drie tabbladen waar u kunt schakelen tussen totalen voor de meest recente loonlijst, belastinginning en belastingstortingen.
Links naar populaire Help-artikelen verschijnen in het rechter verticale deelvenster.
U hebt toegang tot Rapporten en Instellingen via links in het linker verticale paneel onder het uitgebreide loonlijsttaakmenu.
De gebruikerservaring
De installatiewizard van Patriot Software is zo grondig dat u het menu Instellingen niet hoeft te bezoeken om die eerste stappen te voltooien, zoals bij de meeste salarisadministratie-websites.
Maar het is de moeite waard om de pagina Instellingen te bezoeken om er vertrouwd mee te raken, aangezien u hier wijzigingen en toevoegingen aanbrengt.
Patriot Software heeft zijn gebruikerservaring verbeterd sinds de laatste keer dat ik het heb beoordeeld.
Zowel het interfaceontwerp als de navigatiesystemen zijn verbeterd.
De bruikbaarheid is erg goed, hoewel sommige schermen, zoals die in de personeelsdossiers, de schermruimte beter kunnen gebruiken om scrollen te minimaliseren.
Zodra je op een ...
