Cloudgebaseerde salarisadministratie OnPay is aanzienlijk veranderd vóór onze laatste beoordeling en heeft nu nog meer functionaliteit en flexibiliteit toegevoegd.
De site is een complete salarisadministratie-oplossing, waarmee managers uitgebreide personeelsdossiers kunnen aanmaken en elke maand een onbeperkt aantal salarisadministraties kunnen uitvoeren.
Het levert meerdere rapporten die gemakkelijk kunnen worden gewijzigd en weergegeven, inclusief een in hoge mate aanpasbare nieuwe.
Het zorgt ook voor de berekening en betaling van alle loonheffingen.
Nieuwe functies zijn onder meer een dashboard voor HR en voor het volgen van gesprekken over PTO, een documentenkluis, elektronische onboarding-documenten en vernieuwde werknemersportalen.
De gebruikerservaring is vergelijkbaar met die van Gusto.
OnPay is een keuze van de redactie, samen met Gusto, vanwege de succesvolle mix van aanpasbare salarisadministratie- en HR-tools.
OnPay-prijzen
OnPay heeft zijn vorige prijs van een vast bedrag van $ 36 per maand plus $ 4 per werknemer per maand gehandhaafd, waarmee het zich in het midden van de sites bevindt die we hebben beoordeeld.
De Full-Service Payroll van Patriot Software heeft een basisprijs van $ 25 per maand ($ 10 als u bereid bent om uw eigen belastingen in te dienen en te storten), plus $ 4 per werknemer per maand.
Square Payroll daarentegen is $ 29 per maand, plus $ 5 per werknemer per maand.
Gusto begint $ 39 per maand, plus $ 6 per werknemer per maand, maar het loopt op tot een basisprijs van $ 149 plus $ 12 per persoon per maand.
Hulp bij het instellen met OnPay
De installatie is het meest arbeidsintensieve, moeilijke deel van het gebruik van een salarisapplicatie voor kleine bedrijven.
Er zijn niet alleen honderden details om in te voeren, maar nauwkeurigheid is ook absoluut cruciaal.
Het werk dat u hier doet, heeft uiteraard een enorme impact op het levensonderhoud van uw medewerkers, evenals op hun toegang tot bedrijfsvoordelen.
Bovendien kijken financiële instellingen niet vriendelijk naar late, onjuiste of ontbrekende betalingen.
Hoe u OnPay instelt voor uw salarisverwerking, hangt grotendeels af van het feit of u al dan niet eerder werknemers hebt betaald in uw huidige bedrijf.
Als u een nieuwe salarisadministratie start met OnPay, kunt u het hele installatieproces zelf doorlopen (hoewel het bedrijf u zeker kan helpen als dat nodig is).
Als u een loonhistorie heeft die moet worden ingevoerd, krijgt u tijdens het online installatieproces een bericht dat een loonadministrateur contact met u zal opnemen om de import van die gegevens te regelen.
Het bedrijf biedt een volledige nauwkeurigheidsgarantie.
Als een van deze historische gegevens onjuist wordt ingevoerd, neemt OnPay de volledige verantwoordelijkheid.
Als u opnieuw begint en de installatie zelf wilt doen, kunt u profiteren van de nieuwe zevenstaps installatiewizard van OnPay.
U moet eerst basisinformatie over uw bedrijf invoeren, inclusief contactgegevens en informatie over de eigenaar en de officier.
Als dit niet grondig en nauwkeurig is voltooid, kunt u niet doorgaan met de installatie.
De volgende vijf stappen omvatten autorisatie van rapporterende agent, bankrekeninggegevens, betalingsschema's (wekelijks, tweewekelijks, maandelijks, enzovoort), werkplekken en verificatie van de bankrekening.
Een woord over loonschema's hier: u kunt desgewenst meerdere, onbeperkte roosters maken en u kunt ook werknemers op verschillende roosters betalen.
Dit is flexibeler dan wat andere producten bieden, waaronder Gusto.
Werknemers en voordelen toevoegen
Nadat u de eerste installatie heeft doorlopen, moet u werknemersrecords invoeren.
Je hebt hier twee opties.
U kunt zelf het volledige record maken of werknemers uitnodigen om hun eigen record in te voeren, uiteraard met uitzondering van de details voor compensatie en andere HR-gerelateerde zaken.
Patriot Software en anderen bieden vergelijkbare opties.
Als werknemers hun persoonlijke gegevens al hebben verstrekt, zie je dat in hun administratie en kun je het werkgeversgedeelte van de schermen invullen.
Nadat u ze hebt ingesteld, bevatten deze records alle salaris- en HR-gegevens, inclusief inhoudingen, compensatie, vrije tijd en personeelsdossiers (later meer over HR).
De personeelsdossiers van OnPay zijn ongeveer vergelijkbaar met die van Gusto, hoewel die van Gusto compacter zijn.
OnPay heeft echter een geweldige nieuwe functie voor werknemersrecords: aangepaste formulieren.
Deze zijn heel eenvoudig te maken en kunnen meerdere soorten gegevensinvoervelden bevatten, zoals tekstvakken, vervolgkeuzelijsten en datumvelden.
Deze kunt u gebruiken in personeelsdossiers om bijvoorbeeld computerapparatuur bij te houden.
U moet andere insteltaken voltooien voordat u een salarisadministratie kunt uitvoeren: u kunt een toerekeningsbeleid definiëren, zoals hoeveel uur werknemers moeten werken om PTO te verdienen, ziekteverlof enzovoort, en welke salaristypes u gebruikt (inclusief reguliere uren, salaris, overuren en bonus).
OnPay ondersteunt meer soorten betalingen dan andere services die ik heb besproken, en u kunt er zelf een maken.
Het maakt goed gebruik van aangepaste velden hier en elders op de site.
In feite biedt het meer hiervan dan concurrenten (van degenen die überhaupt iets aanbieden).
U zult ook veel tijd besteden aan het opzetten van uw inhoudingen, voornamelijk de ziektekostenverzekering en pensioenregelingen die u aanbiedt.
U kunt ook andere soorten aftrekposten definiëren, inclusief beslagleggingen.
OnPay fungeert als verzekeringsmakelaar om u te helpen bij het selecteren en opzetten van personeelsverzekeringen - gezondheid, tandheelkunde, leven en arbeidsongeschiktheid.
Het team van OnPay zal zelfs onderzoek voor u doen en offertes genereren.
Een andere installatietaak betreft verbindingen met services van derden.
OnPay kan uw salarisgegevens integreren met QuickBooks Online, de desktopversie van QuickBooks, Xero (OnPay is een gecertificeerde app-partner met Xero) of een van de vele productiviteitstoepassingen.
De site biedt krachtige accountmapping, waarmee u uw salarisadministratie kunt opzetten op een manier die consistent is met de accountstructuur van uw boekhoudapplicatie.
Alle sites die ik heb beoordeeld, bieden ingebouwde verbindingen met gerelateerde applicaties, maar SurePayroll heeft links naar de meeste boekhoudoplossingen.
Uitstekende gebruikerservaring
Salarisadministratie kan een irritant, gedetailleerd proces zijn zonder de extra last van een verwarrende, onaantrekkelijke website die dit ondersteunt.
OnPay biedt een uitstekende gebruikerservaring die zelden in de weg zit of afbreuk doet aan bewerkingen.
Het effectieve gebruik van kleur en lettertypen en afbeeldingen zorgt voor een aangename, goed uitziende omgeving voor wat een uitdagend proces kan zijn.
Het heeft nog steeds de neiging om uit te breiden en vereist af en toe overmatig scrollen.
Er zijn veel gegevens om te bekijken en managers willen zoveel mogelijk tegelijkertijd zien.
Het is een uitdaging.
Bovendien splitsen de navigatielinks en de bijbehorende menu's de site op in kleine stukjes, dus je moet al vroeg leren of je naar de Payroll-, HR- of Company-links moet gaan om te vinden wat je zoekt.
Gusto is beter in het consolideren van gerelateerde taken.
Toch is OnPay een zeer schone, snelle site.
De navigatie wordt aangestuurd door acht pictogrammen in de linker verticale werkbalk.
Als u op het Dashboard-pictogram klikt, gaat u altijd terug naar het startscherm.
De tweede navigatielink opent links naar informatieschermen voor medewerkers en aannemers, met extra links voor eindejaarsaanpassingen, nieuwe medewerkers en een urenwerkblad.
Nieuw dit jaar is de koppeling Werknemersbestanden, die u naar een uitgebreide lijst met werknemersdocumenten brengt die zijn verspreid en ondertekend of die verlopen zijn, zoals het werknemershandboek, W-4's en I-9's, aanbiedingsbrieven en het niet-concurrentiebeleid .
Deze worden door de medewerker geordend en verpakt in grote kleurrijke dozen.
De bestanden zijn doorzoekbaar en ze zijn ook beschikbaar in het dossier van elke werknemer en aannemer.
De derde link brengt je naar de loonlijst.
OnPay verdeelt dit proces in vier opeenvolgende stappen; u klikt op elk van de gekleurde tabbladen bovenaan het scherm om naar de volgende te gaan.
De vierde link opent uw lijst met rapporten.
Deze zijn verdeeld over salarisadministratie en secundaire arbeidsvoorwaarden.
U kunt ze allemaal aanpassen met meerdere filters, ze direct op het scherm weergeven en ze openen in Excel of opslaan als pdf-bestanden.
Het Payroll Listing-rapport maakt nu aanzienlijk meer maatwerk mogelijk.
U kunt maximaal 40 items toevoegen door ze te slepen en neer te zetten tussen de meegeleverde standaardkolommen.
Dit is de krachtigste rapportagetool die ik heb gezien op de salarisadministratiesites die ik heb beoordeeld.
De vijfde link brengt u naar uw loonaangiften en betalingen, en de zesde naar HR-tools en -gegevens.
OnPay heeft zijn HR-managementcapaciteiten echt versterkt tot het punt waarop het de salarisadministratiewebsites op dat gebied leidt.
Zijn capaciteiten maken het zelfs concurrerend met geavanceerdere HR-en-payroll-oplossingen.
HR heeft een eigen dashboard dat onboarding- en personeelstaken, in afwachting van aanbiedingen van werknemers en vrije tijdinformatie kan bevatten.
Je kunt sommige HR-mogelijkheden van de site niet zien door gewoon door de schermen te bladeren, maar er zijn er veel.
De uitgebreide documentbibliotheek bevat bijvoorbeeld honderden HR-handleidingen, contracten en aanpasbare sjablonen.
U kunt eenvoudig taken toewijzen en aangepaste workflows maken.
Het scherm Werknemer verlof geeft informatie weer over wie er nu niet op kantoor is en wie er binnenkort zal zijn; u kunt dit ook in een grafische kalender bekijken.
Daaronder staat een tabel met een invoer voor elke werknemer die de aangevraagde vrije tijd toont (die u kunt goedkeuren of weigeren) en die verzoeken die in behandeling zijn, evenals een geschiedenis.
OnPay biedt online gesprekken aan tussen medewerkers en de beheerder om voor dit personeelselement te zorgen.
De site heeft deze communicatiemogelijkheid in andere delen van de site toegevoegd, en het is een geweldige, nuttige functie.
De zevende link in de werkbalk brengt je naar het menu Bedrijf, dat veel bevat van wat er vroeger in het menu Instellingen stond.
Hier hebt u toegang tot koppelingen naar taken zoals het instellen van betalingsitems, inhoudingen, locaties, afdelingen, posities en toerekeningsbeleid.
Ten slotte is er een link naar COVID-19-assistentie.
De meeste payroll-websites zijn tijdens de pandemie cruciale bronnen voor bedrijven geworden, vanwege alle manieren waarop de salarisadministratie wordt beïnvloed.
OnPay biedt de twee rapporten die nodig zijn voor het Paycheck Protection Program (PPP): Gemiddeld maandelijks salariskostenrapport en salariskostenrapport voor PPP-leningvergeving.
OnPay kan uw salarisadministratie wijzigen als u aangeeft dat u in aanmerking komt voor de Families First Coronavirus Response Act (FFCRA), het Employee Retention Credit (ERC) en het belastinguitstelprogramma voor sociale zekerheid.
De site biedt ook een gids met bronnen voor de manieren waarop uw kleine onderneming mogelijk wordt beïnvloed door de COVID-19-wetgeving.
Het OnPay-dashboard gebruiken
OnPay wordt altijd geopend voor uw hoofddashboard en u kunt er vanuit de werkbalk naar terugkeren.
Deze cruciale functie is vernieuwd sinds mijn laatste recensie.
Links naar de schermen van uw werknemer en aannemer verschijnen bovenaan het scherm.
Als er zijn...
