Teams, de zakelijke berichten-app van Microsoft, herinnert ons veel aan het zelfbedieningsgedeelte van IKEA.
Het is een insider's ruimte.
Als je daar werkt en weet hoe het systeem is ingedeeld, zoals hoe de gangpaden en bakken zijn genummerd, navigeer je er waarschijnlijk gemakkelijk doorheen.
Als je echter een klant bent die uit de showroom komt, kan het even duren om het juiste gangpad, de bak en de plank te vinden waar je eindelijk een onopvallende doos vindt die hopelijk bevat wat je nodig hebt.
Alles staat op zijn plaats, zolang je maar weet hoe je het kunt vinden.
Hetzelfde geldt voor Teams, een krachtig hulpmiddel om in contact te blijven als u er eenmaal vertrouwd mee bent.
Teams en andere tools voor samenwerking op afstand zijn vooral belangrijk om onder de knie te krijgen nu veel mensen thuis werken en op afstand contact maken met collega's.
Of de structuur ervan met u overeenkomt, kan de toon zetten voor uw relatie met Teams.
Als hij klikt, zul je deze chat-app geweldig vinden vanwege al het andere dat hij te bieden heeft, van de lange lijst met integratie-opties tot de mogelijkheid om naadloos samen te werken met bijna elke andere Microsoft 365-app.
Voor extra aantrekkingskracht heeft Microsoft aanzienlijk werk verricht door teams uit te rusten met functies voor videoconferenties en Voice over IP (VoIP).
Gezien het potentieel is Teams een uitstekende keuze voor samenwerking, maar meestal alleen voor groepen die al Microsoft-producten gebruiken.
Diezelfde nauwe integratie die het aantrekkelijk maakt voor Microsoft-klanten, betekent ook dat het niet voor iedereen is weggelegd, met name voor winkels die niet op Microsoft gericht zijn.
Net als bij veel Microsoft-producten die sterk zijn aangepast voordat ze voor een hele organisatie worden geïmplementeerd, hangt de werking ervan sterk af van uw eigen unieke specificaties en hoe goed u deze in de app kunt adresseren.
Net als het IKEA magazijn is Teams ordelijk, maar ook hypercompartimenteel.
Mogelijk moet u vier lagen diep duiken (tabblad Teams Team Channel) om een ??gesprek te vinden.
Elke keer dat u een nieuw team maakt binnen Teams, neemt het aantal plaatsen waar u heen moet om informatie te vinden of een vraag te beantwoorden vele malen toe.
Kom je er niet overheen, dan zal de rest van de app nooit een goede indruk op je maken.
Die eerste hindernis is gewoon te hoog.
Met Teams is er een echte love-it-or-leave-it-gevoeligheid.
Degenen in het leave-it-kamp kijken misschien naar Slack, de keuze van de redactie in de categorie teamberichten.
Het ontwerp maakt communicatie sneller, opener, misschien rommeliger, maar ook leuker.
Wat is er nieuw in Microsoft Teams?
Sinds we Microsoft Teams voor het laatst hebben beoordeeld, heeft het product een paar upgrades ondergaan.
Een die mensen tijd en moeite bespaart, is de mogelijkheid om sjablonen te gebruiken om nieuwe teams te maken.
Deze sjablonen worden geleverd met vooraf ingestelde kanalen, gebruikersinstellingen en geïnstalleerde apps voor specifieke gebruiksscenario's, zoals gebeurtenisbeheer, crisisrespons, enzovoort.
Microsoft levert sjablonen die u direct kunt gebruiken of aanpassen, en er is ook een optie om uw eigen sjablonen te maken.
Een ding ontbreekt, is de mogelijkheid om privékanalen in de sjablonen te maken.
U kunt al lang een persoonlijke status instellen om andere mensen te laten weten wanneer u beschikbaar, bezet of tijdelijk niet op uw werkstation bent.
Nu is er een optie om offline te verschijnen, zelfs als u bent aangemeld.
Op die manier heeft u toegang tot informatie in uw Teams-account zonder iemand te vertellen dat u online bent.
Een andere recente update voor meertalige mensen is taalbewust taalgebruik.
Teams zoekt uit welke taal u gebruikt wanneer u typt en past de spellingcontrole toe voor die taal.
Het is momenteel alleen beschikbaar in de desktop-app.
Er is ook een vereenvoudigde algemene meldingsinstelling, de mogelijkheid om achtergrondgeluiden te dempen en ontvangstbewijzen te lezen, die standaard zijn ingeschakeld in groepschats van maximaal 20 personen.
Beheerders kunnen het uitschakelen.
Ten slotte heeft Teams ook zijn geïntegreerde videogesprekservice, Meetings, versterkt, waar dit artikel in zijn eigen sectie op ingaat.
Prijzen en abonnementen van Microsoft Teams
Er zijn twee manieren om een ??Microsoft Teams-account te krijgen.
Een daarvan is om je aan te melden voor een gratis account, waarvoor een algemeen Microsoft-account vereist is, en de andere is om een ??Microsoft 365 Business- of Enterprise-account te hebben, waar de app is inbegrepen.
Voor het gratis Teams-account is een Microsoft-account of een willekeurige ID vereist, zoals een login voor Outlook.com.
Met dit account kun je tot 299 extra mensen uitnodigen om mee te doen, al moet iedereen ook een Microsoft-account hebben om de app te gebruiken.
U krijgt alle primaire functies en mist alleen unieke integratie met zakelijke Office-apps, zoals geplande vergaderingen, Microsoft SharePoint-toegang en dergelijke.
U krijgt ook geen volledige selectie van ondersteuning of beveiligings- en nalevingshulpmiddelen voor beheerders.
Vanwege de vraag tijdens de COVID-19-pandemie, staat Microsoft gratis gebruikers toe om videogesprekken te voeren in Teams die tot 24 uur duren.
Die limiet wordt op 1 juli 2021 teruggezet naar 60 minuten.
Er kunnen maximaal 100 deelnemers deelnemen aan een virtuele vergadering en u krijgt alle standaardfuncties, zoals het delen van schermen en aangepaste achtergronden.
De betaalde versie van Teams die bij Microsoft 365 wordt geleverd, voegt alle nauwe integraties toe met Microsoft Office-apps, plus 24/7 ondersteuning en zakelijke tools voor beheer, beveiliging en compliance.
Je kunt maximaal 300 teamleden hebben, tenzij je de enterprise-editie hebt, die geschikt is voor zoveel mensen als je nodig hebt.
Er zijn drie versies van Microsoft 365 die Teams bevatten; vereisen allemaal een jaarlijkse verbintenis:
Microsoft 365 Business Basic: $ 5 per persoon per maand
Microsoft 365 Business Standard: $ 12,50 per persoon per maand
Microsoft 365 Business Premium (enterprise): $ 20 per persoon per maand
Vergelijkende prijzen
Het vergelijken van deze prijzen met de kosten van andere zakelijke berichten-apps is geen appels-tot-appels-affaire.
De bovenstaande prijzen zijn voor softwarebundels, niet alleen voor Teams.
Om een ??idee van de markt te krijgen, schommelt de gemiddelde prijs in elk geval rond de $ 5 tot $ 6 per persoon per maand.
Dat is ongeveer wat Flock en Glip door RingCentral kosten.
Twist by Doist is gratis, met opgewaardeerde betaalde accounts die $ 5 per persoon per maand kosten.
Zoho Cliq is de budgetkeuze in deze categorie en vraagt ??ongeveer $ 1 tot $ 3 per persoon per maand, afhankelijk van de totale teamgrootte.
Slack kost meer dan elke andere app voor teamberichten die we hebben beoordeeld, waarbij $ 8 tot $ 15 per persoon per maand in rekening wordt gebracht, met kortingen als je een jaar vooruit betaalt.
Teams en Slack hebben natuurlijk andere verschillen dan de prijs.
De Microsoft Teams-interface
Microsoft Teams is het gemakkelijkst te gebruiken als desktop-app of web-app voor Windows 10.
Er zijn mobiele versies voor Apple iOS- en Google Android-apparaten die prima werken als je onderweg bent, maar de desktop- en web-apps zijn gemakkelijker te navigeren.
In de desktop- of webapp zie je een uiterst linkse rail met primaire navigatie, een secundaire linkerrail met extra navigatie en een groot middenvenster voor interacties.
De eerste laag is Activiteit, Chat, Teams, Vergaderingen, Gesprekken, Bestanden en alle apps die je hebt geïnstalleerd.
Afhankelijk van de configuratie van uw organisatie kunnen er meer of minder opties zijn, en u kunt de zijbalk iets meer aanpassen door uw favoriete apps en chats bovenaan vast te zetten.
Activiteit toont een samenvatting van de activiteit in uw account.
Chat is voor directe berichtenuitwisseling.
Teams is waar je toegang hebt tot de interactieve ruimte voor berichten.
Vergaderingen opent een ruimte waar u een videovergadering kunt starten of er een kunt plannen voor later (er zijn verschillende andere manieren om een ??vergadering te starten).
Oproepen opent nog een nieuwe ruimte om te bellen, of het nu gaat om video of audio.
En in Bestanden vindt u bestanden die u en anderen hebben geüpload.
Laten we ons concentreren op Teams, aangezien dit het hart van communicatie is voor een app voor teamberichten.
Wanneer u op Teams klikt, ziet u een lijst met teams of verschillende groepen mensen.
Deze opzet is anders dan Slack, waar kanalen in de primaire navigatiebalk staan.
Microsoft Teams laat u in plaats daarvan eerst mensen in Teams onderverdelen.
U hebt misschien een bedrijfsbreed team, een verkoopteam, een personeelsteam (HR), enzovoort.
Je kunt elke gewenste team maken, maar een eerlijke waarschuwing: hoe meer teams je maakt, hoe moeilijker het wordt om door de app te navigeren, dus het loont de moeite om je teamstructuur tot in detail te plannen en het aantal gebruikers dat nieuwe teams kan maken te beperken .
Binnen elk team heb je kanalen.
Je zou kunnen aannemen dat het kanaal is waar mensen in hetzelfde team synchroon of asynchroon communiceren via tekstchat, maar je hebt het mis.
Een kanaal is slechts de volgende organisatielaag.
Elk kanaal heeft tabbladen, die u ook kunt aanpassen.
Een tabblad met de naam Berichten is waarschijnlijk de plek waar de meeste teamcommunicatie plaatsvindt, maar u kunt ook tabbladen hebben voor wiki's, Microsoft Word-documenten, OneNote-notities en meer.
Om de omvang van de gecompartimenteerde aard van Team te begrijpen, moeten we nog een laag dieper duiken.
Als je iets in Posts schrijft, wordt het weergegeven in een feed.
Iedereen die je bericht leest, ziet onderaan een kleine antwoordlink.
Door de functie Beantwoorden op een bericht te gebruiken, wordt een discussielijn gemaakt, waarbij alle aanvullende opmerkingen bij dat bericht eronder worden weergegeven.
Visueel is het heel anders dan de threads van Slack, die naar rechts schieten, of zelfs de opzet van Twist, die gesprekken verpakt in een e-mailachtige weergave.
In elk geval vouwt Teams lange threads in elkaar om de hoeveelheid ruimte die ze gebruiken te minimaliseren.
Je kunt een thread op elk moment openen, maar ze vallen op een bepaald punt standaard in.
Het resultaat is een zeer georganiseerde interface, maar een die aanvoelt alsof hij veel regels heeft.
Slack daarentegen voelt vaak aan als een plek waar mensen minder geremd zijn om hun mening te geven (niet dat iedereen dat gebrek aan remming verstandig gebruikt).
Teams hebben die sfeer niet.
In plaats daarvan voelt het, vanwege de structuur, alsof er regels zijn die moeten worden gevolgd.
Teamruimten aanpassen
Elke keer dat je een nieuw kanaal maakt, krijg je drie standaardtabbladen: Posts, Files en Wiki.
U kunt ze alle drie behouden, enkele verwijderen of nieuwe tabbladen toevoegen.
Het aantal en soort tabbladen dat u kunt toevoegen, is enorm.
Naast de reeds genoemde, zijn er tabbladen voor Microsoft Excel, pdf's, YouTube, Evernote, Trello, Zoho CRM en nog veel meer.
De lijst met opties ziet er overvloedig uit, maar sommige, zoals educatieve apps JogNog en Quizlet, lijken ongebruikelijk bij alle zakelijke apps.
U kunt deze ruimtes tot een fijn niveau aanpassen en een ruimte creëren om alle kennis, onbewerkte informatie en inzichten op te slaan die uw team collectief bewaart.
Laten we bijvoorbeeld zeggen dat een advertentieverkoopteam een ??tabblad Berichten heeft voor lopende discussies, een Wiki vol met discussiepunten voor het verkopen van klanten, een ingebed Excel-blad met tarieven voor advertenties en nog een tabblad dat naar een web verwijst ...
