Net zoals er veel verschillende soorten bedrijven zijn - van een- en tweepersoonskantoor / thuiskantoor (SOHO) tot enterprise-level, multi-user kantoren en werkgroepen - zijn er tal van bedrijfsgeoriënteerde printers die zijn ontworpen om hen van dienst te zijn .
In termen van uitvoerkwaliteit en betrouwbaarheid zijn de huidige printers (en de software die ze aandrijft) volwassen, betrouwbare apparaten.
Of u nu op zoek bent naar een eenvoudige machine van $ 50 om af en toe een document vanuit uw thuiskantoor af te drukken en te kopiëren, of een groot werkpaard van $ 3.000 voor het maken van duizenden pagina's per maand, u hoeft zich minder zorgen te maken over het kopen van een citroen (die was soms een ding, jaren geleden) en concentreer u meer op het vinden van een kantoorapparaat dat het beste aansluit bij uw behoeften en budget.
Slechte afdrukkwaliteit, papierstoringen en andere dergelijke frustraties behoren grotendeels tot het verleden.
Dankzij de betrouwbare printer- en scannertechnologie van vandaag kunt u zich meer concentreren op het comfort van de mens en geld besparen: factoren zoals maandelijks uitvoervolume, papierinvoercapaciteit, gebruiksfuncties en bedrijfskosten.
Om te bepalen hoe goed een printer aan uw zakelijke behoeften voldoet, moet u elk van deze kenmerken evalueren, te beginnen met enkele van de belangrijkste en voor de hand liggende: Heeft u de mogelijkheid nodig om in kleur af te drukken en te kopiëren? Is een model met één functie voldoende, of heeft u een alles-in-één (AIO) printer nodig die kopieën kan maken en documenten en foto's kan scannen? Dit zijn de belangrijkste vragen, dus laten we ze op volgorde bekijken.
Moet ik een zwart-witprinter of een kleurenprinter aanschaffen?
Meestal zijn kleurenpagina's aantrekkelijker en hebben ze meer impact dan hun zwart-wit-tegenhangers.
En als kleur correct wordt gebruikt, wordt de inhoud van uw zakelijke documenten duidelijker benadrukt en overgebracht.
Aan de andere kant profiteren bepaalde soorten documenten niet van kleur, en het gebruik ervan in deze scenario's is niet meer dan onnodige kosten.
Veel front-counter-scenario's (zoals bijvoorbeeld bonnetjes van een bandenwinkel of bezoekrecords en patiëntinstructies van een dokterspraktijk) vragen niet om kleur.
Omdat tekstinhoud dominant is, hebben deze toepassingen in plaats daarvan scherpe, gemakkelijk leesbare zwarte tekst nodig - en aangezien de klant of patiënt vaak wacht, hebben ze deze meestal snel nodig.
Monochrome documenten zijn meestal ook efficiënter (of in ieder geval goedkoper) in het intern verspreiden van informatie in memo's en rapporten.
Bij juist gebruik maakt kleur indruk, door niet alleen uw boodschap duidelijker en dynamischer over te brengen, maar ook om uw beste beentje voor te zetten wanneer u probeert indruk te maken op potentiële klanten.
En het is natuurlijk allesbehalve essentieel wanneer u uw eigen brochures, flyers en ander marketingmateriaal in eigen beheer produceert.
Het nadeel van het gebruik van kleur is dat, afhankelijk van uw inhoud en uw printer, elke kleurenpagina u gemakkelijk drie tot vijf keer zoveel kan kosten als een monochrome of meer.
Zoals u zult zien aankomen, hebben de meeste printerfabrikanten de afgelopen jaren machines geïntroduceerd die alle soorten documenten printen, zowel zwart-wit als kleur, tegen veel lagere gebruikskosten.
Moet ik een multifunctionele printer of een All-in-One aanschaffen?
Net zo belangrijk als het kiezen van een zwart-wit- of kleurenmachine, is of je een apparaat met één functie, alleen afdrukken of een alles-in-één (AIO) koopt.
Ook bekend als een multifunctioneel apparaat of MFP-apparaat, kan een AIO-printer ook documenten kopiëren, scannen en (in sommige gevallen) faxen.
De meeste AIO's koppelen de printer aan een flatbedscanner die de extra beeldfunctionaliteit mogelijk maakt.
Er zijn veel omgevingen, zoals die front-counter-scenario's die ik eerder noemde, waar niet alleen de mogelijkheid om te kopiëren en scannen is niet vereist maar contraproductief.
U wilt bijvoorbeeld niet dat uw drukke frontdesk-printer buiten gebruik wordt gesteld - terwijl uw klanten wachten - terwijl uw medewerkers kopieën maken.
Soms heb je alleen een printer nodig die afdrukt, en extra betalen voor functies die je niet nodig hebt, is niet logisch.
Dat gezegd hebbende, de meeste kantoren en werkgroepen hebben op zijn minst wat kopiëren en scannen van documenten nodig en kiezen daarom voor AIO's.
Het eerste onderscheidende kenmerk van een AIO is of deze zijn flatbedscanner koppelt aan een automatische documentinvoer (ADF) voor het verwerken van meerbladige documenten zonder tussenkomst van de gebruiker.
Bij het kopiëren of scannen van meerbladige documenten, vereisen de eenvoudigste en goedkoopste AIO's, die geen ADF hebben, dat u pagina's een voor een op de scannerplaat of plaat legt.
Omgekeerd plaatst u met een ADF gewoon een stapel pagina's in de feeder en laat u ze scheuren - wat duidelijk een groot gemak is als u vaak meerdere pagina's tegelijk scant of kopieert.
ADF's zelf zijn ook verkrijgbaar in twee verschillende smaken voor het verwerken van dubbelzijdige documenten met meerdere pagina's: handmatig dubbelzijdig en automatisch dubbelzijdig.
Bij de eerste moet u, wanneer het apparaat klaar is met het scannen van de eerste zijden van de stapel pagina's, de stapel handmatig omdraaien en terug in de ADF plaatsen om de andere zijden te scannen.
Automatisch dubbelzijdig afdrukken doet dit voor u.
De nuances van de automatische documentinvoer zijn groter en groter naarmate de zakelijke printer geavanceerder en duurder is.
U ziet ook twee soorten automatisch dubbelzijdige ADF's: omgekeerd dubbelzijdig en single-pass dubbelzijdig afdrukken.
Het onderscheid hier is eenvoudig.
Single-pass ADF's hebben twee scansensoren, één voor elke zijde van de pagina, waarmee de machine beide zijden van dubbelzijdige documenten met meerdere pagina's tegelijk kan scannen.
(Dat is in tegenstelling tot het scannen van de ene kant, het omkeren of terugtrekken van de pagina, en dan het scannen van de andere.) Hoewel dubbelzijdig afdrukken in één doorgang sneller is en minder potentiële storingspunten vertoont, waardoor het een meer wenselijke technologie is, heb ik veel ADF's geven aan dat beide methoden goed werken en de klus klaren.
Moet ik een inkjetprinter of een laserprinter aanschaffen?
Traditionele wijsheid is dat laserprinters sneller, betrouwbaarder, goedkoper in gebruik en een betere output zijn dan hun inkjet-tegenhangers.
Maar de waarheid is dat deze argumenten niet langer helemaal geldig zijn, en dat al een aantal jaren niet meer het geval is.
In feite, afhankelijk van wat en hoeveel u afdrukt, zijn inkjetmachines vaak superieur.
Laten we elke bewering kort bekijken.
Toegegeven, lasertechnologie - die toner in één keer op een hele pagina aanbrengt - is inherent sneller dan de manier waarop de meeste inkjetprinters inkt op papier aanbrengen, met een relatief kleine printkop die heen en weer beweegt, regel na regel.
Inkjetprinters met een gemiddeld tot hoog volume halen doorgaans een topsnelheid van ongeveer 25 pagina's per minuut (ppm), terwijl vergelijkbare lasermachines vaak 10 ppm tot 15 ppm sneller zijn.
High-end laserprinters met een hoog volume halen printsnelheden van 50 ppm of meer (net als HP's PageWide alternatieve laserprinters, waarvan de vaste printkopreeksen niet heen en weer bewegen over de pagina).
Maar 25 ppm is snel genoeg voor de meeste zakelijke omgevingen.
Zijn laserprinters, afgezien van ruwe snelheid, betrouwbaarder? Er is een tijd geleden dat sommige inkjetprinters meer vatbaar waren voor papierstoringen, verstopte spuitkanaaltjes en inferieure uitvoer.
Maar die dagen zijn voorbij.
Of inkjetprinters duurder zijn in gebruik dan laserprinters, op uitzonderingen na, dat is al een tijdje niet meer het geval.
Inderdaad, zogenaamde bulk-inkt of bulk-verbruikbare inkjetprinters, waarvan de meeste grote navulflessen of -zakken gebruiken in plaats van kleine inktpatronen, kunnen veel goedkoper in het gebruik zijn dan hun laserconcurrenten.
Ik zal er zo in meer detail over praten.
Het is ook belangrijk op te merken dat inkjetprinters de neiging hebben om te gebruiken aanzienlijk minder elektriciteit dan vergelijkbare lasers.
In drukke printomgevingen, waar de printer actief blijft en de hele dag pagina na pagina produceert, is dat een extra, zij het moeilijk te kwantificeren, "verbruiksartikel" waarop u geld kunt besparen met een inkjet.
Ten slotte is er de grootste misvatting van allemaal, dat laserprinters in de regel beter uitziende uitvoer produceren dan hun inkjetconcurrenten.
Nogmaals, er zijn altijd uitzonderingen, maar dit is al een tijdje niet meer geknipt.
Waar laserprinters altijd uitblonken, en tot op zekere hoogte nog steeds doen, is het afdrukken van tekst of zetwerk.
Inkjetprinters daarentegen drukken meestal superieure afbeeldingen af, vooral foto's.
Dit wil niet zeggen dat laserprinters niet goed afdrukken.
Het is alleen dat in veel scenario's, dankzij jaren en fortuinen die door inkjetfabrikanten in onderzoek en ontwikkeling zijn geïnvesteerd, inkjetprinters grote vooruitgang hebben geboekt.
Bovendien kunnen de meeste inkjetmachines randloze documentpagina's en foto's afdrukken, een afwerkingstechniek die in de documentontwerpindustrie bekend staat als "bleeds".
Laserprinters, aan de andere kant, moeten een marge van ongeveer een kwart inch vrijlaten helemaal rond de rand van het papier.
Bij correct gebruik zorgen bloedingen ervoor dat uw foto's en ander marketingmateriaal er professioneler uitzien.
Een aspect waarin de tonerafgifte van laserprinters de overhand heeft boven de inktjetuitvoer, is de snelheid of duurzaamheid van de afdruk.
Een laserprint gaat doorgaans langer mee zonder te barsten of vervagen, en is niet vatbaar voor vlekken of strepen bij blootstelling aan vocht.
Dat is een voordeel in omgevingen waar de levensduur van papieren documenten, zoals medische documentatie, belangrijk is.
Moet ik een bulk-inktprinter overwegen?
Tot voor kort waren de kosten per pagina van verbruiksartikelen (inkt of toner) voornamelijk gebaseerd op de verwachting van het afdrukvolume en de prijs van de printer.
Lagere machines met relatief lage volumeclassificaties kosten meer in het gebruik dan duurdere machines met een groter volume.
Hoewel u tegenwoordig nog steeds tal van printers kunt vinden die dat model volgen, bieden verschillende grote printerfabrikanten alternatieven, wat we 'bulk?inkt "printers.
Deze technologieën (Brother's INKvestment Tank, Canon's MegaTank, Epson's EcoTank en HP's Smart Tank Plus en Instant Ink) leveren bedrijfskosten op die slechts een fractie zijn van het traditionele model vervangende verbruiksartikelen.
(HP heeft onlangs ook zijn Neverstop-merk van zwart-witlaserprinters geïntroduceerd die, in plaats van vervangende toner in dure cartridges te leveren, deze opslaat in reservoirs in de printer die u vult uit goedkope containers - $ 16 per navulling of 0,6 cent per pagina.)
Van de in de vorige paragraaf genoemde bulkinktmerken zijn EcoTank, MegaTank en Smart Tank Plus allemaal cartridge-vrije technologieën.
In plaats van dure cartridges die vaak hun eigen dure printkoppen en elektronica bevatten, slaan deze machines hun verbruiksartikelen ook op in interne tanks die u vult uit goedkope flessen.
Alle drie de technologieën leveren vergelijkbare bedrijfskosten op van ongeveer 0,3 cent per zwart-wit- en 0,9 cent per kleurenpagina, met als uitzondering het recente EcoTank Pro-merk van Epson voor kleine bedrijven, dat zowel zwarte als kleurenpagina's voor ongeveer 2 cent per stuk aanbiedt.
EcoTank Pro markeert een verandering ten opzichte van het eerdere bulk-inktmodel, dat een premie (wel drie tot vijf keer de kosten van een vergelijkbaar cartridgemodel) in rekening moest brengen voor een consumentenprinter in plaats van een zakelijke printer met een niet-inspirerende functieset en middelmatige volume- en capaciteitsclassificaties.
Hoewel ze nog steeds drie of vier keer zoveel kosten als vergelijkbare printers zonder bulkinkt, is EcoTank Pro ...
