Wat is videoconferenties?
Voor veel informatiegerichte werknemers, vooral die in grotere Amerikaanse metrogebieden, zal thuiswerken waarschijnlijk een langetermijntrend worden die tot 2021 en daarna zal duren.
Videoconferenties hebben een belangrijke bijdrage geleverd aan het succes van deze strategie.
Videoconferenties zijn veel meer dan alleen een incidentele vergadering en een marketingtool, het is uitgegroeid tot iets dat net zo alomtegenwoordig is geworden als de telefoon voor mensen die thuis werken.
Om het te laten werken, zult u verschillende hardwarecomponenten bekijken dan degene die u in uw vergaderruimten hebt geïmplementeerd om grootschalig telewerken met video mogelijk te maken, maar de back-endserviceproviders zullen vergelijkbaar blijven.
Bovendien bieden videoconferentieservices meestal meer dan alleen persoonlijke interacties.
Met de beste videoconferentieservices kunnen gebruikers hun schermen delen, op afstand toegang krijgen tot elkaars desktops, chatten via tekst, bestanden uitwisselen, communiceren via digitale whiteboards en zelfs conferenties uitzenden naar grote groepen passieve kijkers.
Sommige maken deel uit van zakelijke Voice-over-IP (VoIP) -pakketten, waarmee spraakoproepen dynamisch kunnen worden gewijzigd in video-oproepen en gedeelde vergaderingen met één druk op de knop zonder nieuwe verbindingen tot stand te brengen.
Dit zijn allemaal fantastische communicatiehulpmiddelen voor thuiswerkscenario's, vooral wanneer ze door een langetermijnlens worden bekeken.
Maar videoconferenties hebben ook andere functies dan gedistribueerde medewerkers verbonden houden.
Ten eerste is het een efficiënte manier om taken op zich te nemen, zoals het live beantwoorden van ondersteuningsvragen van klanten, interactie met klanten in realtime webinars of andere marketingevenementen en zelfs contact opnemen met partners.
Deze mogelijkheden hebben een beetje een achterstand ingenomen sinds het begin van de coronaviruspandemie, waardoor de groei van videoconferenties grotendeels is toegenomen in de consumentgerichte merken, zoals blijkt uit de recente enquête die hieronder door marktonderzoeksbureau Statista in kaart is gebracht.
Groei van populaire videoconferentiesystemen tijdens COVID 19, 2020
Toch neemt telewerken met name voor IT-ers een hoge vlucht.
Volgens een rapport van FlexJobs werken zelfs vóór de pandemie 3,9 miljoen werknemers uit de Verenigde Staten minstens de helft van de tijd thuis.
Dit is een stijging van 115 procent ten opzichte van 2005.
Dat betekent dat in sommige gevallen videoconferenties de enige zichtbare interactie zijn die werknemers met hun werkgevers zullen krijgen.
Vooral voor mensen in invloedrijke posities kan gezien kunnen worden vaak het verschil betekenen tussen begrepen worden of niet.
Kosten verlagen met videoconferenties
Afgezien van pandemie, gaan bedrijven steeds verder uit elkaar en doen dat al een tijdje.
Dat wil zeggen, veel kleine tot middelgrote bedrijven (MKB's) raken verspreid over veel geografische locaties, wat complexe communicatieproblemen met zich meebrengt, zelfs voor werknemers die intern werken.
Voeg klanten en partners toe aan de mix, en het is moeilijk om na te denken over praten met al deze mensen zonder uitgebreide reizen, wat beperkende kosten met zich meebrengt.
Dit is waar videoconferenties een serieuze boost kunnen geven aan de bedrijfsresultaten.
In plaats van de helft van uw leven op de luchthaven door te brengen, brengt u uw vergaderingen tot leven door gebruik te maken van een videoconferentieservice.
Op deze manier is de presentator niet alleen een stem aan de telefoon, maar een aanwezigheid op het scherm die andere aanwezigen kan zien en ermee kan communiceren, presentaties kan delen en meer.
Voor gezamenlijke bijeenkomsten kan de gastheer ideeën schetsen op een online whiteboard en deelnemers uitnodigen om mee te doen.
Bij sommige videoconferentieservices geven presentatoren de controle over aan een andere deelnemer die de vergadering zonder onderbreking kan voortzetten.
Anderen laten hosts de toegang weigeren aan laatkomers om verstoring verder te voorkomen.
Onze Editors 'Choice videoconferentieservice voor algemene videoconferenties is Cisco WebEx Meetings, en onze Editors' Choice videoconferentieservice voor webinars en presentaties is ClickMeeting - beide robuuste producten die videovergaderingen (bijna) leuk maken voor uw personeel.
Zoals bij alle softwarediensten, zijn prijzen en pakketten een belangrijke overweging als het gaat om videoconferenties.
De vermelde prijzen en de productbeschrijvingen in dit overzicht van recensies zijn doorgaans voor het laagste serviceniveau per gebruiker per maand.
(Klik voor meer prijsinformatie door naar de afzonderlijke recensies.) Alle geteste videoconferentieservices, op één na, bieden gratis proefversies (de meeste zijn voor 30 dagen) en voor vele is geen creditcard vereist.
Dit betekent dat u zich geen zorgen hoeft te maken dat er automatisch kosten in rekening worden gebracht wanneer de proefperiode voorbij is.
Join.me biedt bijvoorbeeld een gratis abonnement met beperkte functies, wat goed is voor kleine bedrijven of zelfs voor bedrijven met één werknemer.
Veel services zijn schaalbaar, afhankelijk van het aantal hosts en deelnemers dat u nodig heeft.
Ik raad je aan om een ??paar van onze best beoordeelde videoconferentieservices uit te proberen voordat je je aan een bepaald programma verbindt; probeer enkele van de functies uit om erachter te komen wat je echt nodig hebt en wat overdreven is.
Een andere belangrijke overweging is of de service al dan niet op schaal is geprijsd op basis van gastheer of deelnemer.
Degenen die per host worden geprijsd, doen het meestal beter voor webinar-achtige omgevingen, terwijl degenen die per deelnemer worden geprijsd aantrekkelijker geprijsd zijn voor samenwerkingsverbanden waarbij iedereen gastheer zou kunnen zijn.
Microsoft Teams is bijvoorbeeld een verzonken prijs als u al Microsoft Office 365 gebruikt, dus het is een zeer aantrekkelijke optie.
Als u echter routinematig webinars houdt, is ClickMeeting, dat per host wordt geprijsd, een uitstekende manier om te volgen.
Gebruiksgemak en samenwerking
Als u eenmaal pakketten in uw prijsklasse heeft gevonden, is het gebruiksgemak de belangrijkste overweging.
Als de gebruikersinterface (UI) moeilijk te navigeren en te gebruiken is voor u en uw collega's, zal dit uiteraard vertragingen veroorzaken bij de starttijden van vergaderingen, wat iedereen zal frustreren.
Voor elke recensie bespreken we het gemak van aanmelden, het maken van een vergadering, het uitnodigen van deelnemers en het instellen van audio- en videobediening.
We kijken ook naar de gebruikerservaring (UX) vanuit het oogpunt van de genodigden, die een vergadering kunnen maken of breken.
We testen de opvallende kenmerken van elke service, maar het is aan jou om te beslissen of je inbelnummers, VoIP-ondersteuning of beide opties voor je audio nodig hebt, en of je naast het delen van schermen ook videogesprekken nodig hebt.
Sommige diensten bieden zowel teleconferenties met inbelnummers (lokaal of gratis) als VoIP-bellen, terwijl andere alleen het een of het ander bieden.
Een paar bieden internationale inbelnummers aan.
Alle beoordeelde producten bieden videogesprekken via webcam.
Bij al deze beoordelingen hebben we vergaderingen georganiseerd en bijgewoond om de ervaring van zowel geregistreerde als niet-geregistreerde gebruikers te testen.
We hebben ervoor gezorgd dat we hebben uiteengezet hoe gemakkelijk het is om deel te nemen aan een vergadering, inclusief of een deelnemer al dan niet software moet downloaden voordat hij deelneemt aan een onlinevergadering (wat vertraging kan veroorzaken).
In dit geval is het belangrijk om met werknemers te communiceren over hardwarecompatibiliteit en de voorkeursbrowser.
Andere services vereisen alleen dat deelnemers een code invoeren om toegang te krijgen tot de vergadering.
Onze beoordelingen hebben ook betrekking op de beheerdersfuncties van de host.
Met de beste services kunt u verschillende soorten vergaderingen opzetten, zoals een vergadering in collegestijl waarin alle deelnemers worden gedempt, of een discussie- of vraag-en-antwoordmodus waarin presentatoren de deelnemers kunnen dempen en dempen opheffen, of alle deelnemers kunnen laten spreken.
Als je ooit bent afgeleid door het geluid van iemand die aan het typen is of een blaffende hond op de achtergrond, dan zul je deze bedieningselementen waarderen.
Andere opties zijn onder meer het in- en uitschakelen van webcams, het uitsluiten van laatkomers bij een vergadering, het creëren van een wachtkamer tijdens de voorbereiding van de vergadering en het toestaan ??van break-out-sessies.
Voor presentaties is het delen van schermen belangrijk, evenals gedetailleerde opties, zoals de mogelijkheid om slechts één applicatie (bijvoorbeeld Microsoft PowerPoint), document of afbeelding te delen of uw hele bureaublad te delen.
De meeste videoconferentieservices in deze samenvatting bieden ook een whiteboard-tool, die u kunt gebruiken om ideeën te schetsen of aantekeningen te maken tijdens de vergadering, zodat iedereen deze kan zien.
Je moet ook nadenken over wat de deelnemers kunnen doen, zoals hun scherm delen, hun webcam inschakelen, schetsen op een gedeeld whiteboard en zelfs de presentatie overnemen.
Bedenk hoeveel daadwerkelijke samenwerking u zou willen tijdens uw vergaderingen.
Andere functies die we hebben bekeken, zijn onder meer het aantal toegestane deelnemers aan een gesprek en het aantal videofeeds dat tegelijkertijd is toegestaan.
Een paar genereuze bieden onbeperkte deelnemers, terwijl anderen slechts vier deelnemers tegelijk bieden.
Bedenk hoe belangrijk dit is voor uw bedrijf.
Bij de meeste services kunt u vergaderingen opnemen en bij enkele kunt u de opname rechtstreeks in de software bewerken.
Deze opgenomen vergaderingen kunnen vervolgens worden gebruikt voor uw administratie of als webinars voor iedereen die de vergadering heeft gemist of voor nieuwe medewerkers.
Probleemoplossing en ondersteuning
Helaas wordt het werken met een stream-afhankelijke app, met name videoconferenties, lastiger naarmate het netwerk groter is en hoe meer apps daar strijden om netwerkbandbreedte.
Dat betekent dat als u (een deel van) uw oplossing op een groter netwerk draait, zoals de meeste bedrijven, u wat aanpassingen moet doen.
Hoewel de basisconfiguratie voldoende is om één sessie te laten draaien, moet u samen met uw IT-medewerkers testen wat er gebeurt als meerdere streams open zijn.
U bent op zoek naar artefacten of overmatige buffering die de stream verstoort, wat kan gebeuren als de video de bandbreedtelimieten van uw netwerk of uw internetverbinding benadrukt.
Als u externe gebruikers hebt die verbinding maken met internet via een virtueel particulier netwerk (VPN), houd er dan rekening mee dat deze services vaak ook bandbreedteproblemen veroorzaken die de prestaties van videostreaming kunnen beïnvloeden.
Om u te helpen, moet u verschillende VPN-aanbiedingen voor die externe verbindingen onderzoeken en mogelijk samenwerken met uw IT-professional om Quality of Service (QoS) op uw netwerk te implementeren om de bandbreedte te beschermen die wordt gebruikt door videoconferenties terwijl ze plaatsvinden .
Als u al een cloud-PBX-gebaseerd VoIP-systeem gebruikt voor uw telefoongesprekken, hebben uw IT-mensen al een goed idee hoe ze het verkeer op deze manier kunnen beschermen, aangezien de vereisten sterk op elkaar lijken.
Voor de momenten dat er iets misgaat, hebt u solide ondersteuningsbronnen nodig.
De beste videoconferentieservices bieden ondersteuning via telefoon, e-mail en chat, naast uitgebreide online documentatie.
Actieve gebruikersgemeenschappen zijn ook een goede bron om tot uw beschikking te hebben.
Ten slotte wilt u de compatibiliteit met browsers en systeemvereisten controleren.
Alle geteste services werken op pc's, terwijl sommige op Macs werken en een paar onder Linux.
De meeste zijn in grote lijnen compatibel met webbrowsers, maar u moet upgraden naar een van de nieuwste versies.
Toch hebben er meer dan een paar plug-ins of downloadbare apps nodig om het maximale niveau van waarde te krijgen.
Dit kan vaak een knelpunt zijn wanneer het IT-beleid van het bedrijf in het geding is dat beperkt wat kan worden geïnstalleerd; Winkels met alleen Internet Explorer zijn ...
