Elke op leden gebaseerde entiteit - of het nu een club, handelsvereniging, kamer van koophandel, plaatselijke afdeling of alumnigroep is, of uw sportschool om de hoek - heeft een eenvoudig systeem nodig om al haar leden, evenementen, geld en inhoud te beheren die verband houden met om die organisatie soepel te laten draaien.
Online lidmaatschapsbeheerdiensten maken deze taak gemakkelijk.
Deze cloudgebaseerde Software-as-a-Service (SaaS) -tools zijn ontworpen om te voldoen aan specifieke behoeften op het gebied van gegevens- en mensenbeheer van clubs, verenigingen en andere organisaties.
Afhankelijk van het product en het publiek, combineren deze platforms een groot aantal verschillende functies, waaronder beheer van ledendatabases, documentbeheer, e-commerce, e-mailmarketing, het bouwen van websites, een contentmanagementsysteem (CMS), het verzamelen van donaties en betalingsverwerking, het plannen en beheren van evenementen, en tal van andere functies.
In tegenstelling tot de meeste soorten SaaS-producten die tot doel hebben een universele set tools te bieden, is lidmaatschapsbeheersoftware vaak gespecialiseerd om alleen aan de behoeften van bepaalde soorten organisaties te voldoen.
Voordat u de lidmaatschapsbeheeroplossing kunt kiezen die geschikt is voor uw organisatie, moet u een duidelijk idee hebben van de taken die u via dit platform moet overzien en faciliteren.
In deze review wordt uitgelegd welke soorten tools beschikbaar zijn en welke functies ze bieden, met welke factoren je rekening moet houden bij het investeren in een lidmaatschapsbeheerplatform en hoe het type publiek en het niveau van aanpassing dat je nodig hebt het verschil kunnen maken.
Wat is lidmaatschapsbeheer?
De analoge dagen zijn voorbij: u hoeft de ledeninformatie en programma's van uw hele organisatie niet door bergen papier in archiefkasten of dezelfde Microsoft Excel-spreadsheet die u al sinds de jaren negentig gebruikt, te doorlopen.
Op basisniveau vereist lidmaatschapsbeheer de mogelijkheid om basislidmaatschapsinformatie bij te houden, te communiceren met leden en potentiële klanten en evenementen te plannen.
Om donaties, contributies en vergoedingen te innen en om betalingen te verwerken, heb je ook wat boekhoudsoftware nodig.
Naast de basisprincipes, en afhankelijk van de organisatie die u beheert, kan uw beheerdersdashboard of lidmaatschapscommandocentrum ook een aantal andere functies bevatten.
De tool kan u helpen bij het runnen van uw online winkel, het beheren van documenten en het houden van ledenonderzoeken en online enquêtes.
De tool kan zelfs uw website bouwen, zodat u de look, feel en gebruikerservaring (UX) kunt aanpassen voor beheerders en leden die de website gebruiken.
Halverwege de jaren tachtig was ik (Theresa) de voorzitter van een plaatselijke afdeling van een nationale vereniging voor computerconsultants.
Als afdelingsvoorzitter vertrouwde ik op onze penningmeester om de ledenlijsten bij te houden, wat hij tot stand bracht door een vrij primitieve spreadsheet te gebruiken.
De belangrijkste gegevens die we moesten bijhouden, waren de voor de hand liggende informatie, zoals naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres.
Waar we vast kwamen te zitten, was in de factureringsdatum voor de jaarlijkse contributie van elk lid en het bepalen wanneer we een lid moesten laten vallen wegens niet-betaling.
Hoewel we een aantal spreadsheet-macro's schreven om bij deze taak te helpen, moest onze penningmeester uiteindelijk zijn toevlucht nemen tot het lezen van de hele database - regel voor regel - om er zeker van te zijn dat niemand was gemist.
Een keer per jaar drukten we onze ledendatabase af (ja, gedrukt, op papier!) Zodat we elkaar konden vinden - ervan uitgaande dat iemand het directory-boekje zelf kon vinden.
Tegenwoordig zouden de op de cloud gebaseerde softwareservices voor lidmaatschapsbeheer deze taak in een handomdraai hebben gemaakt.
De 10 kanshebbers
In deze samenvatting bekijken we 10 ledenbeheerdiensten - 360Alumni, aMember Pro, ChamberMaster, ClubExpress, MemberPlanet, NationBuilder, StarChapter, Sumac, Wild Apricot en Zen Planner - en introduceren we sleutelconcepten om je aankoopbeslissing te vergemakkelijken.
Maar voordat u beslist welke het beste werkt voor uw club, organisatie, sportfaciliteit of kamp, ??moet u prioriteit geven aan de taken die u wilt voltooien en een budget definiëren.
Uw eerste stap is om erachter te komen waardoor uw vereniging de meeste problemen veroorzaakt, gezien uw huidige beheersysteem (dit kan een spreadsheet zijn, een doos met indexkaarten of een onhandige stapel papieren).
Welke antwoorden heb je nodig waar je huidige systeem niet genoeg van geeft? Identificeer die belangrijkste pijnpunten en vind de oplossing die deze als eerste verlicht.
De overige functies, inclusief de prijs die u betaalt, zullen in overeenstemming zijn.
Zoals de meeste cloudgebaseerde softwareservices, betaalt u een maandelijks bedrag op basis van het aantal mensen dat zich aanmeldt en van degenen die als beheerder dienen.
De meeste van deze services hebben ook een limiet voor het aantal leden dat uw vereniging kan dragen op basis van het prijsniveau.
De meeste tools die we hebben getest - inclusief ChamberMaster, MemberPlanet, StarChapter, Sumac, Wild Apricot en Zen Planner - prijzen op deze manier, met duidelijk afgebakende niveaus op basis van inhoudsvolume, ledencapaciteit en websiteschaal.
Sommige diensten, zoals ClubExpress, prijzen flexibeler op basis van gebruik, terwijl die, zoals 360Alumni, prijs op maat.
Software voor lidmaatschapsbeheer aMember Pro wordt verkocht met een eenmalige licentie.
Aan de meeste systemen zijn enkele extra kosten verbonden (zoals transactiekosten) wanneer leden hun contributie betalen, kaartjes voor evenementen kopen of een e-mail of sms sturen, afhankelijk van het aantal contacten.
De waarde van Sumac is bijna volledig gebaseerd op de lijst met beschikbare add-ons voor gespecialiseerde gebruiksscenario's, bovenop de integratiekosten voor het toevoegen van functies voor lidmaatschapsbeheer aan uw bestaande website.
Het maken en aanpassen van websites kost u altijd, afhankelijk van hoeveel codeerwerk u nodig heeft of hoeveel van de aanpassing selfservice is met widgets of een plug-and-play CMS zoals een WordPress-website.
De op maat gemaakte website en organisatorische behoeften van elk hoofdstuk, elke groep of instelling zijn anders, dus zorg ervoor dat u deze nauwkeurig beschrijft voordat u koopt.
Bekijk bij het overwegen van budgetten en functies de software die u nu gebruikt voor taken als boekhouding en klantrelatiebeheer (CRM) en kijk of de beschikbare pakketten hieraan kunnen worden gekoppeld.
De meeste verkopers hebben applicatie programmeerinterfaces (API's) waarmee gegevens heen en weer kunnen worden doorgegeven, maar sommigen geven er de voorkeur aan dat u alles wat u doet naar hun systeem converteert.
Kosten van aanpassen
Er is een afweging die u moet overwegen tussen de functionaliteit van de software in zijn generieke staat en de kosten om deze aan te passen aan de behoeften van uw organisatie.
Veel kleinere verenigingen, vooral nieuwe die hun processen nog niet hebben ingesteld, zijn misschien blij met kant-en-klare (of webgebaseerde) software.
Grotere organisaties die al jaren bestaan ??en die specifieke manieren van zakendoen hebben, kunnen er beter aan doen om het extra geld op te halen voor het aanpassen van het platform.
Aan maatwerk zijn echter kosten verbonden.
Er zijn meerdere gesprekken met hun verkopers nodig om een ??volledig beeld te krijgen van uw mogelijke factuur.
360Alumni maakt een website met een eigen merk voor elke hogeschool of instelling voor hoger onderwijs die het bedient, maar dit kost relatief hoge eenmalige aanpassingskosten voor websites.
De meeste van deze systemen bieden add-on-functies zoals betalingsverwerking, evenemententickets en e-mailmarketing.
Sommige zijn gratis beschikbaar, terwijl andere extra kosten met zich meebrengen.
Er zijn ook e-commercepakketten waarmee u de T-shirts van uw organisatie online kunt verkopen, online donaties kunt accepteren of periodiek nieuwe toeters en bellen aan uw website kunt toevoegen (hetzij als zelfbediening, hetzij door aanpassing aan te vragen bij de leverancier van lidmaatschapsbeheer).
Zen Planner biedt bijvoorbeeld een aanzienlijk duurder maandelijks pakket voor zijn websitebundel om uw website te bouwen en te onderhouden.
ClubExpress berekent een eenmalige opstartvergoeding variërend van $ 150 tot bijna $ 2.000, afhankelijk van het niveau van website-codering en aanpassing dat u nodig heeft.
De eenmalige opstartkosten van ChamberMaster variëren van $ 600 tot $ 7.000.
Wild Apricot daarentegen omvat gratis website-ontwikkeling, webhosting, API-toegang en WordPress-integratie op alle niveaus.
Dan zijn er tools zoals MemberPlanet, die weinig tot geen maatwerk bieden, maar tegen veel lagere totale kosten.
Sumac omvat geen website-bouw of inhoudsbeheer, maar er is nog steeds een eenmalige vergoeding van $ 700 plus $ 50 per maand voor een website-integratie met de software.
Zodra u geld aan het systeem toevoegt, moet u echter ook een betalingsverwerker kiezen.
Deze bedrijven fungeren als tussenpersoon tussen uw website en de banken en creditcards van uw leden en verwerken de betalingen op een veilige manier.
Ze nemen echter wel een percentage uit elke transactie, gemiddeld ongeveer 2,5 procent.
Velen brengen ook transactiekosten met zich mee van 20 tot 50 cent.
Controleer de betalingsverwerkingsfuncties en kosten voordat u er een koppelt aan uw lidmaatschapsbeheerplatform, vooral als uw kosten laag zijn of als u termijnbetalingen accepteert.
Die kosten per transactie zullen een grote hap uit kleine betalingen halen.
Een laatste belangrijke factor om te overwegen is mobiele functionaliteit.
Sommige oplossingen voor lidmaatschapsbeheer bieden speciale apps voor Android en iOS.
Anderen hebben responsieve websites die dynamisch worden aangepast aan de schermgrootte van uw smartphone of tablet; andere platforms zoals Sumac bieden nog steeds alleen desktop-toegang.
De hoogtepunten hier zijn ChamberMaster, MemberPlanet en Zen Planner, die niet alleen mobiele apps aanbieden, maar ook aparte, speciale apps hebben gebouwd voor personeel en leden.
In de apps van Zen Planner kunnen leden bijvoorbeeld schema's bekijken en zich inschrijven voor lessen, rekeningen betalen en zelfs trainingsresultaten en dagelijkse klassementen volgen als onderdeel van de gamified ledenervaring van het platform.
In de personeels-app kunnen beheerders de aanwezigheid volgen; maak, beheer en neem contact op met ledenprofielen; of maak veilige facturering of documenttransacties binnen hun app mogelijk.
Ook de mobiele apps van ClubExpress worden hier vermeld.
Het bedrijf scheidt geen admin- en leden-apps, maar het zal voor elke club een mobiele app op maat bouwen en brandmerken en de app publiceren in de App Store en Google Play Store als onderdeel van een eenmalige vergoeding van $ 100 (plus $ 2 per lid om te downloaden).
Omgekeerd bieden verschillende van de producten die in deze samenvatting worden besproken, geen voor mobiel geoptimaliseerde toegang.
Als robuuste mobiele mogelijkheden een belangrijke factor zijn voor uw organisatie, houd daar dan rekening mee bij het overwegen van een desktop-only, op e-commerce gerichte tool zoals aMember Pro.
Verschillende doelgroepen
De platforms voor lidmaatschapsbeheer die we hier bekijken, bedienen een aantal verschillende en specifieke doelgroepen - van sportscholen en zomerkampen tot beroepsverenigingen en diensten voor loopbaanonderwijs.
Deze negen platforms ondersteunen verschillende behoeften, omdat een sportschool bijvoorbeeld geen functies nodig heeft voor kandidaten voor een openbaar ambt.
Wild Apricot omvat een verscheidenheid aan club- en verenigingstypen, inclusief verenigingen zonder winstoogmerk en clubs die hun leden in de gaten moeten houden en hen in rekening moeten brengen voor contributie en evenementen.
MemberPlanet ondersteunt het beheren van lidmaatschappen in kleinere organisaties zoals non-profit ...
