Wat is vermogensbeheer?
IT-activabeheer draait om het volgen van computers en in de afgelopen jaren een breed scala aan mobiele apparaten - welke notebooks, tablets en telefoons het bedrijf ook bezit en in het veld wordt beheerd door werknemers.
Maar IT moet ook virtuele activa volgen, meestal softwarelicenties, en sinds kort is dat een op abonnementen gerichte taak geworden, aangezien IT-beheerders moeten weten welke cloudserviceabonnementen actief, inactief of in een andere opgeschorte staat zijn.
IT is echter niet de enige afdeling die zijn kapitaalgoederen moet volgen.
Van kopieerapparaten tot vrachtwagens, de meeste objecten die uw bedrijf bezit, moeten worden gevolgd door verschillende facetten van het bedrijf, van boekhouding tot faciliteitenbeheer.
Tot voor kort, dit proces werd meestal afgehandeld met behulp van spreadsheets, met een handmatige inventaris om elke keer dat er iets veranderde bij te werken.
Iemand zou het activarapport genereren voor boekhoudkundige doeleinden en, als je geluk had, ondersteunde je spreadsheet formules en macro's om dingen gemakkelijker te maken.
Bedrijven hebben tegenwoordig meer activa te beheren dan ooit tevoren, vooral met de toename van mobiele apparaten die op de werkplek worden gebruikt.
We hebben ook steeds complexere cloudtechnologieën, licentie- en op gebruik gebaseerde software en updates vinden sneller plaats.
Aangezien de gemiddelde duur van werknemers korter wordt en meer apparaten mobiel zijn, is de gegevensbeveiliging van bedrijven ook een topprioriteit.
Managers en hun ondersteuningsteams die in het veld werken, hebben mogelijk gespecialiseerde rapportage, aanpassing en functies nodig die niet direct zichtbaar zijn voor de werknemers waaraan specifieke bedrijfsmiddelen zijn toegewezen.
Dit is waar de huidige assetmanagementsoftware kan helpen.
Met moderne activabeheersystemen die in de cloud worden gehost, kunnen bedrijven activa beheren zonder de kosten en het onderhoud van een server.
Het eerste dat u moet overwegen bij het verfijnen van uw toepassingsopties voor activabeheer, is uitzoeken welke activa u precies moet volgen.
of u moet bijvoorbeeld onroerendgoedactiva bijhouden, niet alleen voor elke afzonderlijke vastgoedorganisatie, maar ook voor een overkoepelende holdingmaatschappij.
Of misschien wilt u een groot aantal voertuigen beheren als onderdeel van een wagenparkbeheeroperatie.
Denk specifiek aan de activa die uw bedrijf geld kosten, vooral de activa die in de loop van de tijd worden afgeschreven.
Heeft u een laboratorium voor mobiele apparaten of heeft u een aantal reizende medewerkers die bedrijfstelefoons hebben die u moet volgen? Als u voornamelijk te maken heeft met servers, desktopcomputers en laptops, moet u dan ook uw softwarelicenties en updates beheren en zorgen voor een efficiënte distributie van die licenties? Zodra u het op te lossen probleem heeft geïdentificeerd, kunt u het assetmanagementsysteem selecteren dat op lange termijn de beste waarde oplevert.
Er zijn twee hoofdgroepen van in de cloud gehoste systemen voor activabeheer om te overwegen.
Sommige oplossingen maken deel uit van een algehele IT-helpdeskoplossing.
Deze eersteklas producten kunnen worden geïntegreerd met supporttickets, portals voor eindgebruikers bieden en fungeren als een module in een grotere oplossing gericht op het ondersteunen van het personeel en de technologieën van het bedrijf.
De tweede klasse van producten is gespecialiseerde software die bedoeld is om een ??bedrijfsprobleem op te lossen dat verder gaat dan IT-ondersteuning, maar ook assetbeheer mogelijk maakt.
IT Help Desk Plus Asset Management
Asset Panda, BMC Track-It! En SysAid zijn allemaal voorbeelden van uitgebreide IT-helpdeskoplossingen die ook assetbeheer mogelijk maken.
Als het gaat om het volgen van netwerkcomputers, moet u overwegen welke platforms u gaat gebruiken om uw activa te volgen en ook de platforms die de beheerders en IT-professionals zullen gebruiken om activa toe te wijzen, inventarisaties uit te voeren en de rapporten uit te voeren.
Sommige tools omvatten netwerkdetectie via scannen, terwijl andere gebruikmaken van spreadsheetimport of handmatige invoer.
Andere gebruiken agents zoals de open Application Programming Interface (API) in Asset Panda; in andere kun je bewerken na het scannen van labelcodes, zoals in GoCodes.
Het is belangrijk om na te denken over wat zinvol is voor uw budget.
Beheertools zijn beschikbaar in verschillende prijsniveaus.
Wil je een eenmalige aankoop of een maandelijks abonnement voor ondersteuning? Niet alle tools kunnen hetzelfde aantal activa aan, dus het heeft geen zin om voor meer capaciteit te betalen dan u nodig heeft.
Als je een groot aantal activa en gebruikersaccounts voor het jaar koopt, kun je in aanmerking komen voor extra kortingen in sommige oplossingen, zoals GoCodes.
Anderen, zoals Asset Panda, bieden vaste kortingen en speciale aanbiedingen als tijdelijke aanbiedingen om teams op weg te helpen.
Hoewel elke asset management-oplossing die ik heb besproken in staat is om uw computersystemen te volgen, lopen ze sterk uiteen in hun sterke punten.
Uw prioriteiten zullen bepalen wat het beste is voor uw bedrijf.
Als beveiliging een topprioriteit is, welke beveiliging spreekt u dan aan? Wilt u met name diefstal voorkomen als uw hoogste prioriteit? GoCodes biedt een fysiek traceerbaar, fraudebestendig stickersysteem dat zowel het activum markeert als het in realtime laat vinden op basis van geolocatie.
De fysieke mogelijkheid om de sticker aan te brengen, betekent dat er weinig limieten zijn aan wat u kunt volgen.
Het geeft echter geen details over welke softwarelicenties op die sticker met sticker zijn geïnstalleerd, welke versie deze draait of hoe vaak deze is gebruikt.
U kunt een ander systeem voor activabeheer gebruiken voor een meer gedetailleerde melding wanneer een specifieke app wordt gelanceerd, maar als u een aangepast apparaat heeft dat niet op uw netwerk is vertegenwoordigd, kunt u dat item niet volgen.
Onze keuze van de redactie MMSoft Pulseway biedt beveiliging door tweefactorauthenticatie (2FA) te vereisen met codering vanaf mobiele apparaten.
Door ingevoerde middelen te beperken tot netwerkapparaten, worden spookmachines snel aangepakt.
Om zulke gedetailleerde en tijdige updates te krijgen, geeft u enige flexibiliteit op; voor realtime nauwkeurigheid kunt u niet handmatig activa toevoegen als ze op de een of andere manier niet in een netwerk zijn opgenomen.
Wat volg je?
Is de realtime status van uw servers, cloudomgevingen of websites belangrijker dan het fysiek volgen van uw activa? Als de huidige netwerkstatus belangrijker is dan het geolokaliseren van een fysiek apparaat, dan kan MMSoft Pulseway ondanks de hogere kosten een goede investering zijn.
Als u bedenkt dat een medewerker minder snel op afstand toegang kan krijgen tot netwerkapparaten vanaf elke locatie, dan kunnen de hogere betrouwbaarheid en het geluk van uw ondersteunend personeel de hogere prijs irrelevant maken als u rekening houdt met mogelijk verloren productiviteit.
Gebruiksgemak is misschien het belangrijkst voor u, afhankelijk van de technische mogelijkheden van degenen die de tools hebben ingesteld.
Als u slimme IT-professionals en zelfs een paar ontwikkelaars in dienst heeft, bieden sommige oplossingen API's met hun asset management-platform, waardoor het gemakkelijk aanpasbaar is voor programmeurs.
Heeft u niet-genetwerkte computermiddelen? Als dat het geval is, is een belangrijke functie voor u wellicht de mogelijkheid om activa toe te voegen met andere middelen dan netwerkdetectieagenten.
BMC Track-It! en SysAid zijn voorbeelden van aanpasbare systemen die wellicht goed bij elkaar passen omdat ze maatwerk en API's bieden; andere systemen zijn configureerbaar zonder enige codering.
Dit betekent dat de beste waarde voor uw bedrijf zal afhangen van de activa die u volgt en van de capaciteiten van de mensen die voor u werken.
Het hangt ook af van hun beschikbaarheid om het product aan te passen en de installatie uit te voeren.
Asset Panda biedt ondersteuning op alle aankoopniveaus, waardoor kleinere bedrijven de antwoorden krijgen die ze nodig hebben.
Asset Panda bevindt zich tussen een oplossing die bijna iedereen kan gebruiken (zoals GoCodes) en een systeem waar je misschien coderingsvermogen nodig hebt om volledig te profiteren van de beschikbare functies.
Sommige systemen zijn gemakkelijker te gebruiken omdat hun enige doel vermogensbeheer is.
MMSoft Pulseway was de gemakkelijkste algemene installatie die we hebben geprobeerd.
GoCodes is uiterst eenvoudig te gebruiken, maar houd er rekening mee dat u moet onthouden om de stickers aan te brengen en in te scannen.
U moet de stickers hebben aangebracht om de activa te kunnen volgen.
Zorg voor een checklist en uw trainingspersoneel kan dit doen.
SysAid en BMC Track-It! zijn volledig uitgeruste helpdeskondersteuningshulpmiddelen, elk inclusief een gebruikersportaal voor het rapporteren en volgen van helpdesktickets.
De gebruikersinterfaces (UI's) zijn echter ingewikkelder, met nestconcepten die het moeilijker maken om al uw activa in één weergave te zien.
Een volledig geïntegreerd helpdesksysteem als aanvulling op uw vermogensbeheer is wellicht de afweging van een vereenvoudigde gebruikersinterface voor uw bedrijf waard.
Investeren in de juiste tool
Bij elke investering zijn de initiële kosten en de kosten om uw personeel (indien nodig) aan te passen en op te leiden een overweging.
U wilt er zeker van zijn dat u niet alleen de juiste software aanschaft, maar ook de ondersteuning krijgt die u nodig heeft.
Voor sommige groepen is een instructievideo voldoende.
Andere teams hebben mogelijk een volledige klassikale training nodig.
Degenen die diepgaande aanpassingen doen en de API's gebruiken, hebben mogelijk live ondersteuning van ontwikkelaars nodig.
Voor andere groepen kan de API-documentatie samen met gebruikersforums voldoende zijn.
Een belangrijke overweging met betrekking tot het rendement van uw investering in software voor vermogensbeheer is hoeveel tijd u bespaart in elke fase van het proces.
Hoeveel tijd is er nodig om nieuwe activa in te voeren of bestaande activa te importeren en toe te voegen aan uw inventaris? Dan is er de tijd die u bespaart door meldingen te gebruiken om uitval te detecteren en snel te reageren op problemen die zich voordoen zodra uw servers live zijn.
Er moet ook rekening worden gehouden met rapportage, afschrijving en export, inclusief compatibiliteit met uw specifieke boekhoudkundige behoeften.
Selecteer de beste tool voor activabeheer voor uw bedrijf door prijzen, functies en de mogelijke tijdwinst te vergelijken door uw activagegevens op één plek te hebben.
Zodra u de in de cloud gehoste oplossingen heeft geïdentificeerd die het beste bij uw prioriteiten passen, kunt u ze op uw eigen apparaten uitproberen voordat u een definitieve beslissing neemt.
De besparingen, zowel in tijd als in geld, om een ??vermogensbeheersysteem aan te schaffen en te hosten, waren in het verleden mogelijk onbetaalbaar.
Maar vanwege lagere prijzen en de geavanceerde complexiteit van functies die worden geboden door oudere oplossingen, evenals nieuwere, meer geautomatiseerde oplossingen, is asset management veranderd.
De flexibiliteit, lage initiële kosten en kortere inzet zijn de moeite waard om Software-as-a-Service (SaaS) asset management tools een frisse look te geven.
