Gemakkelijkere manieren om te betalen
Het cliché dat de wereld geen pad naar je deur slaat, lijkt dubbel waar te zijn als het gaat om mensen die je geld schuldig zijn.
De realiteit is dat als u de betaling voor een dienst of product niet opspoort, uw klanten zich waarschijnlijk niet haasten om het zelf te betalen.
Dit geldt vooral voor eigenaren van kleinere bedrijven of freelancers.
Gelukkig kunnen geweldige facturerings- en factureringsoplossingen veel van de pijn in het factureringsproces wegnemen, waardoor u meer opties krijgt om betalingen te ontvangen en uw taken te versnellen.
Met dit soort software kunt u meer elektronische betalingskanalen en mobiele betalingsnetwerken toevoegen, waardoor uw klanten sneller en gemakkelijker kunnen betalen.
Andere producten zijn gespecialiseerd om u te helpen bij het bijhouden van facturering en factureringstaken.
Het type bedrijf dat u runt en de klanten die u heeft, zullen allemaal een rol spelen bij uw keuze voor facturering en facturering.
Retailactiviteiten leven van contante betalingen en kredietbetalingen, terwijl op diensten gebaseerde bedrijven en freelancers specifieke behoeften hebben en kunnen werken met online betalingsoplossingen.
Voor kleine tot middelgrote bedrijven (MKB's) is het vermogen om de geleverde diensten en de betalingsopties en timing op een professionele manier te verwoorden, van cruciaal belang om sneller betaald te worden.
Het kunnen jongleren met belastinginformatie, ontvangstbewijzen en onkostendeclaraties maken en vervolgkennisgevingen automatiseren, zijn waardevolle functies voor het MKB.
Dit is waar facturerings- en factureringssoftware van pas komt.
Deze software geeft u de middelen om uw verkopen of geleverde diensten bij te houden, aan wie is gefactureerd, de toegepaste vergoedingen of toeslagen en wanneer de betaling is ontvangen (of wanneer deze was ontvangen maar 't).
Het geeft u ook een gegevenspad om al die gegevens op te nemen in uw andere boekhoud- en boekhoudsystemen.
Boekhoudkundig is deze workflow onderdeel van Debiteurenbeheer.
En hoewel veel kleinere bedrijven dit soort gegevens nog steeds bijhouden en facturen voorbereiden met een spreadsheet- of tekstverwerkingsprogramma, zijn er tal van gespecialiseerde software-apps waarmee u de taak sneller, gemakkelijker en met veel minder moeite kunt uitvoeren.
Het beste van alles is dat veel van hen goedkoop of zelfs gratis te gebruiken zijn.
In onze beoordelingen hebben we op zichzelf staande facturerings- en factureringssystemen onderzocht.
We hebben ook dieper ingegaan op de factureringsmogelijkheden van een aantal uitgebreidere boekhoudsystemen waarin het factureringsproces slechts een onderdeel is.
Deze systemen bevatten ook de gegevens voor zakelijke aankopen, voorraadbeheer en grootboekadministratie.
Alle facturerings- en boekhoudsystemen die we hebben beoordeeld, worden geleverd als Software-as-a-Service (SaaS) -apps die zich in de cloud bevinden in plaats van lokaal geïnstalleerd.
Daarom heeft u alleen een webbrowser nodig en kunt u zaken doen.
Meer dan alleen een rekening sturen
Bij veel van de factureringssystemen die we hebben beoordeeld, kunt u de eerste verkooptransactie invoeren en registreren, wat een goede plek is om het factureringsproces te starten.
Boekhoudkundig wordt dit "Verkooporderinvoer" of gewoon Orderinvoer genoemd.
Zelfs als u alleen maar een factuur wilt verzenden en een betaling wilt ontvangen, moet u nog steeds naar het gedeelte Orderinvoer van het systeem kijken en bepalen hoe het zal werken met het soort bedrijf dat u exploiteert.
De meeste complete boekhoudsystemen en een aantal factureringssystemen hebben een frontend "Orderinvoer van verkopen" waar u de artikelen of diensten kunt intoetsen waarvoor u een factuur wilt ontvangen.
Deze items of services moeten voor het grootste deel worden gedefinieerd voordat u de verkoopfrontend kunt gebruiken.
Met de meeste boekhoudsystemen integreert Sales met Inventaris, zodat dit het punt is waarop artikelen en prijzen worden gedefinieerd.
Met een eenvoudiger factureringssysteem moet u deze items, beschrijvingen en prijzen als een afzonderlijk proces maken.
Belastingen, zoals omzetbelasting of belasting toegevoegde waarde (btw), is een andere plaats waarop factureringsgerichte systemen verschillen van robuustere boekhoudsystemen.
Veel boekhoudsystemen bieden belastingtabellen die automatisch de vereiste omzetbelasting berekenen, of ze zullen worden geïntegreerd met een belastingdienst-app zoals Avalara's AvaTax.
Veel factureringssystemen slaan dergelijke aardigheden echter over en vereisen dat u het btw-tarief voor elke afzonderlijke verkooptransactie invoert.
Het maken van de rekening is een andere overweging.
Bij veel van de facturerings-apps en -subsystemen die we hebben onderzocht, kunt u direct een factuur maken met behulp van een mobiele app.
Dit is een geweldige functie als u een factuur wilt kunnen maken op het moment van verkoop of onmiddellijk wanneer een service wordt verleend terwijl u zich op de locatie van een klant bevindt.
De mogelijkheid om die rekening of factuur te e-mailen is een andere wenselijke functie voor veel gebruikers, evenals het automatisch aanmaken van rekeningen voor terugkerende kosten, elke maand of volgens een andere reguliere tijdsperiode.
Veel van de apps die we hebben bekeken, bevatten ook meer geavanceerde mogelijkheden die mogelijk van toepassing zijn op uw specifieke bewerking.
Deze omvatten de mogelijkheid om meerdere valuta's te verwerken voor bedrijven die in meer dan één land actief zijn, of pop-uptimers als u per uur factureert.
Houd er echter rekening mee dat we naar apps voor facturering en facturering hebben gekeken, niet naar software voor tijdregistratie of onkostenregistratie, die elk een andere doelgroep hebben.
Iets anders om in gedachten te houden is dat, hoewel de termen "factuur" en "verklaring" af en toe door elkaar worden gebruikt, ze eigenlijk niet hetzelfde zijn.
Een factuur kan meerdere gespecificeerde kosten en services bevatten, maar verwijst naar een enkele verkoop.
Een overzicht daarentegen geeft een specificatie van openstaande, huidige en historische factuurkosten en betalingstransacties.
Een overzicht geeft de status van het account van een klant aan het einde van een factureringsperiode of, bij sommige facturerings- en boekhoudapps, op aanvraag.
Cashflow volgen
Een ander gebied dat belangrijk is om te overwegen bij het selecteren van factureringssoftware, is hoe u wordt betaald.
Jarenlang was het accepteren van contant geld of cheques uw enige alternatief, vooral voor kleine bedrijven.
Dat is tegenwoordig verre van waar.
Vooral creditcards worden beschouwd als een onmisbare betalingsoptie, zelfs voor kleine bedrijven.
Gelukkig bieden factureringsplatforms de mogelijkheid om creditcards te accepteren.
Hiervoor worden altijd kosten in rekening gebracht, meestal een percentage van de transactie, evenals een per transactie of maandelijks bedrag.
U moet deze kleine lettertjes zorgvuldig lezen, aangezien deze kosten bovenop het percentage van de vergoeding kunnen komen die door de daadwerkelijke creditcardverwerker in rekening wordt gebracht.
U moet beslissen of dit soort kosten de moeite waard is.
In veel gevallen is het min of meer onmiddellijk toegang hebben tot de betaling de kosten meer dan waard, die in ieder geval als bedrijfskost van de inkomsten aftrekbaar zijn.
Sommige softwareleveranciers kunnen ook een klantenportaal bieden waar uw klanten hun facturen elektronisch kunnen betalen via een bankoverschrijving of Automated Clearing House (ACH) -transactie.
Ook hier is vaak een vergoeding voor.
Maar, net als bij een creditcard, is deze vergoeding een zakelijke uitgave en kan het de moeite waard zijn om de vorderingen te verminderen of te elimineren.
Eindelijk is er rapportage.
Goede rapportagemogelijkheden zijn altijd iets dat u moet zoeken en factureringssoftware is geen uitzondering.
De meeste gebruikers, vooral kleinere bedrijven, hebben geen tientallen rapporten nodig.
Maar u zult willen weten welke facturen achterstallig zijn en hoe lang achterstallig ze zijn.
U wilt ook op elk moment uw inkomstenstroom kunnen zien.
U wilt de mogelijkheid hebben om klanten achterstallige kennisgevingen en herinneringen te sturen indien nodig.
Het effectief beheren van uw cashflow is een belangrijke reden om een ??facturatie-app te gebruiken.
Last but not least, en gerelateerd aan rapportage, is de mogelijkheid om uw factureringssysteem te integreren met uw back-end boekhoudsysteem.
Er is tegenwoordig veel concurrentie met Intuit Quickbooks, dus zelfs kleine bedrijven moeten ervoor zorgen dat hun factureringssysteem en boekhoudsysteem effectief met elkaar kunnen praten.
Als ze dat niet doen, zouden deze bedrijven kunnen eindigen met veel onnodige handmatige invoer.
De apps die we hebben getest, bieden meerdere opties voor factuursjablonen.
Aanpassing komt door het toevoegen van uw bedrijfslogboek, specifiek lettertype of huisstijlillustraties, evenals het definiëren van de velden die passen bij uw bedrijf en de behoeften van uw klant.
