Wat is projectbeheersoftware?
Stel dat u een huis bouwt.
Het is een complex proces waarbij sommige taken in een bepaalde volgorde moeten worden uitgevoerd.
Je kunt geen ramen plaatsen als je de muren nog niet hebt geplaatst.
Je hebt waarschijnlijk ook tientallen mensen die je helpen met het bouwen van het huis, en je moet weten op welke dagen mensen beschikbaar zijn om de fundering te gieten, de tegel te leggen, enzovoort.
De manier om alle taken die in een complex project moeten worden uitgevoerd en de mensen die ze uitvoeren bij te houden, is door projectbeheersoftware te gebruiken.
Projectbeheersoftware is een soort online en collaboratieve app waar iedereen die aan een project werkt, kan zien wie wanneer doet en of elke klus op tijd af is.
Iedereen ziet welke taken ze krijgen en wanneer ze aan het werk moeten.
De persoon die het project beheert en het werk toewijst, kan zien wat er moet gebeuren en wie mogelijk vrij is om het te doen.
Alle betrokkenen geven indien nodig voortgangsupdates over hun taken en markeren taken wanneer ze zijn voltooid.
Voor deze samenvatting houden we ons aan traditionele projectbeheer-apps, die allemaal Gantt-grafieken bieden, naast andere tools voor het volgen, organiseren en plannen van projectwerk.
Wat kunt u doen met een projectbeheer-app?
Met apps voor projectbeheer kunt u bijna elk soort project volgen, of het nu gaat om het lanceren van een marketingcampagne, het maken van een nieuw product of het bouwen van een huis of website.
Teams die projectbeheer-apps gebruiken, houden doorgaans meer dan één project tegelijk bij.
De software helpt hen erachter te komen wanneer ze werk moeten plannen op basis van wanneer dingen gedaan moeten worden en het beschikbare personeel om dit te doen.
De allerbeste apps voor projectbeheer helpen teams om veelvoorkomende problemen op te lossen, zoals verlaagde deadlines, door een waarschuwing te laten klinken voordat een deadline verstrijkt en door aan te bieden om taken die later worden beïnvloed automatisch opnieuw te plannen.
Ze genereren rapporten die managers inzicht geven in welke teamleden te veel - of te weinig - werk op hun bord hebben.
Velen laten u ook projectbudgetten volgen en factureerbare uren registreren, zodat u klanten kunt factureren voor gewerkte tijd.
Het belangrijkste dat u moet weten over projectbeheer-apps, in tegenstelling tot andere soorten werkbeheer-apps, is dat ze voor projecten zijn bedoeld.
Dat klinkt misschien als een tautologie, maar het is belangrijk.
Projecten versus andere soorten werk
Projecten zijn een specifiek soort werk.
Het zijn sets taken met een startdatum, einddatum en einddatum.
Een huis bouwen is een project.
Het lanceren van een nieuwe website is een project.
Dus wat is niet een project? Onderhouden een website is geen project.
In plaats daarvan is het een voorbeeld van doorlopend werk zonder duidelijke begin- of einddatum, laat staan ??een resultaat.
Het beantwoorden van hulp-e-mails van klanten is doorlopend werk.
Het schrijven van dagelijkse inhoud voor een blog kan technisch gezien als een project worden beschouwd - elk bericht heeft een duidelijk begin, einde en resultaat - maar het is zo'n eenvoudig project dat de meeste mensen geen planning hoeven op te stellen om het te beheren.
Wanneer u werk heeft met een korte doorlooptijd, is het de moeite waard om u af te vragen of het overdreven zou zijn om het in volledige projectbeheersoftware te stoppen.
Werk is niet altijd zwart-wit, project of niet-project.
Soms is er overlap of moet uw team zowel projectmatig als niet-projectwerk tegelijkertijd doen.
Om die reden helpen sommige projectbeheer-apps u naast projecten om andere soorten werk te beheren (het is vaak het opsporen van fouten of het volgen van problemen).
Er zijn andere soorten samenwerkings-apps die beter zijn voor het beheer van niet-projectwerk, zoals Trello, Asana, Basecamp en Airtable.
Zelfs met sommige van deze apps kunt u ook lichtgewicht projecten beheren.
Zien? Veel overlap.
De beste gratis projectbeheersoftware
Enkele van de beste softwaresystemen voor projectbeheer hebben gratis versies.
Meestal zijn deze gratis versies op de een of andere manier ernstig beperkt.
U mag bijvoorbeeld slechts één of twee projecten beheren met de gratis versie of een handvol mensen uitnodigen om met u samen te werken.
Bovendien krijg je meestal niet de beste functies van de app in de gratis versie.
Maar als je een klein team hebt en maar één of twee projecten hoeft te beheren, kan het werken.
U kunt een gratis account krijgen van Zoho Projects, Teamwork, Wrike, TeamGantt, ProofHub en een paar anderen die deze lijst niet hebben gemaakt, zoals Volerro en AceProject.
Redmine is een 100 procent gratis app voor projectbeheer, maar u moet deze zelf installeren en onderhouden.
Het is geen standaardproduct, maar eerder een open source alternatief.
De beste projectbeheer-apps voor kleine bedrijven
Als uw team een ??aantal projecten moet beheren en volgen, maar u zich minder zorgen maakt over personeelsplanning, urenstaten verzamelen om klanten te factureren en de voortgang van tientallen projecten in ontwikkeling vergelijken, is een goedkope tool zoals Zoho Projects ( ongeveer $ 3 - $ 6 per persoon per maand) of teamwerk ($ 12,50 per persoon per maand) is de beste keuze.
We houden ook van GanttPRO en TeamGantt voor kleine teams met een beperkt budget.
U hoeft niet meer dan ongeveer $ 15 per persoon per maand uit te geven als u de tools die uniek zijn voor duurdere software niet gaat gebruiken, dus blijf bij iets bescheideners.
Het is misschien perfect geschikt voor uw behoeften.
De beste projectmanagement-apps voor grote organisaties
Grote organisaties hebben sterk andere behoeften dan kleine bedrijven.
Organisaties met honderden of duizenden werknemers en honderden projecten gebruiken onder meer projectbeheer-apps voor planning, inzicht in hun middelen, budgetregistratie, omzetprojectie, tijdregistratie voor factureringsdoeleinden.
Voor een groot bedrijf is het belangrijk om niet alleen individuen, maar ook teams te kunnen managen.
Als je 15 uur werk hebt voor een junior ontwerper, en het maakt niet uit welke junior ontwerper dat doet, wil je kunnen zien hoeveel werk alle junior ontwerpers aan hen hebben toegewezen en of je er een kunt vrijmaken.
hen voor de taak.
Om dezelfde reden moeten alle managers en teamleiders in uw bedrijf kunnen zien welke taken hoge prioriteit hebben en welke projecten dreigen uit te glijden, zodat ze dienovereenkomstig kunnen triage.
Voor grote organisaties die complexe projecten afhandelen en veel teamleden, is onze eerste keuze LiquidPlanner, met Celoxis er niet ver achter.
De beste projectbeheer-app met speciale functies
Teams die niet echt kleine bedrijven zijn, maar ook geen enorme organisaties, hebben mogelijk speciale behoeften die ze met hun projectbeheersoftware willen aanpakken.
Voor het managen van zowel projectwerk als niet-projectwerk raden we bijvoorbeeld Wrike of Celoxis aan.
(LiquidPlanner is ook een goede keuze, maar het is het beste voor grote groepen.) Als uw team veel tijd besteedt aan het bespreken en herhalen van visuele middelen, is ProofHub een uitstekende keuze.
Volerro heeft ook enkele tools voor proofing, hoewel het niet hoog genoeg scoorde om deze samenvatting te maken.
Smartsheet is goed voor het inbouwen van automatiseringen in uw projectbeheer.
En Paymo, een andere app die niet echt de moeite heeft genomen voor deze verzameling, wordt geleverd met ingebouwde facturerings- en factureringssoftware.
Kiezen wat het beste is voor uw team
Het kiezen van de juiste projectmanagementsoftware kan even duren.
Het is belangrijk om na te denken over wat voor werk uw team doet, hoeveel mensen er in de organisatie zijn en hoe u uw bedrijf wilt runnen.
Er zijn veel uitstekende opties voor elk budget.
Met een betrouwbare app voor projectbeheer kunnen mensen gemakkelijker samenwerken aan projectwerk.
Bovendien kunnen bedrijfseigenaren en teammanagers nuttige inzichten krijgen in hoe hun teams werken, of projecten op schema liggen en hoe ze hen terug kunnen leiden naar een succesvolle plek wanneer ze uitglijden.
