Iedereen houdt van betaaldag, behalve de salarisadministrateur.
Het betalen van werknemers (evenals aannemers en freelancers) is het meest complexe element van de boekhouding voor kleine bedrijven.
Het is ook het engste.
U moet niet alleen cheques en directe stortingen overleggen die 100 procent nauwkeurig zijn, maar u moet er ook voor zorgen dat de onderliggende berekeningen - belastingen, uitkeringen en andere inhoudingen - tot op de cent nauwkeurig zijn.
Bovendien moet u belastingen en aangiften indienen bij de IRS en andere belastinginstanties.
Cloudgebaseerde salarisapplicaties kunnen ervoor zorgen dat al deze verplichtingen nauwkeurig en tijdig worden nagekomen.
We hebben acht van de meest populaire online boekhoudservices voor kleine bedrijven besproken.
Sommige bestaan ??al jaren, waaronder Gusto, OnPay, Patriot Software Full Service Payroll, QuickBooks Payroll, Square Payroll en SurePayroll.
Nieuw in onze verzameling dit jaar is Hourly, een salarisadministratie die is ontworpen voor aannemers, maar ook geschikt is voor andere kleine bedrijven.
Merk op dat het op dit moment alleen beschikbaar is voor Californië.
Workful is weer een nieuwere salarisadministratie-website, die hier pas voor de tweede keer verschijnt; het is gebouwd om werknemers per uur te volgen.
Dit jaar kennen we Editors 'Choices toe aan twee payroll-websites: Gusto is een terugkerende winnaar; het levert een uitzonderlijke gebruikerservaring en vier verschillende abonnementsniveaus, zodat bedrijven ermee kunnen groeien.
We raden het ten zeerste aan voor zowel beginnende als ervaren salarisadministrateurs.
Onze tweede Editors 'Choice, OnPay, is ook een uitstekende keuze voor kleine bedrijven, maar ondersteunt ook verticale industrieën zoals landbouw en non-profitorganisaties, evenals bedrijven met meer dan 100 werknemers.
Wat is hier niet
Er zijn tientallen payroll-websites die we hadden kunnen beoordelen, sommige van bekende namen als ADP en Paychex.
Beide bedrijven bieden doe-het-zelf-loonadministratiediensten op instapniveau.
Ze missen echter enkele van de functies die te vinden zijn op de sites die we hebben beoordeeld, en ze zijn iets duurder (beide kosten $ 59 per maand plus $ 4 per werknemer per maand).
ADP beperkt zijn low-end payroll-site tot twee werknemers, en beide vereisen dat u hen veel informatie over uw bedrijf verstrekt voordat ze u een offerte kunnen geven voor uitgebreidere services.
Ze kunnen echter gemakkelijk opschalen, dus het kunnen goede keuzes zijn voor grotere bedrijven of voor bedrijven die snel willen groeien - of bedrijven die gewoon met een bekende naam willen gaan.
Dat gezegd hebbende, ze zijn duur en aan de slag gaan kan een behoorlijke onderneming zijn, vooral met ADP.
Aan de andere kant van het spectrum bevinden zich sites voor bedrijven die complexere salarisbehoeften hebben of hun salarisadministratie willen ontvangen als onderdeel van allesomvattende HR-software of secundaire arbeidsvoorwaarden.
Kabbelend is een van de beste hiervan.
Het is verrassend betaalbaar en biedt een uitzonderlijke gebruikerservaring.
Het biedt ook alle tools die u nodig hebt voor onboarding, salarisverwerking, belastingaangifte en rapportage.
Geavanceerde functies zijn onder meer taakkosten, in hoge mate aanpasbare rapporten en wereldwijde salarisadministratie.
Zenefits zou ook een goede keuze zijn voor zelfs een onervaren salarisadministratie of HR-manager die op de hoogte moet blijven van de talloze nalevingskwesties die op de huidige werkplek bestaan.
Zowel Rippling als Zenefits zijn winnaars van de Editors 'Choice.
Dit zijn uitstekende services, maar als u alleen de salarisadministratie wilt hebben, zijn er misschien meer dan u nodig heeft.
We hebben ervoor gekozen om de services te bekijken die wij het meest geschikt achten voor kleine bedrijven die vergoedingen voor 10 werknemers of minder verwerken - bedrijven die bovendien bescheiden behoeften hebben op het gebied van personeels- en secundaire arbeidsvoorwaarden.
Precisie staat voorop
Als u de loonadministratie van uw bedrijf nog steeds handmatig uitvoert, weet u heel goed hoe complex, veeleisend en door deadlines gestuurd dit proces is.
Uw medewerkers rekenen erop dat u hun salaris verstuurt en directe stortingen op geplande betaaldagen autoriseert.
Ze verwachten dat u weet hoeveel u moet inhouden voor alle belastingen die u verschuldigd bent en de voordelen die u biedt.
Er is enorm veel detail om bij te houden, vooral als je alles op papier probeert te doen.
Fouten worden door alle betrokkenen niet goed verdragen.
Belastingdiensten kunnen hoge boetes opleggen als de loonaangiften en belastingen niet op de geplande data zijn ontvangen.
Uitkeringsaanbieders kunnen diensten zoals een ziektekostenverzekering stopzetten als u een betalingsachterstand heeft.
Vereenvoudiging van het complex
Cloudgebaseerde payroll-oplossingen kunnen u helpen bij het organiseren en automatiseren van deze zware taak.
Sommigen van hen bieden stapsgewijze wizards om u door het tijdsintensieve proces te leiden van het maken van records voor werknemers en het verstrekken van de informatie die nodig is voor het achterhouden.
Ze laten u uw eigen loonschema's opstellen.
Ze voeren alle vereiste berekeningen uit, en de meeste van hen dienen uw loonheffingen en aangiftes daadwerkelijk in bij de juiste instanties.
Deze sites leiden u door elke salarisadministratie en vertellen u hoeveel elk u zal kosten.
Ze bieden rapportsjablonen en bieden online portals en mobiele apps voor werknemers die actuele en historische salarisgegevens weergeven, en in sommige gevallen meer.
Het is niet verrassend dat ze zijn uitgerust met genereuze ondersteuningsopties.
En ze zijn niet overdreven duur: ze lopen meestal tussen $ 25 en $ 40 per maand voor het basistarief en rekenen een paar extra dollars per maand voor elke werknemer.
De voordelen zijn duidelijk.
U bespaart tijd en minimaliseert frustratie.
U hoeft de loonbelastingtabellen niet bij te houden, noch de talloze nalevingskwesties die verband houden met de beloning van werknemers.
U kunt uw records snel wijzigen en u heeft direct toegang tot de kleinste details.
Het is veel minder waarschijnlijk dat u fouten maakt bij het gebruik van een van deze services.
Uw salarisadministratie opzetten
Hoewel elke payroll-site die we hebben bekeken zijn eigen unieke gebruikerservaring biedt, delen ze allemaal vergelijkbare structuren.
Ze beginnen met het installatieproces, dat verreweg het meest tijdrovende en detailgeoriënteerde element is bij het betalen van uw personeel.
Hoewel de exacte volgorde varieert, leiden sommige ervan u op een geordende, stapsgewijze manier door pagina's met vragen.
Anderen bieden gedeeltelijke setup-wizards en laten de rest aan jou over.
Patriot Software biedt het meest uitgebreide proces dat we hebben getest.
Deze installatiewizards vragen om informatie over uw bedrijf, zoals het adres en het Employee Identification Number (EIN).
U selecteert uw salarisadministratie (meestal wekelijks of tweewekelijks) en noemt uw salarisadministrateur en ondertekenaar.
Als uw bedrijf voordelen biedt zoals ziektekostenverzekeringen en pensioenregelingen, kunt u voor hen records maken met informatie over de kosten voor werknemers en eventuele bedrijfsbijdragen.
Fondsen worden dan in mindering gebracht tijdens het salarisadministratieproces.
U moet ook gedetailleerde gegevens voor elke werknemer maken, zoals contactgegevens, geboortedatum, burgerservicenummer, salaris of uurloon en het aantal toelagen van het W-4-formulier.
Aangezien de meeste van deze sites uw loonheffingen indienen en directe storting van compensatie ondersteunen, moet u bankrekeninggegevens opgeven om verbinding te maken.
U moet ook een eventuele salarisgeschiedenis invoeren als u al werknemers hebt vergoed.
Dit kan een zware klus zijn, waarvoor wellicht hulp nodig is van de onboarding-specialisten van de site.
Als u aanvullende soorten salarisadministratie aanbiedt, zoals betaald verlof (PTO) en loon bij ziekte, kunt u uw beleid definiëren voor het opbouwen van deze voordelen; de diensten houden ze voor u bij.
Bonussen en commissies kunnen ook worden betaald tijdens een normale salarisrun, of u kunt ze uitgeven door een "off-cycle" salarisadministratie te creëren.
Moet u garnituren zoals kinderalimentatie opnemen op salaris? Deze sites ondersteunen dergelijke inhouding.
De meeste bieden zelfs aangepaste salaristypes, zodat u uw eigen salaristypes kunt creëren, soms zelfs als u midden in een betalingsrun zit.
Uw salarisadministratie beheren
Nadat u de installatie heeft voltooid, kunt u over het algemeen niet terugkeren naar de speciale installatietools, dus het is belangrijk om het de eerste keer goed te doen.
Dat gezegd hebbende, elke service die we hebben getest, heeft een uitgebreid instellingengedeelte waar u de salarisgegevens die u al hebt ingevoerd, kunt wijzigen en aanvullen.
De installatie is voltooid, u bent klaar om uw eerste salarisadministratie uit te voeren.
Dit is het makkelijke gedeelte.
Hoewel er enkele verschillen zijn, functioneren deze sites op dezelfde manier tijdens de daadwerkelijke betaling.
Wanneer u een salarisadministratie start, geven ze een lijst met werknemers weer samen met hun salaristarieven.
U controleert eerst of de betaalperiode en betaaldatum kloppen.
Vervolgens voert u eenvoudig het aantal gewerkte uren in (indien van toepassing) in de daarvoor bestemde vakken van het salaristype (normaal, overwerk, vakantie, enzovoort).
Op de meeste sites kunt u op dezelfde pagina dollars toevoegen voor andere soorten inkomsten en vergoedingen.
Nadat u alles heeft ingevoerd wat nodig is, ziet u vervolgens een voorbeeld van uw loonlijst.
De verschillende diensten pakken dit iets anders aan, maar u kunt het bruto- en nettoloon van elke werknemer zien; u ziet ook inhouding voor belastingen, voordelen en eventuele bedrijfsbijdragen.
De salarisadministratie-site toont u vervolgens het totale bedrag dat van uw bankrekening wordt afgeschreven voor directe stortingen en belastingen, evenals de exacte datum waarop het zal worden afgeschreven.
Nadat u uw salarisadministratie heeft goedgekeurd, kunnen aanvullende tabellen of rapporten absoluut elk detail van de salarisrun weergeven.
Als u weinig werknemers heeft of een zeer eenvoudige loonlijst, zou het niet meer dan een paar minuten moeten duren om de daadwerkelijke verwerking uit te voeren.
Afhankelijk van de site die u gebruikt, kunt u de salarisadministratie automatisch laten verwerken (ervan uitgaande dat er natuurlijk geen wijzigingen zijn ten opzichte van de vorige run).
Sommige bieden zelfs loonlijst op dezelfde dag aan.
HR-ondersteuning verbeteren
Bij grotere bedrijven wordt de salarisadministratie en de secundaire arbeidsvoorwaarden meestal door aparte afdelingen afgehandeld.
In uw kleine onderneming kunnen beide verantwoordelijkheden echter op uw bureau of dat van een andere werknemer terechtkomen.
Gelukkig bieden de meeste salarisadministratiesites die we hebben beoordeeld elementaire HR-componenten, zoals online W-4- en I-9-formulieren, rapportage voor nieuwe medewerkers, documentsjablonen en documentopslag.
Elektronische handtekeningen zijn vaak toegestaan, evenals de deelname van werknemers aan het gegevensinvoerproces.
OnPay heeft zijn HR-mogelijkheden behoorlijk opgevoerd sinds onze laatste beoordeling, door nalevingsaudits, een HR-bronnenbibliotheek, geautomatiseerde onboarding-stromen en directe berichten toe te voegen.
QuickBooks Payroll werkt samen met SimplyInsured om medische, tandheelkundige en visuele verzekeringen aan te bieden, evenals voordelenadministratie.
Gusto biedt een vergelijkbare service.
COVID-19-ondersteuning
De ontwikkelaars van Payroll-websites moesten afgelopen lente en zomer echt klauteren om gelijke tred te houden met het veranderende salarislandschap als gevolg van de COVID-19-pandemie.
Er moesten nieuwe wetgevingsregels worden opgenomen in de bestaande loonstructuur van deze sites.
Elk bedrijf dat bijvoorbeeld een lening voor het Paycheck Protection Program (PPP) ontving, onderdeel van de Coronavirus Aid, Relief, and Economic Security (CARES) Act, moest de vereiste speciale rapporten kunnen uitvoeren.
Sommige hier opgenomen loonadministratiediensten dienden zelfs als de geldschieter voor deze leningen of werkten samen met externe geldschieters, zodat gebruikers rechtstreeks via hen een aanvraag konden indienen.
Andere wetgeving moest worden ingebouwd in de ...
