In een wereld die snel evolueert naar de digitalisering van elk document, blijven mobiele scantoepassingen noodzakelijke hulpmiddelen, aangezien sommige organisaties vasthouden aan het gebruik van gedrukte papieren documenten.
Zaken als overheids- en ziekenhuisformulieren worden nog steeds vaak op papier afgedrukt, en ook visitekaartjes mogen we niet vergeten.
Omdat niet alles is verplaatst naar digitale media, is de meest productieve oplossing simpelweg om al het papier dat u overhandigt snel om te zetten in digitale kopieën en gegevens, die u vervolgens kunt opslaan en bewerken op uw computers en mobiele apparaten.
We creëren een opmerkelijke hoeveelheid informatie digitaal - spreadsheets, softwaredocumentatie, ontvangstbewijzen, financiële gegevens, zelfs baby's eerste Photoshop-afbeelding - en dat is nog maar het begin van wat voor de meeste mensen een gigantische gegevensberg is.
Maar een enorme hoeveelheid van die informatie staat nog steeds op kortstondig papier: visitekaartjes, dozen op een plank in een supermarkt, gescheurde restaurantbonnen, foto's, brainstormideeën die op een wit bord zijn gekrabbeld, of anderszins gevangen in het duurzame en soms moeilijk toegankelijke fysiek universum.
Als u die gegevens of afbeelding wilt vastleggen voor het nageslacht, of in ieder geval voor uw belastingaangifte, heeft u waarschijnlijk een scanner nodig.
Uw eerste gedachte zou kunnen zijn om een ??stand-alone scanner aan te schaffen of een all-in-one of multifunctionele printer te kiezen met scan- en faxfuncties.
Dat is logisch wanneer de werkdruk zwaar en frequent is en materiaal betreft dat gemakkelijk door de invoermechanismen van een printer kan worden gevoerd (dus voornamelijk afzonderlijke pagina's van Letter-formaat).
Een hoogwaardige scanner geeft u nauwkeurige controle over de beeldresolutie, beeldcorrectie en optische tekenherkenning (OCR), meestal samen met een snel papierinvoermechanisme.
Dat is gepast als u een stapel van 60 cm belangrijke juridische procedures hebt om in tekst voor analyse om te zetten, of als u vijf bankdozen met familiedia's hebt gekregen om in een online fotoalbum te importeren.
Voor gewone scans, maar ook voor scans van items die niet gemakkelijk door een printer-achtig apparaat kunnen gaan, hebt u niet langer een volledige desktopscanner nodig.
Dat is vooral belangrijk voor zaken als het vastleggen van een brainstormsessie van een wit bord.
Wil je het recept van oma bewaren voordat het verloren gaat? Deel een lang fragment uit een oud Analoog tijdschrift zonder het met de hand in te typen? Reisbongegevens vastleggen? Daar is inderdaad een app voor.
De camera die je bij de hand hebt, is de beste die je kunt gebruiken, en dat betekent dat de verbazingwekkend capabele camera in je smartphone is gebundeld.
De beschikbaarheid van een mobiele scan-app die op uw smartphone draait en uw telefooncamera gebruikt om de afbeelding te maken, kan u aanmoedigen om niet alleen meer informatie vast te leggen, maar ook om deze later correct te analyseren en te gebruiken.
De scan-apps van onze Editors 'Choice zijn Abbyy FineScanner en Evernote Scannable.
Abbyy FineScanner voornamelijk vanwege de superieure kwaliteit van de tekstherkenning en de uiterst precieze hoeveelheid controle die het geeft voor het daadwerkelijke scanproces.
Het duurt even voordat de gebruikersinterface onder de knie is, maar de resultaten rechtvaardigen de investering.
Evernote kreeg de Editors 'Choice-knipoog vanwege de gelikte interface en diepe integratie met niet alleen de Evernote-bovenliggende app, maar ook met concurrerende gegevensopslagservices zoals Dropbox en Microsoft OneDrive ($ 5,00 per gebruiker per maand bij Microsoft365 for Business).
Dat gezegd hebbende, het is echter moeilijk om in deze categorie een slechte keuze te maken, omdat zelfs de gratis versies afbeeldingen snel en nauwkeurig scannen.
Het is echter belangrijk om uw behoeften af ??te stemmen op de juiste app, omdat elke app meer nadruk legt op een of andere functie.
Voor zover het oog kan scannen
De belangrijkste problemen zijn het type documenten dat u wilt vastleggen, waar u ze wilt opslaan of delen (zoals in de cloud) en wat voor soort nabewerking u nodig heeft (zoals het herkennen van de tekst op de pagina en het omdraaien in een Microsoft Word-document ($ 128,00 bij Amazon)).
In elk geval kunt u een afbeelding scannen, zoals een bonnetje van een restaurant, en deze opslaan in een gangbare vorm, zoals een pdf- of jpeg-afbeelding.
Als het uw primaire behoefte is om gescande afbeeldingen om te zetten in bewerkbare tekst, zoek dan naar geavanceerde OCR-functies.
Als Abbyy FineScanner bijvoorbeeld de pagina's van een open boek vastlegt, worden de twee pagina's gescheiden en rechtgetrokken voordat de tekst wordt geanalyseerd.
Als u van plan bent tekst in pdf-indeling vast te leggen, overweeg dan of dit versleutelde bestanden moeten zijn (die bijvoorbeeld door Intsig CamScanner worden ondersteund).
Bedenk ook waar documenten terecht moeten komen.
Apps die u al gebruikt, hebben invloed op uw keuze van de scan-app.
De meeste apps kunnen de afbeeldingen in de cloud opslaan, maar Shoeboxed is geïntegreerd met een groot aantal andere webservices, zoals Intuit QuickBooks Online, Xero en Salesforce.
Sommige mobiele scan-apps gaan ervan uit dat u alles op uw telefoon wilt doen.
De smartphonecamera zorgt zeker voor een snelle manier om de foto te maken.
Maar de gescande afbeelding (en tekst) moet ergens worden opgeslagen, en dat is waar de tools uiteenlopen.
Sommige apps (zoals Abbyy FineScanner) gaan er bijvoorbeeld van uit dat u de resultaten in een cloudopslag-app zoals Dropbox wilt bewaren.
Anderen hebben een eigen service voor organisatie en verdere verwerking, zoals Evernote, Intsig CamScanner en Shoeboxed.
We vonden het laatste handiger om mee te werken, maar misschien denk je er anders over.
U kunt een bon in elk van deze apps scannen, maar hun focus ligt op het scannen in plaats van wat u daarna met het document doet.
Als het doel van het verzamelen van bonnen is om de onkosten vergoed te krijgen, bekijk dan de apps in ons overzicht van onkostenregistratie; alle apps daar zijn sterk afhankelijk van mobiel scannen als onderdeel van het gegevensverzamelingsproces.
Voor solo-ondernemers die alleen informatie willen vastleggen voor hun eigen administratie, zijn die apps misschien overdreven.
Overweeg in dat geval Shoeboxed, dat bonnen scant zonder een proces van "krijg vergoeding" en het ook gemakkelijk maakt om visitekaartjes te scannen en het aantal kilometers bij te houden.
Beyond Image Capture
Met elke app hebben we tekst in verschillende vormen gescand, zoals een recept afgedrukt in Courier, proza ??uit een open boek, visitekaartjes, restaurantbonnen en een restaurantmenu.
We hebben ook geëvalueerd hoe de apps handgeschreven pagina's, foto's, een verfrommeld krantenartikel met een foto en handtekeningen beheren.
We hebben scans gemaakt bij weinig licht.
We hebben rekening gehouden met de kwaliteit van de OCR (toen deze werd aangeboden), de ondersteunde bestandsindelingen en de opties voor het opslaan van documenten.
De gebruikersinterfaces lopen sterk uiteen en we raden u aan om te experimenteren met de gratis versies die de meeste bieden.
U kunt bijvoorbeeld besluiten dat het belangrijk is om afbeeldingen te taggen terwijl u ze scant, bijvoorbeeld per categorie (reisbon, kantoorbenodigdheden) of project (klant A).
Het gebruiksgemak van deze functie is over de hele kaart, van "meh" (Abbyy FineScanner) tot klaar voor het boekhoudprogramma (Shoeboxed).
Maar soms maken ze het op andere gebieden goed.
Verwacht ook geen onmiddellijke tekstherkenning.
De bestanden worden meestal geüpload naar de leverancier om de OCR uit te voeren, waarna ze het bestand opslaan op een bestemming naar keuze.
Dat komt vooral omdat nauwkeurige OCR een CPU-intensieve taak is en het silicium in de meeste smartphones Sling Blade speelt voor het echte genie van de gemiddelde server.
Dat zorgt voor veel nauwkeurigere OCR-resultaten, maar kan een vertraging van 24 uur vertegenwoordigen tussen het moment waarop u de scan hebt uitgevoerd en het moment waarop u een volledige OCR-versie van het document heeft.
Microsoft Office Lens voert indrukwekkende OCR uit, zelfs met onvolmaakte afbeeldingen met een vreemde hoek, zodat u binnen enkele seconden kunt beginnen met bewerken in Word Mobile.
Bij sommige apps die de OCR-bewerking lokaal uitvoeren, is er over het algemeen een merkbare wisselwerking in kwaliteit en nauwkeurigheid, zoals bij Intsig CamScanner.
Overweeg ten slotte of u iets aan uw scans moet toevoegen.
Misschien moet je een document ondertekenen, een watermerk of datum toevoegen of een dikke X over een tekening tekenen.
Onthoud dat dit een productcategorie is waarin uw functionele behoeften bepalen wat het beste voor u is, in plaats van de algehele uitmuntendheid van één product.
