Wat is een gehoste e-mailservice?
E-mail verdwijnt niet snel.
Ondanks een toenemende acceptatie van op samenwerking gebaseerde communicatieplatforms zoals Microsoft Teams of Slack, geeft 86 procent van de professionals de voorkeur aan e-mail voor zakelijke doeleinden.
Hoe bedrijven hun e-mail hosten, opslaan en distribueren - dat is het gebied dat een enorme transformatie heeft ondergaan.
Bedrijven wijken af ??van kostbare e-mailservers op locatie met producten zoals Microsoft Small Business Server en zoeken in plaats daarvan naar de cloud met gehoste e-mailoplossingen.
Bedrijven van elke omvang hebben de wijsheid gerealiseerd van een schaalbare en veilige gehoste Software-as-a-Service (SaaS) -oplossing met gegarandeerde uptime die prijzen opsplitst in flexibele kosten per gebruiker.
Het uitvoeren van interne e-mailservers biedt meer controle en bredere aanpassingen, evenals tracking en compliance voor kleine tot middelgrote bedrijven (MKB).
Maar ze hebben gespecialiseerd on-site IT-personeel nodig, evenals de noodzaak om zowel hardware als software handmatig te beheren en te ondersteunen.
Een door een derde partij gehoste e-mailservice biedt veel van de voordelen van interne e-mail zonder de dure initiële investering.
De mogelijkheid om het aantal gebruikers te beheren, toegang te krijgen tot de nieuwste beveiligingsprotocollen en te genieten van eenvoudige connectiviteit en implementatie van gehoste oplossingen, maakt het een haalbare en concurrerende optie.
Zelfs bedrijven met toegewijde IT-medewerkers op locatie hebben de wijsheid ingezien van het verplaatsen van hun e-mailservice.
De voordelen zijn onder meer gemiddelde kosten per persoon, geavanceerde beveiliging, goedkope e-mailopslag en eenvoudige connectiviteit en implementatie.
Hoewel deze voordelen gelden voor de meeste organisaties, zijn er niet alleen uitzonderingen, maar ook verborgen "valstrikken" waar u op moet letten voordat u een in de cloud gehoste e-mailprovider selecteert.
Ken uw kosten en uw gebruikers
Kosten zijn waarschijnlijk de meest populaire driver voor bedrijven die e-mail naar de cloud verplaatsen.
Gemiddeld is het simpelweg goedkoper per gebruiker als je niet alleen rekening houdt met de kosten van serverhardware en connectiviteit, maar ook met aanvullende beveiligingsproducten en het bekwame personeel dat nodig is om ze te gebruiken.
Maar er is ook een à la carte keuzemenu.
Gehoste e-mail wordt vaak geleverd als onderdeel van een andere service, zoals webhosting of Infrastructure-as-a-Service (IaaS).
Aangezien dit betekent dat er veel extra's beschikbaar zullen zijn bij deze services, is het onontkoombaar dat u op de een of andere manier voor die extra's betaalt.
Als u ze koopt, betekent dit meestal een lichte stijging van de prijs per gebruiker.
Veel bedrijven merken dat, als ze klaar zijn met het selecteren van al hun benodigde "optionele extra's", hun eindprijs vaak oploopt tot $ 10 of meer per gebruiker.
Dit kan oplopen voor grotere teams.
Het is een beetje zoals het kopen van kabelservice: soms moet je betalen voor de kanalen die je niet wilt krijgen een paar kanalen die je nodig hebt.
Er is ook het oude gezegde dat "je krijgt waar je voor betaalt" als het om kwaliteit gaat.
Dit is bijna altijd het geval bij het overwegen van een e-mailhost.
De keerzijde van die medaille is specialisatie.
Veel operators zijn van mening dat gehoste e-maildiensten vooral nuttig zijn voor bedrijven die alleen geïnteresseerd zijn in algemeen e-mailgebruik en dat elke gespecialiseerde toepassing een interne implementatie vereist.
Dit kan waar zijn, afhankelijk van de app, maar het is mogelijk niet afhankelijk van de mogelijkheden die de gehoste e-mailprovider biedt.
E.mailmarketing is een geweldig voorbeeld.
Sommige gehoste e-mailproviders hebben speciale servicesuites die specifiek gericht zijn op e-mailmarketeers, van wie velen duizenden e-mails per maand kunnen verzenden, niet zozeer gericht op communicatie als wel op marketing.
Deze serviceproviders leveren meer dan alleen volume, ze bieden ook aangepaste tools voor het maken van e-mail en geavanceerde marketing- en trackingstatistieken.
Patronen voor e-mailgebruik veranderen ook
Naast het gespecialiseerde gebruik van e-mail, moet u onderzoeken hoe uw gebruikers dagelijks e-mailen.
E-mail heeft in 40 jaar een lange weg afgelegd en de manier waarop mensen het gebruiken is aanzienlijk geëvolueerd.
Dat is belangrijk omdat het van invloed is op de tools en functies waarnaar u moet zoeken in de clientsoftware van uw gehoste e-mailprovider.
Zeker, Microsoft Outlook is nog steeds de meest populaire e-mailclient op de site, maar een snel toenemend aantal e-mailgebruikers van vandaag kiest voor andere e-mailclients, zoals Thunderbird, of voor webclients, zoals het enorm populaire Gmail van Google.
Deze klanten kunnen zeer geavanceerd zijn en, afhankelijk van wat uw gebruikers met e-mail doen, kunnen ze een grote impact hebben op uw dagelijkse bedrijfsproces.
Een voorbeeld hiervan is de snelgroeiende trend van "inbox zero".
Het is eigenlijk bekend onder verschillende namen, maar het verwijst naar de praktijk om het aantal opgeslagen e-mails in uw e-mailinbox te houden.
In wezen behandelt het elke e-mail die binnenkomt en vervolgens wordt elke e-mail verwijderd of gearchiveerd, zodat uw inbox altijd leeg is.
Dit komt neer op een fundamentele verschuiving in de manier waarop gebruikers hun e-mailinbox gebruiken.
Inbox Zero-afbeelding hierboven van ReachMail Media Services?
Uit een enquête (zie afbeelding hierboven; klik om te vergroten) door e-mailmarketingsoftwareprovider en adviesdienst ReachMail Media Services onder meer dan 1.000 respondenten bleek dat verschillende percentages van verschillende werknemersgeneraties probeerden te voldoen aan 'inbox zero', terwijl andere generaties eigenlijk liever hun inbox als persoonlijke informatiemanagers.
Dat is een groot verschil, aangezien "inbox zero" een e-mailclient vereist met geweldige archivering die op meerdere apparaattypen werkt.
Ondertussen, aan de andere kant van het spectrum, hebben de persoonlijke informatiemanagers iets meer nodig zoals Microsoft Outlook, met uitstekende zoekmogelijkheden en een goed opslagcontract aan de hostingkant, omdat dit soort inboxen vaak tientallen gigabytes (GB) per gebruiker.
Configuratie en compatibiliteit
De cloud maakt het bezorgen van e-mail aan uw gebruikers zeker gemakkelijker, maar voor de overgrote meerderheid van de organisaties is er nog steeds een aantal instellingen nodig die verder gaan dan alleen het activeren van de service.
Er moet minimaal een domein worden aangeschaft en geconfigureerd om naar de nieuwe e-mailhost te verwijzen.
De serviceprovider kan dit proces heel eenvoudig maken of ze kunnen het behoorlijk moeilijk maken; dit is iets waar u op moet letten in de klantenondersteuningsforums van de provider en in onze beoordelingen.
In de meeste gevallen is er een validatiefase die enige technische bekendheid vereist, hoewel een paar providers zo ver gaan dat ze zelfs beginnende gebruikers er stap voor stap doorheen leiden.
Andere solide services ondersteunen uitstekende ondersteuning met zelfstudieartikelen en video's die u ook door het proces leiden.
Bij het ergste moet je het zelf uitzoeken.
Na de eerste installatie is het inlogprobleem een ??eerste zorg.
Als uw organisatie het goed vindt met een aparte login voor uw e-mailprovider, dan is deze stap snel.
Dat is echter meestal niet wat bedrijven willen of gebruikers verwachten.
Over het algemeen verwachten gebruikers dat ze inloggen op hun desktop en dat hun aanmeldingen voor e-mail en het delen van bestanden plaatsvinden als onderdeel van dat eenstaps proces.
Het is niet verrassend dat dit Single Sign-On (SSO) wordt genoemd en het op een van de volgende drie manieren wordt ingeschakeld: door het gebruik van een back-end directory-service zoals Microsoft Active Directory (AD); een identiteitsbeheerservice, zoals Okta (een van winnaars van onze Editors 'Choice in die categorie)? of verschillende compatibele webservices die SSO samen met andere apps en e-maildiensten bevatten, zoals Google G Suite Bedrijf en Microsoft Office 365 Business Premium (twee van de topaanbieders die hier worden besproken).
Welke methode u kiest, hangt af van hoe uw bedrijf vandaag is geconfigureerd en van uw langetermijnstrategie voor cloudservices.
Het is beslist een gesprek dat u moet voeren met uw interne IT-personeel of uw externe IT-afdeling consultant.
Uw volgende grote zorg is compatibiliteit.
Het is geen verrassing dat de meeste bedrijven op Microsoft Windows draaien en een of andere vorm van Microsoft Office gebruiken.
Het gebruik van veelgebruikte clients van derden, zoals Microsoft Outlook, kan vaak een probleem zijn, en zelfs vandaag de dag is compatibiliteit met Microsoft Outlook niet noodzakelijkerwijs gegarandeerd.
Dit geldt met name voor het verzenden en ontvangen van uitnodigingen voor vergaderingen.
Er is maar één verminkte uitnodiging voor een vergadering nodig om te beseffen hoe frustrerend dit in de echte wereld kan zijn.
Zelfs als het gebruik van Microsoft Outlook geen probleem is, is draagbaarheid dat wel.
Als de service volledig webgebaseerd is, kan ik mijn e-mail offline halen en e-mail verzenden wanneer Ik verbind?
Het is ook noodzakelijk om e-mailalternatieven te bestuderen als onderdeel van het instellingsplan voor uw e-mailservice.
E-mail is de standaard manier om te communiceren en het is bekend bij de meeste gebruikers, maar het is niet altijd de meest effectieve of meest geschikte methode.
E-mail kan traag zijn, vertraagde reacties tot gevolg hebben en berichten worden zelden volledig gelezen.
Om deze reden hebben veel bedrijven aanvullende "samenwerkings" -tools nodig, die ook bij verschillende e-maildiensten horen, om de communicatiekloof beter te dichten.
Voorbeelden hiervan zijn zaken als instant messaging (IM) en teamchathulpmiddelen, videoconferentiesoftware, online samenwerkingshulpmiddelen voor vergaderingen, gedeelde intranetsites voor teams en meer.
Sommige kunnen zelfs worden geïntegreerd met tools van derden, zoals Slack, een zeer populaire samenwerkingstool die aanpasbare chat- "kanalen" combineert met het delen van bestanden en projectbeheer.
Voor degenen die dieper willen integreren met bepaalde apps of willen integreren met op maat ontwikkelde apps die ze zelf hebben gebouwd, zullen veel e-maildiensten met een grotere naam robuuste Application Programming Interfaces (API's) bieden waarmee uw in-house ontwikkelaars of consultants voldoen aan die behoeften.
Ze zullen echter moeten worden betrokken bij het selectieproces van de e-mailservice, aangezien dit een belangrijke overweging is tijdens uw evaluatieperiode.
De mobiliteitsfactor
Een van de belangrijkste compatibiliteitsfactoren waarmee u rekening moet houden met e-mail, is de mobiliteitsvraag.
Hoe vaak hebben uw werknemers toegang tot e-mail via mobiele apparaten? Dat is een belangrijk probleem omdat de meeste e-mailhostingproviders een soort webclient leveren die kan worden gebruikt als standaardinbox.
Bijna al deze zijn toegankelijk via een mobiel apparaat, dus als uw werknemers onderweg niet zo vaak toegang tot hun e-mails nodig hebben, zijn zulke middelmatige klanten waarschijnlijk prima.
De zaken zijn echter waarschijnlijk ingewikkelder dan dat.
Zoals een recent onderzoek van marktonderzoeksbureau Statista duidelijk laat zien, is e-mail een van de meest populaire apps voor mobiele apparaten bij de meeste organisaties en zelfs bij consumenten.
Gezien het aantal workflows, bedrijfsprocessen en gewoon belangrijke communicatie via e-mail, is dit een gebied waarop u waarschijnlijk niet moet beknibbelen.
Meest populaire e-mailclientplatforms, december 2018
(Afbeelding tegoed: Statista)
Zodra u ontdekt hoe wijdverbreid mobiele e-mail in uw organisatie is, wordt het automatisch een belangrijk punt bij het kiezen van een gehoste e-mailprovider.
Biedt de provider zijn eigen speciale mobiele e-mailclient aan of promoot hij een oplossing van derden? Als ze hun eigen hebben, welke mobiele besturingssystemen of apparaten ...
