Wat is documentbeheersoftware?
Software voor documentbeheer (DM) omvat een breed scala aan functies en functionaliteiten, waarvan er vele essentieel zijn voor het effectief runnen van een bedrijf.
Veel kleine tot middelgrote bedrijven (MKB's), zoals advocatenkantoren, creatieve bedrijven of media- en uitgeverijen, streven ernaar om papierloos te werken en zijn op zoek naar het juiste hulpmiddel om dit te doen.
Bedrijven genereren hoe dan ook veel gegevens, dus het kiezen van een betrouwbaar en schaalbaar DM-systeem is de sleutel tot het stroomlijnen en automatiseren van workflows.
Voor het MKB kan een efficiënt DM-systeem om verschillende redenen zorgen voor betere algehele prestaties.
De meest fundamentele reden is dat er een plek is om documenten op te slaan en te ordenen.
Versiebeheer, workflows, toegangsrechten, back-up en gegevensbescherming kunnen ook worden afgehandeld door een DM-oplossing.
Het is het startpunt voor het opslaan, beveiligen en delen van verschillende zakelijke documenten.
De mogelijkheid om gegevens te classificeren is een andere DM-mogelijkheid die de manier waarop uw organisatie haar workflows in kaart brengt volledig kan veranderen.
Met al die kracht is het geen verrassing dat wereldwijde inkomstenprojecten voor DM- en enterprise content management (ECM) -systemen gestaag groeien, zoals te zien is in de onderstaande grafiek van marktonderzoeksbureau Statista.
ECM wereldwijde omzet, 2017-2027 (miljarden USD)
Naast nieuwe efficiëntie kunnen DM-systemen ook fungeren als samenwerkingshulpmiddelen, die nieuwe manieren van communiceren combineren met evenveel aandacht voor legitieme regelgevingsbehoeften.
Om te beginnen maakt traditionele bestandsopslag de beveiliging moeilijk te beheren en te onderhouden.
Hoewel er bepaalde mogelijkheden beschikbaar zijn om machtigingen voor een bestand of map in te stellen, kunnen deze machtigingen snel worden aangetast of volledig worden opgeheven door simpelweg bestanden van de ene map naar de andere te verplaatsen.
Het volgen van wijzigingen in een document dat is opgeslagen in een gedeelde map op een bedrijfsserver is bijna onmogelijk voor gebruikers, net als het bijhouden en evalueren van een audittrail.
Zelfs op het gebied van samenwerking zijn er aanzienlijke verbeteringen mogelijk door simpelweg over te stappen van het traditionele delen van zakelijke bestanden.
En laten we duidelijk zijn: wanneer we het in deze review-samenvatting hebben over DM, richten we ons op DM-systemen die bestandsbeheer op bedrijfsniveau kunnen bieden, inclusief routing, retentie en soms zelfs ondersteuning voor de verwerking van papieren bestanden, inclusief externe opslag en verzekering.
.
Als je gewoon op zoek bent naar online opslag in de stijl van Dropbox Business of Google Drive for Work, dan kun je onze recensies van die producten lezen in onze beste verzameling cloudopslag- en bestandsdelingsproviders.
Opslag en samenwerking
Zelfs in de meest basale vorm zou een DM-systeem in staat moeten zijn om documenten in een grote verscheidenheid aan bestandstypen op te slaan, hoewel u de vereisten van uw organisatie in dit opzicht zorgvuldig moet controleren en deze vóór de aankoop moet afstemmen op elk mogelijk systeem.
Zelfs vandaag de dag zijn er enkele eigen bestandstypen, vooral in op maat gemaakte line of business (LOB) -toepassingen, die niet elk DM-systeem kan ondersteunen.
Afgezien daarvan moet het DM-systeem ook tools bieden om deze bestanden te organiseren en bestanden te vinden die voldoen aan bepaalde door de gebruiker gedefinieerde criteria, met een minimale hoeveelheid inspanning of systeembronnen.
Meestal gebeurt dit in de vorm van een "slimme zoekfunctie"; dit is een andere belangrijke functie die u tijdens uw evaluatiefase moet testen.
Mogelijkheden zoals tags en aanpasbare sleutelvelden zijn belangrijk voor het vinden van bestanden nadat hun opslaglocatie uit het bedrijfsgeheugen is verdwenen.
Sommige oplossingen, zoals Microsoft SharePoint Online, bieden functies die documenten automatisch classificeren of taggen op basis van regels die u configureert.
Dit verbetert niet alleen de betrouwbaarheid van de gegevens achter uw documenten, maar vergroot ook de kans dat gebruikers de documenten kunnen vinden die ze nodig hebben.
Veel van de DM-systemen die we hebben beoordeeld, bevatten een bepaalde hoeveelheid online cloudopslag, zoals Adobe Document Cloud Standard, Ascensio System OnlyOffice en Microsoft SharePoint Online.
U moet dit echter niet als een belangrijk aankoopcriterium beschouwen, omdat opslag het gemakkelijke gedeelte is.
Voor de meeste organisaties zal dit niet de belangrijkste factor zijn bij het evalueren van een DM-systeem.
Samenwerkingsinspanningen, zoals het delen van documenten, het bekijken van wijzigingen (zoals in een georganiseerde revisiegeschiedenis), of gelijktijdig werken aan een document met een andere gebruiker (beschikbaar in zowel Ascensio System OnlyOffice als Microsoft SharePoint Online), zijn het soort mogelijkheden dat uw efficiëntie van teams.
Een ander veelvoorkomend scenario is het integreren van uw DM-systeem met andere zakelijke apps.
Omdat ze documenten verwerken, die vaak centraal staan ??in veel bedrijfsprocessen, kunnen DM-systemen fungeren als de spil naar andere bedrijfsprocessen door hun gegevens en functionaliteit in andere apps in te voeren.
In sommige van deze systemen kan webcontent worden gemaakt, bewerkt en verwerkt en vervolgens worden gecontroleerd of zelfs gepubliceerd via een marketingautomatiseringssysteem.
Een ander veelvoorkomend scenario is het integreren van een front-end DM-oplossing met een andere of aangepaste back-end, zakelijke bestandsdelings- en opslagoplossing; voorbeelden zijn Egnyte of Microsoft OneDrive for Business.
Dit kan eenvoudig worden gedaan omdat andere bedrijfsgegevens zich in die opslagplaats bevinden of omdat de speciale service betere beveiligingsfuncties biedt, met name op het gebied van toegangscontrole en bestandscodering.
Als dit belangrijk voor u zou kunnen zijn, dan zal uw evaluatiefase zich moeten concentreren op eventuele vooraf gebouwde integraties die een potentiële leverancier aanbiedt, evenals op het nut van zijn Application Programming Interface (API), of het al dan niet heeft.
Zoals altijd, als je het kunt proberen voordat je koopt, dan is dat de beste manier om te gaan.
De meeste van deze leveranciers bieden een gratis proefperiode van ten minste 14 dagen, terwijl velen een volledige 30 dagen bieden.
Sommige leveranciers bieden zelfs een gratis laag aan, hoewel dit meestal wordt geleverd met een laag aantal gebruikers en beperkte functies, die het doel van het evalueren van het systeem kunnen verslaan.
Goedkeuringen, delen en handtekeningen
Er zijn scenario's waarin een bedrijf een document maakt om het te hebben.
Maar in de meeste gevallen zijn documenten bedoeld om te worden gedeeld en worden ze meestal vaak gedeeld.
Een focusgebied voor elk DM-systeem zou dus de tools moeten zijn die het biedt voor het verwerken van dergelijke bestanden.
Deze mogelijkheden zijn er op zijn minst om deze communicatie te stroomlijnen en het rendement te verbeteren, hetzij vanuit efficiëntie- of klantperspectief.
In sommige gevallen ondersteunen deze communicatiemiddelen ook het volgen van communicatie en het in de loop van de tijd rapporteren hierover; dit is een functie die met name van cruciaal belang kan zijn voor documenten die conformiteit of juridische gevolgen hebben.
Vanuit een workflowperspectief is het een basisfunctionaliteit om specifieke soorten documenten te kunnen routeren naar personeel dat ze moet invullen of goedkeuren.
Het document renderen in een bewerkbare indeling die definitief wordt in een niet-bewerkbaar bestandstype, zoals PDF, is een andere goede functie.
Ten slotte zijn elektronische handtekeningen een meer algemene vereiste geworden in veel bedrijfsscenario's, niet alleen om overeenkomsten met partners of klanten af ??te ronden, maar ook om de workflow tussen interne medewerkers te verifiëren.
Sommige DM-systemen, zoals Adobe Document Cloud Standard, hebben ingebouwde e-handtekeningfunctionaliteit, terwijl andere die functionaliteit van een externe bron moeten integreren.
Wat de methode ook is, het evalueren van een DM-systeem vereist vaak dat u zowel de implementatie als de functionaliteit vaststelt, dus zorg ervoor dat u een verkoopvertegenwoordiger ernaar vraagt ??tijdens uw productdemo.
Samenwerkingsfuncties zijn ook belangrijk.
Het hebben van een incheck- en uitcheckoptie die de toegang vergrendelt wanneer een gebruiker een bestand heeft gedownload, voorkomt overlappingen bij het bewerken en kan een gezond verstand besparen.
Versiegeschiedenis is een geweldige manier om bij te houden wie wanneer bestanden heeft bewerkt, en om terug te kunnen keren naar een eerdere versie als het bestand beschadigd raakt of als er fouten optreden.
Sommige programma's vereisen integratie met Microsoft Office 365 of Google Drive for Work om documenten online te bewerken, terwijl andere hun eigen toolkits voor tekstverwerking en documentpublicatie bieden voor hetzelfde doel.
Naleving en beveiliging
Beveiliging is een reden tot bezorgdheid voor elk bedrijf en staat vaak bovenaan bij het zoeken naar en evalueren van nieuwe zakelijke oplossingen.
Het MKB en startups zien misschien niet meteen een behoefte aan compliance of juridische zorgen, maar het loont om vooruit te denken.
Systemen die kunnen meegroeien met de behoeften van een bedrijf met zowel basisrechten als versiebeheerfuncties, hebben het voordeel.
Overweeg een oplossing die aan de nalevingsvereisten kan voldoen.
Investeren in geavanceerde en redundante beveiligings- en back-upfuncties kan uw bedrijf alleen maar toekomstbestendig maken.
Bedrijven met compliance of juridische zorgen, waaronder financiële bedrijven, overheidsinstanties, medische praktijken en scholen, zullen zich echt willen concentreren op beveiliging als een primair criterium.
Geavanceerdere beveiligingsfuncties, zoals audittrails, geavanceerde toestemmingsmogelijkheden of zakelijke authenticatietools zoals multi-factor authentication (MFA) of integratie met een apparaatbeheersysteem, zijn minder prettig om te hebben en zouden zelfs worden in sommige gevallen als verplicht beschouwd.
Het bewaren van bestanden is een ander beveiligingsgebied dat de meeste DM-systemen die we hebben beoordeeld, ondersteunen, hoewel de tools en functies met betrekking tot het bewaren van bestanden tussen de verschillende platforms verschillen.
Veel bedrijven moeten legaal gegevens bijhouden voor een vooraf bepaalde periode.
Uw DM-systeem moet tools bieden om het permanent verwijderen van bestanden te voorkomen.
Idealiter zou het u een archiefoplossing bieden om de juiste identificatie van verouderde bestanden te vergemakkelijken zonder u juridisch in gevaar te brengen.
Nalevingsoverwegingen moeten deel uitmaken van het evalueren van elk aspect van uw DM-systeem.
In gevallen waarin documenten met patiënt- of andere klantinformatie worden verwerkt of andere nalevingsfactoren een rol spelen, moeten samenwerkingsfuncties zeer zorgvuldig worden beheerd.
Veel DM-systemen kunnen voorkomen dat gebruikers bestanden delen met externe gebruikers (Ascensio System OnlyOffice en Microsoft SharePoint Online) of ze opslaan op een mobiel apparaat.
Microsoft SharePoint Online gaat hiermee een stap verder dan de concurrentie door regelsets aan te bieden die zijn afgestemd op naleving, met specifieke wetten en voorschriften op basis van geografie.
Microsoft heeft ook het voordeel dat het gegevensbeschermingsfuncties op het niveau van het besturingssysteem (OS) kan bieden, zoals toegangscontroles ingesteld op individueel en groepsniveau en in het bijzonder gegevenscodering.
Maar hoewel Microsoft deze functies grotendeels kan bieden dankzij het Windows-besturingssysteem, is dat niet de enige manier waarop het bedrijf deze voordelen kan bieden; het is ook niet de enige manier waarop de concurrentie ze kan leveren.
Ondertussen bieden oplossingen zoals Adobe Document Cloud Standard naleving van voorschriften zoals de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) en de Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA), die gegevens over de opleiding van studenten beschermt.
Zorg ervoor dat u vraagt ??hoe een toekomstig DM-systeem geavanceerde beveiligingsfuncties kan bieden en u zult merken dat sommige deze zullen leveren via alle besturingssystemen die ze ondersteunen, terwijl andere zullen ...
