De meeste zakelijke relaties beginnen met een contract waarin staat hoe zaken zullen worden gedaan.
Het kan een formeel contract zijn, zoals het contract dat is opgesteld door een team van advocaten, of een informeel contract, zoals de overeenkomst tussen een klant en een e-commerce retailer.
Contracten beschrijven hoe inkomsten worden gegenereerd en wat de verhaalsmogelijkheden van elke partij zijn als de verwachte resultaten niet gebeuren.
Maar hoewel contracten zo belangrijk zijn, is het toch verrassend hoeveel bedrijven hun contractuele processen beheren door een onhandige combinatie van e-mails en gedrukte documenten te gebruiken.
De bestanden kunnen allemaal verschillende documentformaten hebben of zelfs op meerdere locaties zijn opgeslagen, waarvan er vele alleen bekend zijn bij degenen die direct betrokken zijn bij de zakelijke relatie.
Software-as-a-Service (SaaS) -platforms hebben een revolutie teweeggebracht in dit proces en hebben de huidige contractbeheersector gecreëerd.
Contractbeheersoftware verenigt alle partijen, contracten en versies die betrokken zijn bij contractonderhandelingen in een vertrouwd medium waarin alle partijen wijzigingen zien en de tijdlijn van een contract kunnen volgen van aanvang tot ondertekening.
De beste platforms, zoals veel van de platforms die in deze review zijn opgenomen, bieden ook gedetailleerde rapportage en analyse, intelligente meldingen en een schat aan doorlopende beheer- en workflowautomatiseringsfuncties om op te starten.
Deze digitale diensten variëren ook in complexiteit.
Sommige platforms hebben een bredere toepasbaarheid en kunnen volledig worden aangepast aan de behoeften van een organisatie.
Anderen richten zich op eenvoud en onderhouden een paar selecte gebruiksscenario's voor contractbeheer en zakelijke verticals.
In deze review-samenvatting hebben we producten aan beide uiteinden van het spectrum opgenomen.
Afhankelijk van uw organisatorische vereisten en contractbeheerbehoeften, heeft elk van deze platforms het potentieel om de manier waarop uw bedrijf contracten afhandelt te transformeren.
Wat is contractbeheersoftware?
In het verleden bewaarden contractmanagers vaak al hun documenten in fysieke archiefkasten en hielden ze lijsten of spreadsheets bij van de verschillende overeenkomsten van een entiteit, waarbij een paar belangrijke termen en datums werden vermeld.
Deze stijl van contractbeheer kan tot tal van problemen leiden.
Contracten kunnen verkeerd worden ingediend of uit de kast worden gehaald en nooit worden geretourneerd.
De contractmanager zou de organisatie kunnen verlaten nadat hij een systeem heeft geïmplementeerd dat niet logisch is voor toekomstige managers.
Audits kunnen de manager lamleggen met buitengewoon veel werk.
Records kunnen te talrijk zijn om effectief te beheren.
Dit kan ertoe leiden dat kostbare, onbedoelde verlengingen automatisch in werking treden of dat bepaalde intellectuele eigendomsrechten (IP-rechten) komen te vervallen.
De zware last van contractbeheer - en het risico dat puur menselijk beheer met zich meebrengt - heeft ertoe geleid dat veel entiteiten contractbeheersystemen hebben geïmplementeerd.
Deze diensten beloven managers vaak tijdwinst, kostenreductie op lange termijn, verhoogde controleerbaarheid, toekomstige stabiliteit en vermindering van risico's.
Als reactie op de toenemende vraag zijn er tal van contractbeheersystemen op de markt gekomen.
Er bestaan ??nu honderden contractbeheersystemen.
Ze bieden allemaal diensten die hen helpen zich te onderscheiden van de concurrentie, terwijl ze ervoor zorgen dat aan de kernbehoeften van een contractmanager wordt voldaan.
Basis en kernfuncties
In de huidige markt kunnen contractbeheersystemen vele vormen aannemen.
Sommige zijn voor de eenmanszaak die probeert de weinige kerncontracten bij te houden die zijn of haar bedrijf draaiende houden.
Anderen zijn voor grote teams die de duizenden of zelfs miljoenen contracten onderhouden die gepaard gaan met multinationale bedrijfsreuzen.
Financiële en juridische afdelingen zijn, niet verrassend, de meest voorkomende gebruikers van contractbeheersoftware.
Deze oplossingen zijn echter ook van toepassing op een aantal andere bedrijfsscenario's.
Verkoopteams kunnen een contractbeheersysteem integreren met hun CRM-platform (Customer Relationship Management) om verlengingen van verkoopcontracten en onderhandelingen over alles, van productiecontracten tot autoleaseovereenkomsten, te beheren.
Bedrijven kunnen contractbeheersoftware in de toeleveringsketen gebruiken om leveranciers- en distributieovereenkomsten met leveranciers af te handelen of zich te binden aan alle contracten die ervoor zorgen dat de voorraad en de detailhandel soepel blijven lopen.
Alle contractbeheersystemen helpen afdelingen die betrokken zijn bij hun Enterprise Resource Planning (ERP) -activiteiten om overeenkomsten met derden te beheren.
De personeelsafdeling (HR) van een bedrijf kan zijn HR-informatiesysteem (HRIS) integreren met een contractbeheerplatform om automatisch arbeidsovereenkomsten, beëindigingen en arbeidsovereenkomsten en secundaire arbeidsvoorwaarden af ??te handelen.
De use-cases gaan maar door.
Contractbeheer is vrijwel overal in een bedrijf nuttig.
In de basis draait contractbeheer vaak om vier sleutelfuncties: contracten moeten worden opgeslagen, belangrijke bepalingen moeten worden gevolgd, er moet een systeem zijn om een ??contract te vinden op basis van specifieke criteria, en informatie in of geïmpliceerd door de contracten moet begrijpelijk zijn of rapporteerbaar.
De verkorte versie: contracten moeten worden opgeslagen, gevolgd, doorzocht en gerapporteerd.
Deze kernfunctionaliteiten zijn vaak de drijvende kracht achter de kenmerken van de verschillende contractbeheersystemen op de markt.
Vrijwel elk systeem biedt een uitgebreide repository met kopieën van contracten (vaak op afstand) in virtuele archiefkasten zodat de documenten nooit verloren kunnen gaan.
De systemen bieden vaak de mogelijkheid om gegevens met betrekking tot het contract in tags en sleuteltermen in te voeren, zodat informatie snel kan worden ontdekt en waarschuwingen kunnen worden ingesteld om managers te waarschuwen voor op handen zijnde, belangrijke gebeurtenissen.
De gegevens die voor trackingdoeleinden aan het systeem worden toegevoegd, dienen meestal ook een bijkomend doel: het vinden van bepaalde contracten of groepen contracten die aan bepaalde criteria voldoen, vergemakkelijken.
Ten slotte kunnen die contractgegevens op tal van manieren worden samengevoegd om een ??overzicht van de staat van de contracten van de entiteit te geven.
Bij de door ons beoordeelde contractmanagementsystemen werd bij elke review de grootste nadruk gelegd op deze kernfuncties.
Alle volgende vragen hielpen bij het begeleiden van het beoordelingsproces om een ??gemeenschappelijke kern te bieden waarop kan worden geëvalueerd.
Namelijk:
- Biedt het systeem contractopslag? Zo ja, op welke manier?
- Kunnen de gegevens die over contracten worden ingevoerd, worden aangepast aan de behoeften van de gebruiker?
- Kunnen waarschuwingen worden ingesteld om de manager te laten weten dat een contract automatisch wordt verlengd, afloopt of dat een belangrijke bepaling van kracht wordt?
- Waren de door de gebruiker ingevoerde gegevensvelden doorzoekbaar? Op welk niveau kan de zoekopdracht worden gefilterd en verfijnd?
- Kan die zoekopdracht worden opgeslagen voor toekomstig gebruik?
- Kan het daadwerkelijke contract worden doorzocht?
- Kunnen de resultaten van een zoekopdracht worden geëxporteerd of in een rapport worden verwerkt?
- Kan het systeem visuele rapporten genereren of alleen gegevens / numeriek?
Beheer van de volledige contractlevenscyclus
Naast deze kernfuncties zijn de platformen voor contractbeheer echter enorm geëvolueerd sinds we deze producten voor het eerst hebben getest.
Deze platforms zijn oplossingen voor het beheer van de volledige contractlevenscyclus geworden.
Meer geavanceerde functies voor contractbeheer die ze nu hebben, omvatten uitgebreide mogelijkheden voor bewerken, opmaken en documentbeheer, evenals aanpasbare sjablonen voor herhaalbare contractcreatie.
Veel van de platforms bieden meer gepolijste gebruikerservaringen (UX'en) met slepen-en-neerzetten-functionaliteit, actiegerichte triggers en geautomatiseerde logica om slimmere workflows en meldingen mogelijk te maken.
Bovendien bieden velen granulaire toegangscontrole voor verschillende gebruikers en partijen.
Controleerbaarheid en dynamische samenwerking met meerdere partijen zijn ook essentieel en maken deel uit van veel van deze systemen.
De beste software voor contractbeheer geeft zowel interne gebruikers als externe partijen de mogelijkheid om wijzigingen aan te brengen in verschillende versies van contracten, te chatten en commentaar te leveren op specifieke bepalingen om over voorwaarden te onderhandelen, en het ondertekenings- en uitvoeringsproces te doorlopen - allemaal op één plek.
Hiervoor is echter een volledige audit trail vereist.
Deze audittrail moet inline wijzigingsbeheer en annotatie, versiebeheer en een volledig transactielogboek bevatten dat elke wijziging laat zien die in elk contract is aangebracht en door wie.
We ontdekten hoe elk platform elektronische ondertekening aanpakt, ook kan variëren.
Sommige oplossingen bieden native e-ondertekening binnen het product, terwijl andere integraties bieden met services zoals Adobe Sign en DocuSign.
Weer andere leveranciers bieden beide opties aan en laten de organisaties de optie voor elektronische ondertekening kiezen die voor hen het beste werkt.
Contractbeheer en de bottom line
Slecht contractbeheer kan uw bedrijf geld kosten.
Volgens een rapport van SpringCM zegt 64 procent van de bedrijven dat contractgoedkeuringsprocessen ervoor zorgen dat deals vastlopen.
De grootste belemmering waarmee bedrijven worden geconfronteerd, is volgens de enquête het gebrek aan processen om contracten te beheren en door te voeren.
Zestig procent van de bedrijven gebruikt e-mail om contracten te beheren, terwijl slechts 32 procent van de bedrijven een tool voor contractbeheer gebruikt.
Zes procent van de bedrijven zegt helemaal geen contractbeheerproces te hebben.
SpringCM ondervroeg 1.409 respondenten, van wie 32 procent afkomstig is uit bedrijven met minder dan 100 werknemers en 16 procent uit bedrijven met meer dan 8.000 werknemers.
Volgens de respondenten wordt 92 procent van de fouten in contractbeheer aan mensen toegeschreven.
Daarom is het zo dat hoe meer geautomatiseerd uw contractbeheersysteem is en hoe meer aspecten van de end-to-end contractlevenscyclus het kan overzien, hoe minder kans er is op een addertje onder het gras dat het goedkeuringsproces vertraagt.
De lengte van de typische contractcyclus voor respondenten in de enquête was tussen één en twee maanden (33 procent).
Tweeëntwintig procent van de respondenten zegt dat hun contractcyclus langer duurt dan vier maanden.
Twintig procent van de respondenten zegt dat het gebruik van contractbeheersoftware hun bedrijf geld heeft bespaard.
Afbeelding tegoed: SpringCM
Slimme contracten aan de horizon
De olifant in de contractmanagementkamer is blockchain.
Deze gedistribueerde computertechnologie biedt een onveranderlijke basis waarop een nieuwe generatie systemen wordt gebouwd.
Het geeft alle partijen bij elk type digitale transactie een gelijk speelveld.
Iedereen is het eens over de regels.
Bovendien heeft elk activum of elke transactie op dat veld een unieke cryptografische handtekening die wordt opgeslagen op een wereldwijd netwerk.
Binnen dit netwerk ziet iedereen hetzelfde bewijs van wat er is gebeurd.
Elke transactie omvat de onveranderlijke geschiedenis van wat eraan voorafging.
Zie blockchain als een soort gedistribueerd besturingssysteem (OS) voor data: een historisch weefsel onder alles wat je online doet.
Bovenop dit besturingssysteem zijn de killer-apps van blockchain: slimme contracten.
Slimme contracten zijn een reeks regels die worden geëvalueerd door een geautomatiseerd systeem waarin alle partijen akkoord gaan met een gemeenschappelijke regelset.
Ze zijn een geautomatiseerde versie van een Engelstalig papieren contract, met een automatiseringsniveau dat in wezen Adjudication-as-a-Service biedt.
Blockchain en slimme contracten zijn nog niet algemeen geaccepteerd.
Echter,...
